Was sind die Vorteile und Nachteile von LMS?

Wichtigste Erkenntnisse: Ein multi-tenant LMS ermöglicht es, mehrere Mandanten (Tochtersysteme) mit nur einer Plattform zu verwalten. Inhalte werden zentral verwaltet und automatisch synchronisiert. Kostenvorteile durch geteilte Infrastruktur und reduzierte Betriebskosten. Dank Skalierung können neue Mandanten einfach nach Bedarf hinzugefügt werden. Individuelle Anpassungen sind für jeden Mandanten möglich. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Schulungen gleichzeitig für unterschiedliche Gruppen – etwa Abteilungen, Kunden oder Franchise-Partner – zu organisieren. Ein traditionelles LMS stößt dabei schnell an seine Grenzen. Wir zeigen Ihnen, wieso sich dafür ein multi-tenant LMS lohnt. Inhalt 1. Was ist ein multi-tenant LMS?2. Die Anwendungsbereiche3. Synchronisieren von Inhalten4. Mandantenspezifisches Lernen5. Kostenvorteile6. Skalierungspotenziale7. Vertriebsmodelle durch ein multi-tenant LMS8. Checkliste für die Auswahl9. Mehr zum Thema E-Learning Was ist ein multi-tenant LMS? Ein mandantenfähiges LMS (auch multi-tenant LMS genannt) ist eine Lernplattform, die unter einer Hauptebene (Muttersystem) eine größere Zahl von white label workspaces als Mandanten (Tochtersysteme) ausliefert. Die Mandanten verfügen jeweils über ein eigenes Design (gebrandete Online-Akademie), eine eigene Nutzerverwaltung und übernehmen die Inhalte aus dem Muttersystem und zwar auf einer eigenen Domain. Die Anwendungsbereiche Typische Anwendungsszenarien für ein mandantenfähiges LMS sind im Bereich der Bildungsträger zu finden. Stellen Sie sich vor, dass ein Bildungsunternehmen seine Lerninhalte an eine größere Zahl von Kunden (Mandanten) ausliefern will. Diese Lerninhalte sollen jedoch in eigenen Online-Akademien der Kunden abgebildet werden. Ein typisches Beispiel wäre ein Bildungsträger im Gesundheitswesen, der Online-Schulungen für Pflegeeinrichtungen vertreibt. Über das mandantenfähige LMS erhalten dann die jeweiligen Mandanten (z.B. die einzelnen Pflegeeinrichtungen) eine eigene Online-Akademie. Auf dieser werden zum einen die Inhalte des Muttersystems übernommen, zum anderen kann die Pflegeeinrichtung ihre Akademie jedoch selbstständig verwalten. Das bedeutet konkret: Sie können neben den vom Muttersystem eingespielten Kursen eigene Schulungen erstellen, die Mitarbeitenden verwalten, die digitale Unterweisung mit Zertifikaten organisieren und den Lernfortschritt überwachen. Synchronisieren von Inhalten Auslöser für den Einsatz eines mandantenfähiges LMS ist oft die Anforderung, dass Inhalte einer Zentralplattform in mehrere eigenständige LMS Workspaces (Mandanten bzw. Tenants) übertragen werden sollen. Und zwar idealerweise durch eine Synchronisierung und nicht durch einen Kopiervorgang. Denn wenn ein Inhalt im Muttersystem aktualisiert wird, dann muss diese Änderung automatisch auf alle verbundenen LMS Workspaces übertragen werden. Ein manueller Kopiervorgang würde hier nicht ausreichen. Mandantenspezifisches Lernen Wichtig für den Einsatz der dezentralen LMS Workspaces ist die betriebsspezifische Datenstruktur. Hier kommt die eigene Nutzerverwaltung im Mandanten zum Einsatz, die es erlaubt, die betriebsspezifischen Strukturen abzubilden (Unternehmensorganisation, Standorte, Abteilungen usw.). Diese können im Mandanten in Mitarbeitergruppen bzw. Segmenten abgebildet werden. Auf der Ebene der Verwaltung der Teilnehmenden wie der Analyse des Lernfortschritts funktioniert daher jeder LMS Workspace als ein eigenständiges LMS. Kostenvorteile Vergleichbar mit einem Mehrfamilienhaus liegt der Kostenvorteil des mandantenfähigen LMS darin, dass sich mehrere Mieter (Mandanten) die Hülle (Außenwand und Dach) sowie die Infrastruktur (Heizung) teilen. Der Betrieb von 100 oder auch nur 3 Mandanten ist deutlich kostengünstiger als separate LMS-Instanzen. Für den einzelnen Mandanten fallen wenn überhaupt spezifische Kosten nur für die Einrichtung des Designs und das Setup an. Alle weiteren laufenden Kosten (z.B. die Miete bei einer SaaS-Cloudlösung) sind nur anteilige Kosten, die deutlich unter den Betriebskosten einer Stand-Alone Lösung liegen. Skalierungspotenziale Anders als beim Mehrfamilienhaus muss die Anzahl der Mandanten nicht schon in der Planungsphase final definiert werden. Das Einrichten neuer Mandanten ist ein minimaler Aufwand, was die zusätzlichen Kosten je Mandant marginal macht. Dieser Geschwindigkeits- und Kostenvorteil erlaubt den Aufbau eines skalierbaren Geschäftsmodells. Vertriebsmodelle durch ein multi-tenant LMS Im o.g. Beispiel