Unterweisungssoftware im Vergleich: Arten, Kriterien und Rechtssicherheit

Alle Beschäftigten müssen vor Arbeitsbeginn und danach regelmäßig unterwiesen werden. Bei mehreren Standorten, Schichtbetrieb und vielen Gefährdungen wird daraus schnell ein Berg aus Terminen, Unterschriftenlisten und Ordnern. Eine Unterweisungssoftware automatisiert diesen Ablauf und hält den Nachweis jederzeit bereit.

Dieser Beitrag zeigt, wann Online-Unterweisungen rechtssicher sind, welche Systemarten es gibt und nach welchen sieben Kriterien Sie die passende Lösung auswählen.

Was ist eine Unterweisungssoftware?

Eine Unterweisungssoftware ist ein Programm, mit dem Unternehmen Pflichtunterweisungen planen, digital durchführen und dokumentieren. Dazu gehören vor allem die Arbeitsschutzunterweisung, die Brandschutzunterweisung und Unterweisungen zu Maschinen, Fahrzeugen oder Hygiene. Die Software ordnet jeder Person die passenden Themen zu, verschickt Erinnerungen und speichert, wer wann welche Unterweisung abgeschlossen hat.

Sind Online-Unterweisungen rechtssicher?

Nach § 12 Abs. 1 ArbSchG müssen Beschäftigte ausreichend und angemessen unterwiesen werden, und zwar bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien. § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Wiederholung mindestens einmal jährlich und eine Dokumentation. Ein bestimmtes Format schreiben beide nicht vor.

Wichtig ist der Blick in spezielle Vorschriften. § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt zum Beispiel eine mündliche und arbeitsplatzbezogene Unterweisung, ähnliche Vorgaben finden sich bei weiteren Tätigkeiten mit besonderen Gefährdungen. Dort ergänzt die Software die Unterweisung vor Ort, etwa mit Vorbereitung und Wissenstest. Grundlage für die Auswahl der Themen bleibt immer die Gefährdungsbeurteilung. Mehr zu den Spielregeln lesen Sie im Beitrag digitale Unterweisungen.

Welche Arten von Unterweisungssoftware gibt es?

Für viele mittelständische Betriebe ist eine Lernplattform die einfachste Lösung, weil neben den Unterweisungen meist auch Datenschutz, Informationssicherheit und weitere Pflichtschulungen anfallen. Einen Überblick, welche Schulungen wann Pflicht sind, gibt der Beitrag Pflichtschulungen im Unternehmen.

Welche 7 Kriterien zählen bei der Auswahl?

1. Anpassbare Inhalte: fertige Themen, die Sie um eigene Betriebsanweisungen, Fotos und Dateien ergänzen können.
2. Automatische Zuweisung: nach Tätigkeit, Abteilung, Standort oder Eintrittsdatum.
3. Fristen und Erinnerungen: jährliche Wiederholung und Eskalation an Vorgesetzte ohne manuelle Listen.
4. Verständnisprüfung: Quiz und Bestätigung am Ende jeder Unterweisung.
5. Zugang für alle: Login auch ohne E-Mail-Adresse, nutzbar auf Smartphone oder Terminal.
6. Mehrsprachigkeit: Oberfläche und Inhalte in den Sprachen Ihrer Belegschaft.
7. Berichte: Nachweise je Person und je Standort, exportierbar für Berufsgenossenschaft und Audits.

Wie stellen Sie in 5 Schritten auf digitale Unterweisungen um?

1. Unterweisungsbedarf aus der Gefährdungsbeurteilung je Tätigkeit ableiten.
2. Festlegen, welche Themen digital laufen und welche zusätzlich vor Ort stattfinden.
3. Inhalte auswählen und um betriebsspezifische Regeln ergänzen.
4. Beschäftigte anlegen, Gruppen bilden und Fristen setzen.
5. Mit einem Bereich starten, Rückmeldungen einholen und dann ausrollen.

Wie unterstützt reteach bei Unterweisungen?

reteach ist eine deutsche Lernplattform (LMS) für den Mittelstand in der DACH-Region. Unternehmen erstellen, automatisieren und dokumentieren damit Pflichtschulungen, Unterweisungen und Onboarding revisionssicher. Zum Angebot gehören das reteach LMS, über 500 anpassbare E-Learning-Kurse, 150 Kurse als SCORM-Paket für bestehende Lernplattformen, davon 119 interaktiv, sowie reteach Phishing Awareness für automatisierte Phishing-Simulationen.

• Fertige Unterweisungen: Der Kurskatalog enthält zahlreiche Unterweisungen zu Arbeitsschutz, Brandschutz, Maschinen und Fahrzeugen, alle anpassbar.
• Automatisierung: Das digitale Unterweisungssystem übernimmt Zuweisung, Fristen, Erinnerungen und Zertifikate.
• Für die Halle gemacht: Login ohne E-Mail-Adresse, mobil nutzbar und mehrsprachig.

Fazit

Eine gute Unterweisungssoftware nimmt Ihnen Termine, Listen und Erinnerungen ab und liefert den Nachweis auf Knopfdruck. Rechtssicher wird die Online-Unterweisung durch Arbeitsplatzbezug, Verständnisprüfung und die Möglichkeit für Rückfragen. Wo Vorschriften eine mündliche Unterweisung verlangen, kombinieren Sie beides. Wenn Sie das mit Ihren eigenen Themen ausprobieren möchten, können Sie reteach 14 Tage kostenlos testen.

Häufig gestellte Fragen