Kompetenzmodell und Kompetenzprofil erstellen: Anleitung mit Beispiel

„Teamfähig, kommunikationsstark, belastbar“: Solche Begriffe stehen in fast jeder Stellenanzeige, aber jede Führungskraft versteht darunter etwas anderes. Ein Kompetenzmodell schafft hier eine gemeinsame Sprache. Es beschreibt, welche Fähigkeiten im Unternehmen zählen und woran man sie im Arbeitsalltag erkennt.

Dieser Beitrag erklärt den Aufbau, den Unterschied zum Kompetenzprofil, zeigt ein Beispiel mit Verhaltensankern und erklärt, wie Sie in sechs Schritten ein Kompetenzmodell erstellen.

Was ist ein Kompetenzmodell?

Ein Kompetenzmodell ist eine strukturierte Beschreibung der Fähigkeiten, die ein Unternehmen für seinen Erfolg braucht. Es ordnet Kompetenzen in Bereiche, beschreibt sie mit beobachtbarem Verhalten und legt Ausprägungsstufen fest. So wird aus einem vagen Begriff wie „Kundenorientierung“ etwas, das sich einschätzen, besprechen und entwickeln lässt.

Abzugrenzen ist die Qualifikationsmatrix. Sie zeigt, wer welche Schulung, Unterweisung oder Zertifizierung hat. Wie beide zusammenspielen, erklärt der Beitrag zu Qualifikationsmatrix und Kompetenzmanagement.

Was ist ein Kompetenzprofil?

Das Kompetenzprofil wendet das Modell auf eine konkrete Rolle an. Es legt fest, welche Kompetenzen etwa eine Teamleitung im Vertrieb braucht und in welcher Stufe. Dieses Soll-Profil lässt sich mit dem Ist-Stand einer Person vergleichen, aus der Lücke ergibt sich der Entwicklungsbedarf.

Kurz gesagt: Das Modell ist der Katalog für das ganze Unternehmen, das Profil die Auswahl daraus für eine Stelle.

Welche Kompetenzbereiche gibt es?

Die meisten Modelle arbeiten mit vier klassischen Bereichen, die oft um einen fünften ergänzt werden:

• Fachkompetenz: berufliches Wissen und Können, etwa Buchhaltung, Programmierung oder Produktkenntnis.
• Methodenkompetenz: Arbeitstechniken wie Projektmanagement, Problemlösung oder Präsentation.
• Sozialkompetenz: Kommunikation, Teamarbeit, Konfliktfähigkeit und Kundenorientierung.
• Selbstkompetenz: Eigenverantwortung, Lernbereitschaft, Belastbarkeit und Selbstorganisation.
• Digitale Kompetenz: sicherer Umgang mit Software, Daten und KI. Warum dieser Bereich an Bedeutung gewinnt, zeigt der Beitrag zum Digital Skill Gap.

Wichtig ist, sich auf wenige, für das Unternehmen wirklich entscheidende Kompetenzen zu beschränken. Mehr als zehn bis fünfzehn Kompetenzen werden im Alltag kaum genutzt.

Wie sieht ein Beispiel aus?

Das Herzstück jedes Modells sind Verhaltensanker: kurze Beschreibungen, woran man eine Stufe im Arbeitsalltag erkennt. Ein Beispiel für die Kompetenz „Kommunikation“:

Formulieren Sie Verhaltensanker immer als beobachtbares Verhalten, nicht als Eigenschaft. „Ist offen“ lässt sich kaum einschätzen, „fragt nach Rückmeldung und setzt sie um“ dagegen schon.

Wie gelingt die Erstellung in 6 Schritten?

1. Ziel klären: Wofür soll das Modell genutzt werden, etwa Recruiting, Entwicklungsgespräche oder Nachfolgeplanung?
2. Kompetenzen sammeln: Aus Strategie, Unternehmenswerten, Stellenbeschreibungen und Interviews mit Führungskräften und Beschäftigten.
3. Verdichten und gliedern: Ähnliches zusammenfassen, in Bereiche ordnen und auf die wichtigsten Kompetenzen begrenzen.
4. Stufen und Verhaltensanker beschreiben: Pro Kompetenz drei bis fünf Stufen mit beobachtbarem Verhalten.
5. Profile ableiten: Für jede Rolle festlegen, welche Kompetenzen in welcher Stufe gefragt sind.
6. Testen und einführen: In einem Bereich erproben, Führungskräfte schulen und das Modell regelmäßig überprüfen.

Binden Sie früh Beschäftigte und gegebenenfalls den Betriebsrat ein. Wenn Kompetenzen für Beurteilungen genutzt werden, können Mitbestimmungsrechte berührt sein, etwa bei allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen nach § 94 Abs. 2 BetrVG.

Wofür nutzen Unternehmen das Modell?

Ein gut gemachtes Modell wird zur gemeinsamen Grundlage vieler HR-Prozesse:

• Recruiting: Stellenanzeigen und Interviewfragen orientieren sich am Soll-Profil der Rolle.
• Entwicklung: Im Gespräch zeigt der Abgleich von Soll und Ist, wo es weitergehen soll. Mehr dazu im Beitrag zur Mitarbeiterentwicklung.
• Weiterbildung: Kurse werden gezielt den Kompetenzen zugeordnet, aus denen sich der Schulungsbedarf ergibt.
• Steuerung: Wer laufend erfasst, welche Kompetenzen vorhanden sind, betreibt Skill Management. Den strategischen Rahmen bildet die Personalentwicklung.

Wie unterstützt reteach dabei?

reteach ist eine deutsche Lernplattform (LMS) für den Mittelstand in der DACH-Region. Unternehmen erstellen, automatisieren und dokumentieren damit Pflichtschulungen, Unterweisungen und Onboarding revisionssicher. Zum Angebot gehören das reteach LMS, über 500 anpassbare E-Learning-Kurse, 150 Kurse als SCORM-Paket für bestehende Lernplattformen, davon 119 interaktiv, sowie reteach Phishing Awareness für automatisierte Phishing-Simulationen. reteach ist DSGVO-konform.

• Kurse je Kompetenz: Der Kurskatalog deckt viele Fach-, Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen ab, etwa Kommunikation, Projektmanagement oder Zeitmanagement.
• Lernpfade je Profil: Kurse lassen sich zu Lernpfaden für einzelne Rollen bündeln und automatisch zuweisen.
• Auswertung: Abschlüsse und Testergebnisse zeigen, welche Kompetenzen bereits trainiert wurden.

Fazit: Ein Modell, das im Alltag genutzt wird

Ein solches Modell lohnt sich nur, wenn es schlank bleibt und tatsächlich genutzt wird. Wenige, klar beschriebene Kompetenzen mit beobachtbaren Verhaltensbeschreibungen schaffen eine gemeinsame Sprache für Recruiting, Entwicklung und Weiterbildung.

Die nächsten Schritte:

1. Ziel und Einsatzbereich des Modells festlegen.
2. Die zehn wichtigsten Kompetenzen mit Führungskräften erarbeiten und mit Verhaltensankern beschreiben.
3. Für zwei bis drei Schlüsselrollen Profile ableiten und im nächsten Gespräch erproben.

Häufig gestellte Fragen