Schlagwort: Learning Management System

Eine Lernplattform – auch als LMS oder Learning Management System bezeichnet – wird in Unternehmen für die Schulung von Mitarbeitern, das Onboarding oder die digitale Durchführung von Unterweisungen eingesetzt. Daneben werden Lernplattformen von Unternehmen auch für die externe Schulung von Kunden, Partnern oder Produkten (customer education) eingesetzt. 

Lernplattformen dienen dazu, E-Learning Inhalte in Onlinekursen zu erstellen, diese zu verwalten, den Lernenden zuzuordnen und den Lernerfolg zu überwachen. Die Ausgabe erfolgt auf einer Webseite oder App in einer digitalen Akademie, oft als Corporate Academy bezeichnet. 

Die interne Schulung von Mitarbeitern und externen Kunden kann von derselben Lernplattform erfolgen. Dieser Beitrag behandelt im Schwerpunkt Schulungen für Mitarbeiter in Unternehmen und gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Typen von Lernplattformen, um Sie bei der Auswahl der richtigen Lernplattform für Ihr Unternehmen zu unterstützen. 

Lernplattformen für Unternehmen 

Zur Kernfunktion einer Lernplattform (bzw. LMS) gehört es, alle Schulungen innerhalb eines Unternehmens digital zu verwalten. Je nach Umfang und Aufgabenverteilung im Unternehmen umfasst dies im Regelfall die Organisation der Weiterbildung des Onboardings sowie den betrieblichen Unterweisungen und Compliance Schulungen. Verantwortlich im Unternehmen sind meistens die Personalabteilung (HR, Personalentwicklung) oder Compliance unter Zuziehung anderer Fachabteilung sowie der jeweiligen Fachkraft für Arbeitssicherheit.  

Neben der Organisation und Zuweisung von Schulungen an die Mitarbeiter ermöglicht es eine Lernplattform auch, Kurse, Lerninhalte oder Lernabfragen direkt im LMS zu erstellen. Insofern wird teilweise auch der Begriff Authoring System verwendet. 

Aus der Perspektive der Mitarbeiter stellt sich die Lernplattform als (digitale) Akademie da. Hier haben die Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu den Kursen. 

Auf der Ebene der Administration ermöglicht das LMS die Nachverfolgung und Auswertung des Lernerfolges. Je Mitarbeiter kann genau nachvollzogen werden, welche Kurse abgeschlossen und welche Zertifikate ausgestellt wurden. 

Welche Typen von Lernplattformen gibt es? 

Der Begriff LMS markiert sowohl den Ursprung von e-Learning Software als auch den heute noch geltenden Grundtypus und Oberbegriff.  LMS steht dabei für „Learning Management System“, auf Deutsch „Lernplattform“. Digitale Lernplattformen werden nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Schulen und Universitäten eingesetzt, um Lernprozesse digital zu unterstützen. 

Als Unterbegriff wird oft auch die Bezeichnung LCMS (Learning Content Management System) verwendet. Die Abgrenzung zwischen LMS und LCMS ist eher theoretischer Natur. 

In den letzten Jahren haben sich weitere unterschiedliche Ausprägungen entwickelt, die oft weniger durch Funktionen gekennzeichnet sind als durch Marketingstrategien.  

LXP: Learning Experience Plattform 

Ein LXP personalisiert die Lernpfade der Mitarbeiter durch den Einsatz von AI oder zumindest von Technologie. Eine Ausprägung ist das sog. „Adaptive Learning“: Die Lernpfade personalisieren sich anhand der Lernerfolgs, der Lerngeschwindigkeit oder des Lernverhaltens.  

Die Möglichkeiten von Adaptive Learning oder LXP Systemen werden oft überschätzt: Denn hierfür bedarf es neben einer geeigneten LXP Plattform vor allem großer Mengen von Lerninhalten. Als Faustregel gilt, dass für eine Stunde adaptiven Lerncontent 50 Stunden Lerninhalte produziert werden müssen, um adaptives Lernen zu ermöglichen. Die damit verbundenen Investitionen rechnen sich meist nur in internationalen Konzernen.  

Für den Mittelstand empfiehlt es sich, weniger auf Technologieversprechen zu hoffen, als eine den Budgets angemessenen Ressourcenverteilung zwischen eingesetzter Lernplattform und der Produktion der Lerninhalte zu verfolgen. Denn Personalisierung im Lernen kann auch ohne Technologie ermöglicht werden durch die Auswahl der Kurse durch die Mitarbeiter, das Teilen von Lernpfaden unter den Mitarbeitern oder das Kuratieren von Lerninhalten durch Fachvorgesetzte oder die Personalentwicklung.  

Praxistipp: Stellen Sie sich einen Tisch mit 50 angebissenen Äpfeln vor. Oft ist es besser, weniger Inhalte gezielt bereitzustellen als eine große Menge von Lerninhalten zur freien Verfügung. Lernerfolg setzt immer den Abschluss und den Lerntransfer voraus. Quantität steht dem oft entgegen. 

Auswahl der richtigen Lernplattform (LMS)  

Bei der Auswahl der richtigen Lernplattform steht der Funktionsumfang im Mittelpunkt. Dieser ergibt sich aus dem Einsatzzweck der Lernplattform und im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen für die Produktion der Lerninhalte. 

Einsatzzweck der Lernplattform im Unternehmen 

Weiterbildung

Die laufende Weiterbildung im Unternehmen gewinnt in dem sich wandelnden Arbeitsmarkt zunehmende Bedeutung. Da es immer schwieriger ist, freie Stellen extern zu besetzen, nimmt die Bedeutung von upskilling und reskilling gerade im Mittelstand zu.  

Zudem achten Mitarbeiter immer häufiger auf Zusatzleistungen des Arbeitgebers, wie z.B. ein persönliches Weiterbildungsbudget.  

Weiterbildung nützt dabei beiden Seiten; denn qualifizierte Mitarbeiter sind produktiver und motivierter. Gute Angebote zur Weiterbildung stärken die Arbeitgebermarke und binden die Mitarbeiter an das Unternehmen. Die Vorteile im Überblick: 

• Die Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern und somit ihre Leistung im Unternehmen verbessern. 
• Weiterbildung kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter motivierter und zufriedener sind, was wiederum die Fluktuation reduziert und die Zusammenarbeit im Team verbessert. 
• Das Unternehmen kann durch die Weiterbildung seiner Mitarbeiter seine Wettbewerbsfähigkeit steigern und sich auf dem Markt besser positionieren. 
• Weiterbildung kann dazu beitragen, dass das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen und Veränderungen besser vorbereitet ist. 
• Durch die Weiterbildung können neue Ideen und Innovationen in das Unternehmen eingebracht werden. 

Hier lesen Sie 5 Gründe, weshalb Sie auf digitale Weiterbildung im Unternehmen setzen sollten. 

Onboarding 

Onboarding, auch Einführungsprozess genannt, bezieht sich auf die Einführung und Integration von neuen Mitarbeitern in ein Unternehmen. Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess führt dazu, dass sich neue Mitarbeiter schneller in das Unternehmen und seine Arbeitsprozesse einarbeiten und dabei auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team verbessert wird.  

Im Onboarding geht es neben der sozialen Integration von Kollegen vor allem um die zügige Einarbeitung in Fachthemen. Die können spezifische Prozesse sein aber auch allgemeine Themen wie Urlaubsanträge oder den Aufbau des Intranet. Idealerweise gibt es für das Unternehmen sowie die Fachabteilungen spezifische Onboardingpläne, die die Einarbeitung in Phasen aufteilen. Die meisten dieser Anleitungen können durch die Lernplattform mittels Video oder Folien einfach vermittelt werden, so dass zumindest Teile des Onboardings asynchron und sogar remote im Home Office erledigt werden können. Dies spart Ressourcen zumal nicht immer wieder die gleichen Schritte in persönlichen Terminen erklärt werden müssen.  

Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter im Preboarding und Onboarding erhöht die Produktivität um bis zu 70%. Bei digitalem Onboarding im Home Office ist darauf zu achten, dass die soziale Integration nicht vernachlässigt wird. 

Betriebliche Unterweisungen 

Betriebliche Unterweisungen sind Maßnahmen, die dazu dienen, Mitarbeiter in ihrem Arbeitsbereich zu schulen und zu unterweisen. Sie dienen dazu, die Mitarbeiter auf ihre Tätigkeit vorzubereiten und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, die für die ausgeübte Tätigkeit erforderlich sind. Betriebliche Unterweisungen können in verschiedenen Formen stattfinden, zum Beispiel durch Einweisungen, Schulungen, Workshops oder On-the-Job-Training. Sie können sowohl von internen als auch von externen Fachkräften durchgeführt werden und können sich auf verschiedene Themenbereiche beziehen, zum Beispiel auf Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, auf betriebliche Abläufe oder auf die Bedienung von Maschinen und Geräten.  

Betriebliche Unterweisungen sind dadurch gekennzeichnet, dass sie oft wiederkehrend sind. In der Regel werden die Unterweisungen jährlich als Folgeunterweisung durchgeführt. Für neue Mitarbeiter erfolgt eine Erstunterweisung zu Beginn. Die Unterweisungen werden durch die Fachvorgesetzten, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder zentral durch HR durchgeführt. 

Da die Unterweisungen jährlich wiederholt werden müssen, ist mit der Verwaltung von Terminen und Fristen ein großer organisatorischer Aufwand verbunden. Viele Unternehmen organisieren dies noch manuell in Excel Listen oder durch Ausdrucke. Durch den Einsatz einer Lernplattform können hier erhebliche Kosten gespart werden, wenn die Lernplattform die Durchführung der Unterweisungen, die Erinnerung sowie die Verwaltung von Fristen und Zertifikaten digital automatisiert.  

Compliance Schulungen 

Anders als die Unterweisungen sind die Compliance Schulungen nicht immer rechtlich verpflichtend. Verpflichtend sind aber etwa die Schulungen im Datenschutz oder in der Geldwäsche. Unter Compliance Schulung werden ferner auch Schulung im Bereich von Code of Conduct, Mobbing und Diversität verstanden. Da auch diese Schulungen im Regel Fall jährlich zu wiederholen sind, sollte auch hier und der Ansatz einer Lernplattform in Betracht gezogen werden.  

Kundenschulung 

Unternehmen setzen eine Lernplattform nicht nur intern für die Schulung von Mitarbeitern ein, sondern auch extern um Kunden oder Partner zu Schulen. Auch für die Schulung von erklärungsbedürftigen Produkten ist der Ansatz einer Lernplattform sehr sinnvoll. 

Wenn externe Kunden oder Partner geschult werden sollen, kann dies die Anforderungen an die Lernplattform erweitern. Dies gilt vor allem dann, wenn die Schulungen auf der Plattform durch Externe gebucht oder gekauft werden sollen.  

Mehr zum Thema digitale Schulungen für Kunden und Produkte finden Sie im Beitrag. 

Lerninhalte und Lernplattform 

Die wichtigste Funktion der Lernplattform im Unternehmen besteht darin, Lerninhalte zu erstellen und auszuliefern.  

Erstellen von Lerninhalten

Ein LMS ermöglicht es, Lerninhalte in Form von Text, Video, Folien, Audio und Übungen zu erstellen und diese in Kursen und Lernpfaden zu ordnen. Dabei kommt neben den Formaten der Anordnung eine entscheidende Rolle zu: Digitales Lernen muss während der Arbeitszeit möglich sein und sollte möglichst gut in die Arbeitswelt integriert werden können. Digitales Lernen ist ergebnisorientiert und inhaltlicher anspruchsvoller als ein Netflix Abend. Die Lerninhalte werden daher in modernen LMS in sog, Lernhäppchen oder Learning Nuggets unterteilt. Jeder dieser Nuggets sollte in max. 10 Minuten genutzt werden können, um flexibles Lernen zu ermöglichen. Zudem können die Lernenden die einzelnen Nuggets in der Navigation gezielt auswählen, so dass einzelne Inhalte einfach wiederholt oder übersprungen werden können. Das Konzept nennt sich Microlearning. 

Eine typische Unterteilung von Lerninhalten erfolgt in mehreren Ebenen wie z.B. in Lernpfaden, Kursen, Kapiteln und Lektionen. Hierbei stellen die Lektionen die einzelnen Nuggets dar und beinhalten das jeweilige Lernelement (z.B. ein Video oder eine Aufgabe). 

Integrierte Lerninhalte & SCORM 

Vom LMS abzugrenzen sind sog. Authoringsysteme, die die Produktion von Lerninhalten im SCORM Format ermöglichen. Das SCORM Format ist ein spezifisches Contentformat für Lernplattformen und hat seinen Ursprung in den Lernplattformen von Universitäten.  

Anders als Video oder Folien ermöglicht das SCORM Format eine Interaktion im Lerninhalt selbst, also z.B. das Auswählen eines Objektes durch Anklicken. In diesen direkten Interaktionen innerhalb einer Lerneinheit liegt der Vorteil von SCORM. 

Der Nachteile liegt in der komplexen Bedienung. Da die Produktion von SCORM Formaten   spezifische Softwarekenntnisse (Bedienung eines Authoringtool) voraussetzen, führt der Einsatz von SCORM als Lernformat meist zu einer Zentralisierung in der Produktion der Lerninhalte. Diese werden von einer Zentraleinheit innerhalb der Personalabteilung vorgenommen, meistens eine Abteilung „eLearning“. Umgekehrt können Mitarbeiter ohne diese Spezialkenntnisse keine Lerninhalte produzieren. Sie sind dann auf externe Dienstleister, Agenturen oder eben die Zentraleinheit als interner Dienstleister angewiesen. Dies behindert vor allem auch spätere Aktualisierungen der Inhalte, die dann oft nicht zeitnah vorgenommen werden können. 

Sofern das Authoring System in das LMS integriert ist, führt dies zudem zu einer hohen Systembindung. Denn wie vom Softwareanbieter beabsichtigt, werden dann innerhalb des (geschlossenen) Systems Inhalte mit diesem produziert und können nicht in andere Softwareumgebungen transportiert werden. 

Modernere Lernplattform sind dagegen offen gehalten und ermöglichen es, alle auch außerhalb von Lernplattformen üblichen Content Formate zu integrieren. Diese Vorgehensweise gibt den Unternehmen und Mitarbeitern mehr Flexibilität, da sie Lerninhalte in Standardformaten (Video, pdf) mit den ihnen bekannten Lösungen erstellen können oder als Cloudformat einbetten können. 

Oft ist die Unternehmensgröße dafür ausschlaggebend, ob Lerninhalte durch eine Zentraleinheit oder dezentral produziert werden sollen. Im Mittelstand gibt es oft keine Zentraleinheit eLearning innerhalb der Personalabteilung. Dies spricht für eine dezentrale Produktion, bei der die Mitarbeiter eingebunden werden. In diesem Zusammenhang wird oft von Peer Learning gesprochen. 

Collaborative oder Peer Learning  

Während für Konzerne oft der Einsatz von „Content von der Stange“ in Betracht kommt, ist der Mittelstand stärker auf unternehmensspezifische Inhalte angewiesen. Ein Unternehmen von 500 oder 1000 Mitarbeitern hat nur in begrenztem Umfang Verwendung für Schulungen in der Digitalen Transformation oder Führungskräfteschulungen. Diese Themen werden besser durch Workshops oder Seminare behandelt. 

Wie aber können unternehmensspezifische Inhalte für eine Lernplattform produziert werden? Zum Beispiel Schulungen für Prozesse, eingesetzte Software oder die Bedienung von Maschinen. Das Fachwissen hierzu liegt bereits in den Unternehmen. Durch die Lernplattform muss es nur organisiert und digital bereitgestellt werden. Es geht also darum, das ohnehin praktizierte Weitergeben von Wissen innerhalb der Belegschaft (Peer Learning) zu digitalisieren. So kann es den einzelnen Wissensträgern (Experten) leicht gemacht werden, das Wissen mit den Kollegen (Peers) zu teilen.  

Damit dies gelingt, muss das Erstellen von Lerninhalten mit den im Unternehmen gängigen und von den Mitarbeitern beherrschten Technologien möglich sein. Die heute einfachste Form ist das Video, da die meisten ohnehin in der Freizeit Videos erstellen und auch schneiden. Für die Produktion kann jedes gängige Smartphone eingesetzt werden. Es braucht weder Studio noch besonderes Equipment. Wir erklären Ihnen, wie Sie ein Lernvideo erstellen – in nur 5 Schritten! 

Das ausgelieferte MP4 Format ist global und kann in jeder Software Umgebung eingesetzt werden. 

Video kann auch als Produktionsform für das Erklären von Software oder Prozessen eingesetzt werden, z.B. indem eine Folienpräsentation eingesprochen wird oder eine Software mit Screenrecording erklärt wird. Solche Screencasts können mit Standardsoftware (z.B. Powerpoint) oder kostenfreien Browserlösungen (z.B. Loom) einfach als MP4 aufgenommen werden. 

Peer Learning punktet im Mittelstand 

Traditionelle und für die Enterprise Welt designte Lernplattform (LMS und LXP) zentralisieren unnötig die Produktion von Lerninhalten und machen die Personalabteilung zum alleinigen Verwalter und Produzenten. Dieses Modell ist in einer lernenden Organisation nicht zukunftsfähig. Hier sollte sich die Aufgabe der Personalentwicklung auf das „Ermöglichen“ fokussieren. Die Personalentwicklung wird zum Lernbegleiter und kuratiert Inhalte, die zentral eingekauft und vor allem dezentral produziert werden.  

Dies gilt auch für die Nachfrage. Mitarbeiter können einen besonderen Schulungsbedarf melden andere reagieren und erstellen die Lerninhalte. Die Personalentwicklung hilft dabei, den Bedarf nach Prioritäten zu sortieren und überwachen die Qualität der Kurse, während die Fachabteilungen individuelle Lernpfade erstellen, da sie den Bedarf am besten kennen. 

In der Praxis ist dezentrale Lernorganisation schneller, besser und vor allem kosteneffizienter. Zudem führt das dezentrale Lernen zu höherem Engagement und damit einem deutliche höheren Wissenstransfer. 

Erstellen von Lernabfragen (Quiz) 

Da digitales Lernen unbegleitet erfolgt, müssen Lernabfragen als weitere Motivation eingesetzt werden, zumal diese auch das Überwachen des Lernerfolges und des Wissenstandes ermöglichen. 

Auch das Erstellen von Lernabfragen sollte möglichst einfach sein. Die einfachste Form ist hier das multiple choice Quiz, so dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen mit wenigen Klicks eine einfache Lernabfrage erstellen kann. Von komplexen Lernabfragen mit Scorm sollte Abstand genommen werden, da die Aktualisierung sehr aufwändig ist und die Lernabfragen laufend verändert werden sollten. 

