82 Fragen zum Onboarding im Homeoffice – wichtig für jeden neuen Mitarbeiter

Ein erfolgreiches Onboarding fördert die langfristige Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter mehrere Jahre in einem Unternehmen verbleiben, wenn sie mit ihrem Onboarding zufrieden waren. Allerdings hat sich im Zuge der Corona-Pandemie die Gestaltung von Onboarding verändert. Viele Mitarbeiter befinden sich im Homeoffice und so findet auch die Einarbeitung remote statt. Remote-Onboarding ist für viele Unternehmen die neue Realität – und dieses Konzept bringt eine ganze Reihe neuer Fragen und Bedenken der Mitarbeiter mit sich, die an Bord kommen. Bleiben diese Fragen unbeantwortet, können sie sich in zweierlei Hinsicht negativ auf die Erfahrung neuer Mitarbeiter auswirken:

Verlust an Produktivität:

Ohne das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt verfügen neue Mitarbeiter nicht über die notwendigen Werkzeuge, um effektiv einen Beitrag in Ihrem Unternehmen zu leisten.

Engagementgesteuerte Fluktuation:

Ohne die richtige Aufmerksamkeit fühlen sich Ihre neuen Mitarbeiter nicht wertgeschätzt. Zweifel können sich einschleichen. Die Mitarbeiter werden sich möglicherweise fragen, ob sie die richtige Wahl getroffen haben, als sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. Und das ist der Grund, warum ein Drittel der neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate wieder kündigt.

Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die folgenden Fragen proaktiv beantworten können, gewinnen Sie den Respekt Ihrer neuen Mitarbeiter, sichern Ihre Investitionen in die Personalbeschaffung und stärken Ihre Onboarding-Reise.

Thema 1: Was passiert bevor ich anfange?

Traditionell werden die Einführungsprozesse ohnehin online abgewickelt, aber die Auswirkungen, wenn man vergisst, einen Laptop zu bestellen oder einen Vertrag vor dem ersten Tag zu unterschreiben, sind noch etwas dramatischer, wenn ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Tag zu Hause verbringt. Achten Sie darauf, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

1. Wie unterschreibe ich meinen Vertrag?
2. Werde ich einen Arbeitslaptop oder ein Telefon erhalten?
3. Kann ich meinen Arbeitslaptop oder das Telefon selbst auswählen?
4. Wie erhalte ich meinen Laptop oder das Telefon?
5. Muss ich vor Beginn meiner Tätigkeit eine Schulung absolvieren?
6. Muss ich einen COVID-Test machen, bevor ich anfange?

Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter die Gewissheit, dass der erste Arbeitstag gut vorbereitet ist und der Mitarbeiter direkt starten kann.

Thema 2: Wie richte ich mein Homeoffice ein?

Erfolgreiches Arbeiten von zu Hause aus ist eine Kunst, und kann womöglich am Anfang eine Herausforderung für den neuen Mitarbeiter sein. Stellen Sie sicher, dass Sie genau darlegen, was Ihr Unternehmen zur Unterstützung Ihres Mitarbeiters im Homeoffice beitragen wird und was nicht.

Vergessen Sie auch nicht, einige Informationen über die Sicherheit und Gesundheit im Homeoffice zu geben.

7. Haben wir ein Budget für die Einrichtung eines externen Büros?
8. Kann ich die Kosten für die Büroausstattung übernehmen?
9. Erstattet das Unternehmen die Kosten für das Internet zu Hause?
10. Wo kann ich am besten von zu Hause aus arbeiten?
11. Wie kann ich einen ergonomischen Arbeitsbereich einrichten?

Wenn Sie versuchen diese Fragen zu beantworten, ist das Home Office Ihres neuen Teammitglieds vom ersten Tag an einsatzbereit.

Thema 3: Wie wird mein erster Tag aussehen?

Selbst erfahrene Fachleute können am ersten Tag nervös sein.

12. Um wie viel Uhr fange ich an?
13. Gibt es einen Zeitplan für den ersten Tag?
14. Wie lautet die Kleiderordnung?
15. Wie melde ich mich bei meinen E-Mail-/Slack-/Zoom-/Konten und anderen Systemen an?
16. Mit wem führe ich meinen ersten Videoanruf?
17. Was tue ich, wenn ich Probleme mit der Einwahl habe?
18. Was sind die Regeln für Videoanrufe? (z. B.: obligatorisches Video, Kopfhörer vs. Lautsprecher)
19. Benötige ich am ersten Tag zusätzliche Ausrüstung?
20. Werden mein Team und ich gemeinsam online zu Mittag essen?
21. Wen kann ich anrufen, wenn ich weitere Fragen habe?

Diese Fragen mögen einfach erscheinen, sind für neue Mitarbeiter im Homeoffice aber sehr hilfreich, da sie sich nicht mal eben an einen Kollegen am Nachbarschreibtisch wenden können.

Thema 4: Wie ist das Unternehmen organisiert?

Für fast 75 % der neu eingestellten Mitarbeiter ist die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung. Auch wenn dies vielleicht nicht der aufregendste Teil einer neuen Stelle ist, so ist es doch ein wichtiger. Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen zu den praktischen Abläufen, Prozessen und Richtlinien Ihres Unternehmens vorwegnehmen.

22. Wie ist der Ablauf, wenn ich krank bin?
23. Wie ist das Verfahren, wenn ich mich mit dem Coronavirus anstecke?
24. Was ist zu tun, wenn ich mit jemandem in Kontakt komme, der das Coronavirus hat?
25. Kann ich von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, auch von einem anderen Land aus?
26. Was beinhalten die betrieblichen Leistungen?
27. Wie sieht die Urlaubspolitik aus?
28. Kann ich während meiner Arbeit private Anrufe und E-Mails beantworten?
29. Hat das Unternehmen eine COVID-freundliche Reiserichtlinie?
30. Kann ich mich mit Kollegen persönlich treffen?
31. Kann ich mich mit Kunden persönlich treffen?
32. Was mache ich, wenn mein Firmentelefon oder mein Laptop ausfällt?
33. Wie lange sind meine Pausen und kann ich sie nehmen, wann immer ich will?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein hervorragendes Mittel, um diese Dinge zu vermitteln.

Thema 5: Wie ist der Umgang mit Covid-19?

Neue Mitarbeiter wollen wissen, wie Ihr Unternehmen auf die Pandemie reagiert und welche Pläne Sie für die Zukunft haben, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

34. Welche Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen wurden als Reaktion auf COVID-19 entwickelt?
35. Besteht eine Strategie für die Rückkehr an den Arbeitsplatz oder die Wiedereingliederung?
36. Wie kommunizieren Sie Aktualisierungen der COVID-19-Richtlinien?
37. Gibt es eine zusätzliche Unterstützung für Mitarbeiter, die mit Kindern zu Hause arbeiten?
38. Wie plant das Unternehmen, in der Zeit nach der Corona-Pandemie zu wachsen?

Seien Sie hier so klar wie möglich, um Unsicherheiten zu vermeiden, und aktualisieren Sie Ihre Antworten, wenn sich etwas ändert.

Thema 6: Wie füge ich mich in das Unternehmen ein?

Inspiration entsteht durch Sinn und Zweck – wenn Mitarbeiter also verstehen, WARUM ihre Arbeit wichtig ist, sind sie motiviert, mehr zu leisten. Dies ist umso wichtiger, wenn man remote arbeitet, wobei es schwierig sein kann, zu erkennen, wie sich die eigene Rolle auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

39. Was sind die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens?
40. Wie trägt meine Arbeit zu diesen Zielen bei?
41. Was sind unsere größten Herausforderungen?
42. Wie trägt meine Tätigkeit zur Bewältigung dieser Herausforderungen bei?

Ihr Einführungsprogramm sollte neue Mitarbeiter über die strategischen Prioritäten und Herausforderungen des Unternehmens informieren und erklären, wie ihre Aufgabe damit zusammenhängt. Dies wird den Mitarbeitern helfen zu verstehen, wie sie persönlich dazu beitragen können.

Thema 7: Was wird von mir erwartet?

Alle neu eingestellten Mitarbeiter möchten einen positiven Einfluss ausüben. In einem Arbeitsumfeld, in dem sie remote arbeiten, ist es wichtiger denn je, kommunikativ zu sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Erwartungen der Arbeitgeber nicht aus den Augen verlieren oder das Gefühl haben, dass ihnen die Richtung fehlt.

43. Welche Art von digitalen Schulungsmethoden verwenden Sie?
44. Wie hat sich der Führungsstil des Unternehmens entwickelt, um Remote-Mitarbeiter zu unterstützen?
45. Werde ich neben digitalen Schulungen auch regelmäßige Kontrollbesuche erhalten?
46. Wie wird die Leistung von Remote-Work gemessen?
47. Wen kann ich um Hilfe bitten, wenn ich nicht weiterkomme?
48. Haben wir ein Portal für häufig gestellte Fragen?
49. Gibt es unausgesprochene Ziele für meine Rolle?
50. Gibt es „Erfolgsgeschichten“ von Kollegen, die remote arbeiten?
51. Wen kann ich anrufen, wenn ich noch Fragen habe?

Eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte darin bestehen, ihnen zu zeigen, dass die Ressourcen, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen, ohne weiteres zur Verfügung stehen.

Thema 8: Wer ist mein Ansprechpartner?

Neue Mitarbeiter müssen drei wichtige Dinge wissen, wenn es um Ansprechpartner geht:

52. Wen kann ich anrufen, wenn ich Fragen zu meiner Arbeit oder dem Unternehmen habe?
53. Wen kann ich anrufen, wenn ich ein Problem habe oder etwas Schlimmes passiert ist?
54. Wen kann ich anrufen, wenn ich eine tolle Idee habe, die nicht in meinen Aufgabenbereich fällt?

Wenn Mitarbeiter eine neue Tätigkeit in einer traditionellen Büroumgebung beginnen, finden täglich Hunderte von Mikro-Transaktionen statt, die wir als beiläufige Kommunikation bezeichnen. Aus dieser Art von Kommunikation lernt man viel, insbesondere wenn es darum geht, wer wofür zuständig ist. Ohne diese beiläufigen Interaktionen kann es schwierig sein, herauszufinden, mit wem man in Kontakt treten soll. Daher ist es wichtig, dass Ihr Onboarding-Programm ausdrücklich festlegt, wie neue Mitarbeiter ihre Ideen, Gedanken, Fragen, Ängste und Bedenken äußern können. Ein Mentorenprogramm, eine vertrauliche Mitarbeiter-Hotline oder ein anonymes Vorschlagsportal sind hier gute Ideen.

Thema 9: Wie kann ich eine Beziehung zu meinen Kollegen aufbauen?

Bei einem Start aus dem Homeoffice kann es noch schwieriger als sonst sein, sozialen Beziehungen zu Kollegen zu pflegen, insbesondere wenn man eine eher introvertierte Persönlichkeit ist.

55. Veranstaltet das Unternehmen Online-Treffen?
56. Ich bin sozial ängstlich. Welche Maßnahmen gibt es, um Menschen wie mir die Teilnahme an Online-Treffen zu erleichtern?
57. Werde ich einen Remote-Onboarding-Buddy haben?
58. Wie kann ich mein Team aus dem Homeoffice besser kennen lernen?
59. Gibt es Maßnahmen, die mir helfen, Kollegen außerhalb meines Teams kennen zu lernen?
60. Gibt es informelle Kommunikationskanäle, über die wir uns über lustige oder interessante Dinge austauschen können?

Je mehr Informationen Sie hier geben können, desto besser wird Ihr neuer Mitarbeiter darauf vorbereitet sein, ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens zu werden.

Thema 10: Wie sieht die Unternehmenskultur aus?

Es kann schwierig sein, die Kultur einer Organisation zu verstehen, wenn man physisch isoliert ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen abgerundeten Überblick über die Aspekte Ihrer Organisationskultur bieten.

61. Wie sieht das Homeoffice meiner Kollegen aus?
62. Wie sah unser Büro vor COVID aus?
63. Und was wird sich ändern, wenn wir irgendwann zurückkehren?
64. Gibt es einen Fachjargon für die Arbeit im Homeoffice, den wir kennen müssen?
65. Gibt es irgendwelche Rituale? (Freitagsdrinks, 10 Uhr Kaffee usw.)
66. Arbeiten die Kollegen von 9 bis 17 Uhr? Oder legen sie lieber einen individuellen Zeitplan fest?
67. Wie trennen die Kollegen ihr Arbeitsleben von ihrem Privatleben?
68. Ist es in Ordnung, wenn meine Kinder oder andere Familienmitglieder in meinem Arbeitsbereich sind?
69. Was ist mit Haustieren?
70. Wird man mich verurteilen, wenn ich nicht immer „online“ bin?
71. Gibt es irgendwelche Tabus für die Arbeit im Homeoffice?

Seien Sie hier ehrlich: Wenn es nicht in Ordnung ist, Haustiere bei einem Zoom-Anruf dabei zu haben, dann sagen Sie es.

Thema 11: Wie ist der Umgang mit den Aspekten „Gesundheit“ und „Wohlbefinden“?

Aktuell sind die Menschen viel mehr externen Stressfaktoren ausgesetzt sind, und es kann schwierig sein, zu erkennen, wann und ob sie Hilfe brauchen. Viele neu eingestellte Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie in den ersten Wochen und Monaten am Arbeitsplatz unkaputtbar erscheinen müssen, und suchen daher nicht aktiv nach Hilfe.

Informieren Sie darüber, was Ihr Unternehmen tut, um die psychische Gesundheit in diesen schwierigen Zeiten zu fördern.

72. Wie kann ich meine psychische Gesundheit zu Hause in den Griff bekommen?
73. Bietet das Unternehmen Zugang zu Diensten zur Unterstützung der psychischen Gesundheit?
74. Gibt es Ressourcen, die mir helfen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden?
75. An wen kann ich mich wenden, wenn ich Probleme mit meiner Gesundheit und meinem Wohlbefinden habe?
76. Bietet das Unternehmen Zugang zu Fitnesskursen aus der Ferne?

Lassen Sie keinen Raum für Interpretationen und machen Sie deutlich, dass Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben fördern und der psychischen Gesundheit Vorrang einräumen.

Thema 12: Wie kann ich wachsen?

Es ist eine Tatsache, dass die meisten Menschen durch Karrieremöglichkeiten und die Belohnung für harte Arbeit stärker motiviert werden als durch eine finanzielle Vergütung.

77. Haben sich die Wachstums- und Aufstiegschancen durch COVID-19 verändert?
78. Wie kann ich innerhalb des Unternehmens aufsteigen, wenn ich aus dem Homeoffice arbeite?
79. Bieten Sie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten an?
80. Kann ich meinen eigenen beruflichen Entwicklungsplan entwerfen?
81. Gibt es Fernlehrgänge?
82. Werde ich ein Budget für Weiterbildungen erhalten?

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um neuen Mitarbeitern zu versichern, dass die Arbeit im Homeoffice und COVID-19 kein Hindernis für ihr Wachstumspotenzial in Ihrem Unternehmen darstellen.

Das Fazit

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, werden sich Ihre neuen Mitarbeiter gut informiert und beruhigt fühlen, sodass Sie gemeinsam Ihre Onboarding-Reise starten können. Mit einem erfolgreichen Onboarding fördern Sie die langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter an Ihr Unternehmen und generieren eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten. Ihre Mitarbeiter erfahren so von Beginn an Wertschätzung und Respekt und werden dementsprechend motiviert sein einen Mehrwert für Sie und Ihr Unternehmen zu liefern.