des Bildungsträgers wird deutlich, wie ein Vertriebsmodell auf Basis eines mandantenfähigen LMS einfach gestaltet werden kann. Der Bildungsträger stellt in einem Muttersystem alle Inhalte ein und aktualisiert diese laufend. Möglichweise werden über das Muttersystem direkt Buchungen von Einzelpersonen (z.B. Pflegekräften) oder von kleineren Pflegeteams vorgenommen. Ein Pflegeheim mit 50 Pflegekräften wird dagegen Interesse an einem eigenständigen LMS haben, das die Inhalte des Muttersystems nutzen kann und zusätzliche das Anlegen von eigenen Kursen ermöglicht. Checkliste für die Auswahl eines mandantenfähigen LMS Wenn Sie den Einsatz eines mandantenfähigen LMS in Erwägung ziehen, spielen folgende Kriterien eine Rolle: Must-Have Features eines multi-tenant LMS Synchronisierung der Inhalte aus dem Muttersystem in die Mandanten Möglichkeit eigene Lerninhalte im Mandanten zu erstellen Eigenes Design je Mandant (einfach zu erstellen) Eigene Domain / Subdomain je Mandant Eigener Nutzerverwaltung mit Gruppierungsmöglichkeiten je Mandant Mandantenspezifische Analytics / Berichtswesen Anlegen mandantenspezifischer Zertifikate (Design, Inhalte, Struktur). Optionale Features eines multi-tenant LMS Abrechnungssystem für Mandanten / Inhalte Eigenes Mailingsystem je Mandant Konsolidierte Analytics über alle Mandanten e-Commere Funktionalität je Mandant Mehr zum Thema E-Learning Das Thema e-Learning ist noch neu für Sie? Dann hilft Ihnen unser Leitfaden sicher weiter. Darin haben wir genau beschrieben, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand funktioniert und welche Stolpersteine Sie vermeiden sollten.

Wichtigste Erkenntnisse: Ein gutes LMS bietet umfassende Funktionen wie einfache Kurserstellung, intuitive Teilnehmenden- und Kursverwaltung, Analytics und Reporting. Die Sicherheit und DSGVO-Konformität sind entscheidend, um sensible Daten zu schützen. Mobiles Lernen ist unerlässlich, um Flexibilität für verschiedene Zielgruppen zu gewährleisten. Schnittstellen und Integrationen sorgen für zeitsparende Automatisierungen. Unsere Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen hilft Ihnen bei der Auswahl. Welches LMS passt zu Ihrem Unternehmen und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Wir haben 15 LMS Funktionen zusammengestellt, die ein gutes Learning Management System mitbringen sollte – von der Teilnehmendenverwaltung über Datenschutz bis hin zum Support. Nutzen Sie unsere praktische Checkliste und finden Sie in wenigen Minuten heraus, worauf es für Ihr Team wirklich ankommt. Inhalt: 15 LMS Funktionen 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung2. Lernmodelle3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate4. Sicherheit & DSGVO5. Lerninhalte – Make or Buy?6. Lernfortschritt & Reporting7. Mobiles Lernen8. Soziales Lernen & Kollaboration9. E-Commerce-Funktionalität10. Individuelles Design (White-Label)11. Schnittstellen & Integrationen12. Support13. KI in der Lernplattform14. Mandantenfähigkeit15. Kosten16. Checkliste zum Download 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung Ein gutes LMS sollte die Verwaltung von Teilnehmenden, Gruppen und Kursen möglichst einfach machen. Wichtige Funktionen: Rollen- und Rechtevergabe (z. B. Admin, Trainer, Lernende) Mehrsprachigkeit und Gruppenlogik Teilnehmendenimport via E-Mail, Excel oder HR-Schnittstelle Integriertes Mailingsystem zur Kurseinladung oder Erinnerung 2. Lernmodelle Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Typische Lernmodelle im Überblick: E-Learning (asynchron)Selbstgesteuertes Lernen über jederzeit abrufbare Online-Kurse – ideal für skalierbare Weiterbildung. Blended LearningKombination aus digitalen Selbstlernphasen und Präsenz- oder Live-Formaten – flexibel und praxisnah. Ausbildergeführte Schulung (Instructor-led)Klassische Schulung durch Trainer, online oder vor Ort – geeignet für komplexe Inhalte oder Zertifizierungen. Live-Schulungen (synchron)Digitale Echtzeitformate über Video oder Webinar – mit hoher Interaktivität und Gruppenbezug. Kohortenbasiertes LernenLernen in festen Gruppen über einen definierten Zeitraum – fördert Austausch, Verbindlichkeit und Teamlernen. 3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate Zu modernen LMS Funktionen gehört die Integration verschiedenster Medien: Videos, PDFs, SCORM, iFrames, Quizze, Abgaben oder interaktive Kurse. Typische Formate: Videos, Audios & BilderIntegration gängiger Medienformate wie MP4, MP3 oder PNG/JPG Quizze & AufgabenInteraktive Wissensabfragen, Lernkontrollen oder praktische Abgaben mit Feedback-Funktion Dokumente & Office-DateienUnterstützung für PDF, Word, Excel und PowerPoint – für klassische Schulungsunterlagen oder Checklisten Live-Sessions & PräsenzformateAbbildung und Dokumentation von Webinaren, Meetings oder Vor-Ort-Schulungen SCORM & iFrame-InhalteImport von standardisierten E-Learning-Modulen (SCORM, xAPI) oder Einbindung externer Tools via iFrame Kurseditor: In 5 Minuten zum eigenen KursDie meisten Lernplattformen bieten einen integrierten Editor, mit dem Sie Inhalte, Quizfragen oder ganze Kurse direkt im System erstellen können. Benutzerfreundlichkeit wird hier großgeschrieben. Jeder im Unternehmen sollte in der Lage sein, Kurse zu erstellen – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. 4. Sicherheit & DSGVO Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Ein gutes LMS muss nicht nur funktional sein, sondern auch den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen – besonders bei sensiblen Mitarbeitenden- oder Kundendaten. Worauf Sie achten sollten: Serverstandort in DeutschlandNur so ist gewährleistet, dass das System den Anforderungen der DSGVO genügt, insbesondere bei personenbezogenen Daten. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Der Anbieter sollte einen AV-Vertrag bereitstellen, um die datenschutzrechtliche Verantwortung klar zu regeln. Cookie-Banner und DatenschutzerklärungTransparente Kommunikation bei der Datenerfassung ist verpflichtend, idealerweise direkt im System konfigurierbar. Rollen- und Rechtekonzept für DatenzugriffeNur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Informationen wie Lernstände oder persönliche Zertifikate haben. 5. Lerninhalte – Make or Buy? Ein gutes LMS sollte Ihnen die Wahl lassen: Möchten Sie eigene Kurse entwickeln oder auf fertige Inhalte zurückgreifen? Idealerweise sind beide Wege möglich. Typische Optionen: Interne KurserstellungDie Plattform sollte einen integrierten Editor oder ein Autorentool bieten, mit dem Sie eine Schulung, Tests oder Lerneinheiten einfach selbst erstellen können – auch ohne IT-Wissen. Zugriff auf vorgefertigte KursbibliothekenViele Anbieter stellen umfangreiche Inhalte zu Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz oder Soft Skills bereit, die Sie direkt übernehmen können. Kombinierbarkeit beider AnsätzeIdealerweise lassen sich eigene und externe Inhalte kombinieren, z. B. durch das Einbetten von SCORM-Kursen oder verlinkte Ressourcen. 6. Lernfortschritt & Reporting Ein gutes LMS liefert nicht nur Inhalte, sondern hilft Ihnen auch dabei, Lernerfolge messbar zu machen – automatisch, übersichtlich und auswertbar. Ein LMS mit starken Reporting-Funktionen spart Zeit, reduziert Excel-Chaos und sorgt für maximale Transparenz im Weiterbildungsprozess. Wichtige Analysefunktionen im Überblick: Lernfortschrittsübersicht Verfolgen Sie, welche Kurse abgeschlossen wurden, wo Lernende stehen und wer noch aktiv werden muss. Anpassbare Berichte und DashboardsExportieren Sie Berichte oder erstellen Sie individuelle Auswertungen mit den Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen wirklich zählen (z. B. Abschlussquoten, Zertifikatsstatus). Zertifikate & NachweiseAutomatisch generierte Zertifikate, die individuell gestaltet werden können (z. B. mit Logo, Farben, Gültigkeitsdatum), vereinfachen die Dokumentation. Audit-SicherheitBesonders bei Pflichtschulungen ist eine revisionssichere Nachweisführung essenziell, z. B. mit Exportfunktion für Audits oder Prüfungen. 7. Mobiles Lernen Ein modernes LMS sollte Lernen flexibel und ortsunabhängig ermöglichen – besonders für Außendienst, Produktion, Remote-Teams oder mobile Zielgruppen. Ein LMS mit starker mobiler Nutzererfahrung erhöht die Teilnahmequote und macht Lernen im Alltag deutlich zugänglicher. Darauf sollten Sie achten: Responsives DesignDie Plattform sollte sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen – egal ob Smartphone, Tablet oder Laptop. Medienkompatibilität auf mobilen GerätenAlle Inhalte, ob Videos, PDFs oder Quizze, sollten mobil abrufbar und benutzerfreundlich darstellbar sein. Mobile App (optional mit Offline-Zugriff)Eine native App mit Offline-Funktion ermöglicht das Lernen ohne stabile Internetverbindung, etwa im Zug, Flugzeug oder auf dem Werksgelände. 8. Soziales Lernen & Kollaboration Lernen ist mehr als reine Inhaltsvermittlung. Ein gutes LMS schafft Raum für Austausch, Zusammenarbeit und Feedback unter Mitarbeitenden – besonders in dezentralen Teams. Wichtige Funktionen für Soziales Lernen: Kommentare & DiskussionenLernende können Inhalte kommentieren, Fragen stellen und miteinander in den Austausch gehen. Community-FeaturesBeiträge liken, Inhalte teilen oder in thematischen Gruppen lernen fördert die Motivation und Vernetzung. Beiträge von Experten Ermöglichen Sie es internen Fachleuten, Lerninhalte zu veröffentlichen, Empfehlungen zu geben oder Antworten bereitzustellen. 9. E-Commerce-Funktionalität Eine der LMS Funktionen, die nicht meist standardmäßig zum Paket dazugehört, ist E-Commerce. Ein LMS kann prinzipiell nicht nur zur internen Weiterbildung dienen. Viele Unternehmen nutzen es auch, um digitale Schulungen extern anzubieten und zu vermarkten. Wichtige E-Commerce-Funktionen: ZahlungsabwicklungUnterstützung gängiger Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, PayPal, SEPA oder Klarna Zugangskontrolle & LizenzvergabeAutomatisierte Freischaltung von Kursen nach erfolgreichem Kauf – inklusive Nutzermanagement und Teilnehmendenlimits Rechnungsstellung & SteuerlogikAutomatische Rechnungserstellung mit rechtssicherer Abwicklung 10. Individuelles Design (White-Label) Ein gutes LMS sollte sich optisch und technisch nahtlos in Ihre Unternehmenswelt einfügen lassen – für maximale Wiedererkennung und ein professionelles Nutzererlebnis. Wichtige Anpassungsmöglichkeiten: Branding-OptionenLogo, Farben, Schriften und Begrüßungstexte anpassen für eine individuelle Akademie-Oberfläche im Corporate Design Eigene Domain & E-Mail-AbsenderLernplattform über eine Wunsch-URL und mit eigener Absenderadresse betreiben 11. Schnittstellen & Integrationen Ein leistungsstarkes LMS lässt sich mühelos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden. Flexible Schnittstellen entlasten Ihr HR-Team und machen Weiterbildung zu einem reibungslosen Prozess. Wichtige LMS Integrationen, die Zeit sparen: HR-Software & NutzerverzeichnisseAutomatische Datenübertragung von Mitarbeitenden, Gruppenzuweisung und Synchronisierung z.B. über Personio, HRWorks, SAP usw. Single Sign-On (SSO)Einmal anmelden, überall zugreifen. KommunikationAnbindungen an Microsoft Teams oder Zoom sorgen dafür, dass Schulungen nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden. Automatisierungen via Webhooks & APIEigene Abläufe und Verbindungen lassen sich über offene REST-API oder Webhooks flexibel realisieren. 12. Support Auch das beste LMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn bei Fragen und Problemen schnell geholfen wird. Das ist besonders wichtig in der Einführungsphase. Ein verlässlicher Support spart Zeit und gibt Sicherheit – und ist oft der entscheidende Unterschied zwischen einer guten und einer frustrierenden Lernplattform-Erfahrung. Darauf sollten Sie beim Thema Support achten: Sprache & StandortEin deutschsprachiger Support in derselben Zeitzone vermeidet Missverständnisse und Verzögerungen. Erreichbarkeit & KanäleGibt es Support per E-Mail, Telefon oder Chat? Sind feste Zeiten und Reaktionsfristen garantiert? Onboarding & BegleitungGute Anbieter bieten zusätzlich persönliches Onboarding, Schulungsmaterialien oder Kundenportale für den schnellen Einstieg. 13. KI in der Lernplattform Künstliche Intelligenz (KI) kann Lernprozesse effizienter gestalten, Inhalte automatisieren und das Lernerlebnis verbessern. Deshalb wird es unter den essenziellen LMS Funktionen immer wichtiger. Typische KI-gestützte Funktionen: Automatisierte InhaltserstellungErstellung von Quizfragen, Lernkarten oder Zusammenfassungen auf Basis bestehender Kurse – zeitsparend und konsistent. Intelligente KursempfehlungenKI schlägt passende Inhalte vor – basierend auf Rolle, Fortschritt, Verhalten oder Interessen der Lernenden. Inhaltliche HilfestellungenChatbots oder kontextbezogene Assistenten können Fragen beantworten oder durch komplexe Inhalte führen. 14. Mandantenfähigkeit Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist. Wichtige Vorteile der Multi-Mandanten-Fähigkeit: Eigenständige WorkspacesJeder Mandant (z. B. Standort, Tochtergesellschaft oder Kunde) erhält eine eigene Plattform mit individuellen Inhalten, Nutzergruppen und 100% eigenen Whitelabel-Designs Zentrale Verwaltung über ein MuttersystemAdmins behalten den Überblick über alle Mandanten, verwalten Inhalte zentral und können diese mandantenübergreifend bereitstellen. KosteneffizienzStatt mehrere Einzellösungen zu lizenzieren, nutzen Sie eine gemeinsame Plattformstruktur – mit deutlich geringeren Gesamtkosten pro Mandant. 15. Kosten Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man nicht um die Preisfrage herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Typische Preismodelle im Überblick: Bezahlung pro UserSie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht Bezahlung pro aktivem UserSie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen Abonnement / SaaS-LizenzSie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Dieses Modell ist besonders transparent und wartungsarm und eignet sich ideal für Unternehmen. Open-Source-LösungDie Software selbst ist kostenlos, allerdings entstehen Kosten für Hosting, Einrichtung, Wartung und ggf. Anpassung durch externe Dienstleister Sie möchten tiefer in die Preisfrage einsteigen?In unserem Blogartikel erfahren Sie welche Preismodelle es gibt, wie viel unser reteach LMS kostet und worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten sollten. Zum Artikel: Was kostet ein LMS? 16. Checkliste herunterladen Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass ein LMS Funktionen wie eine einfache Kurserstellung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sowie Support auf Deutsch enthält. Sie möchten die wichtigsten LMS Funktionen für Ihr eigenes Unternehmen durchgehen und abhaken? Dann ist unsere kostenlose Checkliste genau das Richtige für Sie – einfach downloaden und abhaken: Checkliste herunterladen Neugierig geworden? Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU. Sie sind neugierig geworden und möchten Ihr eLearning Projekt schnell und einfach starten? Testen Sie die Lernplattform für 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Wichtigste Erkenntnisse: Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme nutzen. Hochrisiko-KI-Systeme im Personalwesen erfordern besondere Schulungen und Dokumentation. Unternehmen, die die Pflicht ignorieren, riskieren Haftungsprobleme und Reputationsschäden. Ein Learning Management System (LMS) kann die Umsetzung der Schulungspflicht effizient unterstützen. Jetzt handeln erhöht die digitale Kompetenz und reduziert Risiken im Unternehmen. Nutzen Sie ChatGPT oder KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Der Auslöser ist die neue EU KI-Verordnung (EU AI Act), die Unternehmen seit Februar 2025 zu einem risikobewussten Einsatz von KI verpflichtet. Was genau verlangt die Verordnung? Welche Bereiche und Rollen im Unternehmen sind betroffen? Und wie lassen sich Pflichtschulungen effizient und revisionssicher umsetzen? Genau das beleuchtet dieser Beitrag – inkl. kostenlosem Whitepaper mit Tipps und weiterführenden Informationen am Ende. Inhalt 1. Was ist die KI-Schulungspflicht?2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren?5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen?7. Fazit & Whitepaper 1. Was ist die KI-Schulungspflicht? Die neue KI Schulungspflicht basiert auf Artikel 4 der EU-Verordnung, die seit Februar 2025 erste Pflichten verbindlich macht. Darin heißt es: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese umfasst: Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz Bewusstsein für Risiken, z. B. Verzerrungen (Bias), Fehlinformationen oder Missbrauch Es reicht nicht mehr, KI einzusetzen – man muss sie auch verantwortungsvoll und informiert bedienen können. 2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen? Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in irgendeiner Form einsetzen oder betreiben – unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Technologie in Berührung kommen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht. Beispiele für KI-AnwendungenDie Mitarbeitenden nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity für ihre tägliche Arbeit. Ebenso der Einsatz von KI-gestützter Software für spezifische Fälle wie Personalprozesse, Analysen, Kundeninteraktion, Automatisierung oder auch Chatbots fallen unter die KI Schulungspflicht. 3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen Gerade der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen und ihre Daten unmittelbar betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Genau deshalb stuft die EU KI-Verordnung viele HR-bezogene KI-Anwendungen als Hochrisiko KI-Systeme ein. Für diese Systeme gelten besonders strenge Anforderungen: menschliche Aufsicht, Dokumentationspflichten und verpflichtende Schulungen für alle Beteiligten. Zu diesen Hochrisikosystemen zählen insbesondere: KI-gestützte Entscheidungsprozesse bei Beförderungen oder Kündigungen Tools zur Bewerberauswahl und -bewertung Systeme zur Leistungsbeurteilung Software zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden 4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren? Ab dem 2. August 2025 ist mit einer aktiven Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu rechnen – insbesondere in Bezug auf Hochrisiko-KI-Systeme. Zwar drohen bei fehlenden Schulungen nicht automatisch hohe Bußgelder, doch Unternehmen, die keinerlei Maßnahmen ergriffen haben, gelten als besonders nachlässig und müssen mit Konsequenzen rechnen: Verstöße gegen Sorgfaltspflichten Haftungsrisiken bei Fehlentscheidungen Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Verstößen Mögliche Sanktionen im Rahmen anderer Compliance-Prüfungen Es gilt: Wer gar nicht schult, wird am ehesten zur Verantwortung gezogen. 5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen? Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Unternehmen sollten systematisch vorgehen, um Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden. Ein praxistaugliches Schulungskonzept basiert auf fünf Schritten: 1) Bestandsaufnahme Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie? 2) Risikoklassifizierung In welche Kategorie fallen diese Systeme laut KI-Verordnung? (z. B. Hochrisiko KI-Systeme im Recruiting) 3) Zielgruppenanalyse & Schulungsbedarf Wer braucht welches Wissen? Hier unterscheidet man zwischen Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden, vertiefter Anwendungskompetenz für Fachabteilungen sowie Spezialwissen für Verantwortliche (z. B. Compliance, Technik, Risiko). 4) Konzeptentwicklung & Methodenauswahl Welche Inhalte müssen vermittelt werden? In welchem Format (E-Learning, Präsenz, Workshops)? Wie lässt sich der Lernerfolg prüfen? 5) Dokumentation & Nachweisbarkeit Selbst wenn keine formale Nachweispflicht besteht: Eine revisionssichere Erfassung aller Schulungsmaßnahmen ist für Audit-Situationen oder interne Prüfungen essenziell. Spätestens hier stellt sich die Frage: Wie lassen sich all diese Aufgaben effizient organisieren und rechtssicher dokumentieren? Die Antwort auf diese Frage geben wir im nächsten Abschnitt. 6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen? Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise erforderlich sind, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier kommt ein Learning Management System (LMS) ins Spiel. Eine Lernplattform wie reteach hilft Unternehmen dabei, ihre KI-Schulungspflicht effizient und auditkonform umzusetzen – ganz ohne administrativen Mehraufwand. Pflichtschulungen können in wenigen Minuten selbst erstellt oder fertig aus dem Kurskatalog ausgewählt werden. Das reteach LMS hilft Ihnen mit seiner Funktionsvielfalt, die Anforderungen im Bereich Pflichtschulungen skalierbar umzusetzen: Zertifikate mit Ablaufdatum – für regelmäßige Pflichtschulungen Automatisierte Erinnerungen – bei Fristablauf oder Wiederholungsschulungen Automatische Gruppenzuteilung – z. B. nach Abteilung oder Rolle Dynamisches Analysedashboard – zur Fortschrittskontrolle und Risikoüberwachung Revisionssichere Dokumentation – Kursabschlüsse zentral gespeichert, jederzeit exportierbar So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz ebenso wie andere gesetzliche Unterweisungen revisionssicher im Unternehmen managen – von Arbeitsschutz bis Datenschutz. reteach 14 Tage kostenlos testen Alle weiteren Funktionen der reteach Lernplattform finden Sie hier: Alle Funktionen. Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS? 7. Fazit & Whitepaper Die KI Schulungspflicht ist mehr als eine bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die digitale Kompetenz seines Unternehmens. Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen jetzt konkret vorgehen sollte?Dann sichern Sie sich unser kostenloses Whitepaper. Dort finden Sie u.a. eine genaue Differenzierung der Risikoklassen, einen Plan zur praktischen Umsetzung der Schulungspflicht sowie weiterführende Informationen. Jetzt kostenlos downloaden: Whitepaper herunterladen

Wichtigste Erkenntnisse: Datenschutzkonforme Weiterbildung erfordert den Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO. Transparenz in der Datenverarbeitung ist entscheidend, um die Rechte der Teilnehmenden zu wahren. Altbestände sollten anonymisiert werden, um rechtliche Risiken zu minimieren. IT-Sicherheit muss erhöht werden, insbesondere bei On-Premise-Lösungen. Neue Technologien erfordern eine sorgfältige datenschutzrechtliche Prüfung. Datenschutzkonforme Weiterbildung mit einem LMS (Learning Management System) bedeutet vor allem ein: personenbezogene Daten schützen. Immer dann, wenn auf irgendeine Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommen Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Anwendung. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Bei der Nutzung eines LMS gehören hierzu z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Organisationseinheit oder die Sprache des Teilnehmenden. Inhalt 1. Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung2. Transparenz als das A und O3. Altbestände anonymisieren4. Prozesse gehen vor Technik5. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit6. Vorsicht bei Trends7. Fazit8. Checkliste Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung Verfügt Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten, wird ein datenschutzkonformes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten vermutlich bereits existieren. Dabei bilden Ihre Trainingsaktivitäten im LMS nur eine Rubrik der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. neben Ihrer Mitarbeitenden- oder Kundendatenbank. Hat Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten, sollten Sie sich intern oder auch extern mit qualifizierten Fachleuten verstärken. So können Sie sich so schnell wie möglich einen Überblick über Ihre Situation verschaffen. Sobald Sie in Ihrem LMS den Namen von auch nur einem Lernenden erfassen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Diese werden in der datenschutzkonformen Weiterbildung sensitiv gehandhabt. Besondere Vorschriften gelten, wenn Sie auch Daten über minderjährige Azubis in ihrem LMS führen oder falls Sie Spezialinformationen (z.B. besondere Anforderungen bei der Unterbringung für Präsenzveranstaltungen) dokumentieren müssen. In diesem Fall handelt es sich sogar um besonders sensible und schutzwürdige Daten im Sinne der DSGVO, die nur aufgrund besonderer Erlaubnistatbestände überhaupt verarbeitet werden dürfen. Das A und O: Transparenz in der Datenverarbeitung Viele LMS am Markt haben in Hinblick auf das Inkrafttreten der DSGVO neue Features oder Plugins veröffentlicht. Die Mehrheit der LMS-Lösungen für den professionellen Einsatz ist bereits so ausgelegt, dass der Teilnehmende beim ersten Login die Kenntnisnahme von einer Datenschutzerklärung bestätigen muss. Hier müssen Sie die Lernenden transparent über die Verwendung ihrer Daten für den Zweck der Trainingsorganisation informieren. Dazu gehört auch die Aufklärung über ihre Rechte und die Dauer der Speicherung. Eventuell macht es Sinn, einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte sich herausstellen, dass der aktuelle Text Ihrer Datenschutzerklärung nicht DSGVO-konform ist, muss er angepasst und erneut von den Lernenden bestätigt werden. Nur so kann datenschutzkonforme Weiterbildung sichergestellt werden. Um das Risiko zu vermeiden, dass andere gesetzliche Erlaubnistatbestände eventuell nicht eingreifen, sollte Ihr LMS so ausgelegt sein, dass eine wirksame Einwilligung des Nutzenden in die Datenverarbeitung eingeholt wird. Dem Nutzenden muss jedoch die Möglichkeit offenstehen, diese Einwilligung so einfach zu widerrufen, wie sie erteilt wurde. Willigt ein Nutzer in die Datenverarbeitung nicht ein oder widerruft sie, bedeutet das für die meisten LMS, dass dieser Nutzende Ihre Schulungsdienste nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Das kann Sie vor eine Herausforderung stellen. Zum Beispiel dann, wenn es in Ihrem LMS verpflichtende Trainings gibt, die so wichtig sind, dass alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme sie absolvieren müssen. Dazu gehören Trainings zur Arbeitssicherheit oder elektronische Sicherheitsunterweisungen für bestimmte Maschinen. Hier ist noch unklar, ob die Datenverarbeitung in einem solchen Fall auch ohne die Einwilligung des Nutzers über einen der Erlaubnistatbestände aus Art. 6 oder 9 EU-DSGVO gerechtfertigt werden kann. Altbestände anonymisieren In der Praxis ist es auch oft der Fall, dass die Lernerdatenbank aus einem Altsystem geerbt wurde oder das System initial aus Lernerlisten im Excel-Format befüllt wurde, bevor es im Unternehmen eine Datenschutzerklärung für das Trainingsgeschäft gab. Bei solchen externen Quellen ist Vorsicht geboten. Wenn die Zielgruppe Ihrer Akademie hauptsächlich aus häufig wechselnden Externen (z.B. Anwendern, Händlern) besteht, dann ist es sicher nicht sinnvoll oder möglich, die „Karteileichen“ für die Bestätigung einer neuen Datenschutzerklärung zu kontaktieren. Eher können Sie Altbestände (z.B. Nutzende ohne Trainingsaktivitäten in den letzten 10 Jahren) bei Bedarf anonymisieren. Diese radikale Maßnahme steht jedoch eigentlich im direkten Zielkonflikt mit dem Sinn und Zweck eines LMS. Ein solches System ist nämlich darauf auslegt, Informationen über Lernende und Lernverhalten dauerhaft auszuwerten und langfristig zu dokumentieren. Hier muss man noch auf entsprechende Rechtsprechung warten, ob solche Maßnahmen tatsächlich auch gefordert werden. Eine Pseudonymisierung kann im Zeitraum bis zum Erreichen der Löschfrist eine gute datenschutzkonforme und dennoch auditsichere Lösung für ältere Datenbankeinträge darstellen. Beispielsweise durch die Aufbewahrung von Lerner- und Trainingsdaten in getrennten Tabellen auf unterschiedlichen Serverbereichen mit einer möglichen Zuordnung über eine eindeutige ID. Prozesse gehen vor Technik In der Praxis ist nicht davon auszugehen, dass LMS-Nutzende häufig von ihrem Recht Gebrauch machen werden und willkürlich ihre Einwilligungserklärung widerrufen. Dennoch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie mit solchen Anforderungen im Fall der Fälle konkret umgehen wollen. Beantragt ein Teilnehmender die Löschung aller Daten, die sie über ihn gespeichert haben, haben Sie dafür in der Regel gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine bindende Frist von einem Monat. Der Antrag darf auch formlos erfolgen, z.B. telefonisch. Weitere LMS-relevante Features in Hinblick auf die DSGVO wären auch die leichtere Möglichkeit für den Teilnehmenden, ihn/sie betreffende Daten einzusehen und zu berichtigen. Auch die eigenen Daten in einem gängigen Format wie JSON oder XML exportieren zu lassen, um sie bei einem anderen Anbieter einspielen zu lassen, ist sinnvoll. Dadurch könnte der Lernende seine Bildungshistorie viel leichter zu seinem nächsten Arbeitgeber mitnehmen. Hier könnte der Begriff lebenslanges Lernen auch in Kombination mit neuen Technologien wie xAPI/TinCan eine neue Dynamik bekommen. Auch die Themen „Privacy by design“ (Datenschutz durch Technik) und „Privacy by Default“ (datenschutzfreundliche Voreinstellungen) sind nun stärker gesetzlich verankert. Diese Neuerungen sollten sich im LMS durch neue Features und eine Aktualisierung der Oberfläche wiederfinden. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit Wenn Sie Ihr LMS on premise hosten, kommen mit der DSGVO und datenschutzkonformer Weiterbildung auch verstärkte Anforderungen an die IT-Sicherheit auf Sie zu. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen, wie das rechtzeitige Einspielen von Updates und eine ausreichend sichere Verschlüsselung der Datenübertragung, potentiell datenschutzrelevante Critical Incidents beobachten und diese dann ggf. der Aufsichtsbehörde und den Nutzern melden. Wird Ihr LMS als SaaS gehostet, sollte der LMS-Anbieter diese Leistungen für Sie übernehmen. Auch Anbieter mit Sitz außerhalb der EU unterfallen dem Anwendungsbereich der DSGVO, sofern sie ihre Leistungen innerhalb der EU anbieten. Sie müssen daher ein Schutzniveau gewährleisten, das den Anforderungen der DSGVO genügt. Unabhängig davon, ob Ihr LMS gekauft oder gemietet ist, müssen Ihre Administratoren für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten verstärkt sensibilisiert werden. Dies fängt bei der tatsächlichen Einhaltung der Passwortrichtlinien und Best Practices beim E-Mail-Versand an, wie z.B. dem Nutzen des BCC-Feldes. Admins müssen mit personenbezogenen Daten in Reports kritisch, sorgfältig und vertraulich umgehen. Möglicherweise müssen Sie auch neue Regeln schaffen, wenn Ihre Mitarbeitenden das LMS im Homeoffice oder auf privaten Geräten nutzen dürfen. Vorsicht bei Trends Falls Ihr Unternehmen auch dem Trend „Learning Analytics“ folgen möchte, muss genau geprüft werden, wie Sie ihr Vorhaben datenschutzkonform gestalten können, da hier das Kriterium der Zweckbindung bei der Datenerhebung nicht immer erfüllt ist. Beim Social Learning sollten Sie durch ein geeignetes Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur die Teilnehmenden sich gegenseitig sehen, die dem auch zugestimmt haben. Wenn Sie sich für die neuen Technologien VR/AR und xAPI interessieren, ist je nach Anwendungsszenario eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll und kann Sie bei der Konformitätsdokumentation im Fall der Fälle vor hohen Strafen bewahren. Fazit Auf der sicheren Seite beim Thema DSGVO sind Sie erst, wenn Sie sich im Detail und ggf. mit der Unterstützung eines fachkundigen Datenschutzbeauftragen darüber Gedanken gemacht haben, wie Sie nicht nur Ihr LMS, sondern auch Ihre Trainingsprozesse datenschutzkonform gestalten können. Hier dürfen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, nicht nur auf die Technik Ihres LMS verlassen. Das Thema LMS und DSGVO ist sehr komplex. Noch mehr Infos und Hilfestellung gibt es im verlinkten Beitrag. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen