KI-Schulungspflicht 2026: Wer betroffen ist und was gilt

Nutzen Sie ChatGPT, Copilot oder andere KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Sie folgt aus Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, besser bekannt als EU AI Act, und gilt seit Februar 2025.

Im Juli 2026 hat der Digital Omnibus die Pflicht neu gefasst. Dieser Beitrag zeigt, was seitdem gilt, wer betroffen ist, welche Folgen Versäumnisse haben und wie Sie Schulungen revisionssicher umsetzen. Am Ende finden Sie ein kostenloses Whitepaper.

1. Was ist die KI-Schulungspflicht?

Die KI-Schulungspflicht folgt aus Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 und gilt seit dem 2. Februar 2025. Sie verpflichtet jedes Unternehmen, das KI-Systeme anbietet oder betreibt, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz seiner Mitarbeitenden zu fördern. Eine Mindeststundenzahl nennt die Verordnung nicht. Maßgeblich sind Rolle, Vorwissen und das Risiko der eingesetzten Systeme.

Seit dem 27. Juli 2026 gilt Art. 4 in einer neuen Fassung. Die Pflicht ist dadurch nicht weggefallen, aber anders formuliert. Was sich genau geändert hat, zeigt der nächste Abschnitt.

Konkret umfasst KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act:

• Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI
• Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz
• Risikobewusstsein, z. B. für Bias, Halluzinationen oder Missbrauch

Es reicht also nicht, KI einzusetzen. Mitarbeitende müssen sie verantwortungsvoll und informiert bedienen können.

Was hat der Digital Omnibus an der KI-Schulungspflicht geändert?

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus, hat die EU den AI Act an mehreren Stellen geändert. Sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Neben der Verschiebung der Hochrisiko-Fristen betrifft sie auch die KI-Schulungspflicht:

Für die Praxis heißt das: Die Pflicht zu schulen bleibt bestehen. Unternehmen müssen aber nicht mehr belegen, dass jede Person ein bestimmtes Niveau erreicht hat, sondern dass sie nachvollziehbare Maßnahmen ergriffen haben. Genau dafür eignen sich dokumentierte Schulungen mit Abschluss und Wiederholung. Einen Überblick über alle Fristen nach dem Omnibus finden Sie im Beitrag zum EU AI Act.

2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?

Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder betreiben, unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI arbeiten. Art. 4 erfasst dabei nicht nur das eigene Personal, sondern auch andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens KI-Systeme nutzen, etwa Freelancer oder Dienstleister.

Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht.

Typische Beispiele für betroffene KI-Anwendungen

• Nutzung generativer KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Gemini im Arbeitsalltag
• KI-gestützte Bewerber-Tools und Recruiting-Software
• KI in CRM- oder Marketing-Plattformen (z. B. Lead-Scoring-Modelle)
• Chatbots im Kundenservice
• KI-gestützte Analyse- und Forecasting-Tools

Auch Führungskräfte und Geschäftsleitung sind ausdrücklich in der Pflicht: Als Teil ihrer Sorgfaltspflichten müssen sie über ausreichende KI-Kompetenz verfügen, um Risiken im eigenen Unternehmen einschätzen und Entscheidungen verantworten zu können.

3. Welche Hochrisiko-KI-Systeme gibt es im Personalwesen?

Der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen direkt betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Deshalb stuft der EU AI Act in Anhang III Nr. 4 viele HR-Anwendungen als Hochrisiko-KI-Systeme ein.

Hierzu zählen insbesondere:

• KI-gestützte Auswahl- und Bewertungssysteme im Recruiting
• Tools zur Leistungsbeurteilung und Karriereentwicklung
• Systeme zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden
• KI-Entscheidungsunterstützung bei Beförderung oder Kündigung

Für diese Systeme gelten strengere Anforderungen. Betreiber müssen die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen (Art. 26 Abs. 2 EU AI Act). Hinzu kommen Protokollierung, Information der Beschäftigten und Dokumentation. Hier reicht eine allgemeine KI-Grundschulung nicht aus, gefragt ist eine vertiefte Schulung für alle, die mit dem System arbeiten.

Durch den Digital Omnibus greifen die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III erst ab dem 2. Dezember 2027. Governance-Strukturen und Schulungskonzepte sollten Unternehmen trotzdem schon jetzt aufbauen, weil beides Vorlauf braucht.

HR-Verantwortliche stehen damit unter wachsendem regulatorischem Druck. Parallel zum AI Act kommen weitere EU-Vorgaben hinzu, etwa die EU-Entgelttransparenzrichtlinie mit ihren Anforderungen an Gehaltsstrukturen und Berichte.

4. Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen die KI-Schulungspflicht?

Deutschland setzt den EU AI Act mit dem KI-MIG um, dem Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz. Es gilt seit dem 2. August 2026. Zentrale Aufsichtsbehörde ist die Bundesnetzagentur, soweit keine Fachbehörde zuständig ist, etwa die BaFin im Finanzsektor.

