CEO-Fraud: So schützen sich Buchhaltung und Geschäftsführung

Die E-Mail kommt am Freitagnachmittag, angeblich von der Geschäftsführung: Eine vertrauliche Übernahme stehe kurz vor dem Abschluss, die Anzahlung müsse heute noch raus, bitte mit niemandem darüber sprechen. Genau so beginnt CEO-Fraud. Die Masche zielt nicht auf technische Lücken, sondern auf Hilfsbereitschaft und Respekt vor Vorgesetzten.

Dieser Beitrag zeigt, wie Täter vorgehen, an welchen Warnsignalen Beschäftigte den Betrug erkennen und welche Abläufe Unternehmen wirksam schützen.

Was ist CEO-Fraud?

CEO-Fraud, auf Deutsch auch CEO-Betrug oder Chef-Masche genannt, ist eine gezielte Form des Social Engineering. Täter geben sich als Geschäftsführung, Vorstand oder andere Führungskraft aus und bringen Beschäftigte dazu, größere Summen auf fremde Konten zu überweisen. International ist auch der Begriff Fake President Fraud verbreitet.

Die Schäden sind oft hoch. Ein bekannter Fall betraf 2016 den Autozulieferer Leoni, der nach Medienberichten rund 40 Millionen Euro an Betrüger verlor. Betroffen sind aber auch viele mittelständische Unternehmen, weil dort Hierarchien kurz und Freigaben oft informell sind. Wie Täter Vertrauen ausnutzen, erklärt der Beitrag zu Social Engineering.

Wie läuft ein Angriff ab?

Ein CEO-Fraud folgt meist einem festen Muster:

1. Recherche: Täter sammeln Informationen aus Website, Handelsregister, LinkedIn und Pressemitteilungen. Sie kennen Namen, Zuständigkeiten und oft auch Reisetermine der Geschäftsführung.
2. Kontakt: Eine E-Mail von einer täuschend ähnlichen Adresse, ein Anruf oder eine Sprachnachricht. Zunehmend kommen KI-Stimmklone zum Einsatz, wie im Beitrag zu Deepfakes beschrieben.
3. Druck: Die Anfrage ist dringend, angeblich streng vertraulich und kommt oft kurz vor Feierabend oder Wochenende.
4. Zahlung: Das Geld soll auf ein Konto im Ausland fließen, häufig mit Verweis auf eine Anwaltskanzlei oder Behörde, die sich gleich meldet.

Verwandt ist der Rechnungsbetrug, bei dem angebliche Lieferanten eine neue Bankverbindung mitteilen. Auch hier hilft derselbe Schutz.

Woran erkennen Sie CEO-Fraud?

Diese sechs Warnsignale sollten Beschäftigte in Buchhaltung, Assistenz und Einkauf kennen:

Schon ein einziges dieser Signale ist Grund genug, die Anfrage zu prüfen. Wie Täter am Telefon vorgehen, zeigt der Beitrag zu Vishing, gezielte E-Mails behandelt der Beitrag zu Spear Phishing.

Wie schützen sich Unternehmen?

Gegen CEO-Fraud helfen vor allem klare Abläufe, die auch dann gelten, wenn die Anweisung angeblich von ganz oben kommt:

• Vier-Augen-Prinzip: Zahlungen ab einem festgelegten Betrag gibt immer eine zweite Person frei.
• Rückruf: Bei ungewöhnlichen Anweisungen über eine bekannte, intern gespeicherte Nummer zurückrufen, nie über die Nummer aus der E-Mail.
• Kontoänderungen prüfen: Neue Bankverbindungen von Lieferanten nur nach telefonischer Bestätigung übernehmen.
• Rückendeckung: Die Geschäftsführung erklärt ausdrücklich, dass niemand für eine Rückfrage kritisiert wird.
• Technik: E-Mails von außen kennzeichnen und die Domain mit SPF, DKIM und DMARC absichern.
• Schulung: Gefährdete Gruppen regelmäßig schulen und mit realistischen Simulationen üben. Wie das gelingt, beschreibt der Beitrag zur Phishing-Schulung.

Was tun, wenn Geld überwiesen wurde?

Jetzt zählt jede Minute, denn ins Ausland überwiesenes Geld wird oft schnell weitergeleitet:

1. Sofort die eigene Bank anrufen und einen Rückruf der Überweisung veranlassen.
2. Geschäftsführung und IT informieren, alle Nachrichten und Anrufprotokolle sichern.
3. Anzeige bei der Polizei erstatten. Hinweise zur Vorbeugung bietet auch die Polizeiliche Kriminalprävention.
4. Prüfen, ob eine Versicherung, etwa eine Vertrauensschadenversicherung, den Schaden abdeckt.
5. Den Vorfall intern aufarbeiten und Abläufe anpassen, ohne die betroffene Person bloßzustellen.

Wie unterstützt reteach dabei?

reteach ist eine deutsche Lernplattform (LMS) für den Mittelstand in der DACH-Region. Unternehmen erstellen, automatisieren und dokumentieren damit Pflichtschulungen, Unterweisungen und Onboarding revisionssicher. Zum Angebot gehören das reteach LMS, über 500 anpassbare E-Learning-Kurse, 150 Kurse als SCORM-Paket für bestehende Lernplattformen, davon 119 interaktiv, sowie reteach Phishing Awareness für automatisierte Phishing-Simulationen. reteach ist DSGVO-konform.

• Fertiger Kurs: Die CEO-Fraud-Schulung trainiert Warnsignale und richtiges Verhalten an realistischen Fällen.
• Simulationen: Mit reteach Phishing Awareness üben Beschäftigte an realistischen, harmlosen Phishing-Mails und erhalten im Klick-Moment eine Aufklärungsseite.
• Nachweis: Teilnahmen und Ergebnisse werden revisionssicher dokumentiert.

Fazit: Eine Rückfrage ist immer erlaubt

CEO-Fraud funktioniert, weil Täter Zeitdruck, Geheimhaltung und Autorität geschickt kombinieren. Der wirksamste Schutz ist ein Ablauf, der für alle gilt: Vier-Augen-Prinzip, Rückruf über bekannte Nummern und die ausdrückliche Erlaubnis, auch bei der Geschäftsführung nachzufragen.

Die nächsten Schritte:

1. Freigabeprozess für Zahlungen und Kontoänderungen schriftlich festlegen.
2. Buchhaltung, Assistenz und Einkauf gezielt schulen.
3. Notfallkontakte der Bank und interne Ansprechpersonen griffbereit halten.

Häufig gestellte Fragen