Aktenführung & Aktenmäßigkeit Die Aktenführung Schulung vermittelt Ihren Beschäftigten, dass ordnungsgemäße Aktenführung eine Grundpflicht der Verwaltung ist und darüber entscheidet, ob eine Entscheidung später noch nachvollziehbar ist. Teilnehmende lernen, aktenrelevante Unterlagen und mündliche Zusagen zu erkennen, einen Aktenvermerk zeitnah zu schreiben und in der führenden Akte statt im Postfach zu arbeiten. Und sie kennen die drei Grenzen, an denen es kein Ermessen gibt, und die Stellen, an die Auffälligkeiten gehen. Demo ansehen Eine eigene gesetzliche Schulungspflicht besteht nicht. Die Aktenführung Schulung unterstützt die Pflicht jeder Verwaltung, vollständig, wahrheitsgemäß und nachvollziehbar Akten zu führen, wie sie Aktenordnung und Dienstanweisung des eigenen Hauses konkretisieren. Teilnehmende brauchen kein technisches Vorwissen. Die Aktenführung Schulung gehört zu den selbstproduzierten Kursen im Themenfeld Kommunen und ist auf zwei Wegen einsetzbar: als Kurs im reteach LMS oder als SCORM-Paket für Ihr bestehendes LMS, jeweils auf Deutsch. In einer Demo zeigen wir Ihnen den Kurs samt Zuweisung, Prüfung und Nachweis. Für wen ist dieser Kurs gedacht? Die Aktenführung Schulung richtet sich an alle Beschäftigten in Kommunen und kommunalen Einrichtungen, die Vorgänge bearbeiten, Auskünfte geben oder Zusagen machen, von der Sachbearbeitung bis zur Führungskraft. Der Kurs setzt keine Vorkenntnisse im Aktenrecht voraus. Voraussetzungen Keine fachlichen Vorkenntnisse, Browser und Internetzugang genügen. Umfang der Pflicht Alle kommunalen Stellen, die Verwaltungsvorgänge bearbeiten, ob auf Papier oder elektronisch. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung trifft jede Verwaltung; wie sie umgesetzt wird, regeln Aktenordnung und Dienstanweisung des eigenen Hauses. Was Teilnehmende in diesem Kurs lernen Nach der Aktenführung Schulung können Teilnehmende: Unterlagen und Vorgänge, die eine Entscheidung tragen, als aktenrelevant erkennen Wesentliche mündliche Zusagen und Absprachen zeitnah als Aktenvermerk festhalten Vorgänge in der führenden Akte statt im Postfach bearbeiten mit der E-Akte als führendem System arbeiten und Doppelablage auflösen Unterlagen weder entnehmen noch ersetzen, nichts eigenmächtig vernichten und keine Nebenakte führen Auffälligkeiten in der Aktenführung an die zuständige Stelle weitergeben Kurs im Einsatz sehen: Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie die Aktenführung Schulung zugewiesen, absolviert und nachgewiesen wird. Demo vereinbaren Kursaufbau Ein interaktiver HTML-Kurs führt durch diese Abschnitte und schließt mit einer Abschlussprüfung ab. Was in die Akte gehörtWelche Unterlagen und mündlichen Zusagen eine Entscheidung tragen, geprüft mit vier Fragen an jedes Schriftstück. Die Akte führenBearbeitung in der führenden Akte statt im Postfach und der Aktenvermerk in vier Schritten. E-Akte statt DoppelablageWarum genau eine Akte führt und was geschieht, wenn Papier und E-Akte nebeneinanderlaufen. Die GrenzenDrei Regeln ohne Ermessen: nichts entnehmen oder ersetzen, nichts eigenmächtig vernichten, keine Nebenakte. Wenn etwas nicht stimmtWohin Auffälligkeiten gehen: Führungskraft, Registratur oder Archiv, IT und Datenschutz, interne Revision. Format und Bereitstellung der Aktenführung Schulung Kurs im reteach LMS Dauer20 Minuten im interaktiven Kurs, dazu die AbschlussprüfungLernformInteraktiver HTML-Kurs im reteach LMS mit Fallsituationen aus dem Verwaltungsalltag, Entscheidungen mit fachlichem Feedback und einer AbschlussprüfungSprachen1 Sprache: DEAbschlussAbschlussprüfung am Ende des Kurses; Status und Ergebnis werden im reteach LMS dokumentiertNachweisTeilnahme, Abschluss und Ergebnis werden im reteach LMS erfasst und sind dort abrufbarFassungenEigene Inhalte wie Dienstanweisungen, Formulare, Präsentationen und Videos lassen sich ergänzen.Bereitstellungüber die reteach-Lernplattform, Zugang per E-Mail-EinladungBuchungTeil des Themenfelds Kommunen, als Jahrespauschale nach Lizenzplätzen buchbar — zum Preisrechner SCORM-Kurs für Ihr LMS Dauer20 Minuten im interaktiven KursLernformInteraktiver Kurs in fünf Abschnitten mit Fallbeispielen aus dem Verwaltungsalltag, Entscheidungssituationen mit fachlichem Feedback, Karten und Schrittfolgen zum Aufdecken und fachlicher Einordnung, browserbasiert auf Desktop und MobilgerätSprachen1 Sprache: DEAbschlussAbschlussprüfung mit acht Fragen, bestanden ab 75 Prozent, Versuche unbegrenztNachweisAbschluss und Ergebnis meldet der Kurs an Ihr LMS zurückFassungenStandardkurs; die Company Edition hinterlegt die Regeln Ihres HausesBereitstellungSCORM 1.2 und SCORM 2004 (4th Edition), je ein ZIP-Paket je Kurs mit allen Sprachfassungen darinBuchungals SCORM-Paket für Ihr bestehendes LMS — Kurse für Ihr LMS Was der Kurs im Arbeitsalltag verändert Für Beschäftigte Teilnehmende wissen, was in die Akte gehört, und schreiben einen Vermerk, solange die Einzelheiten noch stimmen. Sie arbeiten in der führenden Akte statt im Postfach und kennen die drei Grenzen, an denen es kein Ermessen gibt. Und sie wissen, an wen sie sich wenden, wenn eine Lücke nicht ihre eigene ist. Für Führungskräfte Führungskräfte bekommen Akten, die im Vertretungsfall tragen, weil Zusagen und Abstimmungen im Vorgang stehen und nicht in einzelnen Postfächern. Der Kurs nennt sie als erste Adresse für Auffälligkeiten in der Aktenorganisation, und deshalb kommen Probleme früh bei ihnen an statt erst bei einer Prüfung. Für Unternehmen Kommunen können ihre Entscheidungen belegen, wenn sie angefochten, geprüft oder in der Vertretung weitergeführt werden. Eine vollständige und unveränderte Akte hält Verwaltungshandeln überprüfbar und schützt vor dem Vorwurf, die Sorgfaltspflicht verletzt zu haben. Passt der Kurs zu Ihrem Unternehmen? Am besten klärt sich das im Gespräch. Wir zeigen Ihnen den Kurs im LMS und beantworten Ihre Fragen. Termin auswählen Wichtige Begriffe im Kurs Aktenmäßigkeit Das Gebot, Verwaltungshandeln vollständig, wahrheitsgemäß, nachvollziehbar und geordnet in Akten festzuhalten. Es gilt für Papierakten und elektronische Akten gleichermaßen. Aktenvermerk Eine kurze, sachliche Aufzeichnung über ein Gespräch, eine Zusage oder eine Überlegung, die zum Vorgang gehört. Er nennt Zeitpunkt, Beteiligte und Ergebnis und wird zeitnah in der führenden Akte abgelegt. Führende Akte Die eine Akte, in der ein Vorgang verbindlich bearbeitet wird, auf Papier oder elektronisch. Welche das ist, legt die Kommune fest und nicht die Gewohnheit einzelner Beschäftigter. Nebenakte Eine Sammlung von Unterlagen außerhalb des Aktenplans, etwa in einer persönlichen Ablage. Sie ist im Vertretungsfall nicht auffindbar und bei einer Prüfung nicht vorhanden. Weiterführende Beiträge DSGVO-Schulung 2026: Pflicht, Inhalte & Checkliste Der Praxisleitfaden zu Pflichten, Inhalten und Umsetzung. Jetzt lesen LMS und DSGVO – was bei der Auswahl zu beachten ist Was bei der Auswahl einer Lernplattform datenschutzrechtlich zählt. Jetzt lesen Pflichtschulungen im öffentlichen Sektor – ein Überblick Welche Schulungen Kommunen durchführen müssen. Jetzt lesen Häufig gestellte Fragen Richtet sich der Kurs nur an Registratur und Sachbearbeitung? Aktenführung & Aktenmäßigkeit richtet sich an alle Beschäftigten, die Vorgänge bearbeiten, Auskünfte geben oder Zusagen machen. Der Kurs stellt klar, dass die Registratur unterstützt, die Verantwortung für die korrekte Aktenführung im eigenen Bereich aber bei der Sachbearbeitung selbst liegt. Setzt der Kurs eine eingeführte E-Akte voraus? Aktenführung & Aktenmäßigkeit gilt für Papierakten und elektronische Akten gleichermaßen. Ein Abschnitt behandelt die Lage, in der beide nebeneinanderlaufen, und zeigt, warum genau eine Akte führen muss. Einzelheiten zum ersetzenden Scannen und zur Langzeitarchivierung behandelt der Kurs nicht. Nennt der Kurs Aufbewahrungsfristen? Aktenführung & Aktenmäßigkeit nennt bewusst keine Fristen in Zahlen, weil Aktenordnung und Archivrecht sich von Land zu Land und von Kommune zu Kommune unterscheiden. Der Kurs vermittelt, dass Aufbewahrung keine Ermessensfrage ist und vor jeder Vernichtung die Bewertung durch das Archiv steht. Wo die eigenen Fristen stehen, erfahren Teilnehmende bei Führungskraft, Registratur oder Archiv. Wie lernen Teilnehmende, einen Aktenvermerk zu schreiben? Aktenführung & Aktenmäßigkeit führt den Aktenvermerk in vier Schritten ein: wann und mit wem, worum es ging, was dabei herauskam und die Ablage im Vorgang. An einem Fall aus dem Bauamt sehen Teilnehmende, wie eine telefonische Zusage zwei Jahre später vor Gericht fehlt, weil sie nie vermerkt wurde. Was sollen Beschäftigte tun, wenn in ihrem Bereich Vorgänge im Postfach statt in der Akte bearbeitet werden? Aktenführung & Aktenmäßigkeit gibt dafür eine Reihenfolge vor: zuerst die Führungskraft, bei Fragen zu Aufbewahrung und Aktenplan Registratur oder Archiv, bei falschen Zugriffsrechten IT und Datenschutz. Bei Anhaltspunkten für Entnahme, Veränderung oder unzulässige Vernichtung geht die Meldung an die interne Revision, ohne eigene Ermittlung. Was kostet der Kurs? Im reteach LMS ist die Aktenführung Schulung Teil des Themenfelds Kommunen und wird als Jahrespauschale nach der Zahl der Lizenzplätze gebucht — den Preis ermitteln Sie im Preisrechner. Als SCORM-Paket hängt der Preis vom Umfang der Anpassung ab; die Konditionen finden Sie unter Kurse für Ihr LMS. In welchen Sprachen ist der Kurs verfügbar? Die Aktenführung Schulung gibt es auf Deutsch (1 Sprache: DE), im reteach LMS wie als SCORM-Paket für Ihr eigenes LMS. Wie oft sollte der Kurs wiederholt werden? Das Intervall legt Ihr Unternehmen fest; die Aktenführung Schulung schreibt keinen Rhythmus vor. Im reteach LMS lässt sich die Wiederholung automatisch einplanen. Kann der Kurs auf unser Unternehmen angepasst werden? Im reteach LMS lassen sich bei der Aktenführung Schulung eigene Inhalte wie Dienstanweisungen, Formulare, Präsentationen und Videos ergänzen. Im SCORM-Paket übernimmt das die Company Edition (Aufpreis): Sie bringt die Regeln Ihres Hauses in den Kurs. Ohne diese Angaben stehen dort allgemein gehaltene Rückfalltexte. Was passiert bei Gesetzesänderungen? Wir aktualisieren die Aktenführung Schulung auf den geltenden Rechtsstand und informieren Kunden per E-Mail über die Änderungen. Welche Kurse bietet reteach noch an? Die Aktenführung Schulung gehört zum Themenfeld Kommunen — von Verwaltungsverfahren, Vergabe und Haushalt über Bürgerkontakt und Digitalisierung bis zu Arbeitsschutz im Bauhof. Einen Überblick gibt die Seite Schulungen für Kommunen. Alle selbstproduzierten Kurse finden Sie im Kurskatalog.
Was in die Akte gehörtWelche Unterlagen und mündlichen Zusagen eine Entscheidung tragen, geprüft mit vier Fragen an jedes Schriftstück.
Die Akte führenBearbeitung in der führenden Akte statt im Postfach und der Aktenvermerk in vier Schritten.
E-Akte statt DoppelablageWarum genau eine Akte führt und was geschieht, wenn Papier und E-Akte nebeneinanderlaufen.
Die GrenzenDrei Regeln ohne Ermessen: nichts entnehmen oder ersetzen, nichts eigenmächtig vernichten, keine Nebenakte.
Wenn etwas nicht stimmtWohin Auffälligkeiten gehen: Führungskraft, Registratur oder Archiv, IT und Datenschutz, interne Revision.