Onboarding-Checkliste für Unternehmen im Mittelstand 

Das Onboarding folgt auf die Phase des Preboardings und ist einer der ausschlaggebendsten Faktoren, um Mitarbeitende langfristig an ein Unternehmen zu binden. Wir erklären Ihnen, wie gutes Onboarding funktioniert und haben alles Wichtige in einer Onboarding-Checkliste zum Download für Sie zusammengefasst. 

Was ist Onboarding? 

Onboarding bezeichnet die Anfangsphase, in der neue Mitarbeitende in ein Unternehmen eingeführt werden. Dazu gehört die Orientierung in Bezug auf die Unternehmenskultur, Richtlinien und Arbeitsabläufe sowie das Erlernen der jobspezifischen Aufgaben. Ziel ist es, den Mitarbeitenden erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren und seine Produktivität zu fördern. Es gibt praktische Onboarding Tools sowie Onboarding Checklisten, die People & Culture wie auch den Vorgesetzten und dem Neuankömmling den Prozess erleichtern. 

Wie lange dauert Onboarding? 

Das Onboarding kann einige Wochen bis zu mehreren Monaten dauern. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass Onboarding definitiv mehr als einen Tag und auch mehr als eine Woche dauert. Es geht nicht darum, alles so schnell wie möglich abzuschließen, sondern das neue Teammitglied gewissenhaft einzuarbeiten und darauf zu achten, dass er oder sie sich wohlfühlt. Nur so kann eine gute Basis für eine langfristige Zusammenarbeit geschaffen werden. Im Idealfall fühlen sich die Mitarbeitenden nach Abschluss des Onboardings sicher und vorbereitet auf ihre Aufgaben. Das Onboarding endet in der Regel mit dem Ablaufen der Probezeit, sprich nach 3-6 Monaten. 

Der Zeitplan im Onboarding 

Grob gesagt teilt sich das Onboarding in 4 Phasen auf: 

• Der erste Arbeitstag: der neue Mitarbeitende wird empfangen, lernt das Team kennen und erhält seine Hardware. Es werden erste Schulungen und Unterweisungen durchgeführt. 
• Woche 1-8: Rollenspezifisches Onboarding und Annäherung an die eigentlichen Aufgaben 
• Woche 9-12: Eintritt in die selbstständige Phase 
• Nach 3-6 Monaten: Kompetenz-Check 

Für ausführlichere Informationen zum zeitlichen Ablauf des Onboardings können Sie unser Whitepaper am Ende der Seite kostenlos downloaden.

Was macht exzellentes Onboarding aus? 

Sorgen Sie für einen reibungslosen ersten Tag. Das A und O ist eine saubere Struktur, die dem neuen Mitarbeitenden schon vor seinem Start zugeschickt wird. Achten Sie auf Details wie Dekoration, Willkommensgeschenke usw. So wird sich Ihr neuer Teamkollege sicher direkt wohlfühlen. Der erste Eindruck zählt. 

Setzen Sie unbedingt auf ein Buddy- und Mentoren-System. Während der Buddy für informellere Aufgaben zuständig ist und praktische Fragen beantwortet, begleitet der Mentor den neuen Kollegen langfristig auf beruflicher Ebene. Beide Rollen sind enorm wichtig für einen guten Start und dass sich das neue Teammitglied gut im Unternehmen aufgehoben fühlt.  

Nutzen Sie digitale Tools wie ein LMS (digitale Lernplattform), um Ihr Onboarding noch besser zu gestalten. Viele Prozesse können so automatisiert werden und erleichtern allen Beteiligten das Leben. Der neue Mitarbeitende kann sich digitale Unterweisungen im eigenen Tempo anschauen und findet alle Inhalte übersichtlich gespeichert auf der Lernplattform, während das Unternehmen Zeit und Geld spart, indem keine Räumlichkeiten und externen Trainer gebucht werden müssen. 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist Feedback. Sie sollten während des gesamten Onboarding Prozesses ehrliches Feedback erfragen und – noch wichtiger – sich dieses zu Herzen nehmen. Nutzen Sie die Verbesserungsvorschläge Ihres neuen Mitarbeitenden, um das nächste Onboarding noch besser zu gestalten. Natürlich sollten Sie auch auf Feedback eingehen, das den laufenden Einarbeitungsprozess betrifft. Fühlt sich der Mitarbeitende mit den Aufgaben überfordert oder fehlt ihm etwas, sollten Sie dringend handeln. 

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen mitgeben: Vermeiden Sie es, Druck auf neue Teammitglieder auszuüben. So geht der Einarbeitungsprozess auch nicht schneller, da jeder im eigenen Tempo lernt. Arbeiten Sie stattdessen mit Motivation und lobenden Worten. 

Remote Onboarding – Worauf kommt es an? 

Im Remote Onboarding gelten grundlegend ähnliche Schritte wie im herkömmlichen Präsenz-Onboarding. Es gibt jedoch einige Anpassungen, wobei der Fokus immer darauf liegen sollte, den neuen Mitarbeitenden auf allen Ebenen in das Unternehmen zu integrieren. Dazu gehört sowohl die soziale Integration ins Team wie auch die Einführung in jobspezifische Aufgaben. 

Physische Aspekte wie der Mitarbeiterausweis oder Bürodekoration entfallen im Remote Onboarding, während virtuelle Treffen (z.B. virtuelles Kaffeetrinken mit dem Team), ein gut strukturierter Einarbeitungsplan und ein regelmäßiger Online-Austausch mit dem Buddy und dem Mentor noch wichtiger werden. Die klare Definition von Ansprechpartnern sowie die Nutzung von Online-Kommunikationstools (MS Teams, Zoom, Slack usw.) und Aufgabenorganisation (Trello, Cloud für Datenspeicherung) sind entscheidend.  

Trotz Remote Work darf nicht vergessen werden, wie wichtig der persönliche Austausch zwischen den Mitarbeitenden ist. Vernachlässigen Sie niemals regelmäßige Präsenztreffen wie Sommer- oder Weihnachtsfeste. Diese sind essenziell für die Zusammenarbeit im Team und die Stärkung der Mitarbeiterbindung ans Unternehmen. 

Wie hilft eine digitale Lernplattform im Onboarding? 

Eine digitale Lernplattform, auch als Learning Management System (LMS) bekannt, ermöglicht die digitale Erstellung und Zuweisung von Lerninhalten, wie beispielsweise Onboarding-Plänen, Onboarding Checklisten, PDFs oder Videos. Mitarbeitende können so flexibel an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Schulungen zugreifen und sich im eigenen Tempo einarbeiten.

Unternehmen können das Onboarding mit Hilfe einer Online-Akademie besser strukturieren, da sie Lernpfade für die neuen Teammitglieder anlegen, Termine planen und den Lernfortschritt einfach verfolgen können. Ein LMS spart zudem finanzielle Ressourcen, da nicht bei jedem neuen Mitarbeitenden aufs Neue ein Trainer engagiert werden muss, der die Schulung abhält. Diese Gelder können Unternehmen wiederum in hochwertige Schulungen oder andere Mitarbeiterleistungen investieren. 

Unser Onboarding Whitepaper  

Sie haben nun einen Einblick in das Thema Onboarding erhalten. Ausführlichere Informationen erhalten Sie in unserem kostenlosen Whitepaper. Außerdem: Welche gängigen Fehler im Onboarding Sie unbedingt vermeiden sollten, woher Sie die Lerninhalte für das Onboarding am besten beziehen und eine Onboarding-Checkliste zum Abhaken. 

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