Gefährdungsbeurteilung erstellen: Leitfaden für Unternehmen

In vielen mittelständischen Unternehmen liegt die Gefährdungsbeurteilung als Ordner im Regal, angelegt vor einigen Jahren und seither unberührt. Das fällt nicht auf, bis eine Begehung ansteht, ein Unfall passiert oder eine Zertifizierung Nachweise verlangt.

Dieser Beitrag beantwortet die Fragen in der Reihenfolge, in der sie in der Praxis auftauchen – Fundstellen jeweils in Klammern, eine Übersicht zum Nachschlagen in Abschnitt 11. Was hier steht, ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung; bei bestimmten Tätigkeiten schreibt das Recht ohnehin fachkundige Beteiligung vor, dazu mehr in Abschnitt 7.

Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Jeder Arbeitgeber, ab dem ersten Beschäftigten (§ 5 Abs. 1 ArbSchG). Die Verantwortung liegt bei der Unternehmensleitung; fachlich lässt sie sich delegieren, aber nicht abgeben – und wenn Sie Pflichten übertragen, verlangt das Gesetz dafür die Schriftform (§ 13 Abs. 2 ArbSchG).

Zur Frage der Betriebsgröße hält sich ein Missverständnis. Bis 2013 war die Dokumentation erst ab elf Beschäftigten vorgeschrieben, seither gilt sie für alle. Erleichtert ist nicht das Ob, sondern der Umfang: Verlangt sind die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen“ Unterlagen, und bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben (§ 6 Abs. 1 ArbSchG).

Beurteilt wird nach Tätigkeiten, nicht nach Personen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen reicht die Beurteilung einer Tätigkeit oder eines Arbeitsplatzes (§ 5 Abs. 2 ArbSchG) – das spart in der Praxis den größten Teil der Arbeit.

Neben dem Arbeitsschutzgesetz greifen tätigkeitsabhängig weitere Verordnungen mit eigenen Anforderungen: Betriebssicherheitsverordnung, Gefahrstoffverordnung, Biostoffverordnung, Lastenhandhabungsverordnung, Arbeitsstättenverordnung. Sie ersetzen die Beurteilung nicht, sie verschärfen sie.

Welche Gefährdungen müssen Sie prüfen?

Das Gesetz benennt sechs Faktoren, aus denen sich eine Gefährdung ergeben kann (§ 5 Abs. 3 ArbSchG). Diese Liste ist der Prüfmaßstab – wer sie abarbeitet, hat die Struktur, die eine Behörde erwartet:

Nummer 5 verdient besondere Aufmerksamkeit, weil sie in kaum einer Beurteilung als eigener Punkt auftaucht: Fehlende oder veraltete Unterweisung ist selbst eine Gefährdung – nicht nur eine Maßnahme gegen andere Gefährdungen. Wer eine Maschine ohne Einweisung bedient, ist gefährdet, unabhängig davon, wie gut die Maschine geschützt ist.

Nummer 6 ist seit Oktober 2013 ausdrücklich im Gesetz und wird in der Praxis am häufigsten übersprungen. Eine Beurteilung ohne psychische Belastung ist unvollständig, und das ist bei einer Prüfung erkennbar.

Zusätzlich zu berücksichtigen sind besondere Personengruppen: Jugendliche, Menschen mit Behinderung, Beschäftigte ohne ausreichende Sprachkenntnisse, Leiharbeitnehmende.

Ein eigener Punkt ist der Mutterschutz. § 10 Abs. 1 MuSchG verlangt, im Rahmen der Beurteilung nach § 5 ArbSchG für jede Tätigkeit zu prüfen, ob Schutzmaßnahmen für schwangere oder stillende Frauen erforderlich wären – anlassunabhängig, also auch dann, wenn aktuell keine Frauen im Betrieb tätig sind. Das Unterlassen ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 32 Abs. 1 Nr. 6 MuSchG). Diese Pflicht wird häufiger übersehen als jede andere.

Wie gehen Sie vor? Die sieben Schritte

Vorab eine Klarstellung, weil das oft anders dargestellt wird: Die Siebenteilung ist eine Handlungshilfe, keine Vorschrift. Gesetzlich verlangt sind vier Dinge – beurteilen (§ 5 ArbSchG), Maßnahmen treffen (§ 3 Abs. 1 S. 1), Wirksamkeit prüfen und anpassen (§ 3 Abs. 1 S. 2) und dokumentieren (§ 6). Die sieben Schritte sortieren das nur praktikabel.

1. Tätigkeiten und Bereiche festlegen. Zehn bis zwanzig Tätigkeiten sind für einen mittelständischen Betrieb meist ausreichend. Gleichartiges zusammenfassen ist ausdrücklich erlaubt.

2. Gefährdungen ermitteln. Drei Quellen kombinieren: Begehung, Gespräche mit den Beschäftigten, die die Tätigkeit ausführen, und Auswertung von Unfällen und Beinahe-Unfällen. Die zweite Quelle wird am häufigsten übersprungen und liefert die brauchbarsten Hinweise.

3. Gefährdungen beurteilen. Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Schwere. Eine dreistufige Skala genügt; feinere Risikomatrizen erzeugen Scheingenauigkeit.

4. Maßnahmen festlegen. Nach der Rangfolge aus Abschnitt 4, jeweils mit verantwortlicher Person und Frist.

5. Maßnahmen umsetzen.

6. Wirksamkeit prüfen. Vorgeschrieben (§ 3 Abs. 1 S. 2 ArbSchG) und in den meisten vorgelegten Unterlagen nicht enthalten.

7. Fortschreiben und dokumentieren. Dazu Abschnitt 5 und 6.

Muster und Handlungshilfen finden Sie in der Datenbank der BAuA, unter anderem das Merkblatt „Sieben Schritte zum Ziel“ der BG RCI. Die BAuA weist selbst darauf hin, dass solche Muster die betriebsspezifische Beurteilung nicht ersetzen – sie decken häufige Gefährdungen ab, nicht Ihre.

Welche Maßnahme kommt zuerst?

Die Rangfolge steht nicht im Belieben. Als Merkhilfe hat sich STOP eingebürgert; die Buchstaben fassen die Grundsätze des § 4 ArbSchG zusammen, ohne selbst dort so zu stehen:

Belegbar sind im Gesetz: Gefährdung möglichst vermeiden (§ 4 Nr. 1), Gefahren an der Quelle bekämpfen (§ 4 Nr. 2) und der Nachrang individueller Schutzmaßnahmen (§ 4 Nr. 5). Die eigentliche Substitutionspflicht steht in der Gefahrstoffverordnung, nicht im ArbSchG.

Praktisch heißt das: Wer eine Gefährdung mit persönlicher Schutzausrüstung beantwortet, obwohl eine technische Lösung möglich wäre, hat die Rangfolge verletzt. Das ist ein häufiger Befund, weil Schutzausrüstung billiger aussieht – sie verlagert aber die Verantwortung auf die einzelne Person und wirkt nur, wenn sie getragen wird.

Was muss dokumentiert werden?

Drei Angaben müssen aus den Unterlagen hervorgehen (§ 6 Abs. 1 ArbSchG): das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung. Eine bestimmte Form schreibt das ArbSchG nicht vor – die Unterlagen müssen aber aussagefähig und plausibel sein, ein Kreuz in einer Checkliste erfüllt das nicht.

Wichtig: Die Formfreiheit gilt nur für das Arbeitsschutzgesetz. Bei Tätigkeiten mit Biostoffen ist die Beurteilung unabhängig von der Beschäftigtenzahl vor Aufnahme der Tätigkeit zu dokumentieren, mit festgelegten Pflichtangaben und einem Biostoffverzeichnis (§ 7 BioStoffV). Bei Gefahrstoffen kommt ein Gefahrstoffverzeichnis hinzu.

Diese Struktur deckt die Anforderungen ab und lässt sich als Tabelle führen:

Die letzten drei Zeilen sind der Unterschied zwischen einer Dokumentation, die trägt, und einer Liste guter Vorsätze. Ohne sie können Sie bei einer Begehung nicht belegen, dass der Kreislauf geschlossen wurde.

Im selben Paragrafen steckt eine zweite Pflicht, die oft untergeht: Unfälle mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit sind zu erfassen (§ 6 Abs. 2 ArbSchG).

Wie oft müssen Sie die Gefährdungsbeurteilung aktualisieren?

Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine Frist – einzelne Verordnungen sehr wohl. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil viele Darstellungen nur die erste Hälfte wiedergeben.

Bei Biostoffen gilt eine Besonderheit, die gern übersehen wird: Auch wenn die Überprüfung ergibt, dass keine Aktualisierung nötig ist, muss das mit Datum in der Dokumentation vermerkt werden. Ein Verstoß ist bußgeldbewehrt.

Unabhängig von Fristen ist anlassbezogen fortzuschreiben, wenn sich etwas ändert: neue oder veränderte Arbeitsmittel, Verfahren oder Stoffe; Umbauten; neu erkannte Gefährdungen; Unfälle, Beinahe-Unfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen; geänderte Vorschriften; eine Wirksamkeitsprüfung, die zeigt, dass eine Maßnahme nicht greift.

Für Betriebe ohne Bio- oder Gefahrstoffbezug hat sich zusätzlich eine turnusmäßige Durchsicht im Abstand von einem bis drei Jahren bewährt. Das ist eine Praxisempfehlung, keine gesetzliche Pflicht – aber die einfachste Absicherung dagegen, dass eine Änderung durchrutscht.

Wer darf sie erstellen – und wer muss mitreden?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Für die Durchführung gilt Folgendes:

Fachkunde kann vorgeschrieben sein. Bei Tätigkeiten mit Biostoffen ist die Beurteilung fachkundig durchzuführen; verfügt der Arbeitgeber nicht selbst über die Kenntnisse, muss er sich fachkundig beraten lassen (§ 4 Abs. 1 BioStoffV). Ähnliche Anforderungen enthalten andere Verordnungen. Ein reines Selbstbau-Vorgehen ist damit nicht überall zulässig.

Betriebsärztin und Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützen Sie. Ihre Bestellung folgt aus dem Arbeitssicherheitsgesetz. Umfang und Form der Betreuung richten sich allerdings nach der DGUV Vorschrift 2 – neben der Regelbetreuung gibt es die alternative bedarfsorientierte Betreuung und für Kleinbetriebe das Unternehmermodell. „Sie brauchen eine Sicherheitsfachkraft im Haus“ ist deshalb zu grob.

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht. Wo ein Betriebsrat besteht, greift § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG bei Regelungen über den Gesundheitsschutz. Die Gefährdungsbeurteilung ohne Beteiligung zu erstellen, ist deshalb nicht nur unklug, sondern angreifbar.

Die Beschäftigten sind einzubeziehen. Nicht nur, weil sie die Gefährdungen kennen, sondern weil Prüfende sie befragen. Wenn ihre Schilderung nicht zum Papier passt, ist das ein Befund.

Welche Fehler fallen bei Begehungen auf?

Die Beurteilung von der Stange. Vorlage aus dem Internet, Firmenname eingesetzt. Erkennbar daran, dass Gefährdungen aufgeführt sind, die es im Betrieb nicht gibt – und die relevanten fehlen.

Keine Wirksamkeitsprüfung. Maßnahmen sind festgelegt, teils umgesetzt, aber niemand hat geprüft, ob sie wirken. Der häufigste formale Mangel.

Psychische Belastung ausgelassen. Seit 2013 im Gesetz, in der Praxis oft nicht bearbeitet.

Qualifikation und Unterweisung fehlen als Gefährdungsfaktor. Nummer 5 der gesetzlichen Liste kommt in vielen Beurteilungen nicht vor.

Veraltete Fassung. Datum von vor mehreren Jahren, während in der Halle zwei neue Maschinen stehen.

Mutterschutz nicht berücksichtigt. Weil im Betrieb gerade keine Frauen arbeiten – was die Pflicht nicht entfallen lässt.

Was droht bei Verstößen?

Die Aufsichtsbehörden haben Auskunfts- und Vorlagerechte und können Anordnungen treffen (§ 22 ArbSchG). Verstöße gegen solche Anordnungen sind bußgeldbewehrt (§ 25 ArbSchG); wer dadurch vorsätzlich Leben oder Gesundheit gefährdet, macht sich strafbar (§ 26 ArbSchG). Für einzelne Verordnungen gelten eigene Bußgeldtatbestände, etwa § 20 BioStoffV oder § 32 Abs. 1 Nr. 6 MuSchG.

Praktisch schwerer wiegt aber die Beweislage nach einem Schadensfall. Ohne dokumentierte Beurteilung ist die Position gegenüber Berufsgenossenschaft, Versicherung und im Ernstfall vor Gericht deutlich schlechter – unabhängig davon, ob je ein Bußgeld verhängt wurde.

Wie leiten Sie daraus Ihre Unterweisungen ab?

Hier liegt die Verbindung, die in der Praxis am häufigsten fehlt – und sie ist gesetzlich verankert, nicht nur sinnvoll. Die Unterweisung muss auf den Arbeitsplatz und die Tätigkeit ausgerichtete Anweisungen und Erläuterungen umfassen (§ 12 Abs. 1 S. 2 ArbSchG), und die Arbeitsstättenverordnung knüpft die Information der Beschäftigten ausdrücklich an die Gefährdungsbeurteilung (§ 6 Abs. 1 ArbStättV).

Wer stattdessen einen Standardkatalog abarbeitet, unterweist an der eigenen Gefährdungslage vorbei und kann bei einer Prüfung nicht begründen, warum genau diese Themen geschult werden. Dazu kommt der Punkt aus Abschnitt 2: Unzureichende Unterweisung ist selbst ein gesetzlich benannter Gefährdungsfaktor.

Praktisch bedeutet das drei Schritte: Jede Gefährdung mit organisatorischer Maßnahme erzeugt einen Unterweisungsinhalt. Jeder Inhalt wird einer Tätigkeit zugeordnet, nicht einer Person. Jede Zuordnung braucht ein Intervall und einen Nachweis.

Für diese drei Schritte ist eine Lernplattform das passende Werkzeug. Im reteach LMS weisen Sie Unterweisungen über Gruppen den betroffenen Tätigkeiten zu, der Compliance-Workflow übernimmt Fristen, verpflichtende Teilnahme, Erinnerungen und Zertifikate mit Ablaufdatum, und für eine Begehung exportieren Sie den Stand als Übersicht. Fertige Kurse zu Arbeitsschutzthemen stehen im reteach Kurskatalog – ergänzen Sie sie um die betriebsspezifischen Inhalte aus Ihrer Beurteilung, denn genau dieser Zusatz macht aus einem Standardkurs eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung.

Wie der Nachweis systematisch geführt wird, beschreiben die Beiträge zu digitalen Unterweisungen und zur Qualifikationsmatrix. Ein Beispiel für eine Unterweisung, deren Inhalt sich direkt aus der Beurteilung ergibt, ist die Brandschutzunterweisung.

Welche Vorschriften gelten? Die Übersicht zum Nachschlagen

Die Normtexte finden Sie beim Bundesministerium der Justiz, Handlungshilfen und das Handbuch zur Gefährdungsbeurteilung bei der BAuA.

Fazit: Drei Spalten entscheiden

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein Dokument, das man erstellt und abhakt, sondern ein Kreislauf – und er bricht in den meisten Betrieben nach der Umsetzung ab, weil niemand prüft, ob die Maßnahme gewirkt hat.

Wenn Sie an einer Stelle anfangen wollen: Nehmen Sie Ihre bestehende Beurteilung und ergänzen Sie drei Spalten – umgesetzt am, Wirksamkeit geprüft, nächste Überprüfung. Das ist keine neue Beurteilung, sondern eine Tabellenerweiterung, und es schließt den Punkt, der bei Begehungen zuerst auffällt.

Der zweite Schritt kostet ebenso wenig: Prüfen Sie, ob Nummer 5 und Nummer 6 der gesetzlichen Liste in Ihren Unterlagen überhaupt vorkommen – unzureichende Unterweisung und psychische Belastung. Fehlt eines davon, ist die Beurteilung unvollständig, egal wie sorgfältig der Rest ist.

Häufig gestellte Fragen