E-Akte & Dokumentenmanagement Die E-Akte Schulung vermittelt Ihren Beschäftigten, dass die E-Akte die Werkzeuge ändert, nicht die Pflichten, und dass manche Fehler erst durch das System entstehen. Teilnehmende lernen, Dokumente dem richtigen Vorgang zuzuordnen, im System statt in lokalen Kopien zu arbeiten und Originale nur nach der geltenden Scanregel zu vernichten. Und sie wissen, wie sie Fehlablagen, zu weite Berechtigungen und einen Systemausfall richtig behandeln. Demo ansehen Eine eigene gesetzliche Schulungspflicht besteht nicht. Die E-Akte Schulung unterstützt die ordnungsgemäße elektronische Aktenführung nach Landesrecht, Fachrecht und Aktenordnung des eigenen Hauses sowie den Schutz personenbezogener Daten in der E-Akte. Teilnehmende brauchen kein technisches Vorwissen. Die E-Akte Schulung gehört zu den selbstproduzierten Kursen im Themenfeld Kommunen und ist auf zwei Wegen einsetzbar: als Kurs im reteach LMS oder als SCORM-Paket für Ihr bestehendes LMS, jeweils auf Deutsch. In einer Demo zeigen wir Ihnen den Kurs samt Zuweisung, Prüfung und Nachweis. Für wen ist dieser Kurs gedacht? Die E-Akte Schulung richtet sich an alle Beschäftigten in Kommunen und kommunalen Einrichtungen, die mit einer E-Akte oder einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten oder dorthin umstellen, von der Poststelle bis zur Sachbearbeitung. Der Kurs setzt keine Kenntnisse eines bestimmten Systems voraus. Voraussetzungen Keine fachlichen Vorkenntnisse, Browser und Internetzugang genügen. Umfang der Pflicht Alle kommunalen Stellen, die Vorgänge elektronisch führen oder Papier einscannen. Aktenplan, Scanregeln, Aufbewahrungsfristen und Notfallregeln legt jede Kommune in ihrer Aktenordnung fest. Was Teilnehmende in diesem Kurs lernen Nach der E-Akte Schulung können Teilnehmende: erkennen, dass die E-Akte den ganzen Vorgang nachvollziehbar abbildet und über die Aktenrelevanz der Inhalt entscheidet Automatische Zuordnungen des Systems prüfen, bevor mit einem Dokument gearbeitet wird Zugangsdaten nicht weitergeben und Fehlablagen sowie zu weite Berechtigungen sofort melden im System statt in lokalen Kopien arbeiten und Entscheidungsgründe in Vermerken festhalten Papieroriginale nur nach der geltenden Scanregel vernichten und erledigte Vorgänge nicht ohne Klärung löschen bei einem Systemausfall nach der Notfallregel arbeiten, Fristen sichern und danach vollständig nachpflegen Kurs im Einsatz sehen: Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie die E-Akte Schulung zugewiesen, absolviert und nachgewiesen wird. Demo vereinbaren Kursaufbau Ein interaktiver HTML-Kurs führt durch diese Abschnitte und schließt mit einer Abschlussprüfung ab. Mehr als ein AblageortWas eine E-Akte von einem Laufwerk unterscheidet und warum der Inhalt entscheidet, nicht das Format. Richtig zuordnen, richtig zugreifenVier Stellen, an denen Daten zu den Falschen gelangen, und eine Fehlablage in drei Schritten. Versionen und VermerkeIm System bearbeiten, bedeutsame Versionen erhalten und Entscheidungsgründe im Vermerk festhalten. Scannen, aufbewahren, löschenWarum gescannt nicht vernichtbar und erledigt nicht löschbar heißt. Wenn das System ausfälltNotbetrieb und Nachpflege in vier Schritten, dazu das Melden von Sicherheitsvorfällen. Format und Bereitstellung der E-Akte Schulung Kurs im reteach LMS Dauer20 Minuten im interaktiven Kurs, dazu die AbschlussprüfungLernformInteraktiver HTML-Kurs im reteach LMS mit Fallsituationen aus dem Verwaltungsalltag, Entscheidungen mit fachlichem Feedback und einer AbschlussprüfungSprachen1 Sprache: DEAbschlussAbschlussprüfung am Ende des Kurses; Status und Ergebnis werden im reteach LMS dokumentiertNachweisTeilnahme, Abschluss und Ergebnis werden im reteach LMS erfasst und sind dort abrufbarFassungenEigene Inhalte wie Dienstanweisungen, Formulare, Präsentationen und Videos lassen sich ergänzen.Bereitstellungüber die reteach-Lernplattform, Zugang per E-Mail-EinladungBuchungTeil des Themenfelds Kommunen, als Jahrespauschale nach Lizenzplätzen buchbar — zum Preisrechner SCORM-Kurs für Ihr LMS Dauer20 Minuten im interaktiven KursLernformInteraktiver Kurs in fünf Abschnitten mit Fallbeispielen aus dem Verwaltungsalltag, Entscheidungssituationen mit fachlichem Feedback, Karten und Schrittfolgen zum Aufdecken und fachlicher Einordnung, browserbasiert auf Desktop und MobilgerätSprachen1 Sprache: DEAbschlussAbschlussprüfung mit acht Fragen, bestanden ab 75 Prozent, Versuche unbegrenztNachweisAbschluss und Ergebnis meldet der Kurs an Ihr LMS zurückFassungenStandardkurs; die Company Edition hinterlegt Ihre RegelnBereitstellungSCORM 1.2 und SCORM 2004 (4th Edition), je ein ZIP-Paket je Kurs mit allen Sprachfassungen darinBuchungals SCORM-Paket für Ihr bestehendes LMS — Kurse für Ihr LMS Was der Kurs im Arbeitsalltag verändert Für Beschäftigte Teilnehmende prüfen Vorschläge des Systems, bevor sie gelten, und wissen, dass über die Aktenrelevanz der Inhalt entscheidet, nicht das Format. Sie melden eine Fehlablage, statt sie still zu löschen, und arbeiten bei einem Ausfall nach der Notfallregel. Wer eine Fehlablage findet, hat nichts falsch gemacht, sondern etwas verhindert. Für Führungskräfte Führungskräfte bekommen Akten, in denen man auch nach Monaten sieht, wie eine Entscheidung entstanden ist. Zu weite Berechtigungen und Fehlablagen werden gemeldet statt übergangen, und nach einem Systemausfall werden Fristen gesichert und Unterlagen vollständig nachgepflegt. Für Unternehmen Kommunen nutzen die E-Akte als vollständiges und nachvollziehbares Arbeitssystem und nicht als Scanarchiv neben dem Papier. Personenbezogene Daten gelangen seltener an Unbefugte, und Originale oder Vorgänge verschwinden nicht, bevor Aufbewahrung und Archiv geklärt sind. Passt der Kurs zu Ihrem Unternehmen? Am besten klärt sich das im Gespräch. Wir zeigen Ihnen den Kurs im LMS und beantworten Ihre Fragen. Termin auswählen Wichtige Begriffe im Kurs E-Akte Die elektronische Akte fasst alles zusammen, was einen Vorgang trägt, und zeigt, wer wann was getan hat. Sie ist ein Arbeitssystem mit Strukturen und Protokollierung, kein Ordner mit Dateien. Fehlablage Ein Dokument, das im falschen Vorgang liegt, etwa wegen eines ähnlichen Aktenzeichens. Enthält es personenbezogene Daten, wird es sofort gemeldet und nach Vorgabe korrigiert, nicht still gelöscht. Ersetzendes Scannen Das Papieroriginal wird nach dem Scannen vernichtet oder zurückgegeben, weil der Scan es ersetzt. Das ist nur zulässig, wenn der Scan vollständig und lesbar ist und die Scanregel des Hauses es erlaubt. Notbetrieb Die Arbeitsweise, die das Haus für einen Ausfall des Systems festlegt, etwa mit Papiervordrucken und Ersatznummern. Nach der Wiederherstellung wird alles aus der Ausfallzeit vollständig in die richtigen Vorgänge übertragen. Weiterführende Beiträge DSGVO-Schulung 2026: Pflicht, Inhalte & Checkliste Der Praxisleitfaden zu Pflichten, Inhalten und Umsetzung. Jetzt lesen LMS und DSGVO – was bei der Auswahl zu beachten ist Was bei der Auswahl einer Lernplattform datenschutzrechtlich zählt. Jetzt lesen Informationssicherheit Schulungen für Mitarbeitende Alle Kurse zur Informationssicherheit im Überblick. Jetzt lesen Häufig gestellte Fragen Setzt der Kurs ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem voraus? E-Akte & Dokumentenmanagement ist unabhängig vom eingesetzten System geschrieben. Der Kurs zeigt die Grundsätze elektronischer Aktenführung und die Stellen, an denen im Alltag etwas schiefgeht. Eine Schulung für das eigene System ersetzt er nicht. Eignet sich der Kurs für Kommunen, die gerade auf die E-Akte umstellen? E-Akte & Dokumentenmanagement setzt genau an dieser Phase an: automatische Zuordnungen, Scanstapel in der Poststelle, Papier und System nebeneinander. Teilnehmende lernen, welche Gewohnheiten aus der Papierwelt in der E-Akte zu Fehlern führen. Dürfen Originale nach dem Scannen vernichtet werden? E-Akte & Dokumentenmanagement vermittelt, dass ein Scan das Papier nur ersetzt, wenn er vollständig und lesbar ist, mit Rückseiten, Anlagen und Unterschriften. Ob das Original danach vernichtet werden darf, regelt die Scanregel des eigenen Hauses, und Beweisinteresse oder Archivrecht können entgegenstehen. Wie behandelt der Kurs den Datenschutz in der E-Akte? E-Akte & Dokumentenmanagement zeigt an einem Fall, wie ein Gutachten in die Akte einer anderen Person gerät und bei der Akteneinsicht auffällt. Teilnehmende lernen, eine solche Fehlablage sofort über den internen Meldeweg zu melden und zu weite Berechtigungen nicht zu nutzen, sondern anpassen zu lassen. Was sollen Beschäftigte tun, wenn das System ausfällt? E-Akte & Dokumentenmanagement gibt dafür vier Schritte vor: nach der Notfallregel des Hauses arbeiten, fristauslösende Eingänge sofort sichern, nach der Wiederherstellung vollständig nachpflegen und einen Verdacht auf Schadsoftware melden, ohne selbst aufzuräumen. Private Geräte und eigene Speicherorte gehören ausdrücklich nicht zum Notbetrieb, weil Unterlagen von dort selten in die Akte zurückfinden. Was kostet der Kurs? Im reteach LMS ist die E-Akte Schulung Teil des Themenfelds Kommunen und wird als Jahrespauschale nach der Zahl der Lizenzplätze gebucht — den Preis ermitteln Sie im Preisrechner. Als SCORM-Paket hängt der Preis vom Umfang der Anpassung ab; die Konditionen finden Sie unter Kurse für Ihr LMS. In welchen Sprachen ist der Kurs verfügbar? Die E-Akte Schulung gibt es auf Deutsch (1 Sprache: DE), im reteach LMS wie als SCORM-Paket für Ihr eigenes LMS. Wie oft sollte der Kurs wiederholt werden? Das Intervall legt Ihr Unternehmen fest; die E-Akte Schulung schreibt keinen Rhythmus vor. Im reteach LMS lässt sich die Wiederholung automatisch einplanen. Kann der Kurs auf unser Unternehmen angepasst werden? Im reteach LMS lassen sich bei der E-Akte Schulung eigene Inhalte wie Dienstanweisungen, Formulare, Präsentationen und Videos ergänzen. Im SCORM-Paket übernimmt das die Company Edition (Aufpreis): Sie bringt Ihre Regeln in den Kurs. Ohne diese Angaben stehen dort allgemein gehaltene Rückfalltexte. Was passiert bei Gesetzesänderungen? Wir aktualisieren die E-Akte Schulung auf den geltenden Rechtsstand und informieren Kunden per E-Mail über die Änderungen. Welche Kurse bietet reteach noch an? Die E-Akte Schulung gehört zum Themenfeld Kommunen — von Verwaltungsverfahren, Vergabe und Haushalt über Bürgerkontakt und Digitalisierung bis zu Arbeitsschutz im Bauhof. Einen Überblick gibt die Seite Schulungen für Kommunen. Alle selbstproduzierten Kurse finden Sie im Kurskatalog.
Mehr als ein AblageortWas eine E-Akte von einem Laufwerk unterscheidet und warum der Inhalt entscheidet, nicht das Format.
Richtig zuordnen, richtig zugreifenVier Stellen, an denen Daten zu den Falschen gelangen, und eine Fehlablage in drei Schritten.
Versionen und VermerkeIm System bearbeiten, bedeutsame Versionen erhalten und Entscheidungsgründe im Vermerk festhalten.
Wenn das System ausfälltNotbetrieb und Nachpflege in vier Schritten, dazu das Melden von Sicherheitsvorfällen.