Löschkonzept: Daten rechtzeitig und nachweisbar löschen Kurz erklärt Ein Löschkonzept legt fest, welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen wie lange speichert und wann und wie sie gelöscht werden. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO in feste Regeln um. Warum ein Löschkonzept nötig ist Die DSGVO erlaubt die Speicherung personenbezogener Daten nur so lange, wie sie für den Zweck nötig sind. Betroffene haben zudem ein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO. Gleichzeitig verlangen Handels- und Steuerrecht, bestimmte Unterlagen jahrelang aufzubewahren. Ein Löschkonzept bringt beides zusammen. In 5 Schritten zum Löschkonzept Datenarten erfassen, etwa aus dem Verarbeitungsverzeichnis Aufbewahrungsfristen je Datenart festlegen Startzeitpunkt der Frist bestimmen, etwa das Vertragsende Löschverfahren und Verantwortliche festlegen Löschungen dokumentieren und regelmäßig prüfen Löschkonzept auf einen Blick MerkmalBeschreibungRechtsgrundlageArt. 5 und 17 DSGVOOrientierungNorm DIN 66398GegenspielerGesetzliche AufbewahrungsfristenHäufigster FehlerDaten in Backups und Altsystemen vergessen Beispiel aus der Praxis Ein Unternehmen stellt fest, dass im Bewerbermanagement noch Unterlagen von vor fünf Jahren liegen. Das Löschkonzept legt fest: Absagen werden sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, außer die Person hat einer längeren Speicherung zugestimmt. Das Tool löscht seitdem automatisch. Löschfristen in Lernplattformen Auch Schulungsnachweise haben eine Laufzeit. Pflichtschulungen müssen oft mehrere Jahre nachweisbar bleiben, persönliche Lernstände dürfen danach nicht unbegrenzt gespeichert werden. Mehr dazu im Beitrag Schulungsnachweise im LMS. Verwandte Begriffe Auskunftsrecht, Privacy by Design und TOMs im Datenschutz. Weitere Begriffe finden Sie im Datenschutz-Glossar. Häufig gestellte Fragen Ist ein Löschkonzept gesetzlich vorgeschrieben?Der Begriff steht nicht in der DSGVO. Ohne ein solches Konzept lässt sich die Pflicht zur Speicherbegrenzung aber kaum nachweisen. Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?Üblich sind etwa sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, um auf mögliche Klagen reagieren zu können. Länger nur mit Einwilligung. Müssen auch Backups gelöscht werden?Ja, aber nicht sofort. Es genügt, wenn Daten beim regulären Überschreiben der Backups verschwinden und bis dahin nicht genutzt werden.