Art. 4 selbst ist in der Bußgeldvorschrift des Art. 99 nicht ausdrücklich genannt. Folgenlos bleibt eine fehlende Schulung trotzdem nicht:

• Haftung der Geschäftsführung: Wer KI ohne geschultes Personal einsetzt, verletzt unter Umständen seine Sorgfaltspflichten (§ 43 Abs. 2 GmbHG, § 93 Abs. 2 AktG). Mehr dazu im Beitrag zu den Pflichten der Geschäftsführung.
• Haftung bei Fehlentscheidungen: Führt ein KI-Fehler zu einem Schaden, etwa einer Diskriminierung im Recruiting, wird fehlende Schulung zum Argument gegen das Unternehmen.
• Bußgelder bei anderen Pflichten: Verstöße etwa gegen Hochrisiko- oder Transparenzpflichten kosten bis zu 15 Mio. Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 99 Abs. 4).
• Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Vorfällen
• Folgen bei Audits, etwa im Rahmen von ISO 27001 oder Compliance-Prüfungen

Es gilt: Wer gar nicht schult, gilt als nachlässig und wird im Schadensfall am ehesten zur Verantwortung gezogen.

5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?

Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Ein praxistaugliches Konzept basiert auf fünf Schritten:

1) Bestandsaufnahme

Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie? Dazu zählt auch der inoffizielle Einsatz – etwa wenn Mitarbeitende eigenständig ChatGPT für die Arbeit nutzen („Schatten-KI“).

2) Risikoklassifizierung

In welche Kategorie fallen die Systeme laut EU AI Act? Verboten, Hochrisiko, begrenztes Risiko oder minimales Risiko? Hochrisiko-Systeme (z. B. im Recruiting) erfordern den intensivsten Schulungsbedarf.

3) Zielgruppenanalyse und Schulungsbedarf

Wer braucht welches Wissen? Sinnvoll ist eine Differenzierung in:

• Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden
• Vertiefte Anwendungskompetenz für Fachabteilungen
• Spezialwissen für Verantwortliche in Compliance, IT-Sicherheit und Datenschutz

4) Konzeptentwicklung und Methodenauswahl

Welche Inhalte werden vermittelt? In welchem Format, also E-Learning, Präsenz oder Blended Learning? Wie wird der Lernerfolg geprüft? Für Pflichtschulungen hat sich E-Learning bewährt, weil es mit der Zahl der Mitarbeitenden skaliert und jeden Abschluss automatisch dokumentiert.

5) Dokumentation und Nachweisbarkeit

Art. 4 schreibt keine formale Nachweispflicht vor. Seit der Neufassung kommt es aber genau darauf an, ergriffene Maßnahmen belegen zu können. Eine revisionssichere Dokumentation aller Schulungen ist deshalb für Audits, Haftungsfragen und Anfragen der Aufsicht der wichtigste Baustein. Beachten Sie dabei den Unterschied zwischen Compliance-Schulungen und Unterweisungen: Beide stellen eigene Anforderungen an Verständnissicherung und Dokumentation.

Spätestens hier stellt sich die Frage, wie sich das effizient organisieren lässt. Genau dafür ist ein Learning Management System gemacht.

6. Wie unterstützt ein LMS bei der KI-Schulungspflicht?

Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise anfallen, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier hilft ein Learning Management System (LMS). Eine Lernplattform wie reteach setzt die KI-Schulungspflicht effizient und auditfähig um. Pflichtschulungen lassen sich in wenigen Minuten selbst erstellen oder aus dem Kurskatalog mit über 500 anpassbaren Kursen auswählen.

Das reteach LMS unterstützt die KI-Schulungspflicht mit:

• Fertigen KI-Kursen: etwa der Schulung zu KI-Kompetenz für alle Mitarbeitenden, ergänzt um eigene Inhalte und Richtlinien
• Automatischer Gruppenzuteilung: nach Abteilung, Rolle oder Standort
• Zertifikaten mit Ablaufdatum: für regelmäßige Wiederholungen
• Automatisierten Erinnerungen: bei offenen Kursen und auslaufenden Fristen
• Analysedashboard: für den Überblick über Fortschritt und offene Schulungen
• Revisionssicherer Dokumentation: Kursabschlüsse zentral gespeichert und jederzeit exportierbar

So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz genauso steuern wie Datenschutz-, Compliance- oder Arbeitsschutz-Unterweisungen. Wo Ihr Team aktuell steht, zeigt der kostenlose KI-Kompetenz-Test. Wer mehrere Anbieter vergleicht, findet im Compliance LMS Vergleich 2026 acht Plattformen für Pflichtschulungen im DACH-Raum, mit Empfehlungen je Einsatzszenario.

Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS?

7. Fazit & Whitepaper

Die KI-Schulungspflicht ist mehr als bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Während die Hochrisiko-Anforderungen durch den Digital Omnibus auf Dezember 2027 verschoben wurden, bleibt Art. 4 zur KI-Kompetenz unverändert seit Februar 2025 in Kraft – und die Bundesnetzagentur nimmt ab August 2026 aktiv die Aufsicht auf.

Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und stärkt gleichzeitig die digitale Kompetenz im Unternehmen.

Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen konkret vorgehen sollte? Dann sichern Sie sich unser kostenloses Whitepaper. Es enthält eine Differenzierung der Risikoklassen, einen praktischen Umsetzungsplan für die Schulungspflicht sowie weiterführende Informationen.

Häufig gestellte Fragen