Multi-tenant LMS für E-Learnings

Ein LMS (Learning Management System) hilft Unternehmen dabei, Weiterbildung, Unterweisungen und Onboarding effizienter zu gestalten. Die Entscheidung für das passende LMS ist nicht leicht, da es eine enorme Auswahl an Lernplattformen auf dem Markt gibt. Um Ihnen zu helfen, das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden, haben wir eine Checkliste mit 15 Anforderungen an ein LMS erstellt. Am Ende des Beitrags können Sie die Checkliste kostenlos downloaden und einfach die Punkte abhaken, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Inhalt: 15 LMS Funktionen 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung2. Lernmodelle3. Dateiformate von Lerninhalten4. Sicherheit & DSGVO5. Lerninhalte - Make or Buy?6. Analysen und Berichte7. Mobiles Lernen8. Soziales Lernen9. E-Commerce10. White-Labeling & Individuelle Anpassung11. Integrationen12. Support13. KI in der Lernplattform14. Multi-Mandanten-Funktion15. Kosten16. Checkliste zum Download Teilnehmenden- und Kursverwaltung Zunächst müssen Sie entscheiden, wie Sie mit Teilnehmenden und Gruppen im LMS arbeiten wollen. Beantworten Sie dazu folgende Fragen: Wer registriert die Mitarbeitenden? Tun dies die Teilnehmenden selbst oder ein Admin? Wer wird an der Verwaltung des LMS beteiligt sein? Benötigen Sie ein System, mit dem Sie verschiedene Benutzerrollen zuweisen können, z.B. Admins, Super-Admins, einfache User? Wie wollen Sie neue Teilnehmende hinzufügen – per E-Mail, durch einen Excel-Import oder vollautomatisch durch eine Verbindung mit Ihrem HR-System? Benötigen Sie die Lernplattform in verschiedenen Sprachen? Legen Sie Wert auf ein integriertes Mailingsystem? Lernmodelle Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Reines E-Learning (jederzeit abrufbare Online-Kurse) Blended Learning Ausbildergeführte Schulung Live-Schulungen Kohortenbasiertes Lernen (Lernenden eignen sich die Inhalte innerhalb eines festgelegten Zeitraums an und unterstützen sich dabei gegenseitig) Dateiformate von Lerninhalten In dieser Phase müssen Sie entscheiden, welche Art von Schulungsmaterialien Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten wollen und ob Sie intern Kurse erstellen wollen oder nicht. Videos, Audios, Bilder in den gängigen Formaten Dokumente wie PDF, Excel, Word und mehr SCORM-Dateien und externe Inhalte über iFrame Live-Sessions und Präsenzschulungen Quizabfragen und Abgaben Benötigen Sie einen Kurseditor? Einige LMS verfügen über einen integrierten Editor, mit dem Sie einfach Tests und Kurse erstellen können. Möglicherweise ist auch ein leistungsfähiges Autorentool zur Erstellung von interaktiven Kursen, Quizfragen und Gesprächssimulationen enthalten. Mit diesen LMS Funktionen können Sie ansprechende Lerninhalte mit eingebetteten Videos, Screencasts, Interaktionen und verzweigten Szenarien erstellen. Sicherheit & DSGVO Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Achten Sie darauf, dass sich die Server in Deutschland befinden, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Automatische Cookie-Banner sowie eine Auftragsdatenverarbeitung sind ebenfalls wichtige Faktoren, um einen hohen Standard an Datenschutz zu erfüllen. Lerninhalte - Make or Buy? In der Regel können Sie Lerninhalte mit einem LMS selbst erstellen. Dies sollte intuitiv und einfach in der Handhabung sein. Eine weitere Möglichkeit ist es, fertige Lerninhalte einzukaufen. Einige LMS-Anbieter bieten dafür Kurskataloge, aus denen Sie einfach die passenden Kurse auswählen und Ihrer Akademie hinzufügen können. Analysen und Berichte In der Weiterbildung geht es um Ergebnisse. Sie entscheiden, wie Sie diese messen wollen. Der Vorteil eines LMS ist, dass Sie nicht mehr mit Excel-Tabellen arbeiten und Leistungen manuell erfassen müssen. Deshalb sind übersichtliche Analysen und Berichte eine der wichtigsten LMS Funktionen. Benötigen Sie detaillierte Berichte über Teilnehmende und Gruppen oder reicht es aus, wenn Sie über die Fortschritte der Lernenden im Allgemeinen informiert sind? Denken Sie daran, dass diese Analysen auch dazu genutzt werden können, Ihre Inhalte und das Lernsystem selbst zu verbessern. Möchten Sie die Berichte individuell anpassen? Einige Lernplattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, d.h. die von Ihnen benötigten Metriken automatisch in Form von Diagrammen, Grafiken, Dashboards usw. anzuzeigen. Benötigen Sie Zertifikate, die die Teilnehmenden am Ende eines abgeschlossenen Kurses erhalten? Sollen diese Zertifikate individuell anpassbar sein (d.h. mit Logo, Farben etc.)? Mobiles Lernen Wenn Sie Mitarbeitende schulen wollen, die viel unterwegs sind, sollten Ihre Lerninhalte auf allen mobilen Geräten funktionieren. Dafür benötigen Sie ein LMS, das vollständig responsive Kurse unterstützt, die sich an die Bildschirmgröße jedes Geräts anpassen. Die ideale Lösung ist eine Plattform mit einer mobilen App, die es den Lernenden ermöglicht, Kurse offline zu absolvieren. Das ist besonders hilfreich für diejenigen, die viel unterwegs sind und im Flugzeug oder an anderen Orten mit geringer oder gar ohne Internetverbindung auf die Schulungsunterlagen zugreifen müssen. Soziales Lernen Wenn Sie soziale Zusammenarbeit in der digitalen Weiterbildung ermöglich wollen, brauchen Sie ein LMS mit Funktionen für soziales Lernen. Das bedeutet, dass Mitarbeitende Artikel veröffentlichen, Kommentare schreiben, die Beiträge ihrer Teammitglieder diskutieren und Inhalte liken und teilen können. Ausbilder und Experten können zudem Schulungsmaterialien für das Team hinzufügen und bei Bedarf Fragen beantworten. E-Commerce Eine optionale LMS Funktion ist die E-Commerce-Option. Wenn Sie planen, Kurse zu verkaufen, sollten Sie nach einem Learning Management System mit einer E-Commerce-Option suchen. Damit können Sie Preise für Kursmaterial festlegen, Verkäufe verfolgen und Einnahmen verwalten, ohne ein E-Commerce-Backend integrieren zu müssen. White-Labeling & individuelle Anpassung Sie möchten Ihre Akademie in Ihrem eigenen Unternehmensstil gestalten? Mit den meisten LMS ist das möglich. In einigen können Sie jedoch nur die Farben ändern und ein Firmenlogo hochladen. Bei anderen können Sie die Oberfläche komplett neu gestalten, sodass sie sich nahtlos in das Markendesign Ihres Unternehmens einfügt. Bei einigen Systemen können Sie die Plattform sogar auf Ihre eigene Domain verlagern und die Oberfläche der mobilen App ändern. Integration mit anderen Systemen Sie sollten für Ihr Unternehmen abwägen, ob Sie Integrationen der Lernplattform mit Ihrer HR-Software, BI-Systemen, CRMs oder anderen Diensten benötigen. Welche Schnittstellen sind sinnvoll und wie einfach sind diese aufgebaut? Integrationen nehmen Ihnen viel Arbeit ab, indem sie Prozesse automatisieren, Daten zentralisieren und Arbeitsabläufe vereinfachen. Support Dies ist nicht direkt eine LMS Funktion, aber dennoch sehr wichtig. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Lernplattform unbedingt darauf, dass es einen Support gibt, den Sie zu festen Zeiten erreichen können. Bestenfalls per Mail und per Telefon sowie in Deutschland ansässig. Sprachbarrieren und andere Zeitzonen können zu Missverständnissen oder Verzögerungen führen. Viele Anbieter bieten außerdem zubuchbare Optionen, wie z.B. ein persönliches Onboarding für einen schnellen, einfachen Start. KI in der Lernplattform Zu den immer wichtiger werdenden LMS Funktionen gehört KI in der Lernplattform. Künstliche Intelligenz in einem LMS kann das Lernerlebnis der User optimieren. Zudem nimmt KI denjenigen Arbeit ab, die für die Erstellung der Lerninhalte verantwortlich sind. Es können z.B. automatisch Quizze generiert werden, die auf den vorhandenen Kursinhalten beruhen. Multi-Mandanten-Funktion Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Mandanten werden alle über Ihr zentrales Muttersystem verwaltet, haben aber eigene Rechte. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist. Kosten Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man um den finanziellen Aspekt nicht herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Sie haben die Wahl zwischen mehreren Preismodellen: Bezahlung pro aktivem Teilnehmendem: Sie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen. Bezahlung pro Teilnehmendem: Sie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht. Abrechnung nach Aufwand: Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen (also z.B. für die User und die von ihnen belegten Kurse). Lizenzgebühr/Abonnement: Sie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Checkliste zum Download Wir haben die oben genannten Punkte ausführlicher und in Form einer Checkliste zum Abhaken für Sie zusammengefasst. Einfach kostenlos downloaden und für Ihr Unternehmen ausfüllen: Checkliste herunterladen Neugierig geworden? Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU. Sie sind neugierig geworden und möchten Ihr eLearning Projekt schnell und einfach starten? Testen Sie die Lernplattform für 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Bei der Auswahlentscheidung für ein LMS wird aus gutem Grund auf die Vereinbarkeit mit den Anforderungen des Datenschutzes und der DSGVO geachtet. Gerade deutsche oder europäische Unternehmen aus dem Mittelstand sind oft verunsichert, in welchem Umfang die Anforderungen der DSGVO zu beachten sind. Deutsche Unternehmen bevorzugen in der Regel einen deutschen Anbieter, weil dort der Support auf deutscher Sprache angeboten wird und auch die Anforderungen an den Datenschutz mit einem persönlichen Ansprechpartner geregelt werden können. Inhalt 1. Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung2. Position der Server3. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH4. Server von US-Unternehmen5. Remote Work & DSGVO6. Fazit7. Checkliste Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung für ein LMS Wenn Sie mit dem LMS ein Schulungsangebot für Mitarbeitende, Kunden, Partner oder andere Personen betreiben, dann werden in jedem Fall persönliche Daten verarbeitet und gespeichert. Hierunter fallen vor allem die E-Mail-Adresse und weitere persönliche Daten der Teilnehmenden. Insofern muss zunächst ein sog. AVV oder ADV (Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung) mit dem jeweiligen Anbieter beziehungsweise Betreiber des LMS abgeschlossen werden. Hier sollten Sie darauf achten, dass Ihnen dieser ADV in deutscher Sprache vorgelegt wird und Sie gegebenenfalls Änderungswünsche mit einem persönlichen Ansprechpartner beim Anbieter erörtern können. Ferner sollten Sie sich beim Anbieter informieren, wie das Datensicherungskonzept aussieht. Dazu gehören Vorkehrungen technischer und organisatorischer Art, die der Anbieter getroffen hat, um die auf seinem Server gespeicherten Daten zu sichern. Ein Teil dieser Maßnahmen ist als sog. TOA Anlage (Technisch Organisatorische Maßnahmen) in der ADV geregelt. Für darüber hinausgehende Maßnahmen sollte Ihnen der Anbieter ein eigenes Sicherheitskonzept vorlegen können. Wichtig ist am Ende, wo die Server stehen Die weitere und oft in den Mittelpunkt gestellte Frage bezieht sich auf den Standort der Server, auf dem die persönlichen Daten der Kunden gespeichert werden. Moderne LMS-Lösungen sind sog. Cloud-Lösungen. Das bedeutet, die Daten werden nicht wie früher als sog. on-premise auf Servern des Kunden gespeichert, sondern in der Cloud. In den letzten Jahren haben sich Cloud-Lösungen durchgesetzt, da diese für den Kunden preiswerter sind, eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gewährleistet wird und nicht extra abgerechnet wird. Die große Mehrheit der Cloud-Lösungen hostet die Daten nun aber auf Servern von Amazon (AWS) oder Microsoft, da diese Lösung die leistungsfähigsten sind. Alle größeren US-Anbieter betreiben mittlerweile alle Serverfarmen mit Serverstandort in Europa oder Deutschland, um den Anforderungen der DSGVO entsprechen zu können. Dennoch hat ein Urteil des Europäischen Gerichtshof für Verunsicherung gesorgt, das auch als Schrems II bekannt geworden ist. Hier hatte der EuGH entschieden, dass personenbezogene Daten von EU-Bürgern nur an Drittländer übermittelt werden dürfen, wenn sie in diesem Drittland einen im Wesentlichen gleichwertigen Schutz genießen wie in der EU. Für die USA hat der EuGH ein solches angemessenes Schutzniveau verneint, worauf die Europäische Kommission in 2021 die sog. Standardvertragsklauseln erlassen hatte, die seit dem 27.9.2021 für die Datenübermittlung abzuschließen sind. Doch auch hier kam es in der Vergangenheit oft zu Fragen von Datenschutzbeauftragten, ob auch bei Abschluss der Standardvertragsklauseln ein Restrisiko bestehen kann, weil die jeweiligen Behörden in Drittländern wie den USA auf die Daten zugreifen könnten. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH geben Gewissheit Mittlerweile hat sich allerdings auch unter Datenschutzexperten eine pragmatische Abwägung durchgesetzt, die zuletzt vom OLG Karlsruhe bestätigt worden ist. Das OLG hatte in einer Entscheidung vom 6.9.2022 klargestellt, dass deutsche Behörden bei öffentlichen Aufträgen sehr wohl auf Tochtergesellschaften von US-amerikanischen Cloud-Dienste-Anbietern zurückgreifen. Die Voraussetzung dafür ist, dass diese zusichern, die Daten in Deutschland zu verarbeiten. Nicht nur dieses Urteil kann Unternehmen aktuell die Gewissheit geben, dass eine Speicherung von persönlichen Daten auch über ein LMS auf Servern mit Standort in Deutschland bzw. Europa zulässig ist. Denn hier wurde dies vom OLG für von der öffentlichen Hand betriebenen Krankenhäusern richterlich erlaubt. Und Patientendaten dürften weitaus sensibler sein als im normalen Einsatzszenario eines LMS. Server von US-Unternehmen in Deutschland & Europa Last but not least zeigt ein genauer Blick auf das Urteil des EuGH, dass sich Unternehmen im Kontext eines LMS keine Sorgen machen müssen. Denn die problematischen Normen, die das Privacy-Shield kippten, sind Section 702 FISA und Executive Order 12333 (E.O. 12333). Diese ermächtigen US-Behörden, sogenannte “foreign intelligence” zu erlangen. Darunter versteht man sämtliche Informationen, die die USA im Rahmen ihrer geheimdienstlichen Tätigkeiten für erforderlich oder hilfreich erachten. Wer nun also mit dem LMS keine Aufträge für einen Geheimdienst bearbeitet, sollte sich von den Sorgenfalten der Datenschutzbeauftragten nicht verunsichern lassen. Immerhin werden externe Datenschutzbeauftragte dafür bezahlt, potentielle Risiken aufzuzeigen. Die jeweiligen Lösungen müssen dann im Unternehmen gefunden werden. Somit besteht nun Klarheit, dass von US-Unternehmen in Deutschland oder Europa betriebene Server DSGVO konform sind. Remote Work & DSGVO Remote Work wirft wichtige Fragen im Zusammenhang mit der DSGVO auf. Der Zugriff auf Unternehmensdaten außerhalb des geschützten Netzwerks kann Datenschutzrisiken mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende, die remote arbeiten, im Bereich Datenschutz angemessen geschult sind. Außerdem müssen sie geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Dazu gehört, sichere Netzwerke und Geräte zu verwenden, Datenübertragungen zu verschlüsseln und Zugriffskontrollen zu implementieren. Es gibt im remote work jedoch nicht nur Datenschutz zu beachten. Weitere wichtige Compliance-Themen sind Sozialversicherungen, Steuern, Wirksamkeit & Sorgfaltspflicht usw. Wie behalten Sie da am besten den Überblick, vor allem wenn Ihre Mitarbeitenden auch noch in verschiedenen Ländern arbeiten? Mit rhome bringen Sie remote work auf eine neue Stufe, indem Sie Ihre Mitarbeitenden auf der ganzen Welt tracken können und gleichzeitig alle wichtigen Compliance-Anforderungen einhalten. Seien Sie ein moderner und attraktiver Arbeitgeber und bieten Sie Ihrem Team volle örtliche Flexibilität.   Fazit Datenschutzkonforme Weiterbildung ist ein komplexes Thema. Wir haben deshalb noch mehr wertvolle Infos für Sie gesammelt, mit denen Sie teure Fehler im Bereich LMS und DSGVO vermeiden können. Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema Lernplattformen für Unternehmen erfahren? Wir haben im verlinkten Artikel alle Formen von Lernplattformen sowie wichtige Funktionen zusammengefasst und verraten, worauf Sie beim Kauf achten sollten. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste jetzt sichern

Für Unternehmen im Mittelstand ist der Vertrieb entscheidend für den Erfolg. Die Verkaufsteams stehen jeden Tag im Wettbewerb um Kunden. Denn Kunden an Land zu ziehen ist notwendig, damit Ihr Unternehmen bestehen kann und wettbewerbsfähig bleibt. Doch welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um Ihr Vertriebsteam zu verbessern? Wir haben die Antwort: e-Learning im Vertrieb. Der Einsatz eines Learning Management Systens (LMS) hilft Ihrem Vertriebsteam einfach und höchst effektiv dabei, ihr Produktwissen und die Verkaufsstrategien zu verbessern. Inhalt 1. Wie hilft ein LMS im Vertrieb?2. Nutzen eines LMS3. Kosten sparen4. Tipps für E-Learning im Vertrieb5. Fazit6. Whitepaper Wie kann ein LMS Ihrem Vertriebsteam helfen? Ihre Vertriebsschulungen sind ein entscheidender Faktor für das Erreichen der Umsatzziele Ihres Unternehmens. Vertriebsschulungen bestehen in der Regel aus unregelmäßigen internen Treffen und Präsenzschulungen. Dies sind zwar gute Komponenten, aber sie sind nicht das A und O einer guten Vertriebsschulung. Als Teil Ihrer Vertriebsschulungen müssen Sie das Gelernte kontinuierlich festigen und Ihre Vertriebsteams stetig weiterentwickeln. Unternehmen, die stark vom Erfolg ihrer Vertriebsteams abhängen, brauchen mehr als nur Standardschulungen. Sie brauchen ein System, das regelmäßige Schulungsmöglichkeiten bietet. Ihr Vertriebsteam verdient den Zugang zu Fachexperten, internen Bestenlisten und Lernpfaden, um produktiv und leistungsfähig zu bleiben. Nutzen eines LMS im Vertrieb Das für Sie ideale LMS versorgt die Vertriebsmitarbeitenden mit den Informationen, die sie für den Erfolg benötigen. Darüber hinaus können sie aus der Ferne auf Schulungen zugreifen und Informationen erhalten, wenn sie diese benötigen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Vertriebsmitarbeitende z.B. im Außendienst oft unterwegs sind. Durch E-Learning können sie in Echtzeit auf Schulungsprogramme und andere Inhalte zugreifen - egal, wo sie sich gerade befinden. Das Onboarding ist zwar eine wichtige Komponente für die Entwicklung eines erfolgreichen Vertriebsmitarbeitenden, aber damit ist die Schulungsreise noch lange nicht zu Ende. Onboarding-Programme können mit herkömmlichen Lernplattformen auskommen, aber sie können in der Regel keine anspruchsvollen Unternehmensschulungen durchführen. Das LMS, für das Sie sich entscheiden, muss in der Lage sein, umfassende, ansprechende Lernerfahrungen auch für unterwegs bereitzustellen. Mit dem richtigen LMS sind die Informationen für den modernen Lernenden jederzeit leicht zugänglich. Indem Sie Ihren Teams die benötigten E-Learning-Materialien online zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass sie auch dann auf dem Laufenden bleiben, wenn sie zu einem Treffen mit einem potenziellen Kunden oder einem Verkaufsgespräch eilen. E-Learning im Vertrieb spart Kosten Da Vertriebsmitarbeitende oft im Außendienst unterwegs sind, ist es schwierig, sie alle gleichzeitig zu Präsenzschulungen zu versammeln. Das bedeutet nämlich, dass in dem Zeitraum keine neuen potenziellen Kunden an Land gezogen werden. Und somit: weniger Revenue für das Unternehmen. Teilen Sie Ihr Vertriebsteam auf und organisieren Sie zwei Schulungen, steigen die Kosten enorm. Ohnehin kosten Präsenzschulungen viel Geld, weshalb wir Ihnen raten, die Schulungen im Vertrieb auf e-Learning umzustellen. So können sich die Mitarbeitenden flexibel von überall aus weiterbilden - wenn sie eben gerade Zeit haben. Tipps für E-Learning im Vertrieb Der erste wichtige Schritt zum Schulungserfolg besteht darin, herauszufinden, welche Bedürfnisse Ihre Vertriebsmitarbeitenden haben. In welchem Bereich sehen sie Weiterbildungsbedarf, wie wollen sie sich am liebsten weiterbilden? Auf welchem Endgerät? Sobald Sie ihre Erwartungen und Bedürfnisse kennen, können Sie mit der Implementierung des richtigen E-Learnings beginnen. Wir haben die wichtigsten generellen Anforderungen an ein LMS hier für Sie zusammengefasst. Vielfältige Schulungsoptionen Jeder Mitarbeitender lernt anders. Um sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team Zugang zu einer für sie passenden Lernerfahrungen hat, müssen Sie verschiedene Schulungsoptionen anbieten. Während einige Teilnehmende gut auf konventionelle Schulungsmethoden ansprechen, präferieren andere neue, digitale Lernformate. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach ihrer Meinung. Eine Differenzierung der Lerninhalte ist wichtig, um die Wirksamkeit für alle Beteiligten zu gewährleisten. Für einige Lernende sind visuelle Inhalte wie Online-Präsentationen und Videos oder virtuelle, von Ausbildern geleitete Kurse wichtig. Andere bevorzugen vielleicht auditives Lernen. Daher sollten sie Materialien erhalten, die Informationen vermitteln, aber auch dazu anregen, Fragen zu stellen und zuzuhören. Peer to Peer Learning Peer to Peer Learning birgt die Chance, dass Ihr gesamtes Vertriebsteam von der bestmöglichen Schulung profitiert. Erfahrene Mitarbeitende im Vertrieb können auf diese Weise ihre Expertise an noch unerfahrenere Teammitglieder weitergeben. Dieser direkte Wissensaustausch ist unheimlich wertvoll, da die Mitarbeitenden direkte Fragen stellen und ihre persönlichen Erfahrungen austauschen können. Oftmals versteht man Inhalte zudem besser, wenn sie nicht von einem externen Trainer erklärt werden, sondern von Teammitgliedern. Das Lernen unter Gleichgesinnten verbessert zudem die Wissensspeicherung. Benutzergenerierte Lerninhalte - User Generated Content Beobachtung und Erklärung sind nur zwei Varianten, wie Menschen lernen. Durch den Einsatz von nutzergenerierten Inhalten können Sie zwei Dinge erreichen: Mitarbeitende können untereinander Wissen vermitteln, indem sie ihre eigenen bewährten Praktiken und Verkaufstaktiken weitergeben. Die Teammitglieder wiederum können das Gelernte festigen, indem sie sich gegenseitig beobachten. Micro-Learning Das Lernen in kleinen Häppchen, auch bekannt als Micro-Learning, ist eine höchst effektive Lernmethode. Sie macht es nicht nur leichter, den Stoff zu behalten, sondern ist auch ideal für Mitarbeitende, die ständig unterwegs sind oder wenig Zeit für Schulungen haben, wie z. B. Vertriebsmitarbeitende. Vor allem für Ihre Vertriebsmitarbeitenden müssen Sie sicherstellen, dass das Lernen schnell, einfach und zuverlässig vonstatten gehen kann. Mit kurzen Lernmaterialien zum Nachschlagen und zur Wissensvertiefung können Ihre Vertriebsmitarbeitenden auch dann auf dem Laufenden bleiben, wenn sie viel zu tun haben. Unser Fazit Für Unternehmen, die stark vom Vertrieb abhängig sind, gibt es wenig Spielraum für Fehler, wenn es darum geht, Vertriebsmitarbeitende auf Erfolgskurs zu bringen. Deshalb braucht es die richtige Lehrmethode. Durch die Implementierung eines erstklassigen Learning Management Systems in Kombination mit dem passenden Schulungsplan können Sie Ihr Vertriebsteam zum Erfolg führen und den Erfolg sicherstellen. Wir stellen fest: e-Learning im Vertrieb lohnt sich unbedingt. Neugierig geworden? Für mehr Informationen rund um das Thema eLearning im Mittelstand haben wir einen Leitfaden für Sie verfasst. Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie eLearning erfolgreich im Mittelstand etablieren, welche Anforderungen ein LMS erfüllen sollte und auf welche Stolpersteine es zu achten gilt. Einfach kostenlos downloaden: Whitepaper Download Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren? 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Datenschutzkonforme Weiterbildung mit einem LMS (Learning Management System) bedeutet vor allem ein: personenbezogene Daten schützen. Immer dann, wenn auf irgendeine Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommen Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Anwendung. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Bei der Nutzung eines LMS gehören hierzu z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Organisationseinheit oder die Sprache des Teilnehmenden. Inhalt 1. Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung2. Transparenz als das A und O3. Altbestände anonymisieren4. Prozesse gehen vor Technik5. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit6. Vorsicht bei Trends7. Fazit8. Checkliste Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung Verfügt Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten, wird ein datenschutzkonformes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten vermutlich bereits existieren. Dabei bilden Ihre Trainingsaktivitäten im LMS nur eine Rubrik der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. neben Ihrer Mitarbeitenden- oder Kundendatenbank. Hat Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten, sollten Sie sich intern oder auch extern mit qualifizierten Fachleuten verstärken. So können Sie sich so schnell wie möglich einen Überblick über Ihre Situation verschaffen. Sobald Sie in Ihrem LMS den Namen von auch nur einem Lernenden erfassen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Diese werden in der datenschutzkonformen Weiterbildung sensitiv gehandhabt. Besondere Vorschriften gelten, wenn Sie auch Daten über minderjährige Azubis in ihrem LMS führen oder falls Sie Spezialinformationen (z.B. besondere Anforderungen bei der Unterbringung für Präsenzveranstaltungen) dokumentieren müssen. In diesem Fall handelt es sich sogar um besonders sensible und schutzwürdige Daten im Sinne der DSGVO, die nur aufgrund besonderer Erlaubnistatbestände überhaupt verarbeitet werden dürfen. Das A und O: Transparenz in der Datenverarbeitung Viele LMS am Markt haben in Hinblick auf das Inkrafttreten der DSGVO neue Features oder Plugins veröffentlicht. Die Mehrheit der LMS-Lösungen für den professionellen Einsatz ist bereits so ausgelegt, dass der Teilnehmende beim ersten Login die Kenntnisnahme von einer Datenschutzerklärung bestätigen muss. Hier müssen Sie die Lernenden transparent über die Verwendung ihrer Daten für den Zweck der Trainingsorganisation informieren. Dazu gehört auch die Aufklärung über ihre Rechte und die Dauer der Speicherung. Eventuell macht es Sinn, einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte sich herausstellen, dass der aktuelle Text Ihrer Datenschutzerklärung nicht DSGVO-konform ist, muss er angepasst und erneut von den Lernenden bestätigt werden. Nur so kann datenschutzkonforme Weiterbildung sichergestellt werden. Um das Risiko zu vermeiden, dass andere gesetzliche Erlaubnistatbestände eventuell nicht eingreifen, sollte Ihr LMS so ausgelegt sein, dass eine wirksame Einwilligung des Nutzenden in die Datenverarbeitung eingeholt wird. Dem Nutzenden muss jedoch die Möglichkeit offenstehen, diese Einwilligung so einfach zu widerrufen, wie sie erteilt wurde. Willigt ein Nutzer in die Datenverarbeitung nicht ein oder widerruft sie, bedeutet das für die meisten LMS, dass dieser Nutzende Ihre Schulungsdienste nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Das kann Sie vor eine Herausforderung stellen. Zum Beispiel dann, wenn es in Ihrem LMS verpflichtende Trainings gibt, die so wichtig sind, dass alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme sie absolvieren müssen. Dazu gehören Trainings zur Arbeitssicherheit oder elektronische Sicherheitsunterweisungen für bestimmte Maschinen. Hier ist noch unklar, ob die Datenverarbeitung in einem solchen Fall auch ohne die Einwilligung des Nutzers über einen der Erlaubnistatbestände aus Art. 6 oder 9 EU-DSGVO gerechtfertigt werden kann. Altbestände anonymisieren In der Praxis ist es auch oft der Fall, dass die Lernerdatenbank aus einem Altsystem geerbt wurde oder das System initial aus Lernerlisten im Excel-Format befüllt wurde, bevor es im Unternehmen eine Datenschutzerklärung für das Trainingsgeschäft gab. Bei solchen externen Quellen ist Vorsicht geboten. Wenn die Zielgruppe Ihrer Akademie hauptsächlich aus häufig wechselnden Externen (z.B. Anwendern, Händlern) besteht, dann ist es sicher nicht sinnvoll oder möglich, die „Karteileichen“ für die Bestätigung einer neuen Datenschutzerklärung zu kontaktieren. Eher können Sie Altbestände (z.B. Nutzende ohne Trainingsaktivitäten in den letzten 10 Jahren) bei Bedarf anonymisieren. Diese radikale Maßnahme steht jedoch eigentlich im direkten Zielkonflikt mit dem Sinn und Zweck eines LMS. Ein solches System ist nämlich darauf auslegt, Informationen über Lernende und Lernverhalten dauerhaft auszuwerten und langfristig zu dokumentieren. Hier muss man noch auf entsprechende Rechtsprechung warten, ob solche Maßnahmen tatsächlich auch gefordert werden. Eine Pseudonymisierung kann im Zeitraum bis zum Erreichen der Löschfrist eine gute datenschutzkonforme und dennoch auditsichere Lösung für ältere Datenbankeinträge darstellen. Beispielsweise durch die Aufbewahrung von Lerner- und Trainingsdaten in getrennten Tabellen auf unterschiedlichen Serverbereichen mit einer möglichen Zuordnung über eine eindeutige ID. Prozesse gehen vor Technik In der Praxis ist nicht davon auszugehen, dass LMS-Nutzende häufig von ihrem Recht Gebrauch machen werden und willkürlich ihre Einwilligungserklärung widerrufen. Dennoch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie mit solchen Anforderungen im Fall der Fälle konkret umgehen wollen. Beantragt ein Teilnehmender die Löschung aller Daten, die sie über ihn gespeichert haben, haben Sie dafür in der Regel gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine bindende Frist von einem Monat. Der Antrag darf auch formlos erfolgen, z.B. telefonisch. Weitere LMS-relevante Features in Hinblick auf die DSGVO wären auch die leichtere Möglichkeit für den Teilnehmenden, ihn/sie betreffende Daten einzusehen und zu berichtigen. Auch die eigenen Daten in einem gängigen Format wie JSON oder XML exportieren zu lassen, um sie bei einem anderen Anbieter einspielen zu lassen, ist sinnvoll. Dadurch könnte der Lernende seine Bildungshistorie viel leichter zu seinem nächsten Arbeitgeber mitnehmen. Hier könnte der Begriff lebenslanges Lernen auch in Kombination mit neuen Technologien wie xAPI/TinCan eine neue Dynamik bekommen. Auch die Themen „Privacy by design“ (Datenschutz durch Technik) und „Privacy by Default“ (datenschutzfreundliche Voreinstellungen) sind nun stärker gesetzlich verankert. Diese Neuerungen sollten sich im LMS durch neue Features und eine Aktualisierung der Oberfläche wiederfinden. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit Wenn Sie Ihr LMS on premise hosten, kommen mit der DSGVO und datenschutzkonformer Weiterbildung auch verstärkte Anforderungen an die IT-Sicherheit auf Sie zu. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen, wie das rechtzeitige Einspielen von Updates und eine ausreichend sichere Verschlüsselung der Datenübertragung, potentiell datenschutzrelevante Critical Incidents beobachten und diese dann ggf. der Aufsichtsbehörde und den Nutzern melden. Wird Ihr LMS als SaaS gehostet, sollte der LMS-Anbieter diese Leistungen für Sie übernehmen. Auch Anbieter mit Sitz außerhalb der EU unterfallen dem Anwendungsbereich der DSGVO, sofern sie ihre Leistungen innerhalb der EU anbieten. Sie müssen daher ein Schutzniveau gewährleisten, das den Anforderungen der DSGVO genügt. Unabhängig davon, ob Ihr LMS gekauft oder gemietet ist, müssen Ihre Administratoren für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten verstärkt sensibilisiert werden. Dies fängt bei der tatsächlichen Einhaltung der Passwortrichtlinien und Best Practices beim E-Mail-Versand an, wie z.B. dem Nutzen des BCC-Feldes. Admins müssen mit personenbezogenen Daten in Reports kritisch, sorgfältig und vertraulich umgehen. Möglicherweise müssen Sie auch neue Regeln schaffen, wenn Ihre Mitarbeitenden das LMS im Homeoffice oder auf privaten Geräten nutzen dürfen. Vorsicht bei Trends Falls Ihr Unternehmen auch dem Trend „Learning Analytics“ folgen möchte, muss genau geprüft werden, wie Sie ihr Vorhaben datenschutzkonform gestalten können, da hier das Kriterium der Zweckbindung bei der Datenerhebung nicht immer erfüllt ist. Beim Social Learning sollten Sie durch ein geeignetes Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur die Teilnehmenden sich gegenseitig sehen, die dem auch zugestimmt haben. Wenn Sie sich für die neuen Technologien VR/AR und xAPI interessieren, ist je nach Anwendungsszenario eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll und kann Sie bei der Konformitätsdokumentation im Fall der Fälle vor hohen Strafen bewahren. Fazit Auf der sicheren Seite beim Thema DSGVO sind Sie erst, wenn Sie sich im Detail und ggf. mit der Unterstützung eines fachkundigen Datenschutzbeauftragen darüber Gedanken gemacht haben, wie Sie nicht nur Ihr LMS, sondern auch Ihre Trainingsprozesse datenschutzkonform gestalten können. Hier dürfen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, nicht nur auf die Technik Ihres LMS verlassen. Das Thema LMS und DSGVO ist sehr komplex. Noch mehr Infos und Hilfestellung gibt es im verlinkten Beitrag. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen