Was sind die Vorteile und Nachteile von LMS?

Wichtigste Erkenntnisse: LMS steht für Learning Management System, eine Software zur Verwaltung von Lerninhalten. Ein LMS ermöglicht flexibles Lernen, da Inhalte jederzeit und überall zugänglich sind. Die Nutzung eines LMS spart Kosten für Präsenzschulungen und Reisekosten. Teilnehmende profitieren von individuellen Lernerfahrungen und können in ihrem eigenen Tempo lernen. Unere Checkliste hilft Ihnen, das passende LMS für Ihr Unternehmen zu finden. Wenn Sie sich mit digitaler Weiterbildung und Unterweisungen auseinandersetzen, stoßen Sie sehr wahrscheinlich früher oder später auf die Abkürzung LMS. Wir klären auf, was genau sich hinter dem Begriff verbirgt, welche Funktionen ein LMS hat und wie Sie von dessen Einsatz profitieren. Am Ende gibt's eine kostenlose Checkliste zum Download für Sie, die Ihnen bei der Auswahl eines LMS hilft. Inhalt 1. Definition LMS2. Welche Funktionen hat ein LMS?3. Arten von LMS4. Die Vorteile5. Checkliste Definition LMS LMS ist die Abkürzung für den englischen Begriff "Learning Management System". Damit ist eine Software gemeint, mit der Lerninhalte für Mitarbeiterschulungen erstellt, verwaltet und organisiert werden können. Diese Lernmaterialien werden dann für eine Zielgruppe bereitgestellt, z.B. Mitarbeitende eines Unternehmens. Besonders im E-Learning-Bereich ist ein LMS äußerst hilfreich. Welche Funktionen hat ein LMS? L - Learning Das Ziel eines Learning Management Systems ist es, Wissensinhalte auf einer zentralen Plattform zu sammeln und allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Ob Sprachkurse, Weiterbildungen oder allgemeine Schulungen – jeder kann zu jedem Zeitpunkt und von überall aus auf die Lerninhalte zugreifen. Ein LMS ermöglicht es, Lernprozesse im Unternehmen einheitlich und effizient zu gestalten. M - Management Mit einem LMS können Sie Online-Kurse spielend einfach erstellen und verwalten. Und nicht nur das: auch die Teilnehmenden und ihre Ergebnisse werden im System erfasst. So kann nicht nur die Effektivität der Materialien analysiert werden, sondern auch das Lernverhalten und die Lernfortschritte der User. S - System System meint hier nichts anderes als Software. Diese besteht aus zwei Elementen: der Schnittstelle für die Administratoren und der Benutzeroberfläche. Die Admin-Schnittstelle (auch Interface genannt) ist der Bereich, in dem die Administratoren Einstellungen vornehmen, Materialen verwalten und Analysen einsehen können. Auf der Benutzeroberfläche sind die Teilnehmenden unterwegs. Dort können sie auf die Lerninhalte zugreifen und Kurse belegen. Welche Arten von LMS gibt es? Es gibt viele verschiedene Arten von Learning Management Systemen. Wir haben uns auf die folgenden zwei fokussiert: das SaaS-LMS und das gehostete LMS. SaaS-LMS Das SaaS-LMS ist ein cloudbasiertes Learning Management System, das auf dem "Software-as-a-Service"-Prinzip basiert. Hierbei werden sämtliche Daten auf externen Servern gespeichert. Das bedeutet, dass Sie sich nicht um die eigene Verwaltung und Infrastruktur des LMS kümmern müssen (z.B. Datenspeicherung, Backups etc.), da wir als Anbieter das für Sie übernehmen. Sie zahlen lediglich den in Anspruch genommenen Service der Lernplattform. Ein SaaS-LMS empfiehlt sich besonders, wenn man IT-Kapazitäten für die technische Wartung der digitalen Lernplattform einsparen möchte. Gehostetes LMS Bei einem gehosteten LMS handelt es sich um eine sogenannte On-Premise Lösung. Dabei hat man einen direkten, uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen und es gibt Möglichkeiten zur individuellen Personalisierung. Die Sicherheit und Servicequalität unterliegen jedoch der eigenen Kontrolle. Das gestaltet die On-Premise Lösung aufwendiger und teurer, da Unternehmen zunächst eigene Server und Hardware anschaffen müssen. Interne IT-Spezialisten müssen diese anschließend verwalten. Welche Vorteile bietet eine digitale Lernplattform? Für Unternehmen Kostenersparnis: Unterbringungskosten, Anreise zu Schulungen und externe Trainer für Präsenzschulungen entfallen komplett Schnelle und einfache Erstellung von individuellen Schulungsmaterialien, Kursen & Prüfungen Einfache Verwaltung: Alle Schulungsinhalte zentral auf einer Plattform verfügbar, Aktualisierung jederzeit mit nur einem Klick möglich Detaillierter Überblick über Fortschritte und Leistungen der Teilnehmenden Skalierung von Schulungen bei wachsender Teilnehmendenzahl ohne Umstände möglich Für Teilnehmende Zeit- und ortsunabhängiges Lernen durch Online-Zugriff auf Lernmaterialien Bessere Lernergebnisse durch Flexibilität und eigenes Lerntempo Weiterbildungen in den Arbeitstag integrieren dank weniger zeitaufwendigen Onlineschulungen Weiterbildung lohnt sich: Zertifikat für erfolgreich abgeschlossene Kurse und Schulungen Abwechslungsreiche Formate für jeden Lerntypen, z.B. Quiz, Text, Bild, Podcast und Video Zugang zur Akademie über alle mobilen Geräte möglich Lernplattformen für Unternehmen bieten wertvolle Vorteile im Bereich Lernen und Mitarbeiterschulung. Sie sparen Zeit und Geld und ermöglichen den Mitarbeitenden, sich in ihrem eigenen Tempo flexibel weiterzubilden. Digitales Lernen wird in naher Zukunft nicht mehr aus den Weiterbildungsprogrammen von Unternehmen wegzudenken sein. Checkliste: 15 Anforderungen an ein LMS Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste downloaden Auch unser Blogartikel zum Thema Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand beinhaltet viele wertvolle Tipps und Informationen dazu, wie Sie E-Learning in Ihrem Unternehmen etablieren.

Wichtigste Erkenntnisse: Ein LMS kostet ab 2€ pro User bis zu mehreren Tausend Euro pro Monat. Es gibt 4 verschiedene Preismodelle, deren Wahl von der Anzahl der Nutzer und der Nutzung abhängt. Weiterbildung ist entscheidend für Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität. Tipp: Vergleichen Sie verschiedene LMS-Anbieter, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Kostenlose Checkliste: mit den 15 wichtigsten Anforderungen an ein LMS. Sie möchten E-Learning in Ihrem Unternehmen integrieren und fragen sich: Was kostet ein LMS eigentlich? Ein Learning Management System kostet je nach Anbieter und Preismodell zwischen 2€ pro User und bis zu mehreren Tausend Euro pro Monat. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Preismodelle es gibt und wie Sie die richtige Auswahl treffen. Inhalt 1. Was leistet ein LMS?2. Ab wann lohnt sich ein LMS?3. Typische LMS-Preismodelle erklärt4. Zusätzliche Kosten5. Das beste LMS für den Mittelstand6. In 5 Schritten zum passenden Preismodell7. Wichtige Fragen8. Fazit9. Checkliste zum Downloaden Was leistet ein LMS für Ihr Unternehmen? Ein LMS (Learning Management System) ist eine Software, mit der Sie digitale Schulungen im Unternehmen durchführen können. Es eignet sich für Pre- und Onboarding, Unterweisungen, Pflichtschulungen sowie Weiterbildungen. Um nur einige der LMS Funktionen zu nennen, die eine digitale Lernplattform unverzichtbar machen: Kurse einfach erstellen: Jeder kann mit einem LMS im Handumdrehen Kurse erstellen, ohne tiefgehende IT-Kenntnisse zu besitzen. Innerhalb der Kurse können Sie Lektionen in interaktiven Formaten auswählen, wie z.B. Videos, Quizze mit KI, Präsentationen, Audios, PDFs uvm. Teilnehmendenverwaltung: Mit einem LMS können Sie User einfach beliebig hinzufügen und bearbeiten, sie in Gruppen organisieren und ihnen Rollen zuweisen. Automatisierung der Verwaltung: Dank eines LMS können Kurs-Einladungen, Mailings, Benachrichtigungen, Fristen und Zertifikate vollständig automatisiert werden. Dies spart bis zu 80% Zeit für HR-Mitarbeitende. Bewertung des Lernfortschritts: Übersichtliche Analyse-Dashboards erleichtert Ihnen, die Leistungen eines bestimmten Mitarbeitenden oder ganzen Abteilungen zu bewerten. Es sammelt Statistiken und stellt detaillierte Berichte zur Verfügung. Ab wann lohnt sich ein LMS? Ein Learning Management System kann sich für Unternehmen jeder Größe lohnen – ob kleines Team, Mittelständler oder Konzern. Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern wie und wofür das LMS eingesetzt wird. Viele Unternehmen nutzen ihre Lernplattform nicht nur für die Schulung von Mitarbeitenden, sondern auch für Kunden, Partner oder Vertriebsteams. Das stärkt die Bindung zu Bestandskunden und kann gleichzeitig ein attraktives Zusatzangebot im Onboarding oder After-Sales sein. Andere entwickeln daraus sogar ein eigenes Geschäftsmodell: Sie stellen zielgruppengerechte Online-Schulungen bereit und verkaufen diese an Externe. In solchen Fällen trägt sich das LMS oft schon nach kurzer Zeit selbst. Ein weiterer Punkt, der oft unterschätzt wird: Weiterbildung ist heute kein Nice-to-have mehr. Mitarbeitende – und auch Jobsuchende – erwarten zeitgemäße Lernangebote. Wer in Weiterbildung investiert, investiert in Zufriedenheit, Bindung und Arbeitgeberattraktivität. Ein LMS hilft dabei, diese Erwartung effizient zu erfüllen. Die typischen LMS-Preismodelle erklärt ModellGeeignet fürVorteileNachteileBezahlung pro UserKleine Teams mit FixgrößePlanbar, einfachTeuer bei InaktivitätBezahlung pro aktivem UserUnternehmen mit unregelmäßiger Nutzung Kosten nur bei tatsächlicher NutzungWeniger planbar, ggf. hohe Kosten auf einmalAbonnement / SaaS-LizenzKMU & MittelstandSchnell startklar, kostengünstig, DSGVO-konform, anpassbarAbhängig vom AnbieterOpen-Source-LösungUniversitäten mit IT-TeamFlexibel, anpassbarHoher Aufwand & Kosten, eigene Wartung 1. Bezahlung pro User (Pay per Learner) Das Prinzip von "Pay per Learner" ist einfach: Sie zahlen einen festen Preis für eine bestimmte Anzahl von Lernenden, die dem System hinzugefügt werden. Der Vorteil dieses Preismodells ist, dass Sie Ihre monatlichen und jährlichen Ausgaben für die digitale Lernplattform leicht vorhersagen können. Pay-per-Learner-Preise sind gestaffelt: Je höher die Anzahl der User, desto niedriger der Preis pro User. Dieses Modell ist vor allem wegen seiner Einfachheit sehr beliebt, die allerdings in manchen Fällen zu hohen Kosten führen kann. Wenn Sie pro Lernendem bezahlen, zahlen Sie im Voraus für Mitarbeitende, die dem LMS hinzugefügt werden. Das gibt Ihnen jedoch keine Garantie dafür, dass diese Mitarbeitenden auch tatsächlich lernen werden. Pay per Learner ist also sinnvoll, wenn die Anzahl der Lernenden über einen längeren Zeitraum mehr oder weniger gleich bleibt und E-Learning in Ihrem Unternehmen obligatorisch ist. 2. Bezahlung pro aktivem User (Pay per Active User) Die Bezahlung pro aktivem User ist auch ein verbreitetes Modell, denn es löst das Problem des vorherigen Preismodells. Sie können dem LMS eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmenden hinzufügen. Es werden nur diejenigen berechnet, die sich während des Bezahlzeitraums im System angemeldet haben. Das Preismodell pro aktivem Teilnehmenden ist praktisch, wenn Sie jeden Monat verschiedene Gruppen von Lernenden schulen müssen, z. B. wenn Sie ein großes Unternehmen sind und Ihre Kunden oder Partner schulen. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über inaktive Konten machen, da sie Ihnen ohnehin nicht in Rechnung gestellt werden. 3. Abonnement / SaaS-Lizenz SaaS steht für Software-as-a-Service. Das heißt, Sie mieten eine in der Regel cloudbasierte Lösung für einen bestimmten Zeitraum, etwa monatlich oder jährlich. Dieses Modell ist besonders nutzerfreundlich und verbreitet, da es eine schnelle, wartungsarme Einführung ermöglicht. In der Praxis bedeutet das: Sie kaufen eine Lizenz für ein LMS, zahlen eine regelmäßige Gebühr und können anschließend beliebig viele Kurse und Teilnehmende verwalten – abhängig vom gewählten Paket. Pauschalpreise mit einem einzigen Funktionsumfang sind dabei eher selten.Viele Anbieter, wie z. B. reteach, bieten flexible Monats- oder Jahrespakete speziell für KMU an. Das macht den Einstieg besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv: Funktionen können modular ergänzt werden, während Hosting, Support und laufende Weiterentwicklung bereits inklusive sind. Kein Wunder also, dass sich das SaaS-Modell am Markt durchgesetzt hat – es bietet Planbarkeit, Skalierbarkeit und geringe Einstiegshürden. 4. Open-Source-Lösung (z.B. Moodle, Ilias) Genau genommen ist "Open Source" kein Preismodell. Der Begriff bedeutet, dass der ursprüngliche Quellcode des LMS offen ist und frei verteilt und verändert werden kann. Wir haben ihn in die Liste aufgenommen, weil Open-Source-LMS oft mit solchen verglichen werden, die einen geschlossenen Code haben. Die Hauptvorteile sind die Flexibilität, d. h. Sie können alle gewünschten Anpassungen vornehmen. Denken Sie aber daran, dass es sich niemals um eine sofort einsatzbereite Lösung handelt. Wenn eine Software quelloffen ist, bedeutet das keinesfalls, dass sie kostenlos ist. Open-Source-Anbieter erklären: "Zahlen Sie für den Service, nicht für den Code". Das bedeutet, dass die wahren Kosten eines Open-Source-LMS in der Anpassung, Integration und Wartung liegen, da solche LMS eine umfangreiche Konfiguration erfordern, um für eine bestimmte Organisation geeignet zu sein. Dies kann die Kosten schnell immens nach oben treiben. In der Regel werden das Open-Source-System überwiegend in Universitäten eingesetzt, wo ein eigenes Entwicklerteam beschäftigt werden kann. Für Unternehmen rechnet sich Open Source dagegen selten. Zusätzliche Kosten Neben den monatlichen Grundkosten für ein LMS können zusätzliche Kosten entstehen – je nachdem, welche Erweiterungen oder Add-Ons ein Unternehmen benötigt. Viele Anbieter arbeiten mit modularen Paketen oder optionalen Add-Ons, die gezielt zugebucht werden können. Gängige Add-Onsz. B. Unterweisungsmanager, E-Commerce-Modul, Kursbibliothek mit fertigen Kursen oder Whitelabel-Design Zusätzliche TeilnehmendeBei vielen Anbietern steigt der Preis ab einer bestimmten Teilnehmendenanzahl – insbesondere bei userbasierten Preismodellen Setup- und ImplementierungskostenEinrichtung, Konfiguration, Customizing oder Schnittstellen zu HR- oder SSO-Systemen (Mehr Infos in unserem Blogpost: LMS-Integration) Datenmigration bei SystemwechselÜbertragung von Kursen, Nutzerkonten und Lernständen aus einem bisherigen System Schulung und EinführungAdmin-Trainings, User-Onboarding oder externe Beratungsleistungen Was ist das beste LMS für den Mittelstand? reteach ist speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet: einfach in der Anwendung, optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, 100% DSGVO-konform gehostet in Deutschland und mit deutschsprachigem Support, der wirklich erreichbar ist.Die Plattform lässt sich flexibel und ganz nach Ihrem Bedarf erweitern: z. B. mit einem Unterweisungsmanager, einem Kurskatalog mit über 500 fertigen Kursen oder einer E-Commerce-Funktion für den Verkauf eigener Schulungen. Hier finden Sie eine transparente Übersicht zu den Kosten und den verfügbaren Add-Ons: Jetzt Preise ansehen In 5 Schritten zum passenden Preismodell Sie wissen nun, welche Preismodelle es für ein LMS gibt. Die Vielfalt der LMS-Preismodelle kann schnell verwirrend und unübersichtlich erscheinen. Bevor Sie sich für ein bestimmtes LMS entscheiden, sollten Sie die folgenden Schritte durchlaufen. Schritt 1: Ermitteln Sie die Anzahl der Teilnehmenden, die Sie schulen möchten. Bevor Sie sich für ein LMS entscheiden, sollten Sie herausfinden, wie viele Lernende das System während eines Abrechnungszyklus, z. B. eines Monats, nutzen werden. Bleibt diese Zahl über das Jahr hinweg konstant? Schritt 2: Bestimmen Sie, wie lange das LMS von den einzelnen Teilnehmenden genutzt werden soll. Bleiben Ihre Teilnehmenden konstant oder werden sie variieren? Wenn Sie planen, ein LMS nur für Einführungskurse zu nutzen, kann die Gesamtzahl der aktiven User einigermaßen stabil sein, aber die Teilnehmenden werden unterschiedlich sein. Schritt 3: Schätzen Sie, wie viele Kurse Sie hochladen werden. In vielen Fällen richten sich die Kosten für ein LMS nach der Anzahl der hochgeladenen Kurse und dem für die Datenspeicherung benötigten Platz. Evaluieren Sie demnach, wieviele Kurse und Datenspeicher Sie voraussichtlich benötigen und beachten Sie dies bei der Anbieterauswahl. Schritt 4: Definieren Sie die wichtigsten Funktionen und Integrationen. Neben der Frage "Was kostet ein LMS" spielt auch das Thema "Was kann ein LMS eigentlich alles?" eine wichtige Rolle. Recherchieren Sie im Vorfeld, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind – zum Beispiel mit unserer hilfreichen Checkliste: 15 Anforderungen an ein LMS. So sparen Sie Zeit bei Verhandlungen mit Anbietern, die die erforderlichen Funktionen nicht anbieten. Außerdem können Sie anhand dieser Liste den tatsächlichen Wert der einzelnen Tarife besser einschätzen. Schritt 5: Vergleichen Sie. Schauen Sie sich nicht nur ein LMS an, sondern holen Sie sich ein Angebot von mehreren Anbietern ein, um die beste Lösung zu finden. Wichtige Fragen Wir haben einige wichtige Fragen zusammengestellt, die Sie vor der Entscheidung beantworten sollten. Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen recherchieren, können Sie die Preise für Learning Management Systeme besser verstehen und wissen, wie viel Ihr LMS am Ende wirklich kostet. Welche Funktionen sind in den einzelnen Preisplänen enthalten? Wie bereits erklärt, werden einige LMS in Paketen verkauft, die verschiedene Funktionen enthalten: Je höher der Preis, desto umfangreicher ist das System. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die für Sie wichtigen Funktionen definiert haben, können Sie den relativen Wert der jeweiligen Pakete von einem Anbieter einschätzen. Kommen zusätzliche Kosten auf Sie zu? Prüfen Sie, ob es irgendwelche versteckten Kosten gibt. Manchmal erheben Anbieter zusätzliche Gebühren für die Einrichtung des LMS, Schulungen, technischen Support, Hosting, Upgrades und Add-Ons. Wie können Sie Ihren Preisplan erhöhen oder herabstufen? Gibt es besondere Bedingungen? Was das Upgrade von Tarifen pro User betrifft, so müssen Sie ein Upgrade erwerben, wenn Sie die Anzahl der in Ihrem aktuellen Tarif enthaltenen Benutzer überschreiten. Was geschieht mit den Nutzern, die sich nach Erreichen des Limits anmelden? Können sie sich dann noch im System anmelden, und wenn nicht, werden ihre Kontaktdaten gespeichert? Was die Herabstufung betrifft, so müssen Sie wissen, wie oft dies möglich ist und ob daraus mögliche Konsequenzen entstehen. Wie schnell kann das LMS implementiert werden – und wer übernimmt das? SaaS-Lösungen sind oft sofort startklar. Bei Open-Source- oder maßgeschneiderten Lösungen kann die Einführung Wochen oder Monate dauern und extrem kostspielig sein. Sind Updates und technischer Support im Preis enthalten? Manche Anbieter berechnen Support oder System-Updates zusätzlich. Prüfen Sie, ob diese Leistungen dauerhaft inklusive sind. Wie skalierbar ist das System? Kann das LMS problemlos mit Ihrem Unternehmen mitwachsen - etwa bei internationalen Teams, neuen Zielgruppen oder wachsender Userzahl - und kommt dies mit extra Kosten für einher? Gibt es Referenzen oder Erfahrungsberichte aus ähnlichen Branchen? Gerade im Mittelstand lohnt sich der Blick auf vergleichbare Use Cases, um besser abschätzen zu können, ob das LMS zu Ihnen passt. Fazit: Was kostet ein LMS? Das reteach LMS ist eine SaaS-Lösung und startet in der Essential-Version ab bereits 199€. Die Preise für eine digitale Lernplattform variieren je nach Anbieter, Anforderungen und Extraleistungen stark, weshalb Sie sich vor der Entscheidung einen Vergleich einholen sollten. Das richtige Gleichgewicht zwischen Preis und Nutzen kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres digitalen Lernprojekts entscheiden. Sie werden feststellen, dass die Angebote von LMS mit demselben Preismodell sehr unterschiedlich sein können. Unabhängig davon, welches Preismodell Sie in Zukunft bevorzugen werden, sollten Sie darauf achten, dass es vollkommen transparent und flexibel ist. Checkliste Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben eine Einführung zum e-Learning in KMU und Mittelstand verfasst, die alle wichtigen Fragen abdeckt.

Wichtigste Erkenntnisse: Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme nutzen. Hochrisiko-KI-Systeme im Personalwesen erfordern besondere Schulungen und Dokumentation. Unternehmen, die die Pflicht ignorieren, riskieren Haftungsprobleme und Reputationsschäden. Ein Learning Management System (LMS) kann die Umsetzung der Schulungspflicht effizient unterstützen. Jetzt handeln erhöht die digitale Kompetenz und reduziert Risiken im Unternehmen. Nutzen Sie ChatGPT oder KI-gestützte Tools im Unternehmen? Dann sind auch Sie von der KI-Schulungspflicht betroffen. Der Auslöser ist die neue EU KI-Verordnung (EU AI Act), die Unternehmen seit Februar 2025 zu einem risikobewussten Einsatz von KI verpflichtet. Was genau verlangt die Verordnung? Welche Bereiche und Rollen im Unternehmen sind betroffen? Und wie lassen sich Pflichtschulungen effizient und revisionssicher umsetzen? Genau das beleuchtet dieser Beitrag – inkl. kostenlosem Whitepaper mit Tipps und weiterführenden Informationen am Ende. Inhalt 1. Was ist die KI-Schulungspflicht?2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen?3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren?5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen?6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen?7. Fazit & Whitepaper 1. Was ist die KI-Schulungspflicht? Die neue KI Schulungspflicht basiert auf Artikel 4 der EU-Verordnung, die seit Februar 2025 erste Pflichten verbindlich macht. Darin heißt es: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Diese umfasst: Technisches Verständnis über Funktionsweise und Grenzen von KI Rechtliche und ethische Kenntnisse, etwa zu Datenschutz, Fairness und Transparenz Bewusstsein für Risiken, z. B. Verzerrungen (Bias), Fehlinformationen oder Missbrauch Es reicht nicht mehr, KI einzusetzen – man muss sie auch verantwortungsvoll und informiert bedienen können. 2. Welche Rollen und Unternehmen sind betroffen? Die KI-Schulungspflicht gilt für alle Unternehmen, die KI-Systeme in irgendeiner Form einsetzen oder betreiben – unabhängig von Größe, Branche oder Sektor. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen selbst KI entwickelt, sondern ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI-Technologie in Berührung kommen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das KI in irgendeiner Weise nutzt, unterliegt der KI-Schulungspflicht. Beispiele für KI-AnwendungenDie Mitarbeitenden nutzen KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity für ihre tägliche Arbeit. Ebenso der Einsatz von KI-gestützter Software für spezifische Fälle wie Personalprozesse, Analysen, Kundeninteraktion, Automatisierung oder auch Chatbots fallen unter die KI Schulungspflicht. 3. Hochrisiko KI-Systeme im Personalwesen Gerade der Einsatz von KI im Personalwesen birgt besondere Risiken, denn hier geht es um Entscheidungen, die Menschen und ihre Daten unmittelbar betreffen: Einstellungen, Beförderungen, Leistungsbewertungen oder Kündigungen. Genau deshalb stuft die EU KI-Verordnung viele HR-bezogene KI-Anwendungen als Hochrisiko KI-Systeme ein. Für diese Systeme gelten besonders strenge Anforderungen: menschliche Aufsicht, Dokumentationspflichten und verpflichtende Schulungen für alle Beteiligten. Zu diesen Hochrisikosystemen zählen insbesondere: KI-gestützte Entscheidungsprozesse bei Beförderungen oder Kündigungen Tools zur Bewerberauswahl und -bewertung Systeme zur Leistungsbeurteilung Software zur Verhaltensüberwachung von Mitarbeitenden 4. Welche Konsequenzen drohen Unternehmen, die die Schulungspflicht ignorieren? Ab dem 2. August 2025 ist mit einer aktiven Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu rechnen – insbesondere in Bezug auf Hochrisiko-KI-Systeme. Zwar drohen bei fehlenden Schulungen nicht automatisch hohe Bußgelder, doch Unternehmen, die keinerlei Maßnahmen ergriffen haben, gelten als besonders nachlässig und müssen mit Konsequenzen rechnen: Verstöße gegen Sorgfaltspflichten Haftungsrisiken bei Fehlentscheidungen Reputationsschäden bei öffentlich gewordenen Verstößen Mögliche Sanktionen im Rahmen anderer Compliance-Prüfungen Es gilt: Wer gar nicht schult, wird am ehesten zur Verantwortung gezogen. 5. Wie lässt sich die KI-Schulungspflicht in der Praxis umsetzen? Die Umsetzung der KI-Schulungspflicht beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer klaren strategischen Planung. Unternehmen sollten systematisch vorgehen, um Rechtssicherheit und Effizienz zu verbinden. Ein praxistaugliches Schulungskonzept basiert auf fünf Schritten: 1) Bestandsaufnahme Welche KI-Systeme werden aktuell im Unternehmen eingesetzt? Welche Teams oder Rollen nutzen sie? 2) Risikoklassifizierung In welche Kategorie fallen diese Systeme laut KI-Verordnung? (z. B. Hochrisiko KI-Systeme im Recruiting) 3) Zielgruppenanalyse & Schulungsbedarf Wer braucht welches Wissen? Hier unterscheidet man zwischen Grundlagenwissen für alle Mitarbeitenden, vertiefter Anwendungskompetenz für Fachabteilungen sowie Spezialwissen für Verantwortliche (z. B. Compliance, Technik, Risiko). 4) Konzeptentwicklung & Methodenauswahl Welche Inhalte müssen vermittelt werden? In welchem Format (E-Learning, Präsenz, Workshops)? Wie lässt sich der Lernerfolg prüfen? 5) Dokumentation & Nachweisbarkeit Selbst wenn keine formale Nachweispflicht besteht: Eine revisionssichere Erfassung aller Schulungsmaßnahmen ist für Audit-Situationen oder interne Prüfungen essenziell. Spätestens hier stellt sich die Frage: Wie lassen sich all diese Aufgaben effizient organisieren und rechtssicher dokumentieren? Die Antwort auf diese Frage geben wir im nächsten Abschnitt. 6. Wie hilft ein LMS bei Pflichtschulungen? Je mehr Mitarbeitende geschult werden müssen und je mehr Nachweise erforderlich sind, desto größer wird der Aufwand für HR und Compliance. Hier kommt ein Learning Management System (LMS) ins Spiel. Eine Lernplattform wie reteach hilft Unternehmen dabei, ihre KI-Schulungspflicht effizient und auditkonform umzusetzen – ganz ohne administrativen Mehraufwand. Pflichtschulungen können in wenigen Minuten selbst erstellt oder fertig aus dem Kurskatalog ausgewählt werden. Das reteach LMS hilft Ihnen mit seiner Funktionsvielfalt, die Anforderungen im Bereich Pflichtschulungen skalierbar umzusetzen: Zertifikate mit Ablaufdatum – für regelmäßige Pflichtschulungen Automatisierte Erinnerungen – bei Fristablauf oder Wiederholungsschulungen Automatische Gruppenzuteilung – z. B. nach Abteilung oder Rolle Dynamisches Analysedashboard – zur Fortschrittskontrolle und Risikoüberwachung Revisionssichere Dokumentation – Kursabschlüsse zentral gespeichert, jederzeit exportierbar So lassen sich Schulungen zur KI-Kompetenz ebenso wie andere gesetzliche Unterweisungen revisionssicher im Unternehmen managen – von Arbeitsschutz bis Datenschutz. reteach 14 Tage kostenlos testen Alle weiteren Funktionen der reteach Lernplattform finden Sie hier: Alle Funktionen. Sie möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben alle grundlegenden Informationen sowie die Vorteile in diesem Blogartikel gesammelt: Was ist ein LMS? 7. Fazit & Whitepaper Die KI Schulungspflicht ist mehr als eine bürokratische Vorgabe – sie ist Teil der unternehmerischen Sorgfaltspflicht im digitalen Zeitalter. Wer jetzt handelt, reduziert Risiken und erhöht gleichzeitig die digitale Kompetenz seines Unternehmens. Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen jetzt konkret vorgehen sollte?Dann sichern Sie sich unser kostenloses Whitepaper. Dort finden Sie u.a. eine genaue Differenzierung der Risikoklassen, einen Plan zur praktischen Umsetzung der Schulungspflicht sowie weiterführende Informationen. Jetzt kostenlos downloaden: Whitepaper herunterladen

Wichtigste Erkenntnisse: Die Entscheidung zwischen Make und Buy hängt von den Zielen und Ressourcen des Unternehmens ab. Selbst erstellte Lerninhalte bieten individuelle Anpassungsmöglichkeiten und Eigentum. Extern eingekaufte Inhalte sind oft schneller verfügbar, können jedoch unflexibel sein. Die Relevanz der Inhalte ist entscheidend für den Lernerfolg der Mitarbeitenden. Ein gutes LMS kann die Erstellung und Verwaltung von Lerninhalten erheblich erleichtern. Nachdem man sich für ein LMS (Learning Management System) entschieden hat, um Mitarbeitende digital zu schulen, weiterzubilden oder neue Teammitglieder einzuarbeiten, geht es im nächsten Schritt darum, gute Inhalte bereitzustellen. Dabei ist die große Frage: Lerninhalte selbst erstellen oder extern einkaufen – Make or Buy? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, was für eine selbstständige Erstellung von Inhalten spricht und wann es sich lohnt, externes Material einzukaufen. Inhalt 1. Ziele von digitalem Lernen2. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen3. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen4. Fazit: Make or Buy?5. Die nächsten Schritte Ziele von digitalem Lernen Zuerst sollte man sich die Frage beantworten, was mit dem digitalen Schulungsangebot erreicht werden soll. Möchte man eine Vielzahl von Mitarbeitenden zu einem allgemeinen Thema wie Office-Anwendungen oder Compliance-Themen schulen oder geht es darum, spezielle Lerninhalte aus dem Arbeitsalltag zu vermitteln oder zu vertiefen? Dabei ist neben dem Faktor Zeit und Geld noch bedeutender, dass die Lerninhalte relevant sind. Sie müssen zum Lernstand sowie Lernverhalten der Mitarbeitenden passen und sich mit den Lernzielen des Unternehmens decken. Dies betrifft sowohl gekaufte Lerninhalte wie auch selbsterstellten Content. Entsprechen digitale Lerninhalte nicht dem Wissen und den Anforderungen der Lernenden, spielt es keine Rolle, ob man Lerninhalte erstellen lässt oder selbst produziert. Daher wollen wir uns nun einmal genauer anschauen, was dabei zu beachten ist und im Einzelfall am besten passt. Make: Digitale Lerninhalte selbst erstellen Einer aktuellen Studie des E-Learning Journals zufolge wird die Mehrheit an digitalen Lerninhalten inhouse, also im Unternehmen direkt von den Mitarbeitenden selbst erstellt. Dabei kommen erprobte LMS (Learning Management Systems) wie reteach zum Einsatz, mit denen man schnell und unkompliziert passende Lerninhalte und -formate erstellen kann. Diese können auf dem Desktop oder Mobilgerät spielend leicht genutzt werden, um eigene Lernwelten zu erstellen, die den Ansprüchen der User gerecht werden. Weitere Vorteile von selbst erstellten Lerninhalten Das komplette Eigentum der E-Learnings liegt beim Unternehmen und kann somit unabhängig von vertraglichen Reglungen genutzt und vertrieben werden Digitale Lerninhalte können individuell und jederzeit an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Unternehmensziele angepasst werden Bei der Planung bestimmen die Verantwortlichen selbst, welche Formate und Medien genutzt werden Eigene Lerninhalte unterstützen mit dem firmeneigenen Design das Employer Branding und tragen so zu einer nachhaltigen Identifikation mit dem Gelernten sowie dem Unternehmen bei Alle Lerninhalte können jederzeit problemlos aktualisiert und eigenständig bearbeitet und erweitert werden Allerdings sollten wir auch einen Blick auf die Nachteile werfen Das Unternehmen muss über die zeitlichen und finanziellen Ressourcen verfügen, um eigene Lerninhalte mithilfe eines LMS erstellen und updaten zu können Um anspruchsvollen und hilfreichen Content zu erstellen, braucht es didaktische Kenntnisse, digitale Inhalte zu konzipieren und erstellen zu können Dabei handelt es sich um Punkte, die mit einem guten und erschwinglichem LMS nicht so stark ins Gewicht fallen. Moderne Lernplattformen für Unternehmen wie reteach bieten ebenfalls gute Unterstützung darin, digitale Lerninhalte pädagogisch wertvoll aufzubereiten.   Mehr zu den Vorteilen und Nachteilen von e-Learning allgemein sowie Tipps für die Einführung ins e-Learning im Mittelstand finden Sie hier. Im nächsten Schritt wollen wir uns nun genauer anschauen, was für die Nutzung von extern produzierten Lernformaten spricht. Buy: Digitale Lerninhalte extern einkaufen Wie bei den meisten Dingen im Leben gibt es auch in der Welt des E-Learnings vorgefertigte Produkte von der Stange. Es gibt auf dem Markt eine Vielzahl von Anbietern und dort den Überblick zu behalten, ist nicht immer leicht. Es kann sich aber lohnen und was im Entscheidungsprozess zwischen Make or Buy zu beachten ist, zeigen wir jetzt: Vorteile von gekauften digitalen Lerninhalten: Vorab erstellte Online-Schulungen und Kurse einzukaufen, geht in der Regel schneller, als eigene Inhalte zu produzieren und im LMS zu implementieren Ein ansprechendes Design und die Qualität werden vom Anbieter gewährleistet Aber es ist ja bekanntlich nicht alles Gold, was glänzt. Daher wollen wir uns auch näher ansehen, welche negativen Aspekte der Einkauf von digitalen Lerninhalten für Unternehmen mit sich bringt. Die Nachteile von externen Lerninhalten: Lerninhalte können unter Umständen nicht zum Unternehmenskontext passen, da diese ungenügend auf die Mitarbeitenden und das Unternehmen zugeschnitten wurden Es gibt keinen direkten Ansprechpartner, an den man sich wenden kann, wenn es zu Problemen, Rückfragen oder Anmerkungen zum Lernmaterial kommt Eingekaufte Kurse und Schulungen sind zum Teil unflexibel, was individuelle Anforderungen von Mitarbeitenden und Abteilungen betrifft Digitale Lerninhalte können nicht immer zeitnah bearbeitet und aktualisiert werden Die Abstimmung mit externen Dienstleistern kann mitunter sehr zeitintensiv sein, wodurch diese Ressourcen an anderer Stelle fehlen Unser Fazit: Lerninhalte make or buy? Auch wenn die Frage zum Make or Buy von digitalen Lerninhalten es vielleicht suggeriert – es gibt bei der Beantwortung nicht nur schwarz und weiß. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, was es investieren kann und möchte. Entweder man investiert Zeit, um etwas Eigenes und Individuelles zu erschaffen oder eben finanzielle Mittel, um sich Zeit zu sparen und die Schulungsmaterialien leichter vereinheitlichen zu können. Bei Standardschulungen wie dem Arbeitsschutz oder MS-Office-Anwendungen wie Excel, die idealerweise rasch verfügbar sein müssen, bieten sich in der Regel gekaufte Kurse an. Eigene digitale Lerninhalte bieten vielfältige Vorteile, von denen die Mitarbeitenden nachhaltig profitieren werden. Der geringere Kostenfaktor bietet Möglichkeiten, das eingesparte Geld anderweitig einzuplanen. Durch individuellere Angebote erhöht sich bei der Belegschaft die Identifikation mit dem Unternehmen und man kann selbst entscheiden, auf welchem Weg der Lernerfolg erreicht wird. Dabei können dosiert eingesetzte externe Lerninhalte helfen. Die nächsten Schritte Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren? 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