KI-Schulungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Ein erfolgreiches Onboarding fördert die langfristige Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Studien zeigen, dass Mitarbeitende mehrere Jahre in einem Unternehmen verbleiben, wenn sie mit ihrem Onboarding zufrieden waren. Allerdings hat sich seit der Corona-Pandemie die Gestaltung von Onboarding verändert. Viele Mitarbeitende befinden sich im Homeoffice und so findet auch die Einarbeitung remote statt. Onboarding im Homeoffice ist für viele Unternehmen die neue Realität - und dieses Konzept bringt eine ganze Reihe neuer Fragen und Bedenken von neuen Mitarbeitenden mit sich. Inhalt 1. Was passiert vor dem ersten Arbeitstag?2. Wie richte ich mein Homeoffice ein?3. Wie wird mein erster Tag aussehen?4. Wie ist das Unternehmen organisiert?5. Wie kann ich mich in das Unternehmen integrieren?6. Was wird von mir erwartet?7. Wer ist mein Ansprechpartner?8. Wie kann ich mich ins Team integrieren?9. Wie sieht die Unternehmenskultur aus?10. Welche Rolle spielt Employee Wellbeing?11. Wie kann ich wachsen?12. Negative Konsequenzen13. Fazit Thema 1: Was passiert vor dem ersten Arbeitstag? Traditionell werden die Einführungsprozesse von Seiten der Personalabteilung ohnehin online abgewickelt. Wird dabei jedoch ein Schritt vergessen, wie zum Beispiel dem neuen Mitarbeitenden den neuen Arbeitslaptop zuzuschicken, kann das unangenehme Folgen für den ersten Tag haben. Ganz zu schweigen davon, welcher Eindruck für den neuen Mitarbeitenden entsteht. Achten Sie darauf, die folgenden Punkte zu berücksichtigen: Wie unterschreibe ich meinen Vertrag? Werde ich einen Arbeitslaptop und/oder ein Diensthandy erhalten? Kann ich meinen Arbeitslaptop und das Diensthandy selbst auswählen? Wie erhalte ich die Geräte? Muss ich vor Beginn meiner Tätigkeit eine Schulung absolvieren? Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeitenden die Gewissheit, dass der erste Arbeitstag gut vorbereitet ist und einem reibungslosen Start nichts im Wege steht. Thema 2: Wie richte ich mein Homeoffice ein? Erfolgreiches Arbeiten von zu Hause aus bedarf an Vorbereitung und kann womöglich am Anfang eine Herausforderung für den neuen Mitarbeitenden sein. Stellen Sie sicher, dass Sie genau darlegen, was Ihr Unternehmen zur Unterstützung Ihres Mitarbeitenden im Homeoffice beitragen wird und was nicht. Vergessen Sie auch nicht, einige Informationen über die Sicherheit und Gesundheit im Homeoffice zu geben. Haben wir ein Budget für die Einrichtung eines externen Büros? Kann ich die Kosten für die Büroausstattung übernehmen? Erstattet das Unternehmen die Kosten für das Internet zu Hause? Wo kann ich am besten von zu Hause aus arbeiten? Wie kann ich einen ergonomischen Arbeitsbereich einrichten? Wenn Sie versuchen diese Fragen zu beantworten, ist das Homeoffice Ihres neuen Teammitglieds vom ersten Tag an einsatzbereit. Thema 3: Wie wird mein erster Tag aussehen? Selbst erfahrene Fachleute können am ersten Tag nervös sein. Neue Mitarbeitende sollten deshalb folgende Fragen stellen, bevor sie anfangen. Um wie viel Uhr fange ich an? Gibt es einen Zeitplan für den ersten Tag? Wie lautet die Kleiderordnung? Wie melde ich mich bei meinen E-Mail-/Slack-/Zoom-/Konten und anderen Systemen an? Mit wem führe ich meinen ersten Videoanruf? Was tue ich, wenn ich Probleme mit der Einwahl habe? Was sind die Regeln für Videoanrufe? (z. B.: obligatorisches Video, Kopfhörer vs. Lautsprecher) Benötige ich am ersten Tag zusätzliche Ausrüstung? Werden mein Team und ich gemeinsam online zu Mittag essen? Wen kann ich anrufen, wenn ich weitere Fragen habe? Diese Fragen mögen offensichtlich erscheinen, sind für neue Mitarbeitende im Homeoffice aber sehr hilfreich, da sie sich nicht mal eben an ein Teammitglied am Nachbarschreibtisch wenden können. Thema 4: Wie ist das Unternehmen organisiert? Für fast 75% der neu eingestellten Mitarbeitenden ist die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung. Auch wenn dies vielleicht nicht der aufregendste Teil einer neuen Stelle ist, so ist es doch ein wichtiger. Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen zu den praktischen Abläufen, Prozessen und Richtlinien Ihres Unternehmens vorwegnehmen. Wie ist der Ablauf, wenn ich krank bin? Kann ich von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, inklusive aus dem Ausland? Was beinhalten die betrieblichen Leistungen? Wie sieht die Urlaubspolitik aus? Kann ich während meiner Arbeit private Anrufe und E-Mails beantworten? Kann ich mich mit Teammitgliedern persönlich treffen? Kann ich mich mit Kunden persönlich treffen? Was mache ich, wenn mein Firmentelefon oder mein Laptop ausfällt? Wie lange sind meine Pausen und kann ich sie nehmen, wann ich will? Ein allgemeiner Leitfaden ist ein hervorragendes Mittel, um diese Dinge zu vermitteln. Thema 5: Wie kann ich mich in das Unternehmen integrieren? Damit Mitarbeitende motiviert für ihre Arbeit sind und ihr Bestes geben, ist es wichtig zu wissen, warum ihre Arbeit wichtig ist. Dies spielt im Remote Work eine umso größere Rolle. Aufgrund der Distanz kann es schwierig sein, zu erkennen, wie sich die eigene Rolle auf das gesamte Unternehmen auswirkt. Was sind die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens? Wie trägt meine Arbeit zu diesen Zielen bei? Was sind unsere größten Herausforderungen? Wie trägt meine Tätigkeit zur Bewältigung dieser Herausforderungen bei? Ihr Onboarding sollte neue Mitarbeitende über die strategischen Prioritäten und Herausforderungen des Unternehmens informieren und erklären, wie ihre zukünftigen Aufgaben damit zusammenhängen. Dies wird den Mitarbeitenden helfen, zu verstehen, wie sie persönlich dazu beitragen können. Thema 6: Was wird von mir erwartet? Alle neu eingestellten Mitarbeitenden möchten einen positiven Eindruck machen. In einem Arbeitsumfeld, in dem sie remote arbeiten, ist gute Kommunikation enorm wichtig. Mitarbeitende sollten nie die Erwartungen des Vorgesetzten aus den Augen verlieren oder das Gefühl haben, dass ihnen die Richtung fehlt. Welche Art von digitalen Schulungsmethoden verwenden Sie? Wie hat sich der Führungsstil des Unternehmens entwickelt, um Remote-Mitarbeitende zu unterstützen? Wie wird die Leistung von Remote-Work gemessen? Wen kann ich um Hilfe bitten, wenn ich nicht weiterkomme? Haben wir ein Portal für häufig gestellte Fragen? Gibt es unausgesprochene Ziele für meine Rolle? Gibt es "Erfolgsgeschichten" von Teammitgliedern, die remote arbeiten? Eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender sollte darin bestehen, ihnen zu zeigen, dass die Ressourcen, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen, ohne weiteres zur Verfügung stehen. Thema 7: Wer ist mein Ansprechpartner? Neue Mitarbeitende müssen drei wichtige Dinge wissen, wenn es um Ansprechpartner geht: Wen kann ich anrufen, wenn ich Fragen zu meiner Arbeit oder dem Unternehmen habe? Wen kann ich anrufen, wenn ich ein Problem habe oder etwas Schlimmes passiert ist? Wen kann ich anrufen, wenn ich eine tolle Idee habe, die nicht in meinen Aufgabenbereich fällt? Wenn Mitarbeitende eine neue Tätigkeit in einer traditionellen Büroumgebung beginnen, finden täglich Hunderte von Mikro-Transaktionen statt, die wir als beiläufige Kommunikation bezeichnen. Aus dieser Art von Kommunikation lernt man viel, insbesondere wenn es darum geht, wer wofür zuständig ist. Ohne diese beiläufigen Interaktionen kann es schwierig sein, herauszufinden, mit wem man in Kontakt treten soll. Daher ist es wichtig, dass Ihr Onboarding-Programm ausdrücklich festlegt, wie neue Mitarbeitende ihre Ideen, Gedanken, Fragen, Ängste und Bedenken äußern können. Mitarbeiter Coaching, eine vertrauliche Mitarbeitenden-Hotline oder ein anonymes Vorschlagsportal sind gute Ideen. Thema 8: Wie kann ich mich ins Team integrieren? Bei einem Start aus dem Homeoffice kann es noch schwieriger sein als sonst, soziale Beziehungen zu Teammitgliedern zu pflegen. Das gilt insbesondere dann, wenn man eine eher introvertierte Persönlichkeit ist. Veranstaltet das Unternehmen Online-Treffen? Ich bin sozial ängstlich. Welche Maßnahmen gibt es, um Menschen wie mir die Teilnahme an Online-Treffen zu erleichtern? Werde ich einen Remote-Onboarding-Buddy haben? Wie kann ich mein Team aus dem Homeoffice besser kennen lernen? Gibt es Maßnahmen, die mir helfen, Mitarbeitende außerhalb meines Teams kennen zu lernen? Gibt es informelle Kommunikationskanäle, über die wir uns über lustige oder interessante Dinge austauschen können? Je mehr Informationen Sie hier geben können, desto besser wird Ihr neuer Mitarbeitender darauf vorbereitet sein, ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens zu werden. Thema 9: Wie sieht die Unternehmenskultur aus? Es kann schwierig sein, die Kultur einer Organisation zu verstehen, wenn man physisch nicht an Ort und Stelle ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen abgerundeten Überblick über die Aspekte Ihrer Organisationskultur bieten. Gibt es einen Fachjargon für die Arbeit im Homeoffice, den wir kennen müssen? Gibt es besondere Rituale? (Freitagsdrinks, 10 Uhr-Kaffee usw.) Arbeitet das Team von 9 bis 17 Uhr? Oder legen sie lieber einen individuellen Zeitplan fest? Wie trennen die Teammitglieder ihr Arbeitsleben von ihrem Privatleben? Ist es in Ordnung, wenn meine Kinder oder andere Familienmitglieder in meinem Arbeitsbereich sind? Dürfen Haustiere in Meetings zu sehen sein? Gibt es irgendwelche Tabus für die Arbeit im Homeoffice? Thema 10: Welche Rolle spielt Employee Wellbeing? Viele neu eingestellte Mitarbeitende haben das Gefühl, dass sie besonders in den ersten Wochen und Monaten am Arbeitsplatz "unkaputtbar" erscheinen müssen und suchen daher nicht aktiv nach Hilfe. Informieren Sie darüber, was Ihr Unternehmen tut, um die psychische und physische Gesundheit von Mitarbeitenden zu fördern. Wie kann ich meine psychische Gesundheit zu Hause in den Griff bekommen? Bietet das Unternehmen Zugang zu Diensten zur Unterstützung der psychischen Gesundheit? Gibt es Ressourcen, die mir helfen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden? An wen kann ich mich wenden, wenn ich Probleme mit meiner Gesundheit und meinem Wohlbefinden habe? Bietet das Unternehmen Zugang zu Fitnesskursen aus der Ferne? Lassen Sie keinen Raum für Interpretationen und machen Sie deutlich, dass Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben fördern und das Employee Wellbeing an erster Stelle steht. Thema 11: Wie kann ich wachsen? Viele Mitarbeitende ziehen große Motivation aus internen Aufstiegsmöglichkeiten. Wie kann ich innerhalb des Unternehmens aufsteigen, wenn ich aus dem Homeoffice arbeite? Bieten Sie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten an? Kann ich meinen eigenen beruflichen Entwicklungsplan entwerfen? Gibt es Fernlehrgänge? Werde ich ein Budget für Weiterbildungen erhalten? Nutzen Sie diese Gelegenheit, um neuen Mitarbeitenden zu versichern, dass die Arbeit im Homeoffice kein Hindernis für ihr Wachstumspotenzial in Ihrem Unternehmen darstellen. Negative Konsequenzen Bleiben viele dieser Fragen unbeantwortet, kann dies in zweierlei Hinsicht einen negativen Effekt auf die Erfahrung von neuen Mitarbeitenden haben: Verlust an Produktivität: Ohne das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt verfügen neue Mitarbeitende nicht über die notwendigen Werkzeuge, um effektiv einen Beitrag im Unternehmen zu leisten. Engagementgesteuerte Fluktuation: Ohne die richtige Aufmerksamkeit fühlen sich Ihre neuen Mitarbeitenden nicht wertgeschätzt. Zweifel können sich einschleichen. Die Mitarbeitenden werden sich möglicherweise fragen, ob sie die richtige Wahl getroffen haben, als sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. Genau dies ist der Grund, weshalb ein Drittel der neuen Mitarbeitenden innerhalb der ersten sechs Monate wieder kündigt. Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die folgenden Fragen proaktiv beantworten können, gewinnen Sie den Respekt Ihrer neuen Teammitglieder, sichern Ihre Investitionen in die Personalbeschaffung und stärken Ihre Onboarding-Reise. Unser Fazit Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, werden sich Ihre neuen Mitarbeitenden gut informiert und beruhigt fühlen, sodass Sie gemeinsam Ihre Onboarding-Reise starten können. Mit einem erfolgreichen Onboarding fördern Sie die langfristige Bindung Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen und generieren eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten. Ihre Mitarbeitenden erfahren so von Beginn an Wertschätzung und Respekt und werden dementsprechend motiviert sein, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu liefern. Onboarding mit reteach verbessern

Onboarding ist vermutlich den meisten Menschen ein Begriff. Dem Onboarding vorangehend und mindestens genauso wichtig ist jedoch das Preboarding. Nur so kann ein neuer Mitarbeitender vom ersten Tag an erfolgreich ins Unternehmen integriert werden – Stichwort Mitarbeiterbindung.  Inhalt 1. Was ist Preboarding?2. Warum ist es wichtig?3. Welche Schritte gibt es?4. LMS im Preboarding nutzen5. Whitepaper Was ist Preboarding genau?  Preboarding bezeichnet den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeitspanne gibt es einige wichtige Schritte zu beachten, die den neuen Mitarbeitenden in seiner Entscheidung für Ihr Unternehmen bestärken sollen. Genauso wie er oder sie auf seine neue Arbeitsstelle vorbereitet wird, wird Ihr Team auf ihn vorbereitet.   Warum ist Preboarding so wichtig?  Unternehmen konkurrieren heute um die besten Arbeitskräfte auf dem Markt. Bewerber haben oftmals mehrere Angebote und entscheiden sich für das, was ihnen am meisten zusagt. Haben Sie als Unternehmen also die Zusage von einer Person für die zu besetzende Stelle, sollten Sie sich darum bemühen, dass das so bleibt. Andernfalls kann der Kandidat sich mittels der Kündigungsfrist doch noch für etwas anderes entscheiden, wenn ein besseres Angebot ins Haus flattert.   Deshalb ist es ganz wichtig, den neuen Mitarbeitenden mittels verschiedener Strategien noch vor dem ersten Arbeitstag an Ihr Unternehmen zu binden. Ihm vermitteln, dass er bereits jetzt wichtig für Ihr Team ist und seine Meinung zählt.  Welche Schritte gibt es zu beachten?  Im Preboarding gibt es verschiedene Schritte, die Sie zu unterschiedlichen Zeiten befolgen sollten: direkt nach Vertragsunterzeichnung, 2-4 Wochen vor Arbeitsbeginn, 1 Woche vor Arbeitsbeginn usw. Die Aufgaben variieren zwischen Willkommens-E-Mail, in der sich Chef und das Team vorstellt, Informationen zum ersten Arbeitstag, Team-Event vorab, bei dem der Neuankömmling bereits mit eingeladen wird, Vorbereitung von Zugängen und Hardware...  In unserem Whitepaper zum Thema Preboarding haben wir eine ausführliche Anleitung zu den einzelnen Schritten im Preboarding gegeben. Wir erklären genau, welche E-Mail wann rausgeschickt werden muss, welche Elemente diese enthält und wie Sie als Unternehmen sich auf den ersten Arbeitstag vorbereiten sollten. Dazu gibt es eine nützliche Checkliste zum Abhaken der Aufgaben: Wer macht was wann? Die Checkliste hier als PDF kostenlos downloaden:   Preboarding Checkliste Wie kann ein LMS im Preboarding eingesetzt werden?  Ein LMS (Learning Management System) ist eine digitale Lernplattform für Unternehmen. Sie wird genutzt, um digitale Lerninhalte zu erstellen und Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.  Im Preboarding erleichtert ein LMS Ihrer HR-Abteilung das Leben, indem Sie viele Abläufe dort einstellen und überwachen können. Wann muss welche E-Mail rausgeschickt werden? Wer ist verantwortlich? Getane Aufgaben werden einfach abgehakt und es wird kein Schritt übersehen. Auch Unterweisungen können bereits vorab eingestellt und am ersten Arbeitstag einfach für den Neuankömmling freigeschaltet werden.  Auch der neue Mitarbeitende profitiert von dem Einsatz eines LMS. Er oder sie kann die Inhalte jederzeit und von überall aus abrufen. So kommt es nicht zur Überforderung, da Informationen zur Einarbeitung im eigenen Tempo aufgenommen werden. Es kann sich in der Preboarding-Phase um Begrüßungsvideos von Chef und Team handeln, Video/PDF zu den Unternehmenszielen und Werten, der spätere Onboarding-Plan usw. Sie müssen dem neuen Kollegen lediglich persönliche Zugangsdaten und einen Link zu Ihrer Lernplattform zukommen lassen. Unser Preboarding Whitepaper   Sie haben nun einen ersten Überblick über das Thema Preboarding erhalten. In unserem Preboarding Whitepaper erwarten Sie vertiefte Informationen, Tipps und eine Preboarding-Checkliste zum Download. Einfach kostenlos downloaden:  Preboarding Whitepaper

Onboarding im Homeoffice? Durch die Pandemie ausgelöst ist digitales Onboarding mittlerweile Alltag in vielen Unternehmen. Wir geben 5 Tipps zur erfolgreichen Umsetzung von digitalem Onboarding und verraten, welche Stolpersteine es bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden zu vermeiden gilt. Inhalt 1. Preboarding2. Kollektives Onboarding3. Onboarding individualisieren4. Checklisten5. Feedback einholen6. Stolpersteine im digitalen Onboarding7. Herausforderungen im Remote Work8. Die nächsten Schritte #Tipp 1: Preboarding Das Preboarding ist mindestens genauso wichtig wie das Onboarding. Doch welche Prozesse umfasst das Preboarding genau? Alles, was vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden geschieht: die Zusage und anschließende Vertragsunterzeichnung, Informationen zum ersten Arbeitstag, Anreise, Wegbeschreibung, das Zusenden des Arbeitscomputers, alle notwendigen Zugänge zum System vorbereiten... besonders letzteres ist wichtig, da ein gelungener erster Arbeitstag oft darunter leidet, dass Accounts nicht angelegt wurden, Passwörter fehlen usw. Das kreiert organisatorischen Stress auf Seiten des Arbeitgebers und des neuen Teammitglieds – vor allem, wenn das Onboarding online stattfindet. Seien Sie hierbei präzise und setzen Sie auf eine gute Vorbereitung. #Tipp 2: Ansprechpartner definieren & kollektives Onboarding ermöglichen Besonders wichtig im digitalen Onboarding ist für einen neuen Mitarbeitenden, einen oder mehrere feste Ansprechpartner zu haben. Während man sich im Büro kurz am Schreibtisch zum Kollegen rüberbeugt und seine Frage stellt, kann die Einarbeitungsphase im Homeoffice einsam sein. Ohne feste Ansprechpartner kommt es schnell zur Überforderung und dem Gefühl, alleine gelassen zu werden. Dem sollten Sie als Unternehmen unbedingt vorbeugen. Sie können beispielsweise ein “Buddy”-Programm ins Leben rufen, das alteingesessene Teammitglieder mit den Neulingen verbindet. Fordern Sie außerdem Ihr ganzes Team auf, den neuen Kollegen kurz im Meeting oder im Gruppenchat zu begrüßen. So entsteht ein Gefühl von Gemeinschaft, das gleichzeitig Hemmungen abbaut. #Tipp 3: Digitales Onboarding individualisieren Natürlich gibt es Prozesse im digitalen Onboarding, die für jeden neuen Mitarbeitenden gleich sind. Dazu gehört zum Beispiel die anfängliche Unterweisung zum Thema Arbeitsschutz oder Datensicherheit. Sie als Arbeitgeber sollten sich jedoch genaustens mit dem neuen Kollegen auseinandersetzen und sein Onboarding individualisieren. Welche Kenntnisse hat er/sie schon? Wo besteht noch extra Trainingsbedarf? Das hat Vorteile für beide Seiten: der Mitarbeitende muss sich nicht mit Themen beschäftigen, die er womöglich schon im Schlaf beherrscht, während Sie als Unternehmen Ressourcen sparen und von einem schneller eingearbeiteten Kollegen profitieren. Onboarding digital unterstützen #Tipp 4: Checklisten für neue Mitarbeitende Um im digitalen Onboarding nicht den Überblick zu verlieren, helfen Checklisten. So sehen die HR-Mitarbeitenden sowie das neue Teammitglied auf einen Blick, welche Punkte schon abgehakt wurden und was noch zu tun ist. Integrieren Sie hier auch eine zeitliche Deadline, sodass die Aufgaben nicht unnötig aufgeschoben werden. Das motiviert den Mitarbeitenden, formelle Aspekte (wie Dokumente hochzuladen oder zu unterschreiben) so schnell wie möglich abzuarbeiten. #Tipp 5: Feedback über digitales Onboarding einholen Nachdem der formelle Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, sollten Sie unbedingt die Chance nutzen und Feedback zum digitalen Onboarding einholen. Das kann mittels eines Fragebogens (z.B. Google Survey) geschehen, oder Sie bitten den neuen Mitarbeitenden um einen kurzen Video-Anruf und befragen ihn zu seinen Erfahrungen. Das Feedback-Gespräch sollte nicht zu lange nach hinten verschoben werden, da die Eindrücke des Mitarbeitenden sonst nicht mehr frisch sind. Nutzen Sie die Rückmeldungen, um Ihre Prozesse in Zukunft zu optimieren. Außerdem: Wussten Sie, dass es verschiedene Ebenen im Onboarding gibt? Man spricht dabei vom Fachlichen, Sozialen und Kulturellen Onboarding. Mehr dazu sowie weitere nützliche Informationen rund ums Thema Onboarding gibt es im verlinkten Artikel. Stolpersteine im digitalen Onboarding Software-Probleme Im digitalen Onboarding ist das wichtigste Gerät der Arbeitscomputer. Und natürlich die Zugänge, mit denen der Mitarbeitende überhaupt erst auf die unternehmensspezifischen Plattformen zugreifen kann. Stellen Sie deshalb unbedingt sicher, dass die technischen Voraussetzungen funktionieren, bevor Ihr neuer Mitarbeitender seinen ersten Tag hat. Zu viel oder zu wenig Kommunikation Digitales Onboarding im Homeoffice führt schnell dazu, dass man sich allein gelassen fühlt. Beziehen die neue Kollegin in möglichst viele digitale Meetings ein. Dies hilft bei der Einarbeitung, Integration und gibt neuen Kollegen die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Stockender Informationsfluss Selbstverständlich sollten Sie den neuen Mitarbeitenden zu Beginn an die Hand nehmen und vielleicht einmal mehr als zu wenig nachfragen, ob er/sie mit den Aufgaben zurechtkommt. Neben dem 1 : 1 Dialog sollten aber auch Informationen zum eigenständigen Abruf bereitstehen. Hier kommt es auf eine gute Gliederung an. Die reteach Lernplattform ermöglicht eine transparente Gliederung von Wissen in Lernpfaden und Learning Nuggets für das eigenständige Aneignen von Wissen für alle neuen Kollegen im Home Office.  Herausforderungen im Remote Work Wenn Ihre Mitarbeitenden langfristig im Homeoffice oder sogar vom Ausland aus arbeiten, müssen Sie als Unternehmen bestimmte Vorschriften beachten. Das betrifft besonders den Bereich Compliance. Datenschutz, Wirksamkeit & Sorgfaltspflicht, Steuerrecht, Sozialversicherung ebenso wie Visa & Arbeitserlaubnis sind Themen, mit denen Sie sich auseinandersetzen müssen. Es ist besonders schwierig, den Überblick zu behalten, wenn Ihre Mitarbeitenden von verschiedenen Ländern aus arbeiten. Remote work führt außerdem in den meisten Fällen dazu, dass das Teamgefühl und die Zugehörigkeit zum Unternehmen nicht sehr stark ausgeprägt sind. Deshalb sollten Sie unbedingt Teamevents priorisieren. Bereits zwei regelmäßige Events im Jahr, an denen so viele Mitarbeitende wie möglich zusammentreffen, sind unglaublich wertvoll für das Zusammengehörigkeitsgefühl. Barrieren und Hemmschwellen im Team und den Vorgesetzten gegenüber werden durch den persönlichen Kontakt abgebaut und die allgemeine Zusammenarbeit verbessert sich. Sie sind mit den Herausforderungen von remote work nicht auf sich allein gestellt. Es gibt Wege und Mittel, um sich das Leben zu erleichtern. Beispielsweise mit rhome bringen Sie remote work auf eine neue Stufe, indem Sie Ihre Mitarbeitenden auf der ganzen Welt tracken können und gleichzeitig alle wichtigen Compliance-Anforderungen einhalten. Seien Sie ein moderner und attraktiver Arbeitgeber und bieten Sie Ihrem Team volle örtliche Flexibilität.   Die nächsten Schritte Sie möchten wissen, wie eine Lösung für digitales Onboarding mit der reteach Lernplattform aufgebaut werden kann? Sprechen Sie uns an. Gerne zeigen wir Ihnen Fallbeispiele aus der Praxis. Außerdem: Wie Sie eine Lernplattform für Unternehmen generell einsetzen können, welche Funktionen und Formen es gibt und mehr verraten wir Ihnen im verlinkten Beitrag. Das Thema e-Learning im Unternehmen ist gänzlich neu für Sie? Kein Problem. Wir haben einen Artikel verfasst, in dem wir Ihnen genau erklären, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand funktioniert. Modernes Onboarding mit reteach testen Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit langfristig und nachhaltig verbessern können? Wir haben Kunden und Partner bei diesen Prozessen durch unsere Lernplattform bereits erfolgreich begleitet und lassen Sie gern an unseren Erfahrungen teilhaben. Gratis Whitepaper Download Kostenlose Live-Webinare

Eine digitale Lernplattform wird in Unternehmen für die Schulung von Mitarbeitenden, Pre-, On- und Offboarding oder die digitale Durchführung von Unterweisungen eingesetzt. Außerdem nutzen Unternehmen digitale Lernplattformen auch für die externe Schulung von Kunden, Partnern oder Produkten. Wir werden Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Typen von Lernplattformen geben, um Sie bei der Auswahl der richtigen Lernplattform für Ihr Unternehmen zu unterstützen. Inhalt 1. Was leisten Lernplattformen für Unternehmen?2. Typen von Lernplattformen3. Auswahl der richtigen Lernplattform4. Einsatz im Unternehmen5. Die Lerninhalte6. Weitere Auswahlkriterien7. Diese Fehler bei der Auswahl vermeiden8. Checkliste Was leisten Lernplattformen für Unternehmen? Zur Kernfunktion einer Lernplattform (bzw. LMS) gehört es, alle Schulungen innerhalb eines Unternehmens digital zu verwalten. Je nach Umfang und Aufgabenverteilung im Unternehmen umfasst dies im Regelfall die Organisation der Weiterbildung, Preboarding, Onboarding und Exit Management sowie betriebliche Unterweisungen und Compliance-Schulungen. Die Verantwortung dafür im Unternehmen liegt meist bei der Personalabteilung oder auch Compliance. Diese sprechen sich bezüglich der Inhalte und Durchführung mit den Fachabteilungen sowie dem Zuständigen für Arbeitssicherheit ab. Neben der Organisation und Zuweisung von Schulungen an die Mitarbeitenden können Unternehmen auf einem LMS auch direkt eigene Kurse, Lerninhalte oder Lernabfragen erstellen. Insofern hört man teilweise auch den Begriff "Authoring System". Aus der Perspektive der Mitarbeitenden stellt sich die Lernplattform als digitale Akademie dar, auf der die Lernenden einen eigenen Zugang zu den Kursen haben. Auf der Ebene der Administration ermöglicht das LMS die Nachverfolgung und Auswertung des Lernerfolges. Für jeden Mitarbeitenden kann genau nachvollzogen werden, welche Kurse abgeschlossen wurden. Die Erstellung von Zertifikaten erleichtert die rechtskonforme Dokumentation. Welche Typen von Lernplattformen gibt es? LMS steht für "Learning Management System" (auf deutsch "Lernplattform"). Digitale Lernplattformen werden nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Schulen und Universitäten eingesetzt, um Lernprozesse digital zu unterstützen. Als Unterbegriff verwendet man oft auch die Bezeichnung LCMS (Learning Content Management System). Die Abgrenzung zwischen LMS und LCMS ist eher theoretischer Natur. In den letzten Jahren haben sich weitere unterschiedliche Ausprägungen entwickelt, die oft weniger durch Funktionen gekennzeichnet sind als durch Marketingstrategien. Eine LXP (Learning Experience Plattform) personalisiert die Lernpfade der Mitarbeitenden durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz oder zumindest von Technologie. Eine Ausprägung ist das sog. „Adaptive Learning“. Die Lernpfade personalisieren sich anhand der Lernerfolgs, der Lerngeschwindigkeit oder des Lernverhaltens.   Die Möglichkeiten von Adaptive Learning oder LXP Systemen werden oft überschätzt. Denn hierfür bedarf es neben einer geeigneten LXP-Plattform vor allem großer Mengen an Lerninhalten. Als Faustregel gilt, dass für eine Stunde adaptiven Lerncontent 50 Stunden Lerninhalte produziert werden müssen. Nur so kann adaptives Lernen ermöglicht werden. Die damit verbundenen Investitionen rechnen sich meist nur in internationalen Konzernen. Für e-Learning in KMU und Mittelstand empfiehlt es sich daher, eine den Budgets angemessene Ressourcenverteilung zwischen eingesetzter Lernplattform und produzierten Lerninhalten zu verfolgen. Denn Personalisierung im Lernen kann auch ohne Technologie ermöglicht werden: durch die Auswahl der Kurse durch die Mitarbeitenden, das Teilen von Lernpfaden innerhalb des Teams oder das Kuratieren von Lerninhalten durch Fachvorgesetzte oder die Personalentwicklung.   Praxistipp: Stellen Sie sich einen Tisch mit 50 angebissenen Äpfeln vor. Oft ist es besser, weniger Inhalte gezielt bereitzustellen als eine große Menge von Lerninhalten frei verfügbar. Lernerfolg setzt immer den Abschluss und den Lerntransfer voraus. Quantität steht dem oft entgegen. Auswahl der richtigen Lernplattform (LMS) Bei der Auswahl der richtigen Lernplattform steht der Funktionsumfang im Mittelpunkt. Dieser ergibt sich aus dem Einsatzzweck der Lernplattform und im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen für die Produktion der Lerninhalte. Einsatzzweck der Lernplattform im Unternehmen Weiterbildung Die laufende Weiterbildung im Unternehmen gewinnt in dem sich wandelnden Arbeitsmarkt zunehmende Bedeutung. Da es immer schwieriger ist, freie Stellen extern zu besetzen, nimmt die Bedeutung von Upskilling und Reskilling gerade im Mittelstand zu. Zudem achten Mitarbeitende immer häufiger auf Zusatzleistungen des Arbeitgebers, wie z.B. ein persönliches Weiterbildungsbudget. Weiterbildung nützt dabei beiden Seiten, denn qualifizierte Mitarbeitende sind produktiver und motivierter. Gute Angebote zur Weiterbildung stärken das Employer Branding und sorgen für Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Alle Vorteile von Weiterbildung im Überblick:  Mitarbeitende können ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern und somit ihre Leistung im Unternehmen verbessern. Weiterbildung kann dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden motivierter und zufriedener sind. Dies reduziert wiederum die Fluktuation im Unternehmen und verbessert die Zusammenarbeit im Team.  Durch die Weiterbildung der Mitarbeitenden kann das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit steigern. Weiterbildung trägt dazu bei, dass das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen und Veränderungen besser vorbereitet ist. Ein Beispiel sind digitale Kompetenzen (Digital Skill Gap). Durch die Weiterbildung können neue Ideen und Innovationen in das Unternehmen eingebracht werden. Hier lesen Sie 5 Gründe, weshalb Sie jetzt auf digitale Weiterbildung im Unternehmen setzen sollten. Preboarding, Onboarding, Reboarding & Offboarding Onboarding bezieht sich auf die Einführung und Integration von neuen Mitarbeitenden in ein Unternehmen. Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess führt dazu, dass sich neue Mitarbeitende schneller in das Unternehmen und die Arbeitsprozesse einarbeiten. Dies hat zur Folge, dass sich auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team verbessern. Eine digitale Lernplattform kann jedoch bereits vor dem Onboarding verwendet werden – nämlich im Preboarding-Prozess. Und auch im Offboarding (Exit-Management) ist ein LMS ein wertvoller Helfer, um den Ausstieg des Mitarbeitenden strukturiert und wertschätzend durchzuführen. Für Mitarbeitende, die nach einer Pause in das Unternehmen zurückkommen, hilft ein LMS ebenso gut im Reboarding-Prozess. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie ein LMS im Onboarding unterstützt: Im Onboarding geht es neben der sozialen Integration von Teammitgliedern vor allem um die zügige Einarbeitung in Fachthemen. Die können spezifische Prozesse sein, aber auch allgemeine Themen wie Urlaubsanträge oder den Aufbau des Intranets. Idealerweise gibt es für das Unternehmen sowie die Fachabteilungen spezifische Onboarding Checklisten, die die Einarbeitung in Phasen aufteilen. Die meisten dieser Anleitungen können durch die Lernplattform mittels Video oder Präsentationen einfach vermittelt werden, sodass zumindest Teile des Onboardings asynchron und sogar remote im Home Office möglich sind. Dies spart finanzielle Ressourcen und es müssen nicht immer wieder die gleichen Schritte in persönlichen Terminen erklärt werden, z.B. Sicherheitsunterweisungen von externen Trainern.   Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender im Preboarding und Onboarding erhöht die Produktivität um bis zu 70%. Bei digitalem Onboarding im Home Office müssen Sie jedoch darauf achten, dass die soziale Integration nicht zu kurz kommt. Betriebliche Unterweisungen Betriebliche Unterweisungen sind Maßnahmen, die dazu dienen, Mitarbeitende in ihrem Arbeitsbereich zu schulen und zu unterweisen. Sie dienen dazu, die Mitarbeitenden auf ihre Tätigkeit vorzubereiten und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, die für die ausgeübte Tätigkeit erforderlich sind. Betriebliche Unterweisungen können in verschiedenen Formen stattfinden, zum Beispiel durch Einweisungen, Schulungen, Workshops oder On-the-Job-Training. Sie können sowohl von internen als auch von externen Fachkräften durchgeführt werden und beziehen sich auf verschiedene Themenbereiche, wie z.B. Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, betriebliche Abläufe oder auf die Bedienung von Maschinen und Geräten.   Betriebliche Unterweisungen sind dadurch gekennzeichnet, dass sie oft wiederkehrend sind. In der Regel werden die Unterweisungen jährlich als Folgeunterweisung durchgeführt. Für neue Mitarbeitende erfolgt eine Erstunterweisung zu Beginn. Die Unterweisungen werden durch die Fachvorgesetzten, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder zentral durch HR durchgeführt.  Da die Unterweisungen jährlich wiederholt werden müssen, ist mit der Verwaltung von Terminen und Fristen ein großer organisatorischer Aufwand verbunden. Viele Unternehmen organisieren dies noch manuell in Excel-Listen oder durch Ausdrucke. Durch den Einsatz einer Lernplattform können hier erhebliche Kosten gespart werden. Unternehmen können ein LMS dafür nutzen, um die Unterweisungen digital durchzuführen sowie die jährliche Erinnerung und die Verwaltung von Fristen und Zertifikaten zu automatisieren. Compliance-Schulungen Anders als die Unterweisungen sind nicht alle Compliance-Schulungen rechtlich verpflichtend. Verpflichtend sind aber die Schulungen zum Thema Datenschutz oder Geldwäsche. Unter Compliance-Schulung werden ferner auch Schulungen im Bereich von Code of Conduct, Mobbing und Diversität verstanden. Da Unternehmen auch diese Schulungen im Regelfall jährlich wiederholen, sollten Sie auch hier den Einsatz einer Lernplattform in Betracht ziehen.   Kunden- und Partnerschulung Unternehmen setzen eine Lernplattform nicht nur intern für die Schulung von Mitarbeitenden ein, sondern auch, um externe Kunden oder Partner zu schulen (Customer Education). Für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen ist der Ansatz einer Lernplattform sehr sinnvoll.  Wenn externe Kunden oder Partner geschult werden sollen, kann dies die Anforderungen an die Lernplattform erweitern. Dies gilt vor allem dann, wenn die Schulungen auf der Plattform durch Externe gebucht oder gekauft werden sollen. Externe digitale Kundenschulung hat genauso wie interne digitale Mitarbeiterschulung einen großen Vorteil: Es spart Ressourcen. Lernvideos bereitzustellen, in denen Lösungen zu häufig auftretenden Problemen erklärt werden, entlastet den Kundenservice, da weniger Fragen aufkommen. Lerninhalte und Lernplattform Die wichtigste Funktion einer Lernplattform für Unternehmen besteht darin, Lerninhalte zu erstellen und bereitzustellen.   Erstellen von Lerninhalten Ein LMS ermöglicht es, Lerninhalte in Form von Text, Videos, Präsentationen, Audios, Quizzen und anderen Wissensabfragen zu erstellen und diese in Kursen und Lernpfaden zu ordnen. Dabei kommt neben den Formaten der Anordnung eine entscheidende Rolle zu: Digitales Lernen muss während der Arbeitszeit möglich sein und sollte möglichst gut in den Arbeitsalltag integriert werden können. Digitales Lernen ist ergebnisorientiert und inhaltlich anspruchsvoller als ein Netflix-Abend. Die Lerninhalte werden daher in modernen LMS in sog. Lernhäppchen unterteilt. Jedes dieser Nuggets sollte max. 10 Minuten dauern, um flexibles Lernen zu ermöglichen. Zudem können die Lernenden die einzelnen Nuggets in der Navigation gezielt auswählen, sodass sie einzelne Inhalte einfach wiederholen oder überspringen können. Dieses Konzept nennt sich Microlearning.  Eine typische Unterteilung von Lerninhalten erfolgt in mehreren Ebenen wie z.B. in Lernpfaden, Kursen, Kapiteln und Lektionen. Hierbei stellen die Lektionen die einzelnen Nuggets dar und beinhalten das jeweilige Lernelement (z.B. ein Video oder eine Aufgabe). Integrierte Lerninhalte & SCORM Vom LMS abzugrenzen sind sog. "Authoringsysteme", die die Produktion von Lerninhalten im SCORM-Format ermöglichen. Das SCORM-Format ist ein spezifisches Contentformat für Lernplattformen und hat seinen Ursprung in den Lernplattformen von Universitäten. Anders als Video oder Folien ermöglicht das SCORM-Format eine Interaktion im Lerninhalt selbst, also z.B. das Auswählen eines Objektes durch Anklicken. In diesen direkten Interaktionen innerhalb einer Lerneinheit liegt der Vorteil von SCORM. Der Nachteil liegt in der komplexen Bedienung. Da die Produktion von SCORM-Formaten spezifische Softwarekenntnisse (Bedienung eines Authoringtool) voraussetzt, führt der Einsatz von SCORM als Lernformat meist zu einer Zentralisierung in der Produktion der Lerninhalte. Diese werden innerhalb der Personalabteilung vorgenommen. Umgekehrt können Mitarbeitende ohne diese Spezialkenntnisse keine Lerninhalte produzieren. Sie sind dann auf externe Dienstleister, Agenturen oder eben die Personalabteilung angewiesen. Dies behindert vor allem auch spätere Aktualisierungen der Inhalte, die oft nicht zeitnah geschehen können. Sofern das Authoring System in das LMS integriert ist, führt dies zudem zu einer hohen Systembindung. Denn wie vom Softwareanbieter beabsichtigt, werden dann innerhalb des (geschlossenen) Systems Inhalte mit diesem produziert und können nicht in andere Softwareumgebungen transportiert werden. Modernere Lernplattformen sind dagegen offen gehalten und ermöglichen es, alle auch außerhalb von Lernplattformen üblichen Content-Formate zu integrieren. Diese Vorgehensweise gibt den Unternehmen und Mitarbeitenden mehr Flexibilität, da sie Lerninhalte in Standardformaten (z.B. Video, PDF) mit den ihnen bekannten Lösungen selbst erstellen oder als Cloudformat einbetten können. Lerninhalte Make or Buy? Oft ist die Unternehmensgröße dafür entscheidend, ob Lerninhalte intern oder extern produziert werden. Im Mittelstand gibt es oft keine E-Learning-Abteilung innerhalb der Personalabteilung. Dies spricht für eine dezentrale Produktion, bei der die Mitarbeitenden eingebunden werden. In diesem Zusammenhang wird auch oft von Peer to Peer Learning gesprochen. Wir haben einen Artikel zum Thema Lerninhalte Make or Buy verfasst, der die Vorteile der jeweiligen Methode aufzeigt und Ihnen bei der Entscheidung hilft. Collaborative oder Peer to Peer Learning   Während für Konzerne oft der Einsatz von „Content von der Stange“ in Betracht kommt, ist der Mittelstand stärker auf unternehmensspezifische Inhalte angewiesen. Ein Unternehmen von 500 oder 1000 Mitarbeitenden hat nur in begrenztem Umfang Verwendung für Schulungen in der Digitalen Transformation oder Führungskräfteschulungen. Diese Themen werden besser durch Workshops oder Seminare behandelt. Wie aber können unternehmensspezifische Inhalte für eine Lernplattform produziert werden? Zum Beispiel Schulungen für interne Prozesse, eingesetzte Software oder die Bedienung von Maschinen... Das Fachwissen hierzu liegt bereits in den Unternehmen - es muss nur organisiert und digital bereitgestellt werden. Es geht also darum, das Wissen innerhalb des Teams (Peer to Peer Learning) zu digitalisieren. Genau dabei hilft ein LMS. Mit Hilfe einer digitalen Lernplattform wird es den einzelnen Wissensträgern (Experten) leicht gemacht, das Wissen mit den Teammitgliedern (Peers) zu teilen.   Damit dies gelingt, muss das Erstellen von Lerninhalten mit den im Unternehmen gängigen und von den Mitarbeitenden beherrschten Technologien möglich sein. Die heute einfachste Form ist das Video, da die meisten ohnehin in der Freizeit Videos aufnehmen und oftmals auch schneiden. Für die Produktion kann jedes gängige Smartphone eingesetzt werden. Es braucht weder Studio noch besonderes Equipment. Wir erklären Ihnen gerne, wie Sie ein Lernvideo erstellen – in nur 5 Schritten! Das ausgelieferte MP4-Format ist global und kann in jeder Software eingesetzt werden. Videos eignen sich wunderbar als Produktionsform für das Erklären von Software oder Prozessen, z.B. indem man eine Folienpräsentation einspricht oder eine Screenrecording nutzt. Solche Screencasts können mit Standardsoftware (z.B. PowerPoint) oder kostenfreien Browserlösungen (z.B. Loom) einfach als MP4 aufgenommen werden. Peer Learning punktet im Mittelstand Traditionelle Lernplattformen zentralisieren die Produktion von Lerninhalten unnötigerweise und machen die Personalabteilung zum alleinigen Verwalter und Produzenten. Dieses Modell ist in einem kontinuierlich lernenden Unternehmen nicht zukunftsfähig. Hier sollte sich die Aufgabe der Personalentwicklung auf das „Ermöglichen“ fokussieren. Die Personalentwicklung wird zum Lernbegleiter und kuratiert Inhalte, die zentral eingekauft und vor allem dezentral produziert werden. Dies gilt auch für die Nachfrage. Mitarbeitende können einen besonderen Schulungsbedarf melden - andere reagieren und erstellen die Lerninhalte. Die Personalentwicklung hilft dabei, den Bedarf nach Prioritäten zu sortieren und überwacht die Qualität der Kurse, während die Fachabteilungen individuelle Lernpfade erstellen, da sie den Bedarf am besten kennen. In der Praxis ist dezentrale Lernorganisation schneller, besser und vor allem kosteneffizienter. Zudem führt das dezentrale Lernen zu höherem Engagement und damit einem deutlich höheren Wissenstransfer. Erstellen von Lernabfragen (Quiz) Da digitales Lernen selbstgesteuertes Lernen ist, müssen Lernabfragen als Motivation eingesetzt werden. Diese ermöglichen zudem das Überwachen des Lernerfolges und des Wissenstandes. Das Erstellen von Lernabfragen sollte möglichst einfach sein. Die einfachste Form ist hier das Multiple Choice Quiz, sodass jeder Mitarbeitender und Vorgesetzter im Unternehmen mit wenigen Klicks eine einfache Lernabfrage erstellen kann. Von komplexen Lernabfragen mit Scorm sollten Unternehmen Abstand nehmen, da die Aktualisierung sehr aufwändig ist und die Lernabfragen laufend verändert werden sollten. Hier erfahren Sie, weshalb ein Quiz in Ihrem e-Learning Kurs auf keinen Fall fehlen darf! Verwaltung von Lerninhalten Zu den Kernfunktionen der Lernplattform gehört es, die Lerninhalte zu organisieren und den Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Die Zuordnung erfolgt innerhalb des LMS. Hier legen die Administratoren fest, welche Mitarbeitenden bzw. Gruppen von Mitarbeitenden Zugang zu den einzelnen Kursen erhalten. Die Zuweisung kann als Pflichtschulung oder als Bedarfsschulung erfolgen. Die Pflichtschulung muss innerhalb der gesetzten Zeit absolviert werden. Bei Erfolg erhalten die Teilnehmenden ein digitales Zertifikat. Bei Bedarfsschulungen kann die Zuweisung durch HR oder die Fachabteilung erfolgen. Auch wenn die Teilnahme nicht verpflichtend ist, sollte die Weiterbildung nachverfolgt werden, z.B. als Ziel im Mitarbeitergespräch. Verwaltung der Mitarbeitenden Je nach Größe des Unternehmens kommt der Verwaltung von Mitarbeitenden innerhalb der Lernplattform eine wichtige Rolle zu. Im Regelfall ist es sinnvoll, die bestehende Software für die Personalverwaltung über eine Rest-API mit der Lernplattform zu verbinden. So können Mitarbeiterdaten über eine Schnittstelle synchron gehalten werden. Neue Mitarbeitende werden dann automatisch auch in die Lernplattform überführt und den jeweiligen Kursen zugeordnet. Bei kleineren Unternehmen kann es auch ausreichend sein, die Mitarbeitenden durch einen Importvorgang in die Lernplattform aufzunehmen und dann manuell zu aktualisieren. Ausgabe der Lerninhalte Die Ausgabe der Lerninhalte für die Mitarbeitenden erfolgt in einer so genannten Online-Akademie. Hier loggen sich die Mitarbeitenden mit einem persönlichen Passwort ein und haben so Zugang zu allen Lerninhalten, die für sie freigegeben sind. Da viele Mitarbeitende auch im Homeoffice oder unterwegs lernen wollen, ist eine mobile Ausgabe der Lerninhalte unverzichtbar.  Die mobile Ausgabe kann über den mobilen Browser oder eine native App erfolgen. Auf den ersten Blick ist eine native App besser geeignet. Allerdings haben viele Mitarbeitenden kein Interesse daran, eine App des Arbeitgebers auf ihrem privaten Smartphone zu haben. Zudem ist in der Regel der Speicherplatz auf den mobilen Endgeräten limitiert. Da Lerninhalte vor allem durch den Einsatz von Video sehr speicherintensiv sind, führt dies schnell dazu, dass Mitarbeitende sich über die Speicherung von Lerninhalten in der App beschweren.  Meist ist es daher besser, die Inhalte über eine Internetverbindung im mobilen Browser anzuzeigen. So ist auch gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden über die aktuellsten Inhalte verfügen.  Analyse und Reporting Um den Lernerfolg zu optimieren, liefert die Lernplattform Reportings und Performance-Analysen, die u.a. das Engagement und die Abschlussquoten ausgeben. Hier ist es vor allem wichtig, dass die Lernplattform übersichtliche Dashboards anbietet und die Dateien zusätzlich zum Download (z.B. im CSV-Format) zur Verfügung stellt.  Weitere Ergebnisse lassen sich über Zertifikate messen, wenn für die erfolgreiche Teilnahme an einem Kurs ein Zertifikat erstellt wird. Die Zertifikate sollten dann durch eine Schnittstelle direkt in die digitale Personalverwaltung übertragen werden. Dort kann man sie in der jeweiligen Personalakte des Mitarbeitenden ablegen. Weitere Auswahlkriterien für eine Lernplattform Neben dem Funktionsumfang gibt es weitere Kriterien, die Sie bei der Auswahl für eine Lernplattform beachten sollten. UX und Interface Sofern im Unternehmen keine E-Learning-Spezialisten beschäftigt sind, ist es sehr wichtig, dass die Lernplattform im Administrationsbereich intuitiv zu bedienen ist. Meist lässt sich auf den ersten Blick erkennen, ob das Interface des LMS modern und übersichtlich gestaltet ist oder es sich bei der Lösung um eine veraltete Lösung handelt, bei der UX vernachlässigt wurde.  Auch für die Mitarbeitenden ist die Userfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Denn der Erfolg der Lernplattform steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Support Auch bei einfach zu bedienenden Lösungen werden sie immer wieder darauf angewiesen sein, spezielle Fragen oder Anforderungen in einem persönlichen Dialog zu klären. Eine Lernplattform ist niemals so einfach zu bedienen, wie ein E-Mail-Programm. Daher ist die Erreichbarkeit des Kundensupports von entscheidender Bedeutung. Idealerweise sollte Ihnen ein Support-Team zur Verfügung stehen, das in deutscher Sprache arbeitet.  Integrationen  Vor allem in Bezug auf die Verwaltung der Mitarbeitenden ist eine Anbindung über eine Schnittstelle von hoher Bedeutung. In Bezug auf die Mitarbeitenden ist dies im Regelfall die Personalverwaltungs-Software, die über eine Rest-API oder über einfache Integrationsdienste wie Zapier angebunden wird. Wenn die Lernplattform für die Schulung von Kunden eingesetzt wird, ist eine entsprechende Anbindung an das CRM-System sinnvoll. Formatoffen Idealerweise ist die Lernplattform formatneutral, d.h. alle mit Drittanwendungen erstellten Lerninhalte können in der Lernplattform verwendet werden. Wenn die Lernplattform nicht formatoffen ist und nur ein integriertes Authoring-Tool genutzt werden kann, um Lerninhalte zu erstellen, sind Sie als Unternehmen in der Sackgasse und befinden sich in totaler Abhängigkeit zum jeweiligen LMS. Kompatibilität mit SCORM Auch wenn Sie aus gutem Grund die Lerninhalte im Unternehmen nicht im SCORM-Format erstellen, sollte die Lernplattform SCORM-Inhalte dennoch importieren können. Der Grund liegt ganz einfach darin, dass fertige Lerninhalte, die Sie auf dem Markt erwerben können, in der Regel im SCORM-Format bereitgestellt werden. Daher sollten Sie SCORM-Dateien sehr einfach in die Lernplattform importieren können. DSGVO-Konformität Für Unternehmen mit Sitz in Europa ist eine Vereinbarkeit mit den Anforderungen der DSGVO unverzichtbar. Da auf Lernplattformen hochsensible Daten (wie z.B. Mitarbeiterdaten) gespeichert werden, werden die Anforderungen an den Datenschutz zu Recht sehr ernst genommen. Wir haben zusammengefasst, was es bei einem Learning Management System in Bezug auf DSGVO zu beachten gilt.  Datensicherheit Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Der Anbieter der Lernplattform sollte ein Datensicherheitskonzept zur Verfügung stellen, sodass die Daten der Mitarbeitenden lückenlos abgesichert sind. Datenpannen können teuer werden und das Vertrauen der Mitarbeitenden kosten. Wie finde ich die richtige Lernplattform (LMS)? Die Auswahl einer Lernplattform (LMS) erscheint Ihnen komplex, wenn Sie es zum ersten Mal machen. Wichtig ist, dass Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen und sich von Ihren individuellen Anforderungen leiten lassen. Vermeiden Sie häufige Fehler: Erstellen Sie keine zu komplexe Liste mit allen denkbaren Features, die das Unternehmen irgendwann einmal brauchen könnte. In der Fülle der Funktionalitäten verlieren Sie den Überblick und entscheiden sich für eine zu komplexe Lösung. Im Regelfall werden Sie nur etwa 50% der Features des LMS auch wirklich nutzen. Die nicht genutzten erschweren aber die Bedienbarkeit. Sie brauchen kein Flugzeug mit Pilotenschein, sondern ein Auto… Simplicity is key. Machen Sie die Auswahl und Einführung des LMS nicht zu einem Großprojekt. Anstatt sich ein ganzes Jahr mit einer Arbeitsgruppe aus HR, IT und Compliance einzugraben, sollten Sie innerhalb von 4 Wochen mit einem MVP starten. Dann können Sie eLearning entsprechend den Wünschen und Anforderungen Ihrer Kunden entwickeln - hierbei sollten Sie Mitarbeitende als interne Kunden betrachten. Lesen Sie hier, wie Sie ein eLearning Projekt mit Hilfe eines MVP erfolgreich umsetzen. Verzichten Sie auf eine Eigenentwicklung auf Basis von Open Source. Die gängigen Open Source-Lösungen z.B. von Moodle oder Ilias sind nicht kostenfrei. Eine Lernplattform ist daher eine besser geeignete Alternative zu Moodle und Ilias speziell für Unternehmen. Kaufen Sie außerdem keine On-Premise-Lösung, die Sie auf Ihren eigenen Servern installieren. Moderne Lernplattformen liegen heute in der Cloud. Das ist stabil, sicher und preiswerter. Bei einer Cloudlösung erhalten Sie regelmäßige Updates und neue Features ohne Mehrkosten.  Checkliste Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen