Was ist ein LMS?

Nachdem man sich für ein LMS (Learning Management System) entschieden hat, um Mitarbeitende digital zu schulen, weiterzubilden oder neue Teammitglieder einzuarbeiten, geht es im nächsten Schritt darum, gute Inhalte bereitzustellen. Dabei ist die große Frage: Lerninhalte selbst erstellen oder extern einkaufen – Make or Buy? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, was für eine selbstständige Erstellung von Inhalten spricht und wann es sich lohnt, externes Material einzukaufen. Inhalt 1. Ziele von digitalem Lernen2. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen3. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen4. Fazit: Make or Buy?5. Die nächsten Schritte Ziele von digitalem Lernen Zuerst sollte man sich die Frage beantworten, was mit dem digitalen Schulungsangebot erreicht werden soll. Möchte man eine Vielzahl von Mitarbeitenden zu einem allgemeinen Thema wie Office-Anwendungen oder Compliance-Themen schulen oder geht es darum, spezielle Lerninhalte aus dem Arbeitsalltag zu vermitteln oder zu vertiefen? Dabei ist neben dem Faktor Zeit und Geld noch bedeutender, dass die Lerninhalte relevant sind. Sie müssen zum Lernstand sowie Lernverhalten der Mitarbeitenden passen und sich mit den Lernzielen des Unternehmens decken. Dies betrifft sowohl gekaufte Lerninhalte wie auch selbsterstellten Content. Entsprechen digitale Lerninhalte nicht dem Wissen und den Anforderungen der Lernenden, spielt es keine Rolle, ob man Lerninhalte erstellen lässt oder selbst produziert. Daher wollen wir uns nun einmal genauer anschauen, was dabei zu beachten ist und im Einzelfall am besten passt. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen Einer aktuellen Studie des E-Learning Journals zufolge wird die Mehrheit an digitalen Lerninhalten inhouse, also im Unternehmen direkt von den Mitarbeitenden selbst erstellt. Dabei kommen erprobte LMS (Learning Management Systems) wie reteach zum Einsatz, mit denen man schnell und unkompliziert passende Lerninhalte und -formate erstellen kann. Diese können auf dem Desktop oder Mobilgerät spielend leicht genutzt werden, um eigene Lernwelten zu erstellen, die den Ansprüchen der User gerecht werden. Weitere Vorteile von selbst erstellten Lerninhalten Das komplette Eigentum der E-Learnings liegt beim Unternehmen und kann somit unabhängig von vertraglichen Reglungen genutzt und vertrieben werden Digitale Lerninhalte können individuell und jederzeit an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Unternehmensziele angepasst werden Bei der Planung bestimmen die Verantwortlichen selbst, welche Formate und Medien genutzt werden Eigene Lerninhalte unterstützen mit dem firmeneigenen Design das Employer Branding und tragen so zu einer nachhaltigen Identifikation mit dem Gelernten sowie dem Unternehmen bei Alle Lerninhalte können jederzeit problemlos aktualisiert und eigenständig bearbeitet und erweitert werden Allerdings sollten wir auch einen Blick auf die Nachteile werfen Das Unternehmen muss über die zeitlichen und finanziellen Ressourcen verfügen, um eigene Lerninhalte mithilfe eines LMS erstellen und updaten zu können Um anspruchsvollen und hilfreichen Content zu erstellen, braucht es didaktische Kenntnisse, digitale Inhalte zu konzipieren und erstellen zu können Dabei handelt es sich um Punkte, die mit einem guten und erschwinglichem LMS nicht so stark ins Gewicht fallen. Moderne Lernplattformen für Unternehmen wie reteach bieten ebenfalls gute Unterstützung darin, digitale Lerninhalte pädagogisch wertvoll aufzubereiten.   Mehr zu den Vorteilen und Nachteilen von e-Learning allgemein sowie Tipps für die Einführung ins e-Learning im Mittelstand finden Sie hier. Im nächsten Schritt wollen wir uns nun genauer anschauen, was für die Nutzung von extern produzierten Lernformaten spricht. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen Wie bei den meisten Dingen im Leben gibt es auch in der Welt des E-Learnings vorgefertigte Produkte von der Stange. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl von Anbietern und dort den Überblick zu behalten, ist nicht immer leicht. Es kann sich aber lohnen und was im Entscheidungsprozess zwischen Make or Buy zu beachten ist, zeigen wir jetzt: Vorteile von gekauften digitalen Lerninhalten: Vorab erstellte Online-Schulungen und Kurse einzukaufen, geht in der Regel schneller, als eigene Inhalte zu produzieren und im LMS zu implementieren Ein ansprechendes Design und die Qualität werden vom Anbieter gewährleistet Aber es ist ja bekanntlich nicht alles Gold, was glänzt. Daher wollen wir uns auch näher ansehen, welche negativen Aspekte der Einkauf von digitalen Lerninhalten für Unternehmen mit sich bringt. Die Nachteile von externen Lerninhalten: Lerninhalte können unter Umständen nicht zum Unternehmenskontext passen, da diese ungenügend auf die Mitarbeitenden und das Unternehmen zugeschnitten wurden Es gibt keinen direkten Ansprechpartner, an den man sich wenden kann, wenn es zu Problemen, Rückfragen oder Anmerkungen zum Lernmaterial kommt Eingekaufte Kurse und Schulungen sind zum Teil unflexibel, was individuelle Anforderungen von Mitarbeitenden und Abteilungen betrifft Digitale Lerninhalte können nicht immer zeitnah bearbeitet und aktualisiert werden Die Abstimmung mit externen Dienstleistern kann mitunter sehr zeitintensiv sein, wodurch diese Ressourcen an anderer Stelle fehlen Unser Fazit: Lerninhalte make or buy? Auch wenn die Frage zum Make or Buy von digitalen Lerninhalten es vielleicht suggeriert – es gibt bei der Beantwortung nicht nur schwarz und weiß. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, was es investieren kann und möchte. Entweder man investiert Zeit, um etwas Eigenes und Individuelles zu erschaffen oder eben finanzielle Mittel, um sich Zeit zu sparen und die Schulungsmaterialien leichter vereinheitlichen zu können. Bei Standardschulungen wie dem Arbeitsschutz oder MS-Office-Anwendungen wie Excel, die idealerweise rasch verfügbar sein müssen, bieten sich in der Regel gekaufte Kurse an. Eigene digitale Lerninhalte bieten vielfältige Vorteile, von denen die Mitarbeitenden nachhaltig profitieren werden. Der geringere Kostenfaktor bietet Möglichkeiten, das eingesparte Geld anderweitig einzuplanen. Durch individuellere Angebote erhöht sich bei der Belegschaft die Identifikation mit dem Unternehmen und man kann selbst entscheiden, auf welchem Weg der Lernerfolg erreicht wird. Dabei können dosiert eingesetzte externe Lerninhalte helfen. Die nächsten Schritte Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren? 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Bei der Auswahlentscheidung für ein LMS wird aus gutem Grund auf die Vereinbarkeit mit den Anforderungen des Datenschutzes und der DSGVO geachtet. Gerade deutsche oder europäische Unternehmen aus dem Mittelstand sind oft verunsichert, in welchem Umfang die Anforderungen der DSGVO zu beachten sind. Deutsche Unternehmen bevorzugen in der Regel einen deutschen Anbieter, weil dort der Support auf deutscher Sprache angeboten wird und auch die Anforderungen an den Datenschutz mit einem persönlichen Ansprechpartner geregelt werden können. Inhalt 1. Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung2. Position der Server3. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH4. Server von US-Unternehmen5. Remote Work & DSGVO6. Fazit7. Checkliste Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung für ein LMS Wenn Sie mit dem LMS ein Schulungsangebot für Mitarbeitende, Kunden, Partner oder andere Personen betreiben, dann werden in jedem Fall persönliche Daten verarbeitet und gespeichert. Hierunter fallen vor allem die E-Mail-Adresse und weitere persönliche Daten der Teilnehmenden. Insofern muss zunächst ein sog. AVV oder ADV (Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung) mit dem jeweiligen Anbieter beziehungsweise Betreiber des LMS abgeschlossen werden. Hier sollten Sie darauf achten, dass Ihnen dieser ADV in deutscher Sprache vorgelegt wird und Sie gegebenenfalls Änderungswünsche mit einem persönlichen Ansprechpartner beim Anbieter erörtern können. Ferner sollten Sie sich beim Anbieter informieren, wie das Datensicherungskonzept aussieht. Dazu gehören Vorkehrungen technischer und organisatorischer Art, die der Anbieter getroffen hat, um die auf seinem Server gespeicherten Daten zu sichern. Ein Teil dieser Maßnahmen ist als sog. TOA Anlage (Technisch Organisatorische Maßnahmen) in der ADV geregelt. Für darüber hinausgehende Maßnahmen sollte Ihnen der Anbieter ein eigenes Sicherheitskonzept vorlegen können. Wichtig ist am Ende, wo die Server stehen Die weitere und oft in den Mittelpunkt gestellte Frage bezieht sich auf den Standort der Server, auf dem die persönlichen Daten der Kunden gespeichert werden. Moderne LMS-Lösungen sind sog. Cloud-Lösungen. Das bedeutet, die Daten werden nicht wie früher als sog. on-premise auf Servern des Kunden gespeichert, sondern in der Cloud. In den letzten Jahren haben sich Cloud-Lösungen durchgesetzt, da diese für den Kunden preiswerter sind, eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gewährleistet wird und nicht extra abgerechnet wird. Die große Mehrheit der Cloud-Lösungen hostet die Daten nun aber auf Servern von Amazon (AWS) oder Microsoft, da diese Lösung die leistungsfähigsten sind. Alle größeren US-Anbieter betreiben mittlerweile alle Serverfarmen mit Serverstandort in Europa oder Deutschland, um den Anforderungen der DSGVO entsprechen zu können. Dennoch hat ein Urteil des Europäischen Gerichtshof für Verunsicherung gesorgt, das auch als Schrems II bekannt geworden ist. Hier hatte der EuGH entschieden, dass personenbezogene Daten von EU-Bürgern nur an Drittländer übermittelt werden dürfen, wenn sie in diesem Drittland einen im Wesentlichen gleichwertigen Schutz genießen wie in der EU. Für die USA hat der EuGH ein solches angemessenes Schutzniveau verneint, worauf die Europäische Kommission in 2021 die sog. Standardvertragsklauseln erlassen hatte, die seit dem 27.9.2021 für die Datenübermittlung abzuschließen sind. Doch auch hier kam es in der Vergangenheit oft zu Fragen von Datenschutzbeauftragten, ob auch bei Abschluss der Standardvertragsklauseln ein Restrisiko bestehen kann, weil die jeweiligen Behörden in Drittländern wie den USA auf die Daten zugreifen könnten. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH geben Gewissheit Mittlerweile hat sich allerdings auch unter Datenschutzexperten eine pragmatische Abwägung durchgesetzt, die zuletzt vom OLG Karlsruhe bestätigt worden ist. Das OLG hatte in einer Entscheidung vom 6.9.2022 klargestellt, dass deutsche Behörden bei öffentlichen Aufträgen sehr wohl auf Tochtergesellschaften von US-amerikanischen Cloud-Dienste-Anbietern zurückgreifen. Die Voraussetzung dafür ist, dass diese zusichern, die Daten in Deutschland zu verarbeiten. Nicht nur dieses Urteil kann Unternehmen aktuell die Gewissheit geben, dass eine Speicherung von persönlichen Daten auch über ein LMS auf Servern mit Standort in Deutschland bzw. Europa zulässig ist. Denn hier wurde dies vom OLG für von der öffentlichen Hand betriebenen Krankenhäusern richterlich erlaubt. Und Patientendaten dürften weitaus sensibler sein als im normalen Einsatzszenario eines LMS. Server von US-Unternehmen in Deutschland & Europa Last but not least zeigt ein genauer Blick auf das Urteil des EuGH, dass sich Unternehmen im Kontext eines LMS keine Sorgen machen müssen. Denn die problematischen Normen, die das Privacy-Shield kippten, sind Section 702 FISA und Executive Order 12333 (E.O. 12333). Diese ermächtigen US-Behörden, sogenannte “foreign intelligence” zu erlangen. Darunter versteht man sämtliche Informationen, die die USA im Rahmen ihrer geheimdienstlichen Tätigkeiten für erforderlich oder hilfreich erachten. Wer nun also mit dem LMS keine Aufträge für einen Geheimdienst bearbeitet, sollte sich von den Sorgenfalten der Datenschutzbeauftragten nicht verunsichern lassen. Immerhin werden externe Datenschutzbeauftragte dafür bezahlt, potentielle Risiken aufzuzeigen. Die jeweiligen Lösungen müssen dann im Unternehmen gefunden werden. Somit besteht nun Klarheit, dass von US-Unternehmen in Deutschland oder Europa betriebene Server DSGVO konform sind. Remote Work & DSGVO Remote Work wirft wichtige Fragen im Zusammenhang mit der DSGVO auf. Der Zugriff auf Unternehmensdaten außerhalb des geschützten Netzwerks kann Datenschutzrisiken mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende, die remote arbeiten, im Bereich Datenschutz angemessen geschult sind. Außerdem müssen sie geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Dazu gehört, sichere Netzwerke und Geräte zu verwenden, Datenübertragungen zu verschlüsseln und Zugriffskontrollen zu implementieren. Es gibt im remote work jedoch nicht nur Datenschutz zu beachten. Weitere wichtige Compliance-Themen sind Sozialversicherungen, Steuern, Wirksamkeit & Sorgfaltspflicht usw. Wie behalten Sie da am besten den Überblick, vor allem wenn Ihre Mitarbeitenden auch noch in verschiedenen Ländern arbeiten? Mit rhome bringen Sie remote work auf eine neue Stufe, indem Sie Ihre Mitarbeitenden auf der ganzen Welt tracken können und gleichzeitig alle wichtigen Compliance-Anforderungen einhalten. Seien Sie ein moderner und attraktiver Arbeitgeber und bieten Sie Ihrem Team volle örtliche Flexibilität.   Fazit Datenschutzkonforme Weiterbildung ist ein komplexes Thema. Wir haben deshalb noch mehr wertvolle Infos für Sie gesammelt, mit denen Sie teure Fehler im Bereich LMS und DSGVO vermeiden können. Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema Lernplattformen für Unternehmen erfahren? Wir haben im verlinkten Artikel alle Formen von Lernplattformen sowie wichtige Funktionen zusammengefasst und verraten, worauf Sie beim Kauf achten sollten. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste jetzt sichern

Nutzen Sie ChatGPT oder KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Der Auslöser ist die neue EU KI-Verordnung (EU AI Act), die Unternehmen seit Februar 2025 zu einem risikobewussten Einsatz von KI verpflichtet. Was genau verlangt die Verordnung? Welche Bereiche und Rollen im Unternehmen sind betroffen? Und wie lassen sich Pflichtschulungen effizient und revisionssicher umsetzen? Genau das beleuchtet dieser Beitrag – inkl. kostenlosem Whitepaper mit Tipps und weiterführenden Informationen am Ende. Inhalt 1. Was ist die KI-Schulungspflicht?2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren?5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen?7. Fazit & Whitepaper 1. Was ist die KI-Schulungspflicht? Die neue KI Schulungspflicht basiert auf Artikel 4 der EU-Verordnung, die seit Februar 2025 erste Pflichten verbindlich macht. Darin heißt es: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese umfasst: Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz Bewusstsein für Risiken, z. B. Verzerrungen (Bias), Fehlinformationen oder Missbrauch Es reicht nicht mehr, KI einzusetzen – man muss sie auch verantwortungsvoll und informiert bedienen können. 2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen? Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in irgendeiner Form einsetzen oder betreiben – unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Technologie in Berührung kommen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht. Beispiele für KI-AnwendungenDie Mitarbeitenden nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity für ihre tägliche Arbeit. Ebenso der Einsatz von KI-gestützter Software für spezifische Fälle wie Personalprozesse, Analysen, Kundeninteraktion, Automatisierung oder auch Chatbots fallen unter die KI Schulungspflicht. 3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen Gerade der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen und ihre Daten unmittelbar betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Genau deshalb stuft die EU KI-Verordnung viele HR-bezogene KI-Anwendungen als Hochrisiko KI-Systeme ein. Für diese Systeme gelten besonders strenge Anforderungen: menschliche Aufsicht, Dokumentationspflichten und verpflichtende Schulungen für alle Beteiligten. Zu diesen Hochrisikosystemen zählen insbesondere: KI-gestützte Entscheidungsprozesse bei Beförderungen oder Kündigungen Tools zur Bewerberauswahl und -bewertung Systeme zur Leistungsbeurteilung Software zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden 4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren? Ab dem 2. August 2025 ist mit einer aktiven Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu rechnen – insbesondere in Bezug auf Hochrisiko-KI-Systeme. Zwar drohen bei fehlenden Schulungen nicht automatisch hohe Bußgelder, doch Unternehmen, die keinerlei Maßnahmen ergriffen haben, gelten als besonders nachlässig und müssen mit Konsequenzen rechnen: Verstöße gegen Sorgfaltspflichten Haftungsrisiken bei Fehlentscheidungen Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Verstößen Mögliche Sanktionen im Rahmen anderer Compliance-Prüfungen Es gilt: Wer gar nicht schult, wird am ehesten zur Verantwortung gezogen. 5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen? Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Unternehmen sollten systematisch vorgehen, um Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden. Ein praxistaugliches Schulungskonzept basiert auf fünf Schritten: 1) Bestandsaufnahme Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie? 2) Risikoklassifizierung In welche Kategorie fallen diese Systeme laut KI-Verordnung? (z. B. Hochrisiko KI-Systeme im Recruiting) 3) Zielgruppenanalyse & Schulungsbedarf Wer braucht welches Wissen? Hier unterscheidet man zwischen Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden, vertiefter Anwendungskompetenz für Fachabteilungen sowie Spezialwissen für Verantwortliche (z. B. Compliance, Technik, Risiko). 4) Konzeptentwicklung & Methodenauswahl Welche Inhalte müssen vermittelt werden? In welchem Format (E-Learning, Präsenz, Workshops)? Wie lässt sich der Lernerfolg prüfen? 5) Dokumentation & Nachweisbarkeit Selbst wenn keine formale Nachweispflicht besteht: Eine revisionssichere Erfassung aller Schulungsmaßnahmen ist für Audit-Situationen oder interne Prüfungen essenziell. Spätestens hier stellt sich die Frage: Wie lassen sich all diese Aufgaben effizient organisieren und rechtssicher dokumentieren? Die Antwort auf diese Frage geben wir im nächsten Abschnitt. 6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen? Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise erforderlich sind, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier kommt ein Learning Management System (LMS) ins Spiel. Ein LMS wie reteach hilft Unternehmen dabei, ihre KI-Schulungspflicht effizient und auditkonform umzusetzen – ganz ohne administrativen Mehraufwand. Pflichtschulungen können in wenigen Minuten selbst erstellt oder fertig aus dem Kurskatalog ausgewählt werden. Das reteach LMS hilft Ihnen mit seiner Funktionsvielfalt, die Anforderungen im Bereich Pflichtschulungen skalierbar umzusetzen: Zertifikate mit Ablaufdatum – für regelmäßige Pflichtschulungen Automatisierte Erinnerungen – bei Fristablauf oder Wiederholungsschulungen Automatische Gruppenzuteilung – z. B. nach Abteilung oder Rolle Dynamisches Analysedashboard – zur Fortschrittskontrolle und Risikoüberwachung Revisionssichere Dokumentation – Kursabschlüsse zentral gespeichert, jederzeit exportierbar So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz ebenso wie andere gesetzliche Unterweisungen revisionssicher im Unternehmen managen – von Arbeitsschutz bis Datenschutz. reteach 14 Tage kostenlos testen Alle weiteren Funktionen der reteach Lernplattform finden Sie hier: Alle Funktionen. Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS? 7. Fazit & Whitepaper Die KI Schulungspflicht ist mehr als eine bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die digitale Kompetenz seines Unternehmens. Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen jetzt konkret vorgehen sollte?Dann sichern Sie sich unser kostenloses Whitepaper. Dort finden Sie u.a. eine genaue Differenzierung der Risikoklassen, einen Plan zur praktischen Umsetzung der Schulungspflicht sowie weiterführende Informationen. Jetzt kostenlos downloaden: Whitepaper herunterladen

Welches LMS passt zu Ihrem Unternehmen und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Wir haben 15 LMS Funktionen zusammengestellt, die ein gutes Learning Management System mitbringen sollte – von der Teilnehmendenverwaltung über Datenschutz bis hin zum Support. Nutzen Sie unsere praktische Checkliste und finden Sie in wenigen Minuten heraus, worauf es für Ihr Team wirklich ankommt. Inhalt: 15 LMS Funktionen 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung2. Lernmodelle3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate4. Sicherheit & DSGVO5. Lerninhalte – Make or Buy?6. Lernfortschritt & Reporting7. Mobiles Lernen8. Soziales Lernen & Kollaboration9. E-Commerce-Funktionalität10. Individuelles Design (White-Label)11. Schnittstellen & Integrationen12. Support13. KI in der Lernplattform14. Mandantenfähigkeit15. Kosten16. Checkliste zum Download 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung Ein gutes LMS sollte die Verwaltung von Teilnehmenden, Gruppen und Kursen möglichst einfach machen. Wichtige Funktionen: Rollen- und Rechtevergabe (z. B. Admin, Trainer, Lernende) Mehrsprachigkeit und Gruppenlogik Teilnehmendenimport via E-Mail, Excel oder HR-Schnittstelle Integriertes Mailingsystem zur Kurseinladung oder Erinnerung 2. Lernmodelle Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Typische Lernmodelle im Überblick: E-Learning (asynchron)Selbstgesteuertes Lernen über jederzeit abrufbare Online-Kurse – ideal für skalierbare Weiterbildung. Blended LearningKombination aus digitalen Selbstlernphasen und Präsenz- oder Live-Formaten – flexibel und praxisnah. Ausbildergeführte Schulung (Instructor-led)Klassische Schulung durch Trainer, online oder vor Ort – geeignet für komplexe Inhalte oder Zertifizierungen. Live-Schulungen (synchron)Digitale Echtzeitformate über Video oder Webinar – mit hoher Interaktivität und Gruppenbezug. Kohortenbasiertes LernenLernen in festen Gruppen über einen definierten Zeitraum – fördert Austausch, Verbindlichkeit und Teamlernen. 3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate Zu modernen LMS Funktionen gehört die Integration verschiedenster Medien: Videos, PDFs, SCORM, iFrames, Quizze, Abgaben oder interaktive Kurse. Typische Formate: Videos, Audios & BilderIntegration gängiger Medienformate wie MP4, MP3 oder PNG/JPG Quizze & AufgabenInteraktive Wissensabfragen, Lernkontrollen oder praktische Abgaben mit Feedback-Funktion Dokumente & Office-DateienUnterstützung für PDF, Word, Excel und PowerPoint – für klassische Schulungsunterlagen oder Checklisten Live-Sessions & PräsenzformateAbbildung und Dokumentation von Webinaren, Meetings oder Vor-Ort-Schulungen SCORM & iFrame-InhalteImport von standardisierten E-Learning-Modulen (SCORM, xAPI) oder Einbindung externer Tools via iFrame Kurseditor: In 5 Minuten zum eigenen KursDie meisten Lernplattformen bieten einen integrierten Editor, mit dem Sie Inhalte, Quizfragen oder ganze Kurse direkt im System erstellen können. Benutzerfreundlichkeit wird hier großgeschrieben. Jeder im Unternehmen sollte in der Lage sein, Kurse zu erstellen – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. 4. Sicherheit & DSGVO Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Ein gutes LMS muss nicht nur funktional sein, sondern auch den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen – besonders bei sensiblen Mitarbeitenden- oder Kundendaten. Worauf Sie achten sollten: Serverstandort in DeutschlandNur so ist gewährleistet, dass das System den Anforderungen der DSGVO genügt, insbesondere bei personenbezogenen Daten. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Der Anbieter sollte einen AV-Vertrag bereitstellen, um die datenschutzrechtliche Verantwortung klar zu regeln. Cookie-Banner und DatenschutzerklärungTransparente Kommunikation bei der Datenerfassung ist verpflichtend, idealerweise direkt im System konfigurierbar. Rollen- und Rechtekonzept für DatenzugriffeNur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Informationen wie Lernstände oder persönliche Zertifikate haben. 5. Lerninhalte – Make or Buy? Ein gutes LMS sollte Ihnen die Wahl lassen: Möchten Sie eigene Kurse entwickeln oder auf fertige Inhalte zurückgreifen? Idealerweise sind beide Wege möglich. Typische Optionen: Interne KurserstellungDie Plattform sollte einen integrierten Editor oder ein Autorentool bieten, mit dem Sie Schulungen, Tests oder Lerneinheiten einfach selbst erstellen können – auch ohne IT-Wissen. Zugriff auf vorgefertigte KursbibliothekenViele Anbieter stellen umfangreiche Inhalte zu Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz oder Soft Skills bereit, die Sie direkt übernehmen können. Kombinierbarkeit beider AnsätzeIdealerweise lassen sich eigene und externe Inhalte kombinieren, z. B. durch das Einbetten von SCORM-Kursen oder verlinkte Ressourcen. 6. Lernfortschritt & Reporting Ein gutes LMS liefert nicht nur Inhalte, sondern hilft Ihnen auch dabei, Lernerfolge messbar zu machen – automatisch, übersichtlich und auswertbar. Ein LMS mit starken Reporting-Funktionen spart Zeit, reduziert Excel-Chaos und sorgt für maximale Transparenz im Weiterbildungsprozess. Wichtige Analysefunktionen im Überblick: Lernfortschrittsübersicht Verfolgen Sie, welche Kurse abgeschlossen wurden, wo Lernende stehen und wer noch aktiv werden muss. Anpassbare Berichte und DashboardsExportieren Sie Berichte oder erstellen Sie individuelle Auswertungen mit den Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen wirklich zählen (z. B. Abschlussquoten, Zertifikatsstatus). Zertifikate & NachweiseAutomatisch generierte Zertifikate, die individuell gestaltet werden können (z. B. mit Logo, Farben, Gültigkeitsdatum), vereinfachen die Dokumentation. Audit-SicherheitBesonders bei Pflichtschulungen ist eine revisionssichere Nachweisführung essenziell, z. B. mit Exportfunktion für Audits oder Prüfungen. 7. Mobiles Lernen Ein modernes LMS sollte Lernen flexibel und ortsunabhängig ermöglichen – besonders für Außendienst, Produktion, Remote-Teams oder mobile Zielgruppen. Ein LMS mit starker mobiler Nutzererfahrung erhöht die Teilnahmequote und macht Lernen im Alltag deutlich zugänglicher. Darauf sollten Sie achten: Responsives DesignDie Plattform sollte sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen – egal ob Smartphone, Tablet oder Laptop. Medienkompatibilität auf mobilen GerätenAlle Inhalte, ob Videos, PDFs oder Quizze, sollten mobil abrufbar und benutzerfreundlich darstellbar sein. Mobile App (optional mit Offline-Zugriff)Eine native App mit Offline-Funktion ermöglicht das Lernen ohne stabile Internetverbindung, etwa im Zug, Flugzeug oder auf dem Werksgelände. 8. Soziales Lernen & Kollaboration Lernen ist mehr als reine Inhaltsvermittlung. Ein gutes LMS schafft Raum für Austausch, Zusammenarbeit und Feedback unter Mitarbeitenden – besonders in dezentralen Teams. Wichtige Funktionen für Soziales Lernen: Kommentare & DiskussionenLernende können Inhalte kommentieren, Fragen stellen und miteinander in den Austausch gehen. Community-FeaturesBeiträge liken, Inhalte teilen oder in thematischen Gruppen lernen fördert die Motivation und Vernetzung. Beiträge von Experten Ermöglichen Sie es internen Fachleuten, Lerninhalte zu veröffentlichen, Empfehlungen zu geben oder Antworten bereitzustellen. 9. E-Commerce-Funktionalität Eine der LMS Funktionen, die nicht meist standardmäßig zum Paket dazugehört, ist E-Commerce. Ein LMS kann prinzipiell nicht nur zur internen Weiterbildung dienen. Viele Unternehmen nutzen es auch, um digitale Schulungen extern anzubieten und zu vermarkten. Wichtige E-Commerce-Funktionen: ZahlungsabwicklungUnterstützung gängiger Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, PayPal, SEPA oder Klarna Zugangskontrolle & LizenzvergabeAutomatisierte Freischaltung von Kursen nach erfolgreichem Kauf – inklusive Nutzermanagement und Teilnehmendenlimits Rechnungsstellung & SteuerlogikAutomatische Rechnungserstellung mit rechtssicherer Abwicklung 10. Individuelles Design (White-Label) Ein gutes LMS sollte sich optisch und technisch nahtlos in Ihre Unternehmenswelt einfügen lassen – für maximale Wiedererkennung und ein professionelles Nutzererlebnis. Wichtige Anpassungsmöglichkeiten: Branding-OptionenLogo, Farben, Schriften und Begrüßungstexte anpassen für eine individuelle Akademie-Oberfläche im Corporate Design Eigene Domain & E-Mail-AbsenderLernplattform über eine Wunsch-URL und mit eigener Absenderadresse betreiben 11. Schnittstellen & Integrationen Ein leistungsstarkes LMS lässt sich mühelos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden. Flexible Schnittstellen entlasten Ihr HR-Team und machen Weiterbildung zu einem reibungslosen Prozess. Wichtige LMS Integrationen, die Zeit sparen: HR-Software & NutzerverzeichnisseAutomatische Datenübertragung von Mitarbeitenden, Gruppenzuweisung und Synchronisierung z.B. über Personio, HRWorks, SAP usw. Single Sign-On (SSO)Einmal anmelden, überall zugreifen. KommunikationAnbindungen an Microsoft Teams oder Zoom sorgen dafür, dass Schulungen nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden. Automatisierungen via Webhooks & APIEigene Abläufe und Verbindungen lassen sich über offene REST-API oder Webhooks flexibel realisieren. 12. Support Auch das beste LMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn bei Fragen und Problemen schnell geholfen wird. Das ist besonders wichtig in der Einführungsphase. Ein verlässlicher Support spart Zeit und gibt Sicherheit – und ist oft der entscheidende Unterschied zwischen einer guten und einer frustrierenden Lernplattform-Erfahrung. Darauf sollten Sie beim Thema Support achten: Sprache & StandortEin deutschsprachiger Support in derselben Zeitzone vermeidet Missverständnisse und Verzögerungen. Erreichbarkeit & KanäleGibt es Support per E-Mail, Telefon oder Chat? Sind feste Zeiten und Reaktionsfristen garantiert? Onboarding & BegleitungGute Anbieter bieten zusätzlich persönliches Onboarding, Schulungsmaterialien oder Kundenportale für den schnellen Einstieg. 13. KI in der Lernplattform Künstliche Intelligenz (KI) kann Lernprozesse effizienter gestalten, Inhalte automatisieren und das Lernerlebnis verbessern. Deshalb wird es unter den essenziellen LMS Funktionen immer wichtiger. Typische KI-gestützte Funktionen: Automatisierte InhaltserstellungErstellung von Quizfragen, Lernkarten oder Zusammenfassungen auf Basis bestehender Kurse – zeitsparend und konsistent. Intelligente KursempfehlungenKI schlägt passende Inhalte vor – basierend auf Rolle, Fortschritt, Verhalten oder Interessen der Lernenden. Inhaltliche HilfestellungenChatbots oder kontextbezogene Assistenten können Fragen beantworten oder durch komplexe Inhalte führen. 14. Mandantenfähigkeit Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist. Wichtige Vorteile der Multi-Mandanten-Fähigkeit: Eigenständige WorkspacesJeder Mandant (z. B. Standort, Tochtergesellschaft oder Kunde) erhält eine eigene Plattform mit individuellen Inhalten, Nutzergruppen und 100% eigenen Whitelabel-Designs Zentrale Verwaltung über ein MuttersystemAdmins behalten den Überblick über alle Mandanten, verwalten Inhalte zentral und können diese mandantenübergreifend bereitstellen. KosteneffizienzStatt mehrere Einzellösungen zu lizenzieren, nutzen Sie eine gemeinsame Plattformstruktur – mit deutlich geringeren Gesamtkosten pro Mandant. 15. Kosten Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man nicht um die Preisfrage herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Typische Preismodelle im Überblick: Bezahlung pro UserSie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht Bezahlung pro aktivem UserSie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen Abonnement / SaaS-LizenzSie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Dieses Modell ist besonders transparent und wartungsarm und eignet sich ideal für Unternehmen. Open-Source-LösungDie Software selbst ist kostenlos, allerdings entstehen Kosten für Hosting, Einrichtung, Wartung und ggf. Anpassung durch externe Dienstleister Sie möchten tiefer in die Preisfrage einsteigen?In unserem Blogartikel erfahren Sie welche Preismodelle es gibt, wie viel unser reteach LMS kostet und worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten sollten. Zum Artikel: Was kostet ein LMS? 16. Checkliste herunterladen Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass ein LMS Funktionen wie eine einfache Kurserstellung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sowie Support auf Deutsch enthält. Sie möchten die wichtigsten LMS Funktionen für Ihr eigenes Unternehmen durchgehen und abhaken? Dann ist unsere kostenlose Checkliste genau das Richtige für Sie – einfach downloaden und abhaken: Checkliste herunterladen Neugierig geworden? Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU. Sie sind neugierig geworden und möchten Ihr eLearning Projekt schnell und einfach starten? Testen Sie die Lernplattform für 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.