Das Wichtigste vorab:
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 muss bis 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. In Deutschland liegt ein Referentenentwurf vor – er ist noch nicht vollständig öffentlich zugänglich, aber Fachkreise und Kanzleien beziehen sich bereits konkret darauf. Die Richtung ist klar. Wer jetzt erst abwartet, verliert genau die Zeit, die für eine strukturierte, kostengünstige Vorbereitung benötigt wird.

Viele Unternehmen reagieren auf neue Compliance-Anforderungen nach dem gleichen Muster: abwarten, bis das Gesetz in Kraft tritt – und dann unter Zeitdruck umzusetzen, was sich eigentlich über Monate hätte entwickeln lassen. Bei der Entgelttransparenzrichtlinie wäre das ein teurer Fehler. Denn was hier auf Sie zukommt, betrifft nicht nur eine neue Meldepflicht. Es geht um Ihre gesamte Entgeltstruktur, Ihre Arbeitsverträge, Ihre HR-IT-Systeme und Ihre interne Kommunikationskultur.

Warum jetzt handeln – obwohl das Gesetz noch nicht gilt?

Der häufigste Irrtum in Compliance-Projekten: Man verwechselt den Zeitpunkt der gesetzlichen Pflicht mit dem Zeitpunkt des Handlungsbedarfs. Beides ist nicht dasselbe.

Wer jetzt beginnt:

• Kann Entgeltsysteme schrittweise aufbauen
  Hat Zeit für Betriebsratsabstimmungen
  Kann HR-IT geordnet vorbereiten
  Vermeidet Last-Minute-Korrekturen in Verträgen
  Nutzt CSRD-Synergien gezielt
  Kommuniziert proaktiv als Employer Brand

Wer bis Juni 2026 wartet:

• Muss Systeme unter Zeitdruck anpassen
  Riskiert unabgestimmte Betriebsvereinbarungen
  Kann Datenbasis für den Erstbericht (2027) nicht mehr vollständig aufbauen
  Steht bei Auskunftsanfragen unvorbereitet da
  Erhöhtes Risiko bei Beweislastumkehr

Was konkret kommt – und worauf Sie sich einstellen müssen

Auch ohne fertiges Umsetzungsgesetz lässt sich aus der Richtlinie selbst, dem Abschlussbericht der deutschen Expertenkommission „Bürokratiearme Umsetzung“ und den Fachkommentaren führender Arbeitsrechtskanzleien ein klares Bild der künftigen Pflichten zeichnen.

Pflichten, die für alle Unternehmen gelten (unabhängig von der Größe)

Gehaltsangabe im Recruiting:
Stellenausschreibungen müssen ein Einstiegsentgelt oder eine Gehaltsspanne enthalten – so frühzeitig, dass echte Gehaltsverhandlungen möglich sind (Art. 5).

Verbot der Gehaltsfrage:
Arbeitgeber dürfen künftig keine Auskunft über die Gehaltshistorie von Bewerbenden mehr verlangen (Art. 5 Abs. 3).

Entgeltkriterien offenlegen:
Alle Beschäftigten müssen schriftlich Zugang zu den Kriterien erhalten, nach denen Gehälter bemessen und entwickelt werden (Art. 6).

Auskunftsrecht:
Beschäftigte können ihr eigenes Entgelt und den nach Geschlecht aufgeschlüsselten Durchschnittswert für vergleichbare Tätigkeiten erfragen (Art. 7).

Geheimhaltungsklauseln ungültig:
Bestehende Vertragsklauseln, die Mitarbeitenden die Offenlegung ihres Gehalts verbieten, werden mit Inkrafttreten unwirksam (Art. 7 Abs. 5).

Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten

Unternehmen ab 100 Beschäftigten müssen regelmäßig einen Entgelttransparenzbericht erstellen und öffentlich zugänglich machen – mit detaillierten Angaben zum Gender Pay Gap nach Entgeltkategorien und Beschäftigungsarten (Art. 9).

Zeitpunkt	Was passiert	Was das bedeutet
Heute (2026)	Referentenentwurf in Arbeit, nationale Gesetze in Vorbereitung	Interne Vorbereitungszeit – nutzen Sie sie!
7. Juni 2026	Gesetzliche Umsetzungsfrist in DE, AT und allen EU-Staaten	Auskunfts- und Informationspflichten greifen
Ab Inkrafttreten	Bewerbende haben Recht auf Gehaltsspanne; Geheimhaltungsklauseln verboten	Jobanzeigen und Vertragswerke anpassen
7. Juni 2027	Erster Entgelttransparenzbericht für Unternehmen ab 100 Beschäftigte	Datenbasis muss ab 01/2026 sauber vorliegen
Laufend ab 2027	Jährlich (250+) bzw. alle 3 Jahre (100-249 Beschäftigte)	Reporting-System muss stehen

Aktive Gleichstellungspflicht: Die 5-Prozent-Schwelle

Weist der Bericht ein Entgeltgefälle von mindestens 5 % aus, das sich nicht durch objektive Kriterien erklären lässt, müssen Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung Abhilfemaßnahmen erarbeiten und umsetzen (Art. 10). Passivität ist nicht mehr zulässig – und Sanktionen sind nach Art. 23 national zu regeln.

Wie Unternehmen sich jetzt vorbereiten – konkret und priorisiert

Die gute Nachricht: Wer strukturiert vorgeht, hat bis zur gesetzlichen Umsetzung genügend Zeit, um ohne Zeitdruck und ohne kostspielige Nachbesserungen eine solide Basis zu schaffen. Hier sind die sieben zentralen Handlungsfelder:

Schritt 1: Gap-Analyse – Wo stehen Sie heute?

Stellen Sie sich ehrlich drei Fragen, die Antworten zeigen Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht:

• Haben Sie dokumentierte Entgeltkriterien pro Rolle?
• Wissen Sie, wie groß Ihr interner Gender Pay Gap ist?
• Enthalten Ihre Arbeitsverträge Geheimhaltungsklauseln zum Gehalt?

Schritt 2: Entgeltsystem dokumentieren und kommunizieren

Definieren Sie – oder dokumentieren Sie, falls schon vorhanden – Gehaltsbänder pro Job-Level, Entgeltkriterien (Qualifikation, Erfahrung, Leistung etc.) und machen Sie diese internen Beschäftigten zugänglich.

Das ist der Kern der Auskunftspflicht nach Art. 6 und 7 und gleichzeitig die Grundlage für den Bericht.

Schritt 3: Recruiting-Prozesse anpassen

Führen Sie Gehaltsbänder in Stellenausschreibungen ein – jetzt, nicht erst nach Inkrafttreten. Schulen Sie Recruiting-Teams und Führungskräfte im Umgang mit der neuen Regelung.
Das Verbot, nach der Gehaltshistorie zu fragen, sollte sofort in den Bewerbungsprozess integriert werden.

Schritt 4: Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen prüfen

Lassen Sie bestehende Arbeitsverträge auf unzulässige Geheimhaltungsklauseln prüfen.
Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Betriebsrat objektive Entgeltkriterien und Betriebsvereinbarungen, bevor der gesetzliche Druck entsteht.
Gemäß § 87 Nr. 10 BetrVG (Deutschland) hat der Betriebsrat hier ohnehin Mitbestimmungsrechte.

Schritt 5: Datenbasis und HR-IT für Berichterstattung aufbauen

Der Erstbericht 2027 enthält Daten aus 2026.
Das bedeutet: Ihre HR-IT-Systeme müssen bereits jetzt in der Lage sein, Entgeltdaten nach Geschlecht, Job-Kategorie und Beschäftigungsart strukturiert zu erfassen.
Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden HRIS- oder Payroll-Systeme das leisten – und wenn nicht, planen Sie rechtzeitig die Anpassung.

Schritt 6: CSRD-Synergie nutzen

Unternehmen, die bereits CSRD-pflichtig sind oder es bald werden, können eine gemeinsame Datenstrategie entwickeln.
Der ESRS S1 (Eigene Belegschaft) verlangt ohnehin Angaben zu Entgeltgerechtigkeit und Chancengleichheit.

Wer beide Anforderungen integriert bearbeitet, spart Aufwand und stellt sicher, dass die Zahlen konsistent sind – für Aufsichtsräte, Investoren und Rating-Agenturen.

Schritt 7: Kommunikation und Change Management

Entgelttransparenz ist kulturell sensibel. Viele Mitarbeitende werden die neuen Auskunftsrechte nutzen.

Bereiten Sie Führungskräfte darauf vor, wie sie mit Gehaltsgesprächen professionell umgehen – auf Basis klarer, dokumentierter Kriterien, nicht auf Basis von Bauchgefühlen.

Rechtslage in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Deutschland: Referentenentwurf in Arbeit – Richtung klar

Ein Referentenentwurf zur Novellierung des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG) von 2017 liegt vor, ist aber nicht vollständig öffentlich zugänglich.

Fachkanzleien und Kommentare beziehen sich explizit auf den Entwurf und den Abschlussbericht der Expertenkommission „Bürokratiearme Umsetzung“.

Die Kernelemente sind absehbar:

• Berichtspflicht ab 100 Beschäftigten
• Erstbericht bis 7. Juni 2027
• erweiterter Auskunftsanspruch
• Sanktionssystem

Die nationale Gesetzgebung soll das Verfahren nach aktuellem Stand spätestens im Frühjahr 2026 starten.

Österreich: Umsetzung über GlBG und ArbVG

Österreich setzt die Richtlinie voraussichtlich über Änderungen im Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) und im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) um.

Betriebe ab 100 Beschäftigten werden berichtspflichtig; die Integration in bestehende Melde- und Berichtsverfahren ist geplant, um Doppelbelastungen zu vermeiden.

Schweiz: Keine direkte Bindung, aber Handlungsbedarf für EU-Standorte

Die Schweiz ist kein EU-Mitglied; die Richtlinie gilt nicht unmittelbar.

Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen oder Betriebsstätten in der EU sind jedoch für diese Standorte vollständig betroffen.

Darüber hinaus wächst Lohntransparenz auch im Schweizer Markt als Compliance- und Employer-Branding-Thema – unabhängig von der EU-Pflicht.

Compliance-Folgen für HR, Legal, Controlling und Corporate Governance

HR: Neue Prozesse, neue Gespräche

Für HR-Abteilungen bringt die Entgelttransparenzrichtlinie mehrere organisatorische Veränderungen mit sich. Unternehmen müssen entweder ein Job-Grading-System und klare Gehaltsbänder aufbauen oder bestehende Strukturen systematisch dokumentieren.

Zudem müssen die Entgeltkriterien schriftlich festgehalten und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, damit die gesetzlichen Transparenz- und Auskunftspflichten erfüllt werden können.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind Prozesse für Auskunftsanfragen. Unternehmen müssen festlegen, wie interne Anfragen von Mitarbeitenden sowie Anfragen von Bewerbenden im Recruiting strukturiert bearbeitet werden.

Darüber hinaus sollten Führungskräfte gezielt geschult werden, damit sie transparenzbasierte Gehaltsgespräche führen können – auf Grundlage nachvollziehbarer Kriterien statt individueller Einschätzungen.

Schließlich müssen auch Recruiting-Prozesse angepasst werden. Dazu gehört insbesondere die Überarbeitung von Stellenausschreibungen und Recruiting-Templates, damit künftig Gehaltsspannen bereits im Bewerbungsprozess angegeben werden können.

Legal: Risiken frühzeitig adressieren

Für Legal-Abteilungen liegt der Schwerpunkt darauf, rechtliche Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu minimieren.

Ein zentraler Schritt ist der Review bestehender Arbeitsverträge, insbesondere im Hinblick auf Geheimhaltungsklauseln zu Gehältern, die künftig unzulässig sein können.

Zusätzlich müssen Unternehmen ihren internen Gender Pay Gap analysieren und mögliche Erklärungsgründe dokumentieren, um im Falle von Prüfungen oder Streitigkeiten eine nachvollziehbare Begründung für Entgeltunterschiede liefern zu können.

