Kosten und Zeit sparen mit digitalen Unterweisungen

Unterweisungen sind für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben – doch sie müssen kein Zeitfresser mehr sein. Digitale Unterweisungen sparen nicht nur bis zu 80% Aufwand und Kosten, sondern erhöhen auch die Nachweisbarkeit und Sicherheit im Unternehmen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es ankommt.

Was sind Unterweisungen?

Unterweisungen sind gesetzlich vorgeschriebene Schulungen, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden zu bestimmten Pflichten, Risiken oder Verhaltensregeln informieren müssen. Dazu zählen z. B.:

• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit (ArbSchG, DGUV Vorschrift 1)
• Brandschutz und Erste Hilfe
• IT-Sicherheit und Datenschutz (DSGVO)
• Compliance- oder Hygienerichtlinien

Diese Unterweisungen sind nicht optional – sie müssen dokumentiert, regelmäßig wiederholt und im Zweifelsfall nachgewiesen werden.

Warum digitale Unterweisungen sich auszahlen

Früher wurden Unterweisungen überwiegend in Gruppen vor Ort durchgeführt. Dies beinhaltet viel Koordinationsaufwand, Raum- und Reisekosten und teilweise lückenhafte Dokumentation. Besonders das Verwalten von Terminen und Fristen ist umständlich und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Heute setzen viele Unternehmen aus gutem Grund auf digitale Unterweisungen.

Die Vorteile im Überblick:

• Zeit- und ortsunabhängige Durchführung von Unterweisungen
• Bis zu 80 % Zeit und Kosten gegenüber präsenzbasierten Unterweisungen einsparen
• Einheitliche, skalierbare Inhalte
• Automatische Dokumentation, Wiederholung und Nachweise
• Reduzierung manueller Fehler, z.B. durch Urlaub und Krankheit

So funktionieren digitale Unterweisungen mit einem LMS

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für digitale Unterweisungen, da diese sich einfacher skalieren, verwalten und dokumentieren lassen. Um Unterweisungen als Online-Kurs umzusetzen, wird ein sogenanntes LMS (Learning Management System) benötigt.

Eine solche digitale Lernplattform erfüllt gleich mehrere Aufgaben:

• Sie weist je nach Tätigkeitsbereich die passenden Unterweisungsthemen zu
• Steuert die Auslieferung der Inhalte
• Automatisierte Intervalle für wiederkehrende Unterweisungen
• Überwacht den Lernerfolg durch Lernabfragen
• Stellt automatisiert digitale Zertifikate aus und überwacht deren Gültigkeit

Die Pflichtschulungen enthalten in der Regel Wissensabfragen (z. B. Quizze mit KI), die nicht nur der Kontrolle dienen, sondern durch Interaktion auch die Motivation der Teilnehmenden fördern. Am Ende des Kurses stellt das LMS ein Zertifikat aus, wenn alle Lernziele erreicht wurden.

Moderne Plattformen ermöglichen darüber hinaus die vollautomatisierte Überwachung von Fristen: Ist ein Zertifikat abgelaufen oder eine Folgeunterweisung fällig, werden Erinnerungen verschickt und bei Bedarf auch Vorgesetzte oder Compliance-Verantwortliche informiert. So geht keine Unterweisung verloren, auch nicht bei Krankheit, Urlaub oder Wechsel im Team.

Wichtige Anforderungen an eine Lernplattform

Nicht jedes LMS ist für Pflichtschulungen und digitale Unterweisungen ausgelegt. Die große Mehrzahl von Lernplattformen unterstützt die betriebliche Weiterbildung (z.B. Softskills) oder andere Schulungen.

Für die rechtskonforme Durchführung von Unterweisungen sind gewisse Kriterien zu beachten, die ein LMS haben sollte:

• Eigene Kurserstellung & Nutzung fertiger Unterweisungsmodule (z.B. zu Arbeits- oder Datenschutz)
• Automatische Zuweisung von Mitarbeitenden (nach Standort, Abteilung etc.)
• LMS-Integrationen zu HR-Systemen
• Interaktive Elemente zur Lernerfolgskontrolle (z.B. Quiz mit KI)
• Digitale Zertifikate und Unterschriften
• Fristenmanagement für Wiederholungsunterweisungen
• Erinnerungen und Eskalationen an Teamleads oder HR
• Nachweisführung für Audits oder Kontrollen
• DSGVO-konform, Hosting in Deutschland

Es gibt weitere wichtige Kriterien, auf die Sie bei der Auswahl einer Lernplattform achten sollten. Wir haben diese in einem informativen Blogpost zusammengefasst – inklusive praktischer Checkliste zum Download: 15 LMS Funktionen für Unternehmen.

Wenn Sie mehr zum Thema Datenschutz erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den Beitrag zu LMS und DSGVO.

Digital unterweisen mit reteach

Mit reteach steht Ihnen eine speziell für den Mittelstand entwickelte Lernplattform zur Verfügung, die alle Anforderungen für rechtskonforme, digitale Unterweisungen erfüllt – von der automatischen Kurszuweisung über Fristenmanagement bis zur Zertifikatserstellung.
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Weitere Infos zu digitalem Lernen

Digitale Unterweisungen werden genauso wie KI in der Weiterbildung in Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Mehr zum Thema KI in der Weiterbildung erfahren Sie im Interview mit Markus Aurich.

Sie haben nun einen Überblick über die Automatisierung von digitalen Unterweisungen erhalten. Sie wollen mehr zum Thema digitales Lernen und Lernplattformen erfahren? Im verlinkten Beitrag erfahren Sie, wie man eine Lernplattform für Unternehmen generell einsetzt und welche Funktionen und Formen diese haben.