Onboarding im Homeoffice – 67 Fragen für neue Mitarbeitende

Ein erfolgreiches Onboarding fördert die langfristige Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Studien zeigen, dass Mitarbeitende mehrere Jahre in einem Unternehmen verbleiben, wenn sie mit ihrem Onboarding zufrieden waren. Allerdings hat sich seit der Corona-Pandemie die Gestaltung von Onboarding verändert. Viele Mitarbeitende befinden sich im Homeoffice und so findet auch die Einarbeitung remote statt. Onboarding im Homeoffice ist für viele Unternehmen die neue Realität – und dieses Konzept bringt eine ganze Reihe neuer Fragen und Bedenken von neuen Mitarbeitenden mit sich.

Was ist eigentlich Onboarding? Welche Schritte dürfen nicht vergessen werden? Wir haben eine Onboarding Checkliste erstellt, mit der Sie die Einarbeitung von Mitarbeitenden optimieren – einfach kostenlos herunterladen.

Thema 1: Was passiert vor dem ersten Arbeitstag?

Traditionell werden die Einführungsprozesse von Seiten der Personalabteilung ohnehin online abgewickelt. Wird dabei jedoch ein Schritt vergessen, wie zum Beispiel dem neuen Mitarbeitenden den neuen Arbeitslaptop zuzuschicken, kann das unangenehme Folgen für den ersten Tag haben. Ganz zu schweigen davon, welcher Eindruck für den neuen Mitarbeitenden entsteht. Achten Sie darauf, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Wie unterschreibe ich meinen Vertrag?
• Werde ich einen Arbeitslaptop und/oder ein Diensthandy erhalten?
• Kann ich meinen Arbeitslaptop und das Diensthandy selbst auswählen?
• Wie erhalte ich die Geräte?
• Muss ich vor Beginn meiner Tätigkeit eine Schulung absolvieren?

Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeitenden die Gewissheit, dass der erste Arbeitstag gut vorbereitet ist und einem reibungslosen Start nichts im Wege steht.

Thema 2: Wie richte ich mein Homeoffice ein?

Erfolgreiches Arbeiten von zu Hause aus bedarf an Vorbereitung und kann womöglich am Anfang eine Herausforderung für den neuen Mitarbeitenden sein. Stellen Sie sicher, dass Sie genau darlegen, was Ihr Unternehmen zur Unterstützung Ihres Mitarbeitenden im Homeoffice beitragen wird und was nicht.

Vergessen Sie auch nicht, einige Informationen über die Sicherheit und Gesundheit im Homeoffice zu geben.

• Haben wir ein Budget für die Einrichtung eines externen Büros?
• Kann ich die Kosten für die Büroausstattung übernehmen?
• Erstattet das Unternehmen die Kosten für das Internet zu Hause?
• Wo kann ich am besten von zu Hause aus arbeiten?
• Wie kann ich einen ergonomischen Arbeitsbereich einrichten?

Wenn Sie versuchen diese Fragen zu beantworten, ist das Homeoffice Ihres neuen Teammitglieds vom ersten Tag an einsatzbereit.

Thema 3: Wie wird mein erster Tag aussehen?

Selbst erfahrene Fachleute können am ersten Tag nervös sein. Neue Mitarbeitende sollten deshalb folgende Fragen stellen, bevor sie anfangen.

• Um wie viel Uhr fange ich an?
• Gibt es einen Zeitplan für den ersten Tag?
• Wie lautet die Kleiderordnung?
• Wie melde ich mich bei meinen E-Mail-/Slack-/Zoom-/Konten und anderen Systemen an?
• Mit wem führe ich meinen ersten Videoanruf?
• Was tue ich, wenn ich Probleme mit der Einwahl habe?
• Was sind die Regeln für Videoanrufe? (z. B.: obligatorisches Video, Kopfhörer vs. Lautsprecher)
• Benötige ich am ersten Tag zusätzliche Ausrüstung?
• Werden mein Team und ich gemeinsam online zu Mittag essen?
• Wen kann ich anrufen, wenn ich weitere Fragen habe?

Diese Fragen mögen offensichtlich erscheinen, sind für neue Mitarbeitende im Homeoffice aber sehr hilfreich, da sie sich nicht mal eben an ein Teammitglied am Nachbarschreibtisch wenden können.

Thema 4: Wie ist das Unternehmen organisiert?

Für fast 75% der neu eingestellten Mitarbeitenden ist die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung. Auch wenn dies vielleicht nicht der aufregendste Teil einer neuen Stelle ist, so ist es doch ein wichtiger. Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen zu den praktischen Abläufen, Prozessen und Richtlinien Ihres Unternehmens vorwegnehmen.

• Wie ist der Ablauf, wenn ich krank bin?
• Kann ich von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, inklusive aus dem Ausland?
• Was beinhalten die betrieblichen Leistungen?
• Wie sieht die Urlaubspolitik aus?
• Kann ich während meiner Arbeit private Anrufe und E-Mails beantworten?
• Kann ich mich mit Teammitgliedern persönlich treffen?
• Kann ich mich mit Kunden persönlich treffen?
• Was mache ich, wenn mein Firmentelefon oder mein Laptop ausfällt?
• Wie lange sind meine Pausen und kann ich sie nehmen, wann ich will?

Ein allgemeiner Leitfaden ist ein hervorragendes Mittel, um diese Dinge zu vermitteln.

Thema 5: Wie kann ich mich in das Unternehmen integrieren?

Damit Mitarbeitende motiviert für ihre Arbeit sind und ihr Bestes geben, ist es wichtig zu wissen, warum ihre Arbeit wichtig ist. Dies spielt im Remote Work eine umso größere Rolle. Aufgrund der Distanz kann es schwierig sein, zu erkennen, wie sich die eigene Rolle auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

• Was sind die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens?
• Wie trägt meine Arbeit zu diesen Zielen bei?
• Was sind unsere größten Herausforderungen?
• Wie trägt meine Tätigkeit zur Bewältigung dieser Herausforderungen bei?

Ihr Onboarding sollte neue Mitarbeitende über die strategischen Prioritäten und Herausforderungen des Unternehmens informieren und erklären, wie ihre zukünftigen Aufgaben damit zusammenhängen. Dies wird den Mitarbeitenden helfen, zu verstehen, wie sie persönlich dazu beitragen können.

Thema 6: Was wird von mir erwartet?

Alle neu eingestellten Mitarbeitenden möchten einen positiven Eindruck machen. In einem Arbeitsumfeld, in dem sie remote arbeiten, ist gute Kommunikation enorm wichtig. Mitarbeitende sollten nie die Erwartungen des Vorgesetzten aus den Augen verlieren oder das Gefühl haben, dass ihnen die Richtung fehlt.

• Welche Art von digitalen Schulungsmethoden verwenden Sie?
• Wie hat sich der Führungsstil des Unternehmens entwickelt, um Remote-Mitarbeitende zu unterstützen?
• Wie wird die Leistung von Remote-Work gemessen?
• Wen kann ich um Hilfe bitten, wenn ich nicht weiterkomme?
• Haben wir ein Portal für häufig gestellte Fragen?
• Gibt es unausgesprochene Ziele für meine Rolle?
• Gibt es „Erfolgsgeschichten“ von Teammitgliedern, die remote arbeiten?

Eine der wichtigsten Prioritäten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender sollte darin bestehen, ihnen zu zeigen, dass die Ressourcen, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen, ohne weiteres zur Verfügung stehen.

Thema 7: Wer ist mein Ansprechpartner?

Neue Mitarbeitende müssen drei wichtige Dinge wissen, wenn es um Ansprechpartner geht:

• Wen kann ich anrufen, wenn ich Fragen zu meiner Arbeit oder dem Unternehmen habe?
• Wen kann ich anrufen, wenn ich ein Problem habe oder etwas Schlimmes passiert ist?
• Wen kann ich anrufen, wenn ich eine tolle Idee habe, die nicht in meinen Aufgabenbereich fällt?

Wenn Mitarbeitende eine neue Tätigkeit in einer traditionellen Büroumgebung beginnen, finden täglich Hunderte von Mikro-Transaktionen statt, die wir als beiläufige Kommunikation bezeichnen. Aus dieser Art von Kommunikation lernt man viel, insbesondere wenn es darum geht, wer wofür zuständig ist. Ohne diese beiläufigen Interaktionen kann es schwierig sein, herauszufinden, mit wem man in Kontakt treten soll. Daher ist es wichtig, dass Ihr Onboarding-Programm ausdrücklich festlegt, wie neue Mitarbeitende ihre Ideen, Gedanken, Fragen, Ängste und Bedenken äußern können. Mitarbeiter Coaching, eine vertrauliche Mitarbeitenden-Hotline oder ein anonymes Vorschlagsportal sind gute Ideen.

Thema 8: Wie kann ich mich ins Team integrieren?

Bei einem Start aus dem Homeoffice kann es noch schwieriger sein als sonst, soziale Beziehungen zu Teammitgliedern zu pflegen. Das gilt insbesondere dann, wenn man eine eher introvertierte Persönlichkeit ist.

• Veranstaltet das Unternehmen Online-Treffen?
• Ich bin sozial ängstlich. Welche Maßnahmen gibt es, um Menschen wie mir die Teilnahme an Online-Treffen zu erleichtern?
• Werde ich einen Remote-Onboarding-Buddy haben?
• Wie kann ich mein Team aus dem Homeoffice besser kennen lernen?
• Gibt es Maßnahmen, die mir helfen, Mitarbeitende außerhalb meines Teams kennen zu lernen?
• Gibt es informelle Kommunikationskanäle, über die wir uns über lustige oder interessante Dinge austauschen können?

Je mehr Informationen Sie hier geben können, desto besser wird Ihr neuer Mitarbeitender darauf vorbereitet sein, ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens zu werden.

Thema 9: Wie sieht die Unternehmenskultur aus?

Es kann schwierig sein, die Kultur einer Organisation zu verstehen, wenn man physisch nicht an Ort und Stelle ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen abgerundeten Überblick über die Aspekte Ihrer Organisationskultur bieten.

• Gibt es einen Fachjargon für die Arbeit im Homeoffice, den wir kennen müssen?
• Gibt es besondere Rituale? (Freitagsdrinks, 10 Uhr-Kaffee usw.)
• Arbeitet das Team von 9 bis 17 Uhr? Oder legen sie lieber einen individuellen Zeitplan fest?
• Wie trennen die Teammitglieder ihr Arbeitsleben von ihrem Privatleben?
• Ist es in Ordnung, wenn meine Kinder oder andere Familienmitglieder in meinem Arbeitsbereich sind?
• Dürfen Haustiere in Meetings zu sehen sein?
• Gibt es irgendwelche Tabus für die Arbeit im Homeoffice?

Thema 10: Welche Rolle spielt Employee Wellbeing?

Viele neu eingestellte Mitarbeitende haben das Gefühl, dass sie besonders in den ersten Wochen und Monaten am Arbeitsplatz „unkaputtbar“ erscheinen müssen und suchen daher nicht aktiv nach Hilfe.

Informieren Sie darüber, was Ihr Unternehmen tut, um die psychische und physische Gesundheit von Mitarbeitenden zu fördern.

• Wie kann ich meine psychische Gesundheit zu Hause in den Griff bekommen?
• Bietet das Unternehmen Zugang zu Diensten zur Unterstützung der psychischen Gesundheit?
• Gibt es Ressourcen, die mir helfen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu finden?
• An wen kann ich mich wenden, wenn ich Probleme mit meiner Gesundheit und meinem Wohlbefinden habe?
• Bietet das Unternehmen Zugang zu Fitnesskursen aus der Ferne?

Lassen Sie keinen Raum für Interpretationen und machen Sie deutlich, dass Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben fördern und das Employee Wellbeing an erster Stelle steht.

Thema 11: Wie kann ich wachsen?

Viele Mitarbeitende ziehen große Motivation aus internen Aufstiegsmöglichkeiten.

• Wie kann ich innerhalb des Unternehmens aufsteigen, wenn ich aus dem Homeoffice arbeite?
• Bieten Sie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten an?
• Kann ich meinen eigenen beruflichen Entwicklungsplan entwerfen?
• Gibt es Fernlehrgänge?
• Werde ich ein Budget für Weiterbildungen erhalten?

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um neuen Mitarbeitenden zu versichern, dass die Arbeit im Homeoffice kein Hindernis für ihr Wachstumspotenzial in Ihrem Unternehmen darstellen.

Negative Konsequenzen

Bleiben viele dieser Fragen unbeantwortet, kann dies in zweierlei Hinsicht einen negativen Effekt auf die Erfahrung von neuen Mitarbeitenden haben:

Verlust an Produktivität:

Ohne das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt verfügen neue Mitarbeitende nicht über die notwendigen Werkzeuge, um effektiv einen Beitrag im Unternehmen zu leisten.

Engagementgesteuerte Fluktuation:

Ohne die richtige Aufmerksamkeit fühlen sich Ihre neuen Mitarbeitenden nicht wertgeschätzt. Zweifel können sich einschleichen. Die Mitarbeitenden werden sich möglicherweise fragen, ob sie die richtige Wahl getroffen haben, als sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. Genau dies ist der Grund, weshalb ein Drittel der neuen Mitarbeitenden innerhalb der ersten sechs Monate wieder kündigt.

Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die folgenden Fragen proaktiv beantworten können, gewinnen Sie den Respekt Ihrer neuen Teammitglieder, sichern Ihre Investitionen in die Personalbeschaffung und stärken Ihre Onboarding-Reise.

Unser Fazit

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, werden sich Ihre neuen Mitarbeitenden gut informiert und beruhigt fühlen, sodass Sie gemeinsam Ihre Onboarding-Reise starten können. Mit einem erfolgreichen Onboarding fördern Sie die langfristige Bindung Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen und generieren eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten. Ihre Mitarbeitenden erfahren so von Beginn an Wertschätzung und Respekt und werden dementsprechend motiviert sein, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu liefern.