Preboarding: Mitarbeitende schon vor Tag 1 binden

Wichtigste Erkenntnisse: Bereits kleine Veränderungen können die Zusammenarbeit im Team erheblich verbessern. Effektives Onboarding fördert die Integration neuer Mitarbeitender. Mitarbeitermotivation steigern durch Feedbacksysteme und Weiterbildungen. Teamorganisation verbessern durch transparente Kommunikation und Zeiterfassung. Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeitenden führen zu langfristigem Erfolg. Gastbeitrag Personizer Zusammenarbeit im Team ist der Motor jeder Aufgabe und ausschlaggebend für ein erfolgreiches Ergebnis. Eine gute Zusammenarbeit beeinflusst nicht nur die Chemie im Team, sondern auch die Performance des Unternehmens. Inhalt 1. Kleine Veränderungen - große Wirkung!2. Tipp 1: Gutes Onboarding3. Tipp 2: Mitarbeitermotivation steigern4. Tipp 3: Teamorganisation verbessern5. Fazit6. Über die Autorin Kleine Veränderungen - Große Wirkung! Die Teamchemie eines Teams benötigt häufig nur minimale Veränderungen, um aufblühen zu können. Besonders in der modernen Arbeitswelt sind Maßnahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unausweichlich. Neue Arbeitsmodelle, wie Remote Work und Gleitzeit sind weit verbreitet und ihr Erfolg ist maßgeblich von dem Einsatz der richtigen Online Tools abhängig. In diesem Artikel geben wir Ihnen drei Tipps, wie Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern. Dabei begrenzen wir uns nicht nur auf die Zusammenarbeit im Büro, sondern zeigen auch, wie Sie die virtuelle Zusammenarbeit im Team stärken. Tipp 1: Leichter Einstieg durch gutes Onboarding Da der Beginn einer neuen Arbeitsstelle für Arbeitnehmende oft eine aufregende Erfahrung sein kann, ist es umso wichtiger, dass Unternehmen ein effektives Onboarding-Programm haben. So soll der angestellten Person ein erfolgreicher Start in das neue Arbeitsumfeld ermöglicht werden. Das Onboarding soll den neuen Mitarbeitenden dabei auf die bestmögliche Weise in die Unternehmenskultur und den Arbeitsalltag integrieren. Besonders im digitalen Onboarding gibt es dabei einiges zu beachten. Onboarding digitalisieren Wichtige Aspekte, die zu einem guten Onboarding-Programm beitragen: Ein strukturierter Plan Ein gut strukturierter Plan für das Onboarding-Programm sollte vorhanden sein, damit sich neue Mitarbeitende zu Beginn besser orientieren können. Ein solcher Plan sollte eine klare Übersicht darüber geben, was während der ersten Wochen und Monate zu erwarten ist. Dies beinhaltet beispielsweise Schulungen, Einführungen in die Unternehmenskultur und eine Vorstellungsrunde im Team. Online-Tools ermöglichen es, Schulungen innerhalb der Unternehmensräume oder Remote durchzuführen. Dies erleichtert die Integration neuer Mitarbeitenden und ermöglicht ihnen, schneller produktiv zu sein. Ein persönlicher Ansatz Das Onboarding-Programm sollte auf die individuellen Bedürfnisse und Interessen der neuen Mitarbeitenden abgestimmt sein. Dies kann durch die Zuweisung einer Begleitperson erreicht werden, die den neuen Mitarbeitenden bei Fragen und Problemen zur Seite steht. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich mit verschiedenen Abteilungen und Teams vertraut zu machen, um ein besseres Verständnis für die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu entwickeln. Offene Kommunikation Eine offene Kommunikation und ein regelmäßiger Austausch zwischen Mitarbeitenden sind wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. Das neue Teammitglied soll durch eine klare Kommunikation darüber informiert sein, was von ihm oder ihr erwartet wird und wie er oder sie sich in das Team einfügen kann. Um sicherzustellen, dass die angestellte Person ihre vorhandenen Fähigkeiten und Interessen im Unternehmen optimal einbringt, sollte ihr Feedback regelmäßig nachgefragt und berücksichtigt werden. Gute Onboarding-Programme können dazu beitragen, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv arbeiten und sich langfristig mit dem Team verbunden fühlen. Durch einen strukturierten Plan, einen persönlichen Ansatz und eine offene Kommunikation können Unternehmen sicherstellen, dass ihre neuen Mitarbeitenden erfolgreich in die Unternehmenskultur und den Arbeitsalltag integriert werden. Onboarding mit eigener Online-Akademie Tipp 2: Mitarbeitermotivation steigern Mitarbeitermotivation ist ein bedeutsamer Faktor für den Erfolg eines Unternehmens, da motivierte Mitarbeitende engagierter und produktiver arbeiten und sich positiv auf die Teamdynamik auswirken. Um die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern, gibt es verschiedene Ansätze, die Unternehmen verfolgen können: Feedbacksysteme implementieren Mitarbeitende wollen wissen, wie sie sich entwickeln und wo sie Verbesserungen vornehmen können. Ein regelmäßiges Feedbacksystem kann helfen, die Leistung und das Engagement zu steigern. Es ist wichtig, dass Feedback konstruktiv und positiv formuliert wird und sowohl kritische als auch lobende Aspekte berücksichtigt werden. Ein solches Feedbacksystem kann sowohl formell als auch informell sein, und es kann in verschiedenen Formen erfolgen, wie beispielsweise durch regelmäßige Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen oder Feedbackrunden. Vorteile durch ein Feedbacksystem: Arbeitnehmende fühlen sich wertgeschätzt Mitarbeitende bauen Vertrauen auf Probleme werden frühzeitig erkannt Missverständnisse werden geklärt Weiterbildungen ermöglichen Mitarbeitende wollen die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu erweitern, um sich auf neue Herausforderungen vorzubereiten. Weiterbildungen können in verschiedenen Formen erfolgen, wie beispielsweise durch interne Schulungen, Seminare oder Konferenzen. Außerdem können Online-Tools (wie Lernplattformen) dazu beitragen, dass Mitarbeitende sich nach Bedarf jederzeit weiterbilden können. Vorteile durch Weiterbildungen: Das Selbstwertgefühl der Mitarbeitenden wird gesteigert Arbeitnehmende erlangen neues Wissen, bleiben up to date Mitarbeiterbindung durch Wertschätzung und Karrieremöglichkeiten von Angestellten Weiterbildung mit reteach umsetzen Corporate Benefits anbieten Corporate Benefits sind ein wichtiger Bestandteil des Mitarbeitenden-Engagement-Programms vieler Unternehmen und können dazu beitragen, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen. Indem Unternehmen ihren Mitarbeitenden eine breite Palette von Vergünstigungen oder Möglichkeiten zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel Rabatte auf Produkte und Dienstleistungen oder die Arbeit im Homeoffice, können sie ihr Team ermutigen, ihre Freizeit besser zu nutzen und sich im Privatleben zu engagieren. Dies kann dazu beitragen, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern und somit deren Motivation zu steigern. Vorteile durch Corporate Benefits: Erhöhte Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung Verbessertes Wohlbefinden und Arbeitszufriedenheit der Angestellten Steigerung der Produktivität und Arbeitsleistung der Arbeitnehmenden Förderung eines gesunden Lebensstils durch Angebote im Bereich Gesundheit und Fitness Peer to Peer Learning fördern Peer Learning kann im Unternehmen auf verschiedene Arten angewendet werden, um das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu fördern und zu verbessern. Hier sind einige Möglichkeiten: Mentoring: Erfahrene Mitarbeitende können als Mentoren für neue Mitarbeitende fungieren und helfen, sich in der neuen Rolle oder dem neuen Team zu integrieren. Job-Rotation: Mitarbeitende können in verschiedenen Abteilungen arbeiten, um ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu erweitern und verschiedene Perspektiven zu gewinnen. Arbeitsgruppen: Mitarbeitende können in Gruppen arbeiten, um bestimmte Projekte oder Aufgaben zu erledigen. Die Gruppen können sich regelmäßig treffen, um ihre Fortschritte zu besprechen und Feedback zu geben. Diese Zusammenarbeit fördert auch den Austausch von Wissen und Erfahrungen. Peer-Reviews: Mitarbeitende können die Arbeit ihrer Teammitglieder überprüfen und Feedback geben. Dies hilft, die Qualität der Arbeit zu verbessern und fördert den Wissensaustausch. Lunch-and-Learn-Sitzungen: Mitarbeitende können sich in informellen Sitzungen treffen, um ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen. Online-Tools können im Peer Learning effektiv eingesetzt werden, indem sie die Kommunikation und Zusammenarbeit der Teilnehmenden erleichtern und die Effektivität des Lernens erhöhen. Durch die Verwendung von Lernmanagement-Systemen oder Konferenztools können die Teilnehmenden unabhängig von ihrem Standort und ihrer Zeitzone zusammenarbeiten und von verschiedenen Perspektiven und Erfahrungen profitieren. Vorteile von Peer Learning: Besseres Verständnis von verschiedenen Perspektiven und Denkweisen Erschaffung einer positiven Lernumgebung Verbesserte Retention von Informationen Zusammengefasst kann man sagen, dass die Motivation der Angestellten ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Durch Feedback-Systeme, Schulungen, Corporate Benefits und Peer Learning können Unternehmen dazu beitragen, dass ihre Angestellten motiviert bleiben und ihre Leistung steigern. Indem Unternehmen in das Wohlbefinden ihrer Angestellten investieren, können sie ein engagiertes und motiviertes Team aufbauen, was langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Tipp 3: Team-Organisation verbessern Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen ist unverzichtbar für den Erfolg des Unternehmens. Durch eine verbesserte Organisation können Mitarbeitende effizienter arbeiten, ihre Ziele schneller erreichen und letztendlich bessere Ergebnisse liefern. Um die Zusammenarbeit im Team stärken zu können, sollten Unternehmen folgendes berücksichtigen: Abwesenheiten transparent verwalten Die Verwendung eines Abwesenheitsplaners im Unternehmen ist eine effektive Möglichkeit, um die Abwesenheitsverwaltung zu vereinfachen. Es ermöglicht eine transparentere Planung der Abwesenheiten zwischen Arbeitgebenden und Mitarbeitenden. Durch die Verwendung eines Online-Abwesenheitsplaners können Unternehmen zudem den Verwaltungsaufwand minimieren. Kommunikation verbessern Kommunikationssoftware wie Teams oder Slack können dazu beitragen, Transparenz im Unternehmen zu schaffen, indem sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, Abteilungen und Teams zentralisieren und verbessern. Echtzeitkommunikation: Ermöglicht eine schnelle und effektive Echtzeitkommunikation zwischen Mitarbeitenden. Dadurch lassen sich Probleme und Anliegen schnell lösen, ohne dass es zu Verzögerungen kommt. Dokumentenfreigabe: Ermöglicht das Teilen von Dokumenten und Dateien innerhalb von Teams. Dadurch können alle Mitarbeitenden auf die neuesten Informationen zugreifen und sicherstellen, dass alle auf demselben Stand ist. Archivierung von Kommunikation: Eine Software für die Teamkommunikation ermöglicht die Archivierung von Kommunikation, einschließlich Chats, Dateien und Anhängen. Dadurch können alle Mitarbeitenden jederzeit auf frühere Kommunikationen zugreifen. Arbeitszeiten erfassen und auswerten Zeiterfassung kann dazu beitragen, Transparenz im Unternehmen zu schaffen. Durch die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware, können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden genau erfassen und die Aufgaben besser verteilen. Vorteile der digitalen Zeiterfassung für mehr Transparenz im Team: Überblick über die Arbeitszeit: Durch die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware haben Führungskräfte einen genauen Überblick darüber, wer im Team wie stark ausgelastet ist. Projektzeiten auswerten: Mithilfe von Zeitlabels kann für ein Projekt oder eine Aufgabe die Zeit individuell gemessen werden. Mit Hilfe der Auswertung, können die Arbeitsstunden eines Projektes ermittelt werden. Verbesserte Planung: Eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitslasten der Mitarbeitenden im Team besser zu verteilen und sicherzustellen, dass niemand überlastet ist. Software-Lösungen wie Abwesenheitsplaner, Kommunikations-Tools und Zeiterfassungs-Software können Unternehmen helfen, Transparenz in Bezug auf Abwesenheiten, Kommunikation und Arbeitszeiten zu schaffen und die Verwaltung zu vereinfachen. Fazit Zusammengefasst ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team von großer Bedeutung für den Erfolg jedes Unternehmens. Schon durch kleine Veränderungen im Onboarding-Programm, bei der Mitarbeitermotivation oder in der Kommunikation können Unternehmen die Zusammenarbeit in den Teams deutlich verbessern. Über die Autorin Lena Santen arbeitet bei Personizer im Bereich Marketing. Personizer ist eine HR-Software, mit der kleine und mittelständische Unternehmen ihre Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung online verwalten können. Mehr über digitale Weiterbildung erfahren? In unserem Leitfaden haben wir zusammengefasst, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand Schritt für Schritt gelingt und worauf es bei der Auswahl einer Lernplattformen für Unternehmen ankommt. Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit langfristig und nachhaltig verbessern können? Wir haben Kunden und Partner bei diesen Prozessen durch unsere Lernplattform bereits erfolgreich begleitet und lassen Sie gern an unseren Erfahrungen teilhaben. Gratis Whitepaper Download Kostenlose Live-Webinare

Wichtigste Erkenntnisse: Skill Management fördert gezielt die Fähigkeiten der Mitarbeitenden und optimiert deren Einsatz. Unternehmen profitieren von geringeren Kosten und höherer Mitarbeiterzufriedenheit durch gezielte Weiterbildung. Die Identifikation von Skills ist der erste Schritt zur Schließung von Kompetenzlücken. Maßnahmen wie Online-Kurse und Peer-to-Peer Learning unterstützen die Entwicklung von Fähigkeiten. Ein LMS optimiert den Lernprozess und ermöglicht individuelles Lernen sowie die Überwachung des Lernfortschritts. Skill Management ist eine lukrative Art und Weise, um bestehende Fähigkeiten im Unternehmen optimal einzusetzen und weiterzuentwickeln. Wir zeigen, für wen es sich lohnt und wie die Umsetzung in der Praxis gelingt. Inhalt 1. Skill Management - eine Definition2. Für wen lohnt es sich?3. Die Vorteile4. Zur Umsetzung in der Praxis5. Skill Management mit LMS optimieren6. Whitepaper Skill Management – eine Definition  Im Skill Management geht es darum, die Fähigkeiten (Skills) der Mitarbeitenden zu ermitteln, verwalten und weiterzuentwickeln. Das übergreifende Ziel ist es, für alle Mitarbeitenden die passende Position im Unternehmen zu finden und spezifische Kompetenzen bedarfsgerecht zu fördern. Zunächst muss jedoch gezielt ermittelt werden, welche Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind und wo es an bestimmten Skills mangelt.  Für wen lohnt es sich?  Die Frage danach, für welche Unternehmen es sich lohnt, Skill Management zu implementieren, lässt sich einfach beantworten: für alle. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, zukünftige Qualifikationsdefizite in ihrer Belegschaft zu bewältigen, oder sind bereits davon betroffen. Besonders ausgeprägt ist der Mangel an digitalen Kompetenzen. Obwohl die Digitalisierung in immer mehr Branchen Einzug hält, haben viele Mitarbeitende noch keine oder nur wenige "digital skills". Diese Lücken müssen geschlossen werden, aber wie? Auf dem Arbeitsmarkt gibt es nicht genügend qualifizierte Fachkräfte, um den Mangel an Kompetenzen durch neues Personal abzudecken. Außerdem sind Neueinstellungen teuer. Die beste und kostengünstigere Lösung liegt also darin, Mitarbeitende aus den eigenen Reihen weiterzubilden.  Die Vorteile Sich mit Skill Management auseinanderzusetzen hat viel Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden.    Kompetenzlücken aufdecken, schließen und so Arbeitsprozesse optimieren  Kosten minimieren, indem jeder Mitarbeitende die Stelle ausübt, die er am besten kann  Mitarbeiterentwicklung erhöht langfristige Mitarbeiterzufriedenheit  Employee Branding (Arbeitgeberattraktivität) wird durch Weiterbildungsangebote verbessert  Geringere Fluktuation im Team durch höhere Mitarbeiterbindung Gesteigerte Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens  Zur Umsetzung in der Praxis  Schritt 1: Analyse und Identifikation von Skills  Um langfristig Skill Management in Ihrem Unternehmen zu implementieren, müssen Sie damit beginnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu identifizieren. Dazu nutzen Sie am besten Peer-Reviews, Mitarbeiterbewertungen, Feedbackgespräche (sowohl mit Mitarbeitenden als auch deren Vorgesetzten). Auch eine Performance Management-Software kann in der Ist-Analyse von großer Hilfe sein. Haben Sie die bestehenden Skills Ihrer Teams identifiziert, müssen Sie sich die Frage stellen: Welche Skills brauchen wir im Unternehmen (zusätzlich), um unsere Ziele zu erreichen? Gibt es Lücken zwischen den Fähigkeiten, die Sie brauchen und die Sie aktuell im Unternehmen haben, müssen diese gezielt geschlossen werden.  Schritt 2: Maßnahmen entwickeln  Im zweiten Schritt gilt es nun, Maßnahmen zu entwickeln, um die aufgedeckten Lücken zu schließen. Die Entwicklung von Fähigkeiten kann auf verschiedene Weise unterstützt werden, etwa durch Online-Kurse, Blended Learning, Präsenzschulungen oder den internen Wissenstransfer unter Mitarbeitenden (Peer to Peer Learning). Eine Alternative ist außerdem das Recruitieren von neuem Personal. Allerdings ist dies deutlich kostspieliger als die Förderung bestehender Mitarbeitender.  Zwei wichtige Schlagwörter im Zusammenhang mit Weiterbildung sind Upskilling und Reskilling. Hierbei geht es darum, dass Mitarbeitende sich neue Fähigkeiten aneignen, um entweder ihre aktuelle Position besser ausüben zu können oder sich für eine neue Position im Unternehmen zu qualifizieren.  Schritt 3: Umsetzung von Maßnahmen & Überwachung  Nachdem Sie sich überlegt haben, anhand welcher Maßnahmen Sie die Skill Gaps in Ihrem Unternehmen schließen möchten, geht es an die Umsetzung dieser. Um die Effektivität Ihres Schulungsprogramms zu messen, ist es unerlässlich, den Lernfortschritt Ihres Teams regelmäßig zu überprüfen. Hierfür sollte eine feste Instanz bestimmt werden (z.B. Vorgesetzte). Für Lernerfolgskontrollen eignen sich beispielsweise Lernabfragen am Ende einer Lektion oder Quizze. Wichtig in Schritt 3 ist auch das Feedback der Mitarbeitenden, die Ihre Schulungen durchführen. Beziehen Sie dieses unbedingt mit ein und verbessern Sie Ihr Angebot dementsprechend.   Skill Management mit LMS optimieren  Um die Fähigkeiten der Mitarbeitenden noch effektiver zu fördern, sollten Sie unbedingt den Einsatz eines LMS (Learning Management System) in Erwägung ziehen. Sie wissen nicht, was man unter einem LMS versteht? Kurz gesagt ist ein LMS eine digitale Lernplattform, auf der Schulungsinhalte erstellt werden können. In unserem Blogartikel “Was ist ein LMS?” erklären wir Ihnen genauer, worum es geht und was die Vorteile sind.   Im Skill Management lohnt es sich, mit einem LMS zu arbeiten, da durch personalisierte Lernpfade individuelle Entwicklungsziele berücksichtigt werden. Lernabfragen am Ende von Kursen helfen dabei, den Schulungsbedarf von Mitarbeitenden zu ermitteln und gleichzeitig den Lernfortschritt zu bewerten. Mit Echtzeit-Tracking können Sie die Leistung der Mitarbeitenden überwachen und Schulungen stets aktualisieren. Zudem fördert das LMS den Wissensaustausch, indem Experten interne Kurse erstellen, und ermöglicht den Austausch in Lerngruppen durch Live-Webinare. So bleibt das Wissen im Unternehmen immer auf dem neuesten Stand.  Whitepaper Das Thema Skill Management hat Ihr Interesse geweckt? Dann ist unser vertiefendes Whitepaper sicher das Richtige für Sie. Noch mehr Informationen sowie Tipps und Tricks einfach kostenlos downloaden: Whitepaper downloaden

Wichtigste Erkenntnisse: Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme nutzen. Hochrisiko-KI-Systeme im Personalwesen erfordern besondere Schulungen und Dokumentation. Unternehmen, die die Pflicht ignorieren, riskieren Haftungsprobleme und Reputationsschäden. Ein Learning Management System (LMS) kann die Umsetzung der Schulungspflicht effizient unterstützen. Jetzt handeln erhöht die digitale Kompetenz und reduziert Risiken im Unternehmen. Nutzen Sie ChatGPT oder KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Der Auslöser ist die neue EU KI-Verordnung (EU AI Act), die Unternehmen seit Februar 2025 zu einem risikobewussten Einsatz von KI verpflichtet. Was genau verlangt die Verordnung? Welche Bereiche und Rollen im Unternehmen sind betroffen? Und wie lassen sich Pflichtschulungen effizient und revisionssicher umsetzen? Genau das beleuchtet dieser Beitrag – inkl. kostenlosem Whitepaper mit Tipps und weiterführenden Informationen am Ende. Inhalt 1. Was ist die KI-Schulungspflicht?2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren?5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen?7. Fazit & Whitepaper 1. Was ist die KI-Schulungspflicht? Die neue KI Schulungspflicht basiert auf Artikel 4 der EU-Verordnung, die seit Februar 2025 erste Pflichten verbindlich macht. Darin heißt es: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese umfasst: Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz Bewusstsein für Risiken, z. B. Verzerrungen (Bias), Fehlinformationen oder Missbrauch Es reicht nicht mehr, KI einzusetzen – man muss sie auch verantwortungsvoll und informiert bedienen können. 2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen? Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in irgendeiner Form einsetzen oder betreiben – unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Technologie in Berührung kommen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht. Beispiele für KI-AnwendungenDie Mitarbeitenden nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity für ihre tägliche Arbeit. Ebenso der Einsatz von KI-gestützter Software für spezifische Fälle wie Personalprozesse, Analysen, Kundeninteraktion, Automatisierung oder auch Chatbots fallen unter die KI Schulungspflicht. 3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen Gerade der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen und ihre Daten unmittelbar betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Genau deshalb stuft die EU KI-Verordnung viele HR-bezogene KI-Anwendungen als Hochrisiko KI-Systeme ein. Für diese Systeme gelten besonders strenge Anforderungen: menschliche Aufsicht, Dokumentationspflichten und verpflichtende Schulungen für alle Beteiligten. Zu diesen Hochrisikosystemen zählen insbesondere: KI-gestützte Entscheidungsprozesse bei Beförderungen oder Kündigungen Tools zur Bewerberauswahl und -bewertung Systeme zur Leistungsbeurteilung Software zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden 4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren? Ab dem 2. August 2025 ist mit einer aktiven Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu rechnen – insbesondere in Bezug auf Hochrisiko-KI-Systeme. Zwar drohen bei fehlenden Schulungen nicht automatisch hohe Bußgelder, doch Unternehmen, die keinerlei Maßnahmen ergriffen haben, gelten als besonders nachlässig und müssen mit Konsequenzen rechnen: Verstöße gegen Sorgfaltspflichten Haftungsrisiken bei Fehlentscheidungen Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Verstößen Mögliche Sanktionen im Rahmen anderer Compliance-Prüfungen Es gilt: Wer gar nicht schult, wird am ehesten zur Verantwortung gezogen. 5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen? Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Unternehmen sollten systematisch vorgehen, um Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden. Ein praxistaugliches Schulungskonzept basiert auf fünf Schritten: 1) Bestandsaufnahme Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie? 2) Risikoklassifizierung In welche Kategorie fallen diese Systeme laut KI-Verordnung? (z. B. Hochrisiko KI-Systeme im Recruiting) 3) Zielgruppenanalyse & Schulungsbedarf Wer braucht welches Wissen? Hier unterscheidet man zwischen Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden, vertiefter Anwendungskompetenz für Fachabteilungen sowie Spezialwissen für Verantwortliche (z. B. Compliance, Technik, Risiko). 4) Konzeptentwicklung & Methodenauswahl Welche Inhalte müssen vermittelt werden? In welchem Format (E-Learning, Präsenz, Workshops)? Wie lässt sich der Lernerfolg prüfen? 5) Dokumentation & Nachweisbarkeit Selbst wenn keine formale Nachweispflicht besteht: Eine revisionssichere Erfassung aller Schulungsmaßnahmen ist für Audit-Situationen oder interne Prüfungen essenziell. Spätestens hier stellt sich die Frage: Wie lassen sich all diese Aufgaben effizient organisieren und rechtssicher dokumentieren? Die Antwort auf diese Frage geben wir im nächsten Abschnitt. 6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen? Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise erforderlich sind, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier kommt ein Learning Management System (LMS) ins Spiel. Eine Lernplattform wie reteach hilft Unternehmen dabei, ihre KI-Schulungspflicht effizient und auditkonform umzusetzen – ganz ohne administrativen Mehraufwand. Pflichtschulungen können in wenigen Minuten selbst erstellt oder fertig aus dem Kurskatalog ausgewählt werden. Das reteach LMS hilft Ihnen mit seiner Funktionsvielfalt, die Anforderungen im Bereich Pflichtschulungen skalierbar umzusetzen: Zertifikate mit Ablaufdatum – für regelmäßige Pflichtschulungen Automatisierte Erinnerungen – bei Fristablauf oder Wiederholungsschulungen Automatische Gruppenzuteilung – z. B. nach Abteilung oder Rolle Dynamisches Analysedashboard – zur Fortschrittskontrolle und Risikoüberwachung Revisionssichere Dokumentation – Kursabschlüsse zentral gespeichert, jederzeit exportierbar So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz ebenso wie andere gesetzliche Unterweisungen revisionssicher im Unternehmen managen – von Arbeitsschutz bis Datenschutz. reteach 14 Tage kostenlos testen Alle weiteren Funktionen der reteach Lernplattform finden Sie hier: Alle Funktionen. Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS? 7. Fazit & Whitepaper Die KI Schulungspflicht ist mehr als eine bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die digitale Kompetenz seines Unternehmens. Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen jetzt konkret vorgehen sollte?Dann sichern Sie sich unser kostenloses Whitepaper. Dort finden Sie u.a. eine genaue Differenzierung der Risikoklassen, einen Plan zur praktischen Umsetzung der Schulungspflicht sowie weiterführende Informationen. Jetzt kostenlos downloaden: Whitepaper herunterladen

Wichtigste Erkenntnisse: Preboarding ist entscheidend für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeitender. Feste Ansprechpartner fördern die Integration und reduzieren das Gefühl der Isolation. Individualisierung des digitalen Onboardings steigert die Effizienz und Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden. Checklisten helfen dabei, den Überblick über den Onboarding-Prozess zu behalten. Feedback einholen ist wichtig, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Onboarding im Homeoffice? Durch die Pandemie ausgelöst ist digitales Onboarding mittlerweile Alltag in vielen Unternehmen. Wir geben 5 Tipps zur erfolgreichen Umsetzung von digitalem Onboarding und verraten, welche Stolpersteine es bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden zu vermeiden gilt. Inhalt 1. Preboarding2. Kollektives Onboarding3. Onboarding individualisieren4. Checklisten5. Feedback einholen6. Stolpersteine im digitalen Onboarding7. Herausforderungen im Remote Work8. Die nächsten Schritte #Tipp 1: Preboarding Das Preboarding ist mindestens genauso wichtig wie das Onboarding. Doch welche Prozesse umfasst das Preboarding genau? Alles, was vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden geschieht: die Zusage und anschließende Vertragsunterzeichnung, Informationen zum ersten Arbeitstag, Anreise, Wegbeschreibung, das Zusenden des Arbeitscomputers, alle notwendigen Zugänge zum System vorbereiten... besonders letzteres ist wichtig, da ein gelungener erster Arbeitstag oft darunter leidet, dass Accounts nicht angelegt wurden, Passwörter fehlen usw. Das kreiert organisatorischen Stress auf Seiten des Arbeitgebers und des neuen Teammitglieds – vor allem, wenn das Onboarding online stattfindet. Seien Sie hierbei präzise und setzen Sie auf eine gute Vorbereitung. #Tipp 2: Ansprechpartner definieren & kollektives Onboarding ermöglichen Besonders wichtig im digitalen Onboarding ist für einen neuen Mitarbeitenden, einen oder mehrere feste Ansprechpartner zu haben. Während man sich im Büro kurz am Schreibtisch zum Kollegen rüberbeugt und seine Frage stellt, kann die Einarbeitungsphase im Homeoffice einsam sein. Ohne feste Ansprechpartner kommt es schnell zur Überforderung und dem Gefühl, alleine gelassen zu werden. Dem sollten Sie als Unternehmen unbedingt vorbeugen. Sie können beispielsweise ein “Buddy”-Programm ins Leben rufen, das alteingesessene Teammitglieder mit den Neulingen verbindet. Fordern Sie außerdem Ihr ganzes Team auf, den neuen Kollegen kurz im Meeting oder im Gruppenchat zu begrüßen. So entsteht ein Gefühl von Gemeinschaft, das gleichzeitig Hemmungen abbaut. #Tipp 3: Digitales Onboarding individualisieren Natürlich gibt es Prozesse im digitalen Onboarding, die für jeden neuen Mitarbeitenden gleich sind. Dazu gehört zum Beispiel die anfängliche Unterweisung zum Thema Arbeitsschutz oder Datensicherheit. Sie als Arbeitgeber sollten sich jedoch genaustens mit dem neuen Kollegen auseinandersetzen und sein Onboarding individualisieren. Welche Kenntnisse hat er/sie schon? Wo besteht noch extra Trainingsbedarf? Das hat Vorteile für beide Seiten: der Mitarbeitende muss sich nicht mit Themen beschäftigen, die er womöglich schon im Schlaf beherrscht, während Sie als Unternehmen Ressourcen sparen und von einem schneller eingearbeiteten Kollegen profitieren. Onboarding digital unterstützen #Tipp 4: Checklisten für neue Mitarbeitende Um im digitalen Onboarding nicht den Überblick zu verlieren, helfen Checklisten. So sehen die HR-Mitarbeitenden sowie das neue Teammitglied auf einen Blick, welche Punkte schon abgehakt wurden und was noch zu tun ist. Integrieren Sie hier auch eine zeitliche Deadline, sodass die Aufgaben nicht unnötig aufgeschoben werden. Das motiviert den Mitarbeitenden, formelle Aspekte (wie Dokumente hochzuladen oder zu unterschreiben) so schnell wie möglich abzuarbeiten. #Tipp 5: Feedback über digitales Onboarding einholen Nachdem der formelle Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, sollten Sie unbedingt die Chance nutzen und Feedback zum digitalen Onboarding einholen. Das kann mittels eines Fragebogens (z.B. Google Survey) geschehen, oder Sie bitten den neuen Mitarbeitenden um einen kurzen Video-Anruf und befragen ihn zu seinen Erfahrungen. Das Feedback-Gespräch sollte nicht zu lange nach hinten verschoben werden, da die Eindrücke des Mitarbeitenden sonst nicht mehr frisch sind. Nutzen Sie die Rückmeldungen, um Ihre Prozesse in Zukunft zu optimieren. Außerdem: Wussten Sie, dass es verschiedene Ebenen im Onboarding gibt? Man spricht dabei vom Fachlichen, Sozialen und Kulturellen Onboarding. Mehr dazu sowie weitere nützliche Informationen rund ums Thema Onboarding gibt es im verlinkten Artikel. Stolpersteine im digitalen Onboarding Software-Probleme Im digitalen Onboarding ist das wichtigste Gerät der Arbeitscomputer. Und natürlich die Zugänge, mit denen der Mitarbeitende überhaupt erst auf die unternehmensspezifischen Plattformen zugreifen kann. Stellen Sie deshalb unbedingt sicher, dass die technischen Voraussetzungen funktionieren, bevor Ihr neuer Mitarbeitender seinen ersten Tag hat. Zu viel oder zu wenig Kommunikation Digitales Onboarding im Homeoffice führt schnell dazu, dass man sich allein gelassen fühlt. Beziehen die neue Kollegin in möglichst viele digitale Meetings ein. Dies hilft bei der Einarbeitung, Integration und gibt neuen Kollegen die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Stockender Informationsfluss Selbstverständlich sollten Sie den neuen Mitarbeitenden zu Beginn an die Hand nehmen und vielleicht einmal mehr als zu wenig nachfragen, ob er/sie mit den Aufgaben zurechtkommt. Neben dem 1 : 1 Dialog sollten aber auch Informationen zum eigenständigen Abruf bereitstehen. Hier kommt es auf eine gute Gliederung an. Die reteach Lernplattform ermöglicht eine transparente Gliederung von Wissen in Lernpfaden und Learning Nuggets für das eigenständige Aneignen von Wissen für alle neuen Kollegen im Home Office.  Herausforderungen im Remote Work Wenn Ihre Mitarbeitenden langfristig im Homeoffice oder sogar vom Ausland aus arbeiten, müssen Sie als Unternehmen bestimmte Vorschriften beachten. Das betrifft besonders den Bereich Compliance. Datenschutz, Wirksamkeit & Sorgfaltspflicht, Steuerrecht, Sozialversicherung ebenso wie Visa & Arbeitserlaubnis sind Themen, mit denen Sie sich auseinandersetzen müssen. Es ist besonders schwierig, den Überblick zu behalten, wenn Ihre Mitarbeitenden von verschiedenen Ländern aus arbeiten. Remote work führt außerdem in den meisten Fällen dazu, dass das Teamgefühl und die Zugehörigkeit zum Unternehmen nicht sehr stark ausgeprägt sind. Deshalb sollten Sie unbedingt Teamevents priorisieren. Bereits zwei regelmäßige Events im Jahr, an denen so viele Mitarbeitende wie möglich zusammentreffen, sind unglaublich wertvoll für das Zusammengehörigkeitsgefühl. Barrieren und Hemmschwellen im Team und den Vorgesetzten gegenüber werden durch den persönlichen Kontakt abgebaut und die allgemeine Zusammenarbeit verbessert sich. Sie sind mit den Herausforderungen von remote work nicht auf sich allein gestellt. Es gibt Wege und Mittel, um sich das Leben zu erleichtern. Beispielsweise mit rhome bringen Sie remote work auf eine neue Stufe, indem Sie Ihre Mitarbeitenden auf der ganzen Welt tracken können und gleichzeitig alle wichtigen Compliance-Anforderungen einhalten. Seien Sie ein moderner und attraktiver Arbeitgeber und bieten Sie Ihrem Team volle örtliche Flexibilität.   Die nächsten Schritte Sie möchten wissen, wie eine Lösung für digitales Onboarding mit einem Learning Management System aufgebaut werden kann? Sprechen Sie uns an. Gerne zeigen wir Ihnen Fallbeispiele aus der Praxis. Außerdem: Wie Sie eine Lernplattform für Unternehmen generell einsetzen können, welche Funktionen und Formen es gibt und mehr verraten wir Ihnen im verlinkten Beitrag. Das Thema e-Learning im Unternehmen ist gänzlich neu für Sie? Kein Problem. Wir haben einen Artikel verfasst, in dem wir Ihnen genau erklären, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand funktioniert. Modernes Onboarding mit reteach testen Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit langfristig und nachhaltig verbessern können? Wir haben Kunden und Partner bei diesen Prozessen durch unsere Lernplattform bereits erfolgreich begleitet und lassen Sie gern an unseren Erfahrungen teilhaben. Gratis Whitepaper Download Kostenlose Live-Webinare