KI-Schulungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Nutzen Sie ChatGPT oder KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Der Auslöser ist die neue EU KI-Verordnung (EU AI Act), die Unternehmen seit Februar 2025 zu einem risikobewussten Einsatz von KI verpflichtet.

Was genau verlangt die Verordnung? Welche Bereiche und Rollen im Unternehmen sind betroffen? Und wie lassen sich Pflichtschulungen effizient und revisionssicher umsetzen? Genau das beleuchtet dieser Beitrag – inkl. kostenlosem Whitepaper mit Tipps und weiterführenden Informationen am Ende.

1. Was ist die KI-Schulungspflicht?

Die neue KI Schulungspflicht basiert auf Artikel 4 der EU-Verordnung, die seit Februar 2025 erste Pflichten verbindlich macht. Darin heißt es: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese umfasst:

• Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI
• Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz
• Bewusstsein für Risiken, z. B. Verzerrungen (Bias), Fehlinformationen oder Missbrauch

Es reicht nicht mehr, KI einzusetzen – man muss sie auch verantwortungsvoll und informiert bedienen können.

2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?

Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in irgendeiner Form einsetzen oder betreiben – unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Technologie in Berührung kommen.

Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht.

Beispiele für KI-Anwendungen
Die Mitarbeitenden nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity für ihre tägliche Arbeit. Ebenso der Einsatz von KI-gestützter Software für spezifische Fälle wie Personalprozesse, Analysen, Kundeninteraktion, Automatisierung oder auch Chatbots fallen unter die KI Schulungspflicht.

3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen

Gerade der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen und ihre Daten unmittelbar betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Genau deshalb stuft die EU KI-Verordnung viele HR-bezogene KI-Anwendungen als Hochrisiko KI-Systeme ein.
Für diese Systeme gelten besonders strenge Anforderungen: menschliche Aufsicht, Dokumentationspflichten und verpflichtende Schulungen für alle Beteiligten.

Zu diesen Hochrisikosystemen zählen insbesondere:

• KI-gestützte Entscheidungsprozesse bei Beförderungen oder Kündigungen
• Tools zur Bewerberauswahl und -bewertung
• Systeme zur Leistungsbeurteilung
• Software zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden

4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren?

Ab dem 2. August 2025 ist mit einer aktiven Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu rechnen – insbesondere in Bezug auf Hochrisiko-KI-Systeme. Zwar drohen bei fehlenden Schulungen nicht automatisch hohe Bußgelder, doch Unternehmen, die keinerlei Maßnahmen ergriffen haben, gelten als besonders nachlässig und müssen mit Konsequenzen rechnen:

• Verstöße gegen Sorgfaltspflichten
• Haftungsrisiken bei Fehlentscheidungen
• Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Verstößen
• Mögliche Sanktionen im Rahmen anderer Compliance-Prüfungen

Es gilt: Wer gar nicht schult, wird am ehesten zur Verantwortung gezogen.

5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?

Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Unternehmen sollten systematisch vorgehen, um Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden.
Ein praxistaugliches Schulungskonzept basiert auf fünf Schritten:

1) Bestandsaufnahme

Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie?

2) Risikoklassifizierung

In welche Kategorie fallen diese Systeme laut KI-Verordnung? (z. B. Hochrisiko KI-Systeme im Recruiting)

3) Zielgruppenanalyse & Schulungsbedarf

Wer braucht welches Wissen? Hier unterscheidet man zwischen Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden, vertiefter Anwendungskompetenz für Fachabteilungen sowie Spezialwissen für Verantwortliche (z. B. Compliance, Technik, Risiko).

4) Konzeptentwicklung & Methodenauswahl

Welche Inhalte müssen vermittelt werden? In welchem Format (E-Learning, Präsenz, Workshops)? Wie lässt sich der Lernerfolg prüfen?

5) Dokumentation & Nachweisbarkeit

Selbst wenn keine formale Nachweispflicht besteht: Eine revisionssichere Erfassung aller Schulungsmaßnahmen ist für Audit-Situationen oder interne Prüfungen essenziell.

Spätestens hier stellt sich die Frage: Wie lassen sich all diese Aufgaben effizient organisieren und rechtssicher dokumentieren? Die Antwort auf diese Frage geben wir im nächsten Abschnitt.

6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen?

Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise erforderlich sind, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier kommt ein Learning Management System (LMS) ins Spiel. Eine Lernplattform wie reteach hilft Unternehmen dabei, ihre KI-Schulungspflicht effizient und auditkonform umzusetzen – ganz ohne administrativen Mehraufwand. Pflichtschulungen können in wenigen Minuten selbst erstellt oder fertig aus dem Kurskatalog ausgewählt werden.

Das reteach LMS hilft Ihnen mit seiner Funktionsvielfalt, die Anforderungen im Bereich Pflichtschulungen skalierbar umzusetzen:

• Zertifikate mit Ablaufdatum – für regelmäßige Pflichtschulungen
• Automatisierte Erinnerungen – bei Fristablauf oder Wiederholungsschulungen
• Automatische Gruppenzuteilung – z. B. nach Abteilung oder Rolle
• Dynamisches Analysedashboard – zur Fortschrittskontrolle und Risikoüberwachung
• Revisionssichere Dokumentation – Kursabschlüsse zentral gespeichert, jederzeit exportierbar

So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz ebenso wie andere gesetzliche Unterweisungen revisionssicher im Unternehmen managen – von Arbeitsschutz bis Datenschutz.

Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS?

7. Fazit & Whitepaper

Die KI Schulungspflicht ist mehr als eine bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die digitale Kompetenz seines Unternehmens.

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