Auch die Vorbereitung auf Auskunftsansprüche und mögliche Klageverfahren spielt eine wichtige Rolle. Die Richtlinie sieht unter anderem Schadensersatzansprüche nach Art. 16 vor.

Darüber hinaus ist die Einbindung des Betriebsrats entscheidend. Bei der Entwicklung von Entgeltkriterien greifen in Deutschland Mitbestimmungsrechte nach § 87 Nr. 10 BetrVG.

Parallel dazu müssen Legal-Teams die nationalen Umsetzungsgesetze in Deutschland, Österreich und weiteren EU-Staaten kontinuierlich beobachten, um rechtzeitig auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Controlling: Reporting-Infrastruktur aufbauen

Für das Controlling steht vor allem der Aufbau einer verlässlichen Reporting-Infrastruktur im Mittelpunkt.

Ein erster Schritt ist die Überprüfung der bestehenden HR-IT-Systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Entgeltdaten nach Geschlecht, Job-Kategorie und Beschäftigungsart aggregiert und ausgewertet werden können.

Gleichzeitig wird eine hohe Datenqualität entscheidend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Entgeltdaten ab Januar 2026 vollständig, konsistent und auswertbar erfasst werden.

Darauf aufbauend müssen Organisationen die Berechnung des bereinigten Gender Pay Gap vorbereiten, da dieser eine zentrale Kennzahl der künftigen Berichterstattung darstellt.

Außerdem sollten Schnittstellen zur CSRD-Berichterstattung (ESRS S1) berücksichtigt werden. Unternehmen, die beide Anforderungen gemeinsam in einer Datenstrategie abbilden, können Synergien nutzen und Doppelarbeit vermeiden.

Corporate Governance: Sichtbarkeit nach außen

Mit der neuen Richtlinie werden Entgelttransparenzberichte öffentlich zugänglich. Damit richten sie sich nicht nur an Behörden, sondern auch an Investoren, Rating-Agenturen, Aufsichtsräte und die Öffentlichkeit.

Unternehmen, die ihren ersten Bericht mit einer klaren Methodik, plausiblen Kennzahlen und einem glaubwürdigen Maßnahmenplan veröffentlichen, senden ein starkes Signal für Transparenz und verantwortungsvolle Unternehmensführung.

Wer hingegen unvorbereitet veröffentlicht, riskiert kritische Nachfragen zur Entgeltstruktur und mögliche Reputationsrisiken – sowohl intern als auch extern.

Fazit: Die Vorbereitungszeit beginnt jetzt

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist kein abstraktes Zukunftsthema mehr, sondern ein klar terminiertes Compliance-Vorhaben mit konkreten organisatorischen Folgen für Unternehmen.

Mit der Umsetzung bis zum 7. Juni 2026 entstehen neue Anforderungen an Recruiting-Prozesse, Entgeltsysteme, Arbeitsverträge, HR-IT und interne Kommunikation. Besonders relevant ist dabei, dass der erste Entgelttransparenzbericht bereits 2027 veröffentlicht werden muss und auf Entgeltdaten aus dem Jahr 2026 basiert.

Unternehmen, die erst kurz vor Inkrafttreten der nationalen Gesetze reagieren, riskieren Zeitdruck, unvollständige Daten und erhöhte Compliance-Risiken.

Wer hingegen frühzeitig beginnt, kann Entgeltstrukturen sauber dokumentieren, HR- und Reporting-Systeme vorbereiten und interne Prozesse schrittweise anpassen. Gleichzeitig entsteht die Chance, Transparenz, Fairness und nachvollziehbare Vergütungssysteme strategisch zu verankern.

Für Geschäftsführung, HR, Legal und Controlling gilt daher gleichermaßen:
Die kommenden Monate sind keine Phase des Abwartens, sondern eine entscheidende Vorbereitungszeit für eine nachhaltige und rechtssichere Entgelttransparenz.

Häufig gestellte Fragen