Interne Meldestelle nach HinSchG: Pflicht und Ablauf Kurz erklärt Eine interne Meldestelle ist die Stelle im Unternehmen, an die Beschäftigte Hinweise auf Rechtsverstöße vertraulich melden können. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine solche Stelle einrichten. Wer muss eine interne Meldestelle einrichten? Die Pflicht steht in § 12 HinSchG. Sie gilt für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für Banken, Versicherungen und andere Finanzunternehmen gilt sie unabhängig von der Größe. Die wichtigsten Fristen SchrittFristEingangsbestätigungSpätestens nach 7 TagenRückmeldung an die hinweisgebende PersonInnerhalb von 3 MonatenDokumentationAufbewahrung in der Regel 3 Jahre So läuft eine Meldung ab Hinweis geht ein, mündlich, schriftlich oder auf Wunsch persönlich Eingang wird bestätigt Stichhaltigkeit wird geprüft Folgemaßnahmen wie interne Untersuchungen werden eingeleitet Die hinweisgebende Person erhält eine Rückmeldung Worauf es ankommt Die Identität der hinweisgebenden Person ist streng vertraulich zu behandeln. Die zuständigen Personen müssen unabhängig und fachkundig sein. Unternehmen dürfen die Aufgabe auch an externe Dritte wie eine Ombudsperson übertragen. Wie die Beauftragten geschult werden, zeigt die Meldestellen-Beauftragter Schulung. Mehr zu den Pflichten im Beitrag Hinweisgeberschutzgesetz. Beispiel aus der Praxis Ein Teammitglied meldet über das Hinweisportal, dass in der eigenen Abteilung Prüfprotokolle nachträglich geändert werden. Die Meldestelle bestätigt den Eingang nach zwei Tagen, prüft den Fall gemeinsam mit der Qualitätssicherung und informiert die hinweisgebende Person nach sieben Wochen über die eingeleiteten Maßnahmen. Verwandte Begriffe Compliance-Beauftragter, Tone from the Top und Compliance-Verstoß. Weitere Begriffe finden Sie im Compliance-Glossar. Häufig gestellte Fragen Muss die interne Meldestelle anonyme Hinweise annehmen?Das Gesetz verpflichtet nicht dazu, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Sie sollen aber bearbeitet werden, wenn sie eingehen. Können mehrere Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben?Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Stelle einrichten. Verstöße abzustellen und der hinweisgebenden Person Rückmeldung zu geben, bleibt aber Pflicht jedes einzelnen Unternehmens. Was passiert, wenn keine Meldestelle eingerichtet wird?Das Fehlen einer internen Meldestelle ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld geahndet werden.