Hier erfahren Sie, weshalb ein Quiz in Ihrem e-Learning Kurs nicht fehlen darf. 

Verwaltung von Lerninhalten 

Zu den Kernfunktionen der Lernplattform gehört es ferner, die Lerninhalte zu organisieren und den Mitarbeitern zugänglich zu machen. Die Zuordnung erfolgt innerhalb des LMS. Hier liegen die Administratoren fest, welche Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiter Gruppen von Mitarbeitern Zugang zu den einzelnen Lerninhalten (Kursen) erhalten. 

Die Zuweisung kann als Pflichtschulung oder als Bedarfsschulung erfolgen. Die Pflichtschulung muss innerhalb der gesetzten Zeit absolviert werden. Bei Erfolg wird ein digitales Zertifikat ausgespielt.  

Bei Bedarfsschulungen kann die Zuweisung durch HR oder die Fachabteilung erfolgen. Auch wenn die Teilnahme nicht verpflichtend ist, sollte die Weiterbildung nachverfolgt werden, z.B. als Ziel im Mitarbeitergespräch. 

Verwaltung der Mitarbeiter bzw. Teilnehmer 

Je nach Größe des Unternehmens kommt der Verwaltung der Mitarbeiter innerhalb der Lernplattform eine wichtige Rolle zu. Im Regelfall ist es geboten beziehungsweise sinnvoll, die bestehende Software für die Personalverwaltung über eine Rest API mit der Lernplattform zu verbinden. So können Mitarbeiter Daten über eine Schnittstelle synchron gehalten werden. Neue Mitarbeiter werden dann automatisch auch in der Lernplattform geführt und können den jeweiligen Kursen zugeordnet werden. 

Bei kleineren Unternehmen kann es auch ausreichend sein, die Mitarbeiter durch einen Importvorgang in die Lernplattform aufzunehmen und dann manuell aktuell zu halten. 

Ausgabe der Lerninhalte 

Die Ausgabe der Lerninhalte für die Mitarbeiter erfolgt in einer so genannten Online Akademie. Hier locken sich die Mitarbeiter mit einem persönlichen Passwort ein und haben dann Zugang zu allen Lerninhalten, die für sie freigegeben sind. Da viele Mitarbeiter auch im Home-Office oder unterwegs lernen wollen, ist eine mobile Ausgabe der Lerninhalte unverzichtbar. 

Die mobile Ausgabe kann über den mobilen Browser oder eine native App erfolgen. Auf den ersten Blick ist eine native App besser geeignet. Allerdings haben viele Mitarbeiter kein Interesse daran, eine App des Arbeitgebers auf ihrem privaten Smartphone zu haben. Und vor allem ist in der Regel der Speicherplatz auf den mobilen Endgeräten limitiert. Da Lerninhalte vor allem durch den Einsatz von Video sehr speicherintensiv sind, führt dies schnell dazu, dass Mitarbeiter sich über die Speicherung von Lerninhalten in der App beschweren.  
Meist ist es daher besser, die Inhalte über eine Internetverbindung im mobilen Browser anzuzeigen, zumal dann gewährleistet ist, dass alle Mitarbeiter auch über die aktuellen Inhalte verfügen. 

Analyse und Reporting 

Um den Lernerfolg zu optimieren, liefert die Lernplattform Reportings und Performance-Analysen, die u.a. das Engagement und die Abschlussquoten ausgeben. Hier ist es vor allem wichtig, dass die Lernplattform übersichtliche Dashboards anbietet und die Dateien zusätzlich zum Download (z.B. im csv Format) zur Verfügung stellt. 

Weitere Ergebnisse lassen sich über Zertifikate messen, wenn für die erfolgreiche Teilnahme an einem Kurs ein Zertifikat erstellt wird. Die Zertifikate sollten dann durch eine Schnittstelle direkt in die digitale Personalverwaltung übertragen werden und dort in der jeweiligen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt werden können.

Weitere Auswahlkriterien für eine Lernplattform 

Neben dem Funktionsumfang gibt es weitere Kriterien, die sie bei der Auswahl für eine Lernplattform beachten sollten. 

UX und Interface 

Sofern im Unternehmen keine e-Learning Spezialisten beschäftigt sind, ist es sehr wichtig, dass die Lernplattform im Administrationsbereich sehr intuitiv zu bedienen ist. Meist lässt sich auf den ersten Blick erkennen, ob das Interface des LMS modern und übersichtlich gestaltet ist oder es sich bei der Lösung um eine veraltete Lösung handelt, wo UX vernachlässigt worden ist. 

Auch für die Mitarbeiter ist die Nutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Denn der Erfolg der Lernplattform steht und fällt mit der Akzeptanz bei den Mitarbeitern. 

Kundenservice

Auch bei einfach zu bedienenden Lösungen werden sie immer wieder darauf angewiesen sein, spezielle Fragen oder Anforderungen in einem persönlichen Dialog zu klären. Eine Lernplattform ist niemals so einfach zu bedienen, wie ein E-Mail-Programm. Daher ist die Erreichbarkeit des Kundensupports von entscheidender Bedeutung. Idealerweise sollte Ihnen ein Support Team zur Verfügung stehen, welches auch in deutscher Sprache arbeitet. 

Integrationen 

Vor allem in Bezug auf die Verwaltung der Mitarbeiter ist eine Anbindung über eine Schnittstelle von hoher Bedeutung. In Bezug auf die Mitarbeiter ist dies im Regel Fall die Personalverwaltung Software, die über eine Rest API oder über einfache Integrationsdienste wie Zapier angebunden werden. 

Wenn die Lernplattform für die Schulung von Kunden eingesetzt wird, ist eine entsprechende Anbindung an das CRM System sinnvoll. 

Format-offen 

Idealerweise ist die Lernplattform formatneutral, d.h. alle mit Drittanwendungen erstellten Lerninhalte können in der Lernplattform verwendet werden.  

Wenn die Lernplattform nicht formatoffen ist und nur ein integriertes Authoring-Tool genutzt werden kann um Lerninhalte zu erstellen, sind Sie als Unternehmen in der Sackgasse und befinden sich in totale Abhängigkeit zu der jeweiligen Lösung. 

Kompatibilität mit SCORM 

Auch wenn Sie aus gutem Grund die Lerninhalte im Unternehmen nicht im Scan Format erstellen, sollte die Lernplattform SCORM Inhalte doch importieren können. Der Grund liegt ganz einfach darin, dass fertige Lerninhalte, die Sie auf dem Markt erwerben können, in der Regel im SCORM Format bereitgestellt werden. Daher sollten SCORM Dateien sehr einfach in die Lernplattform importiert werden können. 

DSGVO Konformität 

Für Unternehmen mit Sitz in Europa ist eine Vereinbarkeit mit den Anforderungen der DSGVO unverzichtbar. Da in Lernplattform hochsensible Daten wie alle Mitarbeiterdaten gespeichert werden, werden die Anforderungen an den Datenschutz zu Recht sehr ernst genommen. Worauf es bei einem Learning Management System in Bezug auf DSGVO zu achten gibt, erfahren Sie hier. 

Datensicherheit 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Der Anbieter der Lernplattform sollte ein Datensicherheitskonzept zur Verfügung stellen aus. 

Wie finde ich die richtige Lernplattform (LMS)? 

Die Auswahl einer Lernplattform (LMS) erscheint Ihnen komplex, wenn Sie es zum ersten Mal machen. Wichtig ist, dass Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen und sich von den Anforderungen leiten lassen. 

Folgende Fehler sind zu vermeiden: 

Erstellen Sie kein zu komplexes Pflichtenheft mit allem denkbaren Features, die das Unternehmen irgendwann einmal brauchen könnte. In der Fülle der Funktionalitäten verlieren Sie evtl. den Überblick und entscheiden sich für eine zu komplexe Lösung. Im Regelfall werden Sie nur etwas 50% der Features des LMS auch wirklich nutzen. Die nicht genutzten erschweren aber die Bedienbarkeit. Sie brauchen kein Flugzeug mit Pilotenschein, sondern ein Auto …. 

Machen Sie Auswahl und Einführung des LMS nicht zu einem Großprojekt. Daran ist nicht nur der neue Flughafen in Berlin fast gescheitert. Statt sich ein Jahr mit einer Arbeitsgruppe aus HR, IT und Compliance einzugraben, sollten Sie innerhalb von 4 Wochen mit einem MVP starten. Dann können Sie eLearning entsprechend den Wünschen und Anforderungen Ihrer Kunden entwickeln: Hier sollten Sie Mitarbeiter als interne Kunden betrachten. Lesen Sie hier, wie Sie ein eLearning Projekt mit Hilfe eines MVP erfolgreich umsetzen. 

Verzichten Sie auf eine Eigenentwicklung auf Basis von open source. Die gängigen open source Lösungen z.B. von Moodle oder Ilias sind nicht kostenfrei. Sie brauchen eine Anpassung durch einen Dienstleister und entscheiden sich für eine veraltete Technologie aus dem Hochschulbereich. Jedes updates müssen Sie teuer bezahlen. Noch schwerer wiegt der Umstand, dass Sie zu Beginn einen hohen Aufwand für Entwicklung haben. Damit sind Sie automatisch in einem komplexen Projekt. Und kaufen Sie keine On-Premise Lösung zur Installation auf eigenen Servern. Moderne Software liegt heute in der Cloud. Das ist stabil, sicher und preiswerter. Bei einer Cloudlösung erhalten Sie regelmäßige Updates und neue Features ohne Mehrkosten. 

Weitere Hinweise finden Sie in der Checkliste Auswahl LMS. 

Neugierig geworden?

Für mehr Informationen rund um das Thema eLearning im Mittelstand haben wir einen Leitfaden für Sie verfasst. Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie eLearning erfolgreich im Mittelstand etablieren, welche Anforderungen ein LMS erfüllen sollte und auf welche Stolpersteine es zu achten gilt: >> Leitfaden als PDF kostenlos downloaden. 

Sie möchten eLearning in Ihrem Unternehmen etablieren? Wir haben 8 Schritte zusammengefasst, mit denen Ihnen der Einstieg ins eLearning garantiert gelingt. Wo beginnt man? Wo hört man auf? Welche Komponenten benötigt man? Woher kommen die Inhalte meines digitalen Trainings? Keine Sorge – es ist längst nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint. 

Schritt 1: Technische Anforderungen checken 

Unabdingbar für den Einstieg ins eLearning ist natürlich, dass jeder Mitarbeitende Zugang zu den Inhalten hat. Das funktioniert nur, wenn Ihr Team mit der nötigen Technik ausgestattet ist. ELearning kann prinzipiell auf allen Endgeräten stattfinden; Smartphone, Tablet, Laptop, Computer. Sie müssen natürlich nicht alle Mitarbeitenden mit jedem der genannten Geräte ausstatten. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass jeder zumindest ein Gerät hat, auf dem er die eLearning Inhalte abrufen kann. Beachten Sie dass viele Mitarbeiter nicht gerne das private Smartphone für das betriebliche Lernen nutzen, wenn die Inhalte auf dem privaten Smartphone gespeichert werden müssen. Besser ist der Zugriff über einen mobilen Browser. 

Schritt 2: Welches LMS ist das richtige? 

Ein LMS ist ein Learning Management System, also eine digitale Lernplattform, auf der Lerninhalte erstellt, den Mitarbeitern zugewiesen und der Lernfortschritt gemessen wird. Im LMS können Sie bestehende Inhalte hochladen oder selbst erstellen. Mithilfe eines LMS können Sie die Lernmaterialien ganz einfach verwalten und bearbeiten, Zertifikate für abgeschlossene Kurse erstellen und vieles mehr. Es gibt heutzutage unzählige Lernplattformen auf dem Markt. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir 12 Anforderungen an ein LMS zusammengefasst, die den gelungen Einstieg ins eLearning enorm erleichtern. Sie wollen noch mehr über Lernplattformen im Unternehmen erfahren? Dann geht es hier entlang.

Schritt 3: Lerngruppe kennenlernen 

Um Ihre Mitarbeitenden für das Thema eLearning zu begeistern, müssen Sie ihre Bedürfnisse kennen. Welche Altersgruppen gibt es im Team? Haben Sie Teamkollegen, die keine digital natives sind und für die der Einstieg ins eLearning womöglich eine Herausforderung darstellt? Machen Sie eine Umfrage, wie Ihr Team am liebsten lernen möchte. Während der Arbeitszeit vor dem Rechner oder lieber mobil auf dem Arbeitsweg? Auch der aktuelle Kenntnisstand Ihrer Mitarbeitenden spielt eine wichtige Rolle. Je nachdem, wie viel Ihr Team bereits über die geplanten Themen des eLearning weiß, können Sie Ihre Inhalte entsprechend anpassen. Vielleicht benötigen Sie in manchen Themen keinen Anfängerkurs, sondern können bereits bei einem höheren Niveau ansetzen.  

Schritt 4: Lernziele definieren 

Fragen Sie sich auch, was Ihre Lernziele sind. Sollen die Teilnehmenden nur einen Überblick über verschiedene Themen erhalten (z.B. Schulungen über Compliance oder Datensicherheit), oder sollen Sie das erlernte Wissen aktiv in die Praxis umsetzen? Dies spielt eine Rolle für das Thema Wissensabfrage. Besonders, wenn die Mitarbeitenden das erlernte Wissen in zukünftigen Projekten umsetzen sollen, empfiehlt es sich, mit regelmäßigen Wissensabfragen (z.B. Quiz) zu arbeiten.

Schritt 5: Grobkonzept entwerfen  

Sie kennen nun Ihre Lernenden, haben Ihre Lernziele definiert und die technischen Voraussetzungen gecheckt. Der nächste Schritt ist nun, ein Grobkonzept für Ihren Start ins eLearning zu entwerfen. Dabei sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Themen strukturieren möchten. Soll es verschiedene Kapitel zu einem Thema geben, die wiederum in Module unterteilt sind? Soll der Lernerfolg abgefragt werden, und wenn ja, wie? Es gibt zum Beispiel die Möglichkeit, Quizze zu integrieren und Zertifikate für abgeschlossene Schulungen auszustellen. Welche Medien möchten Sie einsetzen? Diese Fragen sind wichtig, um Ihre Prioritäten festzulegen. Abhängig davon können Sie anschließend die entsprechenden Lerninhalte einkaufen oder selbst erstellen. 

Schritt 6: Lerninhalte – Make or Buy? 

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, ob es Inhalte lieber selbst erstellt oder extern einkauft. Beides hat Vor- und Nachteile. In kleineren Firmen lohnt es sich oft nicht, hohe Summen für externe Inhalte auszugeben. Das gilt besonders, wenn es im eLearning um die Vermittlung firmeninterner Themen geht. In diesem Fall lohnt es sich in der Regel mehr, eigene Lernvideos zu erstellen. Es gibt jedoch Standardschulungen, wie z.B. Excel, Arbeitsschutz, Datensicherheit, deren eigene Produktion viel kosten- und zeitaufwändiger wäre, als sie einzukaufen. Es gilt also abzuwägen und je nach Lernthematik neu zu entscheiden, ob Inhalte selbst erstellt oder extern erworben werden soll. 

Schritt 7: Motivation der Mitarbeitenden 

Ihr eLearning Projekt steht in den Startlöchern. Jetzt gilt es, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen. Vermutlich sind einige Teammitglieder nervös und unsicher, da es die erste eLearning Erfahrung für sie ist. Deshalb sind motivierende Worte beim Einstieg ins eLearning sehr wichtig. Organisieren Sie ein Meeting für alle, in dem Sie die Lernplattform vorstellen und auf sämtliche Fragen eingehen. Es ist auch sinnvoll, die ersten Kapitel einer Schulung gemeinsam durchzugehen. So sehen Ihre Mitarbeitenden, dass digitales Lernen eigentlich ganz einfach ist und sogar Spaß machen kann. Für später auftauchende Fragen ist es hilfreich, einen Experten festzulegen, an den sich das Team wenden kann. Die- oder derjenige sammelt häufig gestellte Fragen und beruft ggf. ein weiteres Meeting ein, um Klarheit für alle zu schaffen. 

Schritt 8: Feedback einholen & Inhalte optimieren 

Nachdem Sie einige Wochen lang mit der neuen Lernplattform gearbeitet haben, sollten Sie ein Feedback-Meeting einberufen. Fragen Sie Ihr Team, was ihnen am Einstieg ins eLearning schwergefallen ist und was optimiert werden könnte. Auch die Rückmeldung zu den konkreten Inhalten ist wertvoll und sollte in Zukunft bei der Optimierung von Inhalten berücksichtigt werden. Generell gilt, Inhalte nicht als “für alle Zeit gegeben” zu betrachten, sondern sie regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen. Das ist besonders relevant für Compliance Themen, die rechtliche Grundlagen betreffen und bei Nicht-Einhaltung finanzielle Strafen mit sich ziehen können. 

Nun wissen Sie, wie Sie erfolgreich ins eLearning einsteigen. Sie möchten sich langsam herantasten und eLearning erstmal ausprobieren? Testen Sie die Lernplattform von Reteach 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich. Ohne Abofalle oder Kündigungsfrist.  

Um die Arbeit mit einem LMS (Learning Management System) datenschutzkonform zu gestalten, muss man vor allem eines beachten: die personenbezogenen Daten. Immer dann, wenn auf irgendeine Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommen Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Anwendung. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Bei der Nutzung eines LMS gehören hierzu z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Organisationseinheit oder die Sprache des Nutzers.

Ihr LMS: Eine Maschine zur Datenverarbeitung

Verfügt Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten, wird ein datenschutzkonformes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten vermutlich bereits existieren. Dabei bilden Ihre Trainingsaktivitäten im LMS nur eine Rubrik der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. neben Ihrer Mitarbeiter- oder Kundendatenbank. Hat Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten, sollten Sie sich intern oder auch extern mit qualifizierten Fachleuten verstärken. So können Sie sich so schnell wie möglich einen Überblick über Ihre Situation verschaffen.

Sobald Sie in Ihrem LMS den Namen von auch nur einem Lernenden erfassen, verarbeiten sie personenbezogene Daten. Besondere Vorschriften gelten, wenn Sie auch Daten über minderjährige Azubis in ihrem LMS führen oder falls Sie auch Spezialinformationen, wie z.B. besondere Anforderungen bei der Unterbringung für Präsenzveranstaltungen dokumentieren müssen. In diesem Fall handelt es sich sogar um besonders sensible und schutzwürdige Daten im Sinne der DSGVO, die nur aufgrund besonderer Erlaubnistatbestände überhaupt verarbeitet werden dürfen.

Transparenz der Datenverarbeitung: Das A und O

Viele LMS am Markt haben in Hinblick auf das Inkrafttreten der DSGVO neue Features oder Plugins veