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Mitarbeiter in HSE und Compliance haben besseres zu tun als Listen zu verwalten. Dennoch ist vor allem im Mittelstand Excel immer noch die führende Software, wenn es um die Verwaltung von Unterweisungen geht. Welcher Mitarbeiter wann eine Folgeunterweisung zu absolvieren hat, wer muss erinnert werden und wer muss über abgelaufene Zertifikate informiert werden, um alle Pflichtschulungen rechtskonform nachweisen zu können… all das wäre so viel einfacher zu lösen mit digitalen Unterweisungen.
Wer Zeit einsparen und Nerven schonen möchte, sollte sich mit der Automatisierung von Unterweisungen und Compliance durch Software befassen. Denn nicht nur können die zuständigen Mitarbeiter mit anderen Aufgaben als der Verwaltung von Listen betraut werden – es können bis zu 90% der Kosten für Schulungen eingespart werden.
Im folgenden Whitepaper erhalten Sie einen Überblick über die Anforderungen an entsprechende Software Lösungen und eine Checkliste, worauf bei der Auswahl zu achten ist.
Digitale Unterweisungen: Das leistet eine Lernplattform
Unterweisungen können rechtskonform als Präsenzschulung, in einem Webinar oder auch on-demand als Online-Kurs durchgeführt werden. Aus rechtlicher Sicht macht dies keinen Unterschied. Alle Formate sind geeignet, die rechtskonforme Durchführung zu ermöglichen.
Durch die Covid-19 Pandemie, den Trend zum Homeoffice und den Kostendruck in der aufkommenden Rezession gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Unterweisungen als Online-Kurs durchzuführen. Da Online-Kurse unabhängig von Ort- und Zeit absolviert werden können, können so bis zu 90% der Kosten eingespart werden: Denn bei Online-Kursen entfallen nicht nur die Reise- und Raumkosten. Auch die Kosten für die Trainer können reduziert werden, da Online-Kurse nicht 1:1 betreut werden müssen. Die Kostenvorteile entstehen nicht zuletzt durch die Skalierung. Die Kosten für den Online-Kurs und die regelmäßigen Updates steigen nicht mit der Zahl der Mitarbeiter.
Um Unterweisungen als Online-Kurs durchzuführen wird ein sog. LMS (Lernplattform oder Learning Management System) benötigt. Das LMS übernimmt neben der Auslieferung der Multimedia Inhalte dabei auch die Aussteuerung der Inhalte als Pflichtschulung an die einzelnen Mitarbeiter oder Teilnehmer. Die Pflichtschulung enthält im Regelfall Wissensabfragen (z.B. als Quiz), um den Lernerfolg zu überwachen. Gleichzeitig fördern Interaktionen durch ein Quiz die Motivation, da der Teilnehmer aktiviert wird.
Am Ende des Kurses stellt die Lernplattform ein digitales Zertifikat aus, wenn der Kurs erfolgreich absolviert ist und das Erreichen aller Lernziele z.B. durch ein abschließendes Quiz nachgewiesen werden konnten. Zusätzlich kann durch eine digitale Signatur eine Bestätigung des Mitarbeiters eingeholt werden, z.B. dass er die Schulung im vorgegebenen Umfang absolviert hat.
Prozesse automatisieren: So lassen sich Zeit, Kosten und Nerven schonen
In der Praxis müssen die meisten mit Arbeitsschutz oder Compliance beauftragen Mitarbeiter einen hohen Anteil ihrer Arbeitszeit für die Organisation von Schulungen aufbringen. Dazu gehört vor allem das Verwalten von Terminen und Fristen in Listen. Dies ist nicht nur umständlich, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko.
Im digitalen Zeitalter können diese Aufgaben nahezu vollständig über Software automatisiert werden. So weist eine Lernplattform je nach Tätigkeitsbereich die richtigen Unterweisungsthemen zu, steuern die Auslieferung der Online-Kurse, überwacht den Lernerfolg durch Lernabfragen und stellt Zertifikate aus. Diese werden zudem befristet, so dass anschließend die Überwachung der Fristen inkl. Eskalation an Teamleads oder Compliance Management vollautomatisiert läuft.
Die Software vermeidet Fehler und arbeitet auch dann zuverlässig, wenn die zuständigen Mitarbeiter infolge von Krankheit oder Urlaub nicht vor Ort sind.
Auswahlkriterien für eine Lernplattform
Nicht jedes LMS ist für Pflichtschulungen und digitale Unterweisungen ausgelegt. Die große Mehrzahl von Lernplattformen unterstützt die betriebliche Weiterbildung (z.B. Softskills) oder andere Schulungen.
Für die rechtskonforme Durchführung von Unterweisungen sind weitere Kriterien zu beachten, auf die bei der Auswahl zu achten ist.
Inhalte & Kurse für digitale Unterweisungen
Idealerweise deckt eine Lernplattform bereits alle im Unternehmen benötigten Schulungen als fertige Unterweisungsmodule ab. Denn für die meisten rechtlich vorgeschriebenen HSE-Themen wie z.B. Arbeitssicherheit oder Datenschutz sind die Anforderungen vergleichbar, so dass diese Inhalte durch vorgefertigte Module abdeckt werden können. Dies gilt auch für Compliance Schulungen, wie z.B. Cyber Security oder IT-Sicherheit. Hier wäre die Produktion von Schulungen deutlich teuer als die Lizenzierung von fertigen Modulen, da auch die Kosten für Monitoring von Änderungen und Updates zu beachten sind.
Die Nutzung von fertigen Modulen sollte in einem flexiblen Lizenzmodell möglich sein, damit das vor allem die Zahl der zu unterweisenden Mitarbeiter berücksichtigt, um kosteneffizient zu arbeiten.
Da neben diesen Standardthemen meist zusätzlich auch unternehmensspezifische Unterweisungen durchgeführt werden müssen, sollte das LMS zusätzlich das einfache Erstellen von eigenen Kursen unterstützen. Das Anlegen und Editieren von Schulungen mit Video, Quiz und PDF sollte ganz einfach möglich sein. Auch sollte das LMS sog. Scorm Dateien importieren können, um ggfls. weitere vorgefertigte E-Trainings importieren zu können.
Einsatzbereich
Eine wichtige Weichenstellung ist die Frage, ob die Lernplattform ausschließlich für digitale Unterweisungen bzw. Compliance Schulungen eingesetzt werden soll oder ob im Unternehmen weitere Schulungsbereiche abgedeckt werden sollen.
In die Auswahl der Lernplattform sollten daher unbedingt andere Unternehmensbereiche einbezogen werden, wie vor allem HR oder Qualitätsmanagement. Nur so kann vermieden werden, dass später eine unübersichtliche oder fragmentierte IT-Systemlandschaft entsteht, in der für jeden Anwendungsbereich eine eigene Lernplattform eingesetzt wird. Im Regelfall ist es besser, eine offene Lernplattform einzusetzen, auf der verschiedene Themen für unterschiedliche Unternehmensbereiche laufen können.
Wenn dagegen im Unternehmen bereits ein LMS im Einsatz ist, sollte vorab geprüft werden, ob der Zukauf und Import von Modulen für das bestehende LMS möglich ist, um die IT-Systemlandschaft einzugrenzen.
Automatisierung
Unterweisungen und Compliance Schulungen unterscheiden sich von herkömmlichen Online-Kursen darin, dass die Schulungen z.B. als Folgeunterweisung in einem wiederkehrenden Rhythmus zu wiederholen sind. Für solche rollierenden Schulungen ergeben sich daher weitergehende Anforderungen, die viele Lernplattformen nicht erfüllen. Denn um einen hohen Grad von Automatisierung bei gleichzeitiger Reduktion von Fehlerrisiken zu erreichen, muss das LMS lückenlos und vollautomatisiert Termine, Fristen, Erinnerungen und Zertifikate verwalten können. Das LMS muss also auch auf wiederholende Schulungen ausgelegt sein. Dazu gehört insbesondere ein Erinnerungswesen, das auch Teamleads, HR oder Compliance integriert und diese in Dashboards und Benachrichtigungen einen lückenlosen Überblick darüber verschafft, ob alle Mitarbeiter die zugewiesenen Erst- und Folgeunterweisungen absolviert haben.
Mitarbeiter-Verwaltung & Schnittstellen
Um die jeweils vorgeschriebenen Unterweisungsthemen zuordnen zu können, sollte das LMS die Personalstruktur berücksichtigen und eine Gruppierung von Mitarbeitern z.B. nach Standorten, Berufsgruppen oder Abteilungen ermöglichen. Damit die Verwaltung jede denkbare Struktur abbilden kann, muss das LMS eine datenbankgestützte Verwaltung der Mitarbeiter anbieten, z.B. auf Basis von tags.
Zudem sollte das bestehende HR-System über eine Schnittstelle angebunden werden können, um neue oder ausscheidende Mitarbeiter synchron zu halten. Über diese Schnittstelle können dann auch die Zertifikate an die HR-Software zurückgespielt und dort in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
DSGVO konform
Da personenbezogene Daten von Mitarbeitern verarbeitet werden, sind an den Datenschutz und die Datensicherheit hohe Anforderungen zu richten. Infolge der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und vor allem des sog. Schrems 2 Urteils scheiden im Regelfall nicht-europäische Anbieter aus. Dies gilt vor allem für US-Anbieter, da hier deutsche Gerichte und Datenschützer einen möglichen Zugriff von US-Sicherheitsbehörden auf persönliche Daten bemängeln.
Daher sollten Anbieter bevorzugt werden, die die Verarbeitung von persönlichen Daten auf Servern mit Standort in Deutschland / Europa sowie ein umfassendes Sicherheitskonzept garantieren können.
Mobile Nutzung
Um Mitarbeiter in der Produktion schulen zu können, muss die Lernplattform in jedem Fall auch für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse geeignet sein und Schulungen auf mobilen Geräten (Tablet, Smartphone) unterstützen. Bei der mobilen Nutzung ist zwischen einer (nativen) mobilen App und der Schulung im Browser zu unterscheiden.
Der Vorteil einer nativen mobilen App liegt in der Möglichkeit, dass die Mitarbeiter die Schulungen auf das mobile Device laden und dann auch offline arbeiten können. Dieser vermeintliche Vorteil ist aus Sicht der Mitarbeiter aber ein Nachteil, da erheblicher Speicherplatz verbraucht wird. Sofern die Mitarbeiter die privaten Geräte nutzen, werden sie den Verbrauch von Speicher ebenso ablehnen wie überhaupt der Installation einer App des Arbeitgebers kritisch begegnen.
In der Praxis setzen sich daher Anwendungen durch, wo die Schulungen nach Login über den mobilen Browser angerufen werden, da dies von der Ausgabe der Inhalte gegenüber der nativen App keinen Unterschied macht.
Einfach zu bedienen
Die für Großunternehmen angebotenen Lösungen sind oft überladen und kompliziert zu bedienen. Wenn im Unternehmen keine E-Learning Spezialisten beschäftigt werden, sollte unbedingt auf eine intuitive Benutzeroberfläche, einen einfach zu bedienenden Kurseditor sowie eine übersichtliche Verwaltung von Mitarbeitern, Kursen und Terminen geachtet werden. Andernfalls wird die Lernplattform im Unternehmen nicht auf Akzeptanz stoßen und es wird nicht gelingen, weitere Unternehmensbereiche wie HR oder Qualitätsmanagement einzubeziehen.
Für die tägliche Arbeit ist zudem ein Hilfebereich wichtig und ein Support. Der Support sollte idealweise auf Deutsch erfolgen, um bei Fragen oder Problemen eine schnelle Hilfe zu ermöglichen.
Cloud, On-Premise oder Eigenentwicklung
In den letzten Jahren hat sich Business Software nahezu vollständig in die Cloud verlagert. Die Vorteile von solchen Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen sind offenkundig. Hervorzuheben ist vor allem, dass bei Cloud-Lösungen kein Aufwand für Wartung und Updates entstehen, da die Software laufend weiterentwickelt wird und die Verfügbarkeit und Sicherheit von Cloud-Lösungen dem lokalen Hosting überlegen ist. Die Auslieferung als lokale Lösung (On-Premise) ist ein überaltertes Modell und als solches nicht mehr zu empfehlen.
Oft wird von Unternehmen als Alternative zu einer SaaS-Lösung eine Eigenentwicklung auf Basis von open source in Erwägung gezogen. Open Source Lösungen sind aber deutlich teuer als SaaS Lösungen, da nicht nur die erstmalige Adaption, sondern auch die laufende Weiterentwicklung und das Hosting als interne oder externe Kosten anfallen. Wer das nachrechnen möchte, legt einfach die monatlichen Aufwendungen einer SaaS Lösung auf einen durchschnittlichen Tagessatz Softwareentwicklung um. So rechnen Sie aus, was mit den (wenigen) Tagen oder Stunden überhaupt erreicht werden kann.
Sie haben nun einen Überblick über die Automatisierung von digitalen Unterweisungen erhalten. Sie wollen mehr zum Thema digitales Lernen und Lernplattformen erfahren? Im verlinkten Beitrag erfahren Sie, wie man eine Lernplattform für Unternehmen generell einsetzt und welche Funktionen und Formen diese haben.
