15 Funktionen, die ein gutes LMS ausmachen

Welches LMS passt zu Ihrem Unternehmen und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Wir haben 15 LMS Funktionen zusammengestellt, die ein gutes Learning Management System mitbringen sollte – von der Teilnehmendenverwaltung über Datenschutz bis hin zum Support. Nutzen Sie unsere praktische Checkliste und finden Sie in wenigen Minuten heraus, worauf es für Ihr Team wirklich ankommt.

1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung

Ein gutes LMS sollte die Verwaltung von Teilnehmenden, Gruppen und Kursen möglichst einfach machen.

Wichtige Funktionen:

• Rollen- und Rechtevergabe (z. B. Admin, Trainer, Lernende)
• Mehrsprachigkeit und Gruppenlogik
• Teilnehmendenimport via E-Mail, Excel oder HR-Schnittstelle
• Integriertes Mailingsystem zur Kurseinladung oder Erinnerung

2. Lernmodelle

Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Typische Lernmodelle im Überblick:

• E-Learning (asynchron)
  Selbstgesteuertes Lernen über jederzeit abrufbare Online-Kurse – ideal für skalierbare Weiterbildung.
• Blended Learning
  Kombination aus digitalen Selbstlernphasen und Präsenz- oder Live-Formaten – flexibel und praxisnah.
• Ausbildergeführte Schulung (Instructor-led)
  Klassische Schulung durch Trainer, online oder vor Ort – geeignet für komplexe Inhalte oder Zertifizierungen.
• Live-Schulungen (synchron)
  Digitale Echtzeitformate über Video oder Webinar – mit hoher Interaktivität und Gruppenbezug.
• Kohortenbasiertes Lernen
  Lernen in festen Gruppen über einen definierten Zeitraum – fördert Austausch, Verbindlichkeit und Teamlernen.

3. Unterstützung gängiger Inhaltsformate

Zu modernen LMS Funktionen gehört die Integration verschiedenster Medien: Videos, PDFs, SCORM, iFrames, Quizze, Abgaben oder interaktive Kurse.

Typische Formate:

• Videos, Audios & Bilder
  Integration gängiger Medienformate wie MP4, MP3 oder PNG/JPG
• Quizze & Aufgaben
  Interaktive Wissensabfragen, Lernkontrollen oder praktische Abgaben mit Feedback-Funktion
• Dokumente & Office-Dateien
  Unterstützung für PDF, Word, Excel und PowerPoint – für klassische Schulungsunterlagen oder Checklisten
• Live-Sessions & Präsenzformate
  Abbildung und Dokumentation von Webinaren, Meetings oder Vor-Ort-Schulungen
• SCORM & iFrame-Inhalte
  Import von standardisierten E-Learning-Modulen (SCORM, xAPI) oder Einbindung externer Tools via iFrame

4. Sicherheit & DSGVO

Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Ein gutes LMS muss nicht nur funktional sein, sondern auch den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen – besonders bei sensiblen Mitarbeitenden- oder Kundendaten.

Worauf Sie achten sollten:

• Serverstandort in Deutschland
  Nur so ist gewährleistet, dass das System den Anforderungen der DSGVO genügt, insbesondere bei personenbezogenen Daten.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
  Der Anbieter sollte einen AV-Vertrag bereitstellen, um die datenschutzrechtliche Verantwortung klar zu regeln.
• Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  Transparente Kommunikation bei der Datenerfassung ist verpflichtend, idealerweise direkt im System konfigurierbar.
• Rollen- und Rechtekonzept für Datenzugriffe
  Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf sensible Informationen wie Lernstände oder persönliche Zertifikate haben.

5. Lerninhalte – Make or Buy?

6. Lernfortschritt & Reporting

Ein gutes LMS liefert nicht nur Inhalte, sondern hilft Ihnen auch dabei, Lernerfolge messbar zu machen – automatisch, übersichtlich und auswertbar. Ein LMS mit starken Reporting-Funktionen spart Zeit, reduziert Excel-Chaos und sorgt für maximale Transparenz im Weiterbildungsprozess.

Wichtige Analysefunktionen im Überblick:

• Lernfortschrittsübersicht
• Verfolgen Sie, welche Kurse abgeschlossen wurden, wo Lernende stehen und wer noch aktiv werden muss.
• Anpassbare Berichte und Dashboards
  Exportieren Sie Berichte oder erstellen Sie individuelle Auswertungen mit den Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen wirklich zählen (z. B. Abschlussquoten, Zertifikatsstatus).
• Zertifikate & Nachweise
  Automatisch generierte Zertifikate, die individuell gestaltet werden können (z. B. mit Logo, Farben, Gültigkeitsdatum), vereinfachen die Dokumentation.
• Audit-Sicherheit
  Besonders bei Pflichtschulungen ist eine revisionssichere Nachweisführung essenziell, z. B. mit Exportfunktion für Audits oder Prüfungen.

7. Mobiles Lernen

Ein modernes LMS sollte Lernen flexibel und ortsunabhängig ermöglichen – besonders für Außendienst, Produktion, Remote-Teams oder mobile Zielgruppen. Ein LMS mit starker mobiler Nutzererfahrung erhöht die Teilnahmequote und macht Lernen im Alltag deutlich zugänglicher.

Darauf sollten Sie achten:

• Responsives Design
  Die Plattform sollte sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen – egal ob Smartphone, Tablet oder Laptop.
• Medienkompatibilität auf mobilen Geräten
  Alle Inhalte, ob Videos, PDFs oder Quizze, sollten mobil abrufbar und benutzerfreundlich darstellbar sein.
• Mobile App (optional mit Offline-Zugriff)
  Eine native App mit Offline-Funktion ermöglicht das Lernen ohne stabile Internetverbindung, etwa im Zug, Flugzeug oder auf dem Werksgelände.

8. Soziales Lernen & Kollaboration

Lernen ist mehr als reine Inhaltsvermittlung. Ein gutes LMS schafft Raum für Austausch, Zusammenarbeit und Feedback unter Mitarbeitenden – besonders in dezentralen Teams.

Wichtige Funktionen für Soziales Lernen:

• Kommentare & Diskussionen
  Lernende können Inhalte kommentieren, Fragen stellen und miteinander in den Austausch gehen.
• Community-Features
  Beiträge liken, Inhalte teilen oder in thematischen Gruppen lernen fördert die Motivation und Vernetzung.
• Beiträge von Experten
  Ermöglichen Sie es internen Fachleuten, Lerninhalte zu veröffentlichen, Empfehlungen zu geben oder Antworten bereitzustellen.

9. E-Commerce-Funktionalität

Eine der LMS Funktionen, die nicht meist standardmäßig zum Paket dazugehört, ist E-Commerce. Ein LMS kann prinzipiell nicht nur zur internen Weiterbildung dienen. Viele Unternehmen nutzen es auch, um digitale Schulungen extern anzubieten und zu vermarkten.

Wichtige E-Commerce-Funktionen:

• Zahlungsabwicklung
  Unterstützung gängiger Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, PayPal, SEPA oder Klarna
• Zugangskontrolle & Lizenzvergabe
  Automatisierte Freischaltung von Kursen nach erfolgreichem Kauf – inklusive Nutzermanagement und Teilnehmendenlimits
• Rechnungsstellung & Steuerlogik
  Automatische Rechnungserstellung mit rechtssicherer Abwicklung

10. Individuelles Design (White-Label)

Ein gutes LMS sollte sich optisch und technisch nahtlos in Ihre Unternehmenswelt einfügen lassen – für maximale Wiedererkennung und ein professionelles Nutzererlebnis.

Wichtige Anpassungsmöglichkeiten:

• Branding-Optionen
  Logo, Farben, Schriften und Begrüßungstexte anpassen für eine individuelle Akademie-Oberfläche im Corporate Design
• Eigene Domain & E-Mail-Absender
  Lernplattform über eine Wunsch-URL und mit eigener Absenderadresse betreiben

11. Schnittstellen & Integrationen

Ein leistungsstarkes LMS lässt sich mühelos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden. Flexible Schnittstellen entlasten Ihr HR-Team und machen Weiterbildung zu einem reibungslosen Prozess.

Wichtige LMS Integrationen, die Zeit sparen:

• HR-Software & Nutzerverzeichnisse
  Automatische Datenübertragung von Mitarbeitenden, Gruppenzuweisung und Synchronisierung z.B. über Personio, HRWorks, SAP usw.
• Single Sign-On (SSO)
  Einmal anmelden, überall zugreifen.
• Kommunikation
  Anbindungen an Microsoft Teams oder Zoom sorgen dafür, dass Schulungen nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden.
• Automatisierungen via Webhooks & API
  Eigene Abläufe und Verbindungen lassen sich über offene REST-API oder Webhooks flexibel realisieren.

12. Support

Auch das beste LMS entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn bei Fragen und Problemen schnell geholfen wird. Das ist besonders wichtig in der Einführungsphase. Ein verlässlicher Support spart Zeit und gibt Sicherheit – und ist oft der entscheidende Unterschied zwischen einer guten und einer frustrierenden Lernplattform-Erfahrung.

Darauf sollten Sie beim Thema Support achten:

• Sprache & Standort
  Ein deutschsprachiger Support in derselben Zeitzone vermeidet Missverständnisse und Verzögerungen.
• Erreichbarkeit & Kanäle
  Gibt es Support per E-Mail, Telefon oder Chat? Sind feste Zeiten und Reaktionsfristen garantiert?
• Onboarding & Begleitung
  Gute Anbieter bieten zusätzlich persönliches Onboarding, Schulungsmaterialien oder Kundenportale für den schnellen Einstieg.

13. KI in der Lernplattform

Künstliche Intelligenz (KI) kann Lernprozesse effizienter gestalten, Inhalte automatisieren und das Lernerlebnis verbessern. Deshalb wird es unter den essenziellen LMS Funktionen immer wichtiger.

Typische KI-gestützte Funktionen:

• Automatisierte Inhaltserstellung
  Erstellung von Quizfragen, Lernkarten oder Zusammenfassungen auf Basis bestehender Kurse – zeitsparend und konsistent.
• Intelligente Kursempfehlungen
  KI schlägt passende Inhalte vor – basierend auf Rolle, Fortschritt, Verhalten oder Interessen der Lernenden.
• Inhaltliche Hilfestellungen
  Chatbots oder kontextbezogene Assistenten können Fragen beantworten oder durch komplexe Inhalte führen.

14. Mandantenfähigkeit

Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist.

Wichtige Vorteile der Multi-Mandanten-Fähigkeit:

• Eigenständige Workspaces
  Jeder Mandant (z. B. Standort, Tochtergesellschaft oder Kunde) erhält eine eigene Plattform mit individuellen Inhalten, Nutzergruppen und 100% eigenen Whitelabel-Designs
• Zentrale Verwaltung über ein Muttersystem
  Admins behalten den Überblick über alle Mandanten, verwalten Inhalte zentral und können diese mandantenübergreifend bereitstellen.
• Kosteneffizienz
  Statt mehrere Einzellösungen zu lizenzieren, nutzen Sie eine gemeinsame Plattformstruktur – mit deutlich geringeren Gesamtkosten pro Mandant.

15. Kosten

Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man nicht um die Preisfrage herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet.

Typische Preismodelle im Überblick:

• Bezahlung pro User
  Sie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht
• Bezahlung pro aktivem User
  Sie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen
• Abonnement / SaaS-Lizenz
  Sie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Dieses Modell ist besonders transparent und wartungsarm und eignet sich ideal für Unternehmen.
• Open-Source-Lösung
  Die Software selbst ist kostenlos, allerdings entstehen Kosten für Hosting, Einrichtung, Wartung und ggf. Anpassung durch externe Dienstleister

16. Checkliste herunterladen

Besonders für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass ein LMS Funktionen wie eine einfache Kurserstellung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sowie Support auf Deutsch enthält.
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Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU.

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