Unterschied Compliance-Schulungen und Unterweisungen: Definitionen

Die Begriffe Compliance-Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungen werden im betrieblichen Alltag häufig vermischt oder synonym verwendet. Auf den ersten Blick scheint das unproblematisch – schließlich geht es in allen Fällen um die Vermittlung von Wissen an Mitarbeitende.

Diese Vermischung kann jedoch zu erheblichen Compliance-Risiken führen. Denn jede Maßnahmenart hat unterschiedliche rechtliche Grundlagen, unterschiedliche Anforderungen an Durchführung und Dokumentation sowie unterschiedliche organisatorische Konsequenzen.

Was sind Compliance-Schulungen?

Compliance-Schulungen sind organisatorisch verpflichtende Schulungsmaßnahmen zur Vermittlung von Regeln, rechtlichen Vorgaben und internen Verhaltensanforderungen. Ihr Ziel ist, dass Mitarbeitende diese kennen, verstehen und einhalten. Sie dienen der Prävention von Regelverstößen und der Absicherung der Unternehmensorganisation. 

Die Verpflichtung zu Compliance-Schulungen ergibt sich nicht aus einzelnen Schulungsgesetzen, sondern aus der Gesamtverantwortung der Geschäftsführung für eine ordnungsgemäße Unternehmensorganisation. Relevante Grundlagen sind Organisations- und Aufsichtspflichten, Haftungsrisiken bei Regel- oder Pflichtverstößen sowie Anforderungen aus Governance-Systemen und Audit-Erwartungen.

Typische Themen von Compliance-Schulungen sind Datenschutz und Informationssicherheit, Hinweisgeberschutz und Meldeverfahren, Code of Conduct und interne Richtlinien sowie Korruptionsprävention. Die Inhalte sind organisationsspezifisch festzulegen und regelmäßig zu überprüfen.

Auch wenn Compliance-Schulungen keine gesetzlichen Unterweisungen sind, ist eine angemessene Verständnissicherung erforderlich. Reine Teilnahme- oder Lesebestätigungen reichen nicht aus, um Organisations- und Aufsichtspflichten zu erfüllen. Die Dokumentation muss so erfolgen, dass sie internen und externen Prüfungen standhält.

Was sind Unterweisungen?

Unterweisungen sind gesetzlich vorgeschriebene Pflichtmaßnahmen, beispielsweise im Arbeitsschutz. Die rechtliche Grundlage bilden spezifische Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz oder die DGUV Vorschrift 1. Diese Gesetze definieren konkrete Anforderungen an Inhalt, Durchführung und Dokumentation.

Ein zentrales Merkmal von Unterweisungen ist der Arbeitsplatz- und Tätigkeitsbezug. Unterweisungen müssen auf die konkreten Gefährdungen und Schutzmaßnahmen am jeweiligen Arbeitsplatz abgestimmt sein. Allgemeine Standardinhalte erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Unterweisungen erfordern eine zwingende Verständnissicherung. Die bloße Bereitstellung von Inhalten genügt nicht. Es muss nachvollziehbar dokumentiert werden, dass die vermittelten Inhalte tatsächlich verstanden wurden. Bei Nichtbestehen eines Tests muss eine Wiederholung ermöglicht werden.

Die Dokumentation von Unterweisungen muss gesetzeskonform erfolgen. Dokumentiert werden müssen Zeitpunkt, Inhalte, teilnehmende Personen sowie Art und Ergebnis der Verständnissicherung.

Wie Unternehmen Unterweisungen digital organisieren und trotzdem rechtssicher dokumentieren, erfahren Sie hier.

Was sind Weiterbildungen?

Weiterbildungen unterscheiden sich grundlegend von Compliance-Schulungen und Unterweisungen. Sie sind freiwillige Maßnahmen zum Kompetenzaufbau. Sie unterliegen keiner Pflicht- oder Nachweislogik und dienen der individuellen oder organisatorischen Entwicklung.

Weiterbildungen liegen in der Regel in der Verantwortung von HR oder der jeweiligen Fachbereiche. Die Entscheidung über Inhalt, Durchführung und Teilnahme erfolgt nach anderen Kriterien als bei Compliance-Schulungen oder Unterweisungen.

Für Weiterbildungen besteht keine verpflichtende Verständnissicherung. Auch die Dokumentationsanforderungen sind nicht mit denen von Compliance-Schulungen oder Unterweisungen vergleichbar.

Warum die Vermischung zu Risiken führt

Eine verbreitete Fehlannahme ist, dass eine Compliance-Schulung eine gesetzliche Unterweisung ersetzen könne. Das ist nicht zutreffend. Die Maßnahmenarten haben unterschiedliche rechtliche Grundlagen und Anforderungen. Wird eine Schulung durchgeführt, obwohl eine Unterweisung erforderlich ist, fehlt der rechtskonforme Nachweis.

Ebenso problematisch ist die Annahme, dass eine Weiterbildung automatisch Compliance-Anforderungen erfülle. Compliance-Schulungen sind verpflichtend und erfordern eine systematische Dokumentation und Nachweisführung. Diese Anforderungen bestehen bei Weiterbildungen nicht.

Unterschiedliche Anforderungen an die Verständnissicherung

Bei Unterweisungen ist die Verständnissicherung gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Bei Compliance-Schulungen ist sie zur Erfüllung der Organisations- und Aufsichtspflichten erforderlich. Bei Weiterbildungen besteht keine entsprechende Pflicht.

Unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation

Unterweisungen erfordern eine gesetzeskonforme Dokumentation mit definierten Inhalten. Compliance-Schulungen müssen audit- und nachweisfähig dokumentiert werden. Weiterbildungen unterliegen keiner vergleichbaren Dokumentationspflicht.

Die richtige Zuordnung ist entscheidend

Für jede Maßnahme muss klar sein, um welche Art es sich handelt. Besteht eine gesetzliche Unterweisungspflicht, muss diese mit allen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden – unabhängig von der verwendeten Bezeichnung. Besteht eine organisationsrechtliche Pflicht zur Compliance-Schulung, müssen die entsprechenden Anforderungen an Verständnissicherung und Dokumentation eingehalten werden.

Typische Fehlannahmen in Unternehmen

Einige Fehlannahmen führen regelmäßig zu Compliance-Risiken. Die Annahme, dass Compliance-Schulungen freiwillig seien, ist nicht zutreffend. Die Verpflichtung ergibt sich aus der Organisations-, Aufsichts- und Sorgfaltspflicht der Unternehmensleitung.

Die Annahme, dass das Lesen einer Policy oder das Bestätigen der Kenntnisnahme ausreiche, ist ebenfalls nicht zutreffend. Es muss nachgewiesen werden können, dass Inhalte tatsächlich verstanden wurden.

Welche Verantwortung und Pflichten die Geschäftsführung bei Compliance-Schulungen tatsächlich trägt, lesen Sie hier.

Fazit: Begriffliche Klarheit als Grundlage der Organisation

Die Unterscheidung zwischen Compliance-Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungen ist keine Formalität, sondern eine organisatorische Notwendigkeit. Jede Maßnahmenart hat unterschiedliche rechtliche Grundlagen, unterschiedliche Anforderungen an Durchführung und Dokumentation sowie unterschiedliche Konsequenzen bei Nichterfüllung.

Entscheider müssen sicherstellen, dass die begriffliche Unterscheidung in der Organisation bekannt ist und eingehalten wird. Eine Vermischung der Begriffe und Anforderungen führt zu Compliance-Risiken.

Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Organisation aller drei Maßnahmenarten. Bei gesetzlichen Unterweisungen ergeben sich die Anforderungen aus den jeweiligen Gesetzen. Bei Compliance-Schulungen ergeben sich die Anforderungen aus der Organisations- und Aufsichtspflicht sowie aus Governance- und Audit-Erwartungen. Bei Weiterbildungen bestehen keine vergleichbaren Pflichten.

Wer Compliance-Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungen sauber voneinander trennt, schafft die Grundlage für eine rechtssichere Organisation. In der Praxis scheitert die Umsetzung jedoch oft nicht an fehlendem Wissen, sondern an fehlenden Prozessen: Zuständigkeiten sind unklar, Wiederholungen werden nicht zuverlässig gesteuert und Nachweise sind im Prüfungsfall nicht schnell verfügbar.

Wie digitale Compliance-Schulungen in der Praxis funktionieren – inklusive Verständnissicherung und auditfähiger Dokumentation – erfahren Sie hier.

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Häufig gestellte Fragen