Was kostet ein LMS (Learning Management System)?

Welches LMS passt zu Ihrem Unternehmen und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Wir haben 15 LMS Funktionen zusammengestellt, die ein gutes Learning Management System mitbringen sollte – von der Teilnehmendenverwaltung über Datenschutz bis hin zum Support. Nutzen Sie unsere praktische Checkliste und finden Sie in wenigen Minuten heraus, worauf es für Ihr Team wirklich ankommt. Inhalt: 15 LMS Funktionen 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung2. Lernmodelle3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate4. Sicherheit & DSGVO5. Lerninhalte – Make or Buy?6. Lernfortschritt & Reporting7. Mobiles Lernen8. Soziales Lernen & Kollaboration9. E-Commerce-Funktionalität10. Individuelles Design (White-Label)11. Schnittstellen & Integrationen12. Support13. KI in der Lernplattform14. Mandantenfähigkeit15. Kosten16. Checkliste zum Download 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung Ein gutes LMS sollte die Verwaltung von Teilnehmenden, Gruppen und Kursen möglichst einfach machen. Wichtige Funktionen: Rollen- und Rechtevergabe (z. B. Admin, Trainer, Lernende) Mehrsprachigkeit und Gruppenlogik Teilnehmendenimport via E-Mail, Excel oder HR-Schnittstelle Integriertes Mailingsystem zur Kurseinladung oder Erinnerung 2. Lernmodelle Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Typische Lernmodelle im Überblick: E-Learning (asynchron)Selbstgesteuertes Lernen über jederzeit abrufbare Online-Kurse – ideal für skalierbare Weiterbildung. Blended LearningKombination aus digitalen Selbstlernphasen und Präsenz- oder Live-Formaten – flexibel und praxisnah. Ausbildergeführte Schulung (Instructor-led)Klassische Schulung durch Trainer, online oder vor Ort – geeignet für komplexe Inhalte oder Zertifizierungen. Live-Schulungen (synchron)Digitale Echtzeitformate über Video oder Webinar – mit hoher Interaktivität und Gruppenbezug. Kohortenbasiertes LernenLernen in festen Gruppen über einen definierten Zeitraum – fördert Austausch, Verbindlichkeit und Teamlernen. 3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate Zu modernen LMS Funktionen gehört die Integration verschiedenster Medien: Videos, PDFs, SCORM, iFrames, Quizze, Abgaben oder interaktive Kurse. Typische Formate: Videos, Audios & BilderIntegration gängiger Medienformate wie MP4, MP3 oder PNG/JPG Quizze & AufgabenInteraktive Wissensabfragen, Lernkontrollen oder praktische Abgaben mit Feedback-Funktion Dokumente & Office-DateienUnterstützung für PDF, Word, Excel und PowerPoint – für klassische Schulungsunterlagen oder Checklisten Live-Sessions & PräsenzformateAbbildung und Dokumentation von Webinaren, Meetings oder Vor-Ort-Schulungen SCORM & iFrame-InhalteImport von standardisierten E-Learning-Modulen (SCORM, xAPI) oder Einbindung externer Tools via iFrame Kurseditor: In 5 Minuten zum eigenen KursDie meisten Lernplattformen bieten einen integrierten Editor, mit dem Sie Inhalte, Quizfragen oder ganze Kurse direkt im System erstellen können. Benutzerfreundlichkeit wird hier großgeschrieben. Jeder im Unternehmen sollte in der Lage sein, Kurse zu erstellen – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. 4. Sicherheit & DSGVO Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Ein gutes LMS muss nicht nur funktional sein, sondern auch den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen – besonders bei sensiblen Mitarbeitenden- oder Kundendaten. Worauf Sie achten sollten: Serverstandort in DeutschlandNur so ist gewährleistet, dass das System den Anforderungen der DSGVO genügt, insbesondere bei personenbezogenen Daten. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Der Anbieter sollte einen AV-Vertrag bereitstellen, um die datenschutzrechtliche Verantwortung klar zu regeln. Cookie-Banner und DatenschutzerklärungTransparente Kommunikation bei der Datenerfassung ist verpflichtend, idealerweise direkt im System konfigurierbar. Rollen- und Rechtekonzept für DatenzugriffeNur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Informationen wie Lernstände oder persönliche Zertifikate haben. 5. Lerninhalte – Make or Buy? Ein gutes LMS sollte Ihnen die Wahl lassen: Möchten Sie eigene Kurse entwickeln oder auf fertige Inhalte zurückgreifen? Idealerweise sind beide Wege möglich. Typische Optionen: Interne KurserstellungDie Plattform sollte einen integrierten Editor oder ein Autorentool bieten, mit dem Sie Schulungen, Tests oder Lerneinheiten einfach selbst erstellen können – auch ohne IT-Wissen. Zugriff auf vorgefertigte KursbibliothekenViele Anbieter stellen umfangreiche Inhalte zu Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz oder Soft Skills bereit, die Sie direkt übernehmen können. Kombinierbarkeit beider AnsätzeIdealerweise lassen sich eigene und externe Inhalte kombinieren, z. B. durch das Einbetten von SCORM-Kursen oder verlinkte Ressourcen. 6. Lernfortschritt & Reporting Ein gutes LMS liefert nicht nur Inhalte, sondern hilft Ihnen auch dabei, Lernerfolge messbar zu machen – automatisch, übersichtlich und auswertbar. Ein LMS mit starken Reporting-Funktionen spart Zeit, reduziert Excel-Chaos und sorgt für maximale Transparenz im Weiterbildungsprozess. Wichtige Analysefunktionen im Überblick: Lernfortschrittsübersicht Verfolgen Sie, welche Kurse abgeschlossen wurden, wo Lernende stehen und wer noch aktiv werden muss. Anpassbare Berichte und DashboardsExportieren Sie Berichte oder erstellen Sie individuelle Auswertungen mit den Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen wirklich zählen (z. B. Abschlussquoten, Zertifikatsstatus). Zertifikate & NachweiseAutomatisch generierte Zertifikate, die individuell gestaltet werden können (z. B. mit Logo, Farben, Gültigkeitsdatum), vereinfachen die Dokumentation. Audit-SicherheitBesonders bei Pflichtschulungen ist eine revisionssichere Nachweisführung essenziell, z. B. mit Exportfunktion für Audits oder Prüfungen. 7. Mobiles Lernen Ein modernes LMS sollte Lernen flexibel und ortsunabhängig ermöglichen – besonders für Außendienst, Produktion, Remote-Teams oder mobile Zielgruppen. Ein LMS mit starker mobiler Nutzererfahrung erhöht die Teilnahmequote und macht Lernen im Alltag deutlich zugänglicher. Darauf sollten Sie achten: Responsives DesignDie Plattform sollte sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen – egal ob Smartphone, Tablet oder Laptop. Medienkompatibilität auf mobilen GerätenAlle Inhalte, ob Videos, PDFs oder Quizze, sollten mobil abrufbar und benutzerfreundlich darstellbar sein. Mobile App (optional mit Offline-Zugriff)Eine native App mit Offline-Funktion ermöglicht das Lernen ohne stabile Internetverbindung, etwa im Zug, Flugzeug oder auf dem Werksgelände. 8. Soziales Lernen & Kollaboration Lernen ist mehr als reine Inhaltsvermittlung. Ein gutes LMS schafft Raum für Austausch, Zusammenarbeit und Feedback unter Mitarbeitenden – besonders in dezentralen Teams. Wichtige Funktionen für Soziales Lernen: Kommentare & DiskussionenLernende können Inhalte kommentieren, Fragen stellen und miteinander in den Austausch gehen. Community-FeaturesBeiträge liken, Inhalte teilen oder in thematischen Gruppen lernen fördert die Motivation und Vernetzung. Beiträge von Experten Ermöglichen Sie es internen Fachleuten, Lerninhalte zu veröffentlichen, Empfehlungen zu geben oder Antworten bereitzustellen. 9. E-Commerce-Funktionalität Eine der LMS Funktionen, die nicht meist standardmäßig zum Paket dazugehört, ist E-Commerce. Ein LMS kann prinzipiell nicht nur zur internen Weiterbildung dienen. Viele Unternehmen nutzen es auch, um digitale Schulungen extern anzubieten und zu vermarkten. Wichtige E-Commerce-Funktionen: ZahlungsabwicklungUnterstützung gängiger Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, PayPal, SEPA oder Klarna Zugangskontrolle & LizenzvergabeAutomatisierte Freischaltung von Kursen nach erfolgreichem Kauf – inklusive Nutzermanagement und Teilnehmendenlimits Rechnungsstellung & SteuerlogikAutomatische Rechnungserstellung mit rechtssicherer Abwicklung 10. Individuelles Design (White-Label) Ein gutes LMS sollte sich optisch und technisch nahtlos in Ihre Unternehmenswelt einfügen lassen – für maximale Wiedererkennung und ein professionelles Nutzererlebnis. Wichtige Anpassungsmöglichkeiten: Branding-OptionenLogo, Farben, Schriften und Begrüßungstexte anpassen für eine individuelle Akademie-Oberfläche im Corporate Design Eigene Domain & E-Mail-AbsenderLernplattform über eine Wunsch-URL und mit eigener Absenderadresse betreiben 11. Schnittstellen & Integrationen Ein leistungsstarkes LMS lässt sich mühelos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden. Flexible Schnittstellen entlasten Ihr HR-Team und machen Weiterbildung zu einem reibungslosen Prozess. Wichtige Integrationen, die Zeit sparen: HR-Software & NutzerverzeichnisseAutomatische Datenübertragung von Mitarbeitenden, Gruppenzuweisung und Synchronisierung z.B. über Personio, HRWorks, SAP usw. Single Sign-On (SSO)Einmal anmelden, überall zugreifen. KommunikationAnbindungen an Microsoft Teams oder Zoom sorgen dafür, dass Schulungen nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden. Automatisierungen via Webhooks & APIEigene Abläufe und Verbindungen lassen sich über offene REST-API oder Webhooks flexibel realisieren. 12. Support Auch das beste LMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn bei Fragen und Problemen schnell geholfen wird. Das ist besonders wichtig in der Einführungsphase. Ein verlässlicher Support spart Zeit und gibt Sicherheit – und ist oft der entscheidende Unterschied zwischen einer guten und einer frustrierenden Lernplattform-Erfahrung. Darauf sollten Sie beim Thema Support achten: Sprache & StandortEin deutschsprachiger Support in derselben Zeitzone vermeidet Missverständnisse und Verzögerungen. Erreichbarkeit & KanäleGibt es Support per E-Mail, Telefon oder Chat? Sind feste Zeiten und Reaktionsfristen garantiert? Onboarding & BegleitungGute Anbieter bieten zusätzlich persönliches Onboarding, Schulungsmaterialien oder Kundenportale für den schnellen Einstieg. 13. KI in der Lernplattform Künstliche Intelligenz (KI) kann Lernprozesse effizienter gestalten, Inhalte automatisieren und das Lernerlebnis verbessern. Deshalb wird es unter den essenziellen LMS Funktionen immer wichtiger. Typische KI-gestützte Funktionen: Automatisierte InhaltserstellungErstellung von Quizfragen, Lernkarten oder Zusammenfassungen auf Basis bestehender Kurse – zeitsparend und konsistent. Intelligente KursempfehlungenKI schlägt passende Inhalte vor – basierend auf Rolle, Fortschritt, Verhalten oder Interessen der Lernenden. Inhaltliche HilfestellungenChatbots oder kontextbezogene Assistenten können Fragen beantworten oder durch komplexe Inhalte führen. 14. Mandantenfähigkeit Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist. Wichtige Vorteile der Multi-Mandanten-Fähigkeit: Eigenständige WorkspacesJeder Mandant (z. B. Standort, Tochtergesellschaft oder Kunde) erhält eine eigene Plattform mit individuellen Inhalten, Nutzergruppen und 100% eigenen Whitelabel-Designs Zentrale Verwaltung über ein MuttersystemAdmins behalten den Überblick über alle Mandanten, verwalten Inhalte zentral und können diese mandantenübergreifend bereitstellen. KosteneffizienzStatt mehrere Einzellösungen zu lizenzieren, nutzen Sie eine gemeinsame Plattformstruktur – mit deutlich geringeren Gesamtkosten pro Mandant. 15. Kosten Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man nicht um die Preisfrage herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Typische Preismodelle im Überblick: Bezahlung pro UserSie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht Bezahlung pro aktivem UserSie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen Abonnement / SaaS-LizenzSie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Dieses Modell ist besonders transparent und wartungsarm und eignet sich ideal für Unternehmen. Open-Source-LösungDie Software selbst ist kostenlos, allerdings entstehen Kosten für Hosting, Einrichtung, Wartung und ggf. Anpassung durch externe Dienstleister Sie möchten tiefer in die Preisfrage einsteigen?In unserem Blogartikel erfahren Sie welche Preismodelle es gibt, wie viel unser reteach LMS kostet und worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten sollten. Zum Artikel: Was kostet ein LMS? 16. Checkliste herunterladen Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass ein LMS Funktionen wie eine einfache Kurserstellung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sowie Support auf Deutsch enthält. Sie möchten die wichtigsten LMS Funktionen für Ihr eigenes Unternehmen durchgehen und abhaken? Dann ist unsere kostenlose Checkliste genau das Richtige für Sie – einfach downloaden und abhaken: Checkliste herunterladen Neugierig geworden? Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU. Sie sind neugierig geworden und möchten Ihr eLearning Projekt schnell und einfach starten? Testen Sie die Lernplattform für 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Datenschutzkonforme Weiterbildung mit einem LMS (Learning Management System) bedeutet vor allem ein: personenbezogene Daten schützen. Immer dann, wenn auf irgendeine Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommen Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Anwendung. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Bei der Nutzung eines LMS gehören hierzu z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Organisationseinheit oder die Sprache des Teilnehmenden. Inhalt 1. Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung2. Transparenz als das A und O3. Altbestände anonymisieren4. Prozesse gehen vor Technik5. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit6. Vorsicht bei Trends7. Fazit8. Checkliste Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung Verfügt Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten, wird ein datenschutzkonformes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten vermutlich bereits existieren. Dabei bilden Ihre Trainingsaktivitäten im LMS nur eine Rubrik der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. neben Ihrer Mitarbeitenden- oder Kundendatenbank. Hat Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten, sollten Sie sich intern oder auch extern mit qualifizierten Fachleuten verstärken. So können Sie sich so schnell wie möglich einen Überblick über Ihre Situation verschaffen. Sobald Sie in Ihrem LMS den Namen von auch nur einem Lernenden erfassen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Diese werden in der datenschutzkonformen Weiterbildung sensitiv gehandhabt. Besondere Vorschriften gelten, wenn Sie auch Daten über minderjährige Azubis in ihrem LMS führen oder falls Sie Spezialinformationen (z.B. besondere Anforderungen bei der Unterbringung für Präsenzveranstaltungen) dokumentieren müssen. In diesem Fall handelt es sich sogar um besonders sensible und schutzwürdige Daten im Sinne der DSGVO, die nur aufgrund besonderer Erlaubnistatbestände überhaupt verarbeitet werden dürfen. Das A und O: Transparenz in der Datenverarbeitung Viele LMS am Markt haben in Hinblick auf das Inkrafttreten der DSGVO neue Features oder Plugins veröffentlicht. Die Mehrheit der LMS-Lösungen für den professionellen Einsatz ist bereits so ausgelegt, dass der Teilnehmende beim ersten Login die Kenntnisnahme von einer Datenschutzerklärung bestätigen muss. Hier müssen Sie die Lernenden transparent über die Verwendung ihrer Daten für den Zweck der Trainingsorganisation informieren. Dazu gehört auch die Aufklärung über ihre Rechte und die Dauer der Speicherung. Eventuell macht es Sinn, einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte sich herausstellen, dass der aktuelle Text Ihrer Datenschutzerklärung nicht DSGVO-konform ist, muss er angepasst und erneut von den Lernenden bestätigt werden. Nur so kann datenschutzkonforme Weiterbildung sichergestellt werden. Um das Risiko zu vermeiden, dass andere gesetzliche Erlaubnistatbestände eventuell nicht eingreifen, sollte Ihr LMS so ausgelegt sein, dass eine wirksame Einwilligung des Nutzenden in die Datenverarbeitung eingeholt wird. Dem Nutzenden muss jedoch die Möglichkeit offenstehen, diese Einwilligung so einfach zu widerrufen, wie sie erteilt wurde. Willigt ein Nutzer in die Datenverarbeitung nicht ein oder widerruft sie, bedeutet das für die meisten LMS, dass dieser Nutzende Ihre Schulungsdienste nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Das kann Sie vor eine Herausforderung stellen. Zum Beispiel dann, wenn es in Ihrem LMS verpflichtende Trainings gibt, die so wichtig sind, dass alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme sie absolvieren müssen. Dazu gehören Trainings zur Arbeitssicherheit oder elektronische Sicherheitsunterweisungen für bestimmte Maschinen. Hier ist noch unklar, ob die Datenverarbeitung in einem solchen Fall auch ohne die Einwilligung des Nutzers über einen der Erlaubnistatbestände aus Art. 6 oder 9 EU-DSGVO gerechtfertigt werden kann. Altbestände anonymisieren In der Praxis ist es auch oft der Fall, dass die Lernerdatenbank aus einem Altsystem geerbt wurde oder das System initial aus Lernerlisten im Excel-Format befüllt wurde, bevor es im Unternehmen eine Datenschutzerklärung für das Trainingsgeschäft gab. Bei solchen externen Quellen ist Vorsicht geboten. Wenn die Zielgruppe Ihrer Akademie hauptsächlich aus häufig wechselnden Externen (z.B. Anwendern, Händlern) besteht, dann ist es sicher nicht sinnvoll oder möglich, die „Karteileichen“ für die Bestätigung einer neuen Datenschutzerklärung zu kontaktieren. Eher können Sie Altbestände (z.B. Nutzende ohne Trainingsaktivitäten in den letzten 10 Jahren) bei Bedarf anonymisieren. Diese radikale Maßnahme steht jedoch eigentlich im direkten Zielkonflikt mit dem Sinn und Zweck eines LMS. Ein solches System ist nämlich darauf auslegt, Informationen über Lernende und Lernverhalten dauerhaft auszuwerten und langfristig zu dokumentieren. Hier muss man noch auf entsprechende Rechtsprechung warten, ob solche Maßnahmen tatsächlich auch gefordert werden. Eine Pseudonymisierung kann im Zeitraum bis zum Erreichen der Löschfrist eine gute datenschutzkonforme und dennoch auditsichere Lösung für ältere Datenbankeinträge darstellen. Beispielsweise durch die Aufbewahrung von Lerner- und Trainingsdaten in getrennten Tabellen auf unterschiedlichen Serverbereichen mit einer möglichen Zuordnung über eine eindeutige ID. Prozesse gehen vor Technik In der Praxis ist nicht davon auszugehen, dass LMS-Nutzende häufig von ihrem Recht Gebrauch machen werden und willkürlich ihre Einwilligungserklärung widerrufen. Dennoch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie mit solchen Anforderungen im Fall der Fälle konkret umgehen wollen. Beantragt ein Teilnehmender die Löschung aller Daten, die sie über ihn gespeichert haben, haben Sie dafür in der Regel gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine bindende Frist von einem Monat. Der Antrag darf auch formlos erfolgen, z.B. telefonisch. Weitere LMS-relevante Features in Hinblick auf die DSGVO wären auch die leichtere Möglichkeit für den Teilnehmenden, ihn/sie betreffende Daten einzusehen und zu berichtigen. Auch die eigenen Daten in einem gängigen Format wie JSON oder XML exportieren zu lassen, um sie bei einem anderen Anbieter einspielen zu lassen, ist sinnvoll. Dadurch könnte der Lernende seine Bildungshistorie viel leichter zu seinem nächsten Arbeitgeber mitnehmen. Hier könnte der Begriff lebenslanges Lernen auch in Kombination mit neuen Technologien wie xAPI/TinCan eine neue Dynamik bekommen. Auch die Themen „Privacy by design“ (Datenschutz durch Technik) und „Privacy by Default“ (datenschutzfreundliche Voreinstellungen) sind nun stärker gesetzlich verankert. Diese Neuerungen sollten sich im LMS durch neue Features und eine Aktualisierung der Oberfläche wiederfinden. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit Wenn Sie Ihr LMS on premise hosten, kommen mit der DSGVO und datenschutzkonformer Weiterbildung auch verstärkte Anforderungen an die IT-Sicherheit auf Sie zu. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen, wie das rechtzeitige Einspielen von Updates und eine ausreichend sichere Verschlüsselung der Datenübertragung, potentiell datenschutzrelevante Critical Incidents beobachten und diese dann ggf. der Aufsichtsbehörde und den Nutzern melden. Wird Ihr LMS als SaaS gehostet, sollte der LMS-Anbieter diese Leistungen für Sie übernehmen. Auch Anbieter mit Sitz außerhalb der EU unterfallen dem Anwendungsbereich der DSGVO, sofern sie ihre Leistungen innerhalb der EU anbieten. Sie müssen daher ein Schutzniveau gewährleisten, das den Anforderungen der DSGVO genügt. Unabhängig davon, ob Ihr LMS gekauft oder gemietet ist, müssen Ihre Administratoren für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten verstärkt sensibilisiert werden. Dies fängt bei der tatsächlichen Einhaltung der Passwortrichtlinien und Best Practices beim E-Mail-Versand an, wie z.B. dem Nutzen des BCC-Feldes. Admins müssen mit personenbezogenen Daten in Reports kritisch, sorgfältig und vertraulich umgehen. Möglicherweise müssen Sie auch neue Regeln schaffen, wenn Ihre Mitarbeitenden das LMS im Homeoffice oder auf privaten Geräten nutzen dürfen. Vorsicht bei Trends Falls Ihr Unternehmen auch dem Trend „Learning Analytics“ folgen möchte, muss genau geprüft werden, wie Sie ihr Vorhaben datenschutzkonform gestalten können, da hier das Kriterium der Zweckbindung bei der Datenerhebung nicht immer erfüllt ist. Beim Social Learning sollten Sie durch ein geeignetes Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur die Teilnehmenden sich gegenseitig sehen, die dem auch zugestimmt haben. Wenn Sie sich für die neuen Technologien VR/AR und xAPI interessieren, ist je nach Anwendungsszenario eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll und kann Sie bei der Konformitätsdokumentation im Fall der Fälle vor hohen Strafen bewahren. Fazit Auf der sicheren Seite beim Thema DSGVO sind Sie erst, wenn Sie sich im Detail und ggf. mit der Unterstützung eines fachkundigen Datenschutzbeauftragen darüber Gedanken gemacht haben, wie Sie nicht nur Ihr LMS, sondern auch Ihre Trainingsprozesse datenschutzkonform gestalten können. Hier dürfen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, nicht nur auf die Technik Ihres LMS verlassen. Das Thema LMS und DSGVO ist sehr komplex. Noch mehr Infos und Hilfestellung gibt es im verlinkten Beitrag. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen

Bei der Auswahlentscheidung für ein LMS wird aus gutem Grund auf die Vereinbarkeit mit den Anforderungen des Datenschutzes und der DSGVO geachtet. Gerade deutsche oder europäische Unternehmen aus dem Mittelstand sind oft verunsichert, in welchem Umfang die Anforderungen der DSGVO zu beachten sind. Deutsche Unternehmen bevorzugen in der Regel einen deutschen Anbieter, weil dort der Support auf deutscher Sprache angeboten wird und auch die Anforderungen an den Datenschutz mit einem persönlichen Ansprechpartner geregelt werden können. Inhalt 1. Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung2. Position der Server3. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH4. Server von US-Unternehmen5. Remote Work & DSGVO6. Fazit7. Checkliste Wichtige Punkte in der Auswahlentscheidung für ein LMS Wenn Sie mit dem LMS ein Schulungsangebot für Mitarbeitende, Kunden, Partner oder andere Personen betreiben, dann werden in jedem Fall persönliche Daten verarbeitet und gespeichert. Hierunter fallen vor allem die E-Mail-Adresse und weitere persönliche Daten der Teilnehmenden. Insofern muss zunächst ein sog. AVV oder ADV (Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung) mit dem jeweiligen Anbieter beziehungsweise Betreiber des LMS abgeschlossen werden. Hier sollten Sie darauf achten, dass Ihnen dieser ADV in deutscher Sprache vorgelegt wird und Sie gegebenenfalls Änderungswünsche mit einem persönlichen Ansprechpartner beim Anbieter erörtern können. Ferner sollten Sie sich beim Anbieter informieren, wie das Datensicherungskonzept aussieht. Dazu gehören Vorkehrungen technischer und organisatorischer Art, die der Anbieter getroffen hat, um die auf seinem Server gespeicherten Daten zu sichern. Ein Teil dieser Maßnahmen ist als sog. TOA Anlage (Technisch Organisatorische Maßnahmen) in der ADV geregelt. Für darüber hinausgehende Maßnahmen sollte Ihnen der Anbieter ein eigenes Sicherheitskonzept vorlegen können. Wichtig ist am Ende, wo die Server stehen Die weitere und oft in den Mittelpunkt gestellte Frage bezieht sich auf den Standort der Server, auf dem die persönlichen Daten der Kunden gespeichert werden. Moderne LMS-Lösungen sind sog. Cloud-Lösungen. Das bedeutet, die Daten werden nicht wie früher als sog. on-premise auf Servern des Kunden gespeichert, sondern in der Cloud. In den letzten Jahren haben sich Cloud-Lösungen durchgesetzt, da diese für den Kunden preiswerter sind, eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software gewährleistet wird und nicht extra abgerechnet wird. Die große Mehrheit der Cloud-Lösungen hostet die Daten nun aber auf Servern von Amazon (AWS) oder Microsoft, da diese Lösung die leistungsfähigsten sind. Alle größeren US-Anbieter betreiben mittlerweile alle Serverfarmen mit Serverstandort in Europa oder Deutschland, um den Anforderungen der DSGVO entsprechen zu können. Dennoch hat ein Urteil des Europäischen Gerichtshof für Verunsicherung gesorgt, das auch als Schrems II bekannt geworden ist. Hier hatte der EuGH entschieden, dass personenbezogene Daten von EU-Bürgern nur an Drittländer übermittelt werden dürfen, wenn sie in diesem Drittland einen im Wesentlichen gleichwertigen Schutz genießen wie in der EU. Für die USA hat der EuGH ein solches angemessenes Schutzniveau verneint, worauf die Europäische Kommission in 2021 die sog. Standardvertragsklauseln erlassen hatte, die seit dem 27.9.2021 für die Datenübermittlung abzuschließen sind. Doch auch hier kam es in der Vergangenheit oft zu Fragen von Datenschutzbeauftragten, ob auch bei Abschluss der Standardvertragsklauseln ein Restrisiko bestehen kann, weil die jeweiligen Behörden in Drittländern wie den USA auf die Daten zugreifen könnten. Urteile vom OLG Karlsruhe & EuGH geben Gewissheit Mittlerweile hat sich allerdings auch unter Datenschutzexperten eine pragmatische Abwägung durchgesetzt, die zuletzt vom OLG Karlsruhe bestätigt worden ist. Das OLG hatte in einer Entscheidung vom 6.9.2022 klargestellt, dass deutsche Behörden bei öffentlichen Aufträgen sehr wohl auf Tochtergesellschaften von US-amerikanischen Cloud-Dienste-Anbietern zurückgreifen. Die Voraussetzung dafür ist, dass diese zusichern, die Daten in Deutschland zu verarbeiten. Nicht nur dieses Urteil kann Unternehmen aktuell die Gewissheit geben, dass eine Speicherung von persönlichen Daten auch über ein LMS auf Servern mit Standort in Deutschland bzw. Europa zulässig ist. Denn hier wurde dies vom OLG für von der öffentlichen Hand betriebenen Krankenhäusern richterlich erlaubt. Und Patientendaten dürften weitaus sensibler sein als im normalen Einsatzszenario eines LMS. Server von US-Unternehmen in Deutschland & Europa Last but not least zeigt ein genauer Blick auf das Urteil des EuGH, dass sich Unternehmen im Kontext eines LMS keine Sorgen machen müssen. Denn die problematischen Normen, die das Privacy-Shield kippten, sind Section 702 FISA und Executive Order 12333 (E.O. 12333). Diese ermächtigen US-Behörden, sogenannte “foreign intelligence” zu erlangen. Darunter versteht man sämtliche Informationen, die die USA im Rahmen ihrer geheimdienstlichen Tätigkeiten für erforderlich oder hilfreich erachten. Wer nun also mit dem LMS keine Aufträge für einen Geheimdienst bearbeitet, sollte sich von den Sorgenfalten der Datenschutzbeauftragten nicht verunsichern lassen. Immerhin werden externe Datenschutzbeauftragte dafür bezahlt, potentielle Risiken aufzuzeigen. Die jeweiligen Lösungen müssen dann im Unternehmen gefunden werden. Somit besteht nun Klarheit, dass von US-Unternehmen in Deutschland oder Europa betriebene Server DSGVO konform sind. Remote Work & DSGVO Remote Work wirft wichtige Fragen im Zusammenhang mit der DSGVO auf. Der Zugriff auf Unternehmensdaten außerhalb des geschützten Netzwerks kann Datenschutzrisiken mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende, die remote arbeiten, im Bereich Datenschutz angemessen geschult sind. Außerdem müssen sie geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Dazu gehört, sichere Netzwerke und Geräte zu verwenden, Datenübertragungen zu verschlüsseln und Zugriffskontrollen zu implementieren. Es gibt im remote work jedoch nicht nur Datenschutz zu beachten. Weitere wichtige Compliance-Themen sind Sozialversicherungen, Steuern, Wirksamkeit & Sorgfaltspflicht usw. Wie behalten Sie da am besten den Überblick, vor allem wenn Ihre Mitarbeitenden auch noch in verschiedenen Ländern arbeiten? Mit rhome bringen Sie remote work auf eine neue Stufe, indem Sie Ihre Mitarbeitenden auf der ganzen Welt tracken können und gleichzeitig alle wichtigen Compliance-Anforderungen einhalten. Seien Sie ein moderner und attraktiver Arbeitgeber und bieten Sie Ihrem Team volle örtliche Flexibilität.   Fazit Datenschutzkonforme Weiterbildung ist ein komplexes Thema. Wir haben deshalb noch mehr wertvolle Infos für Sie gesammelt, mit denen Sie teure Fehler im Bereich LMS und DSGVO vermeiden können. Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema Lernplattformen für Unternehmen erfahren? Wir haben im verlinkten Artikel alle Formen von Lernplattformen sowie wichtige Funktionen zusammengefasst und verraten, worauf Sie beim Kauf achten sollten. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste jetzt sichern

Nachdem man sich für ein LMS (Learning Management System) entschieden hat, um Mitarbeitende digital zu schulen, weiterzubilden oder neue Teammitglieder einzuarbeiten, geht es im nächsten Schritt darum, gute Inhalte bereitzustellen. Dabei ist die große Frage: Lerninhalte selbst erstellen oder extern einkaufen – Make or Buy? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, was für eine selbstständige Erstellung von Inhalten spricht und wann es sich lohnt, externes Material einzukaufen. Inhalt 1. Ziele von digitalem Lernen2. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen3. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen4. Fazit: Make or Buy?5. Die nächsten Schritte Ziele von digitalem Lernen Zuerst sollte man sich die Frage beantworten, was mit dem digitalen Schulungsangebot erreicht werden soll. Möchte man eine Vielzahl von Mitarbeitenden zu einem allgemeinen Thema wie Office-Anwendungen oder Compliance-Themen schulen oder geht es darum, spezielle Lerninhalte aus dem Arbeitsalltag zu vermitteln oder zu vertiefen? Dabei ist neben dem Faktor Zeit und Geld noch bedeutender, dass die Lerninhalte relevant sind. Sie müssen zum Lernstand sowie Lernverhalten der Mitarbeitenden passen und sich mit den Lernzielen des Unternehmens decken. Dies betrifft sowohl gekaufte Lerninhalte wie auch selbsterstellten Content. Entsprechen digitale Lerninhalte nicht dem Wissen und den Anforderungen der Lernenden, spielt es keine Rolle, ob man Lerninhalte erstellen lässt oder selbst produziert. Daher wollen wir uns nun einmal genauer anschauen, was dabei zu beachten ist und im Einzelfall am besten passt. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen Einer aktuellen Studie des E-Learning Journals zufolge wird die Mehrheit an digitalen Lerninhalten inhouse, also im Unternehmen direkt von den Mitarbeitenden selbst erstellt. Dabei kommen erprobte LMS (Learning Management Systems) wie reteach zum Einsatz, mit denen man schnell und unkompliziert passende Lerninhalte und -formate erstellen kann. Diese können auf dem Desktop oder Mobilgerät spielend leicht genutzt werden, um eigene Lernwelten zu erstellen, die den Ansprüchen der User gerecht werden. Weitere Vorteile von selbst erstellten Lerninhalten Das komplette Eigentum der E-Learnings liegt beim Unternehmen und kann somit unabhängig von vertraglichen Reglungen genutzt und vertrieben werden Digitale Lerninhalte können individuell und jederzeit an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Unternehmensziele angepasst werden Bei der Planung bestimmen die Verantwortlichen selbst, welche Formate und Medien genutzt werden Eigene Lerninhalte unterstützen mit dem firmeneigenen Design das Employer Branding und tragen so zu einer nachhaltigen Identifikation mit dem Gelernten sowie dem Unternehmen bei Alle Lerninhalte können jederzeit problemlos aktualisiert und eigenständig bearbeitet und erweitert werden Allerdings sollten wir auch einen Blick auf die Nachteile werfen Das Unternehmen muss über die zeitlichen und finanziellen Ressourcen verfügen, um eigene Lerninhalte mithilfe eines LMS erstellen und updaten zu können Um anspruchsvollen und hilfreichen Content zu erstellen, braucht es didaktische Kenntnisse, digitale Inhalte zu konzipieren und erstellen zu können Dabei handelt es sich um Punkte, die mit einem guten und erschwinglichem LMS nicht so stark ins Gewicht fallen. Moderne Lernplattformen für Unternehmen wie reteach bieten ebenfalls gute Unterstützung darin, digitale Lerninhalte pädagogisch wertvoll aufzubereiten.   Mehr zu den Vorteilen und Nachteilen von e-Learning allgemein sowie Tipps für die Einführung ins e-Learning im Mittelstand finden Sie hier. Im nächsten Schritt wollen wir uns nun genauer anschauen, was für die Nutzung von extern produzierten Lernformaten spricht. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen Wie bei den meisten Dingen im Leben gibt es auch in der Welt des E-Learnings vorgefertigte Produkte von der Stange. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl von Anbietern und dort den Überblick zu behalten, ist nicht immer leicht. Es kann sich aber lohnen und was im Entscheidungsprozess zwischen Make or Buy zu beachten ist, zeigen wir jetzt: Vorteile von gekauften digitalen Lerninhalten: Vorab erstellte Online-Schulungen und Kurse einzukaufen, geht in der Regel schneller, als eigene Inhalte zu produzieren und im LMS zu implementieren Ein ansprechendes Design und die Qualität werden vom Anbieter gewährleistet Aber es ist ja bekanntlich nicht alles Gold, was glänzt. Daher wollen wir uns auch näher ansehen, welche negativen Aspekte der Einkauf von digitalen Lerninhalten für Unternehmen mit sich bringt. Die Nachteile von externen Lerninhalten: Lerninhalte können unter Umständen nicht zum Unternehmenskontext passen, da diese ungenügend auf die Mitarbeitenden und das Unternehmen zugeschnitten wurden Es gibt keinen direkten Ansprechpartner, an den man sich wenden kann, wenn es zu Problemen, Rückfragen oder Anmerkungen zum Lernmaterial kommt Eingekaufte Kurse und Schulungen sind zum Teil unflexibel, was individuelle Anforderungen von Mitarbeitenden und Abteilungen betrifft Digitale Lerninhalte können nicht immer zeitnah bearbeitet und aktualisiert werden Die Abstimmung mit externen Dienstleistern kann mitunter sehr zeitintensiv sein, wodurch diese Ressourcen an anderer Stelle fehlen Unser Fazit: Lerninhalte make or buy? Auch wenn die Frage zum Make or Buy von digitalen Lerninhalten es vielleicht suggeriert – es gibt bei der Beantwortung nicht nur schwarz und weiß. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, was es investieren kann und möchte. Entweder man investiert Zeit, um etwas Eigenes und Individuelles zu erschaffen oder eben finanzielle Mittel, um sich Zeit zu sparen und die Schulungsmaterialien leichter vereinheitlichen zu können. Bei Standardschulungen wie dem Arbeitsschutz oder MS-Office-Anwendungen wie Excel, die idealerweise rasch verfügbar sein müssen, bieten sich in der Regel gekaufte Kurse an. Eigene digitale Lerninhalte bieten vielfältige Vorteile, von denen die Mitarbeitenden nachhaltig profitieren werden. Der geringere Kostenfaktor bietet Möglichkeiten, das eingesparte Geld anderweitig einzuplanen. Durch individuellere Angebote erhöht sich bei der Belegschaft die Identifikation mit dem Unternehmen und man kann selbst entscheiden, auf welchem Weg der Lernerfolg erreicht wird. Dabei können dosiert eingesetzte externe Lerninhalte helfen. Die nächsten Schritte Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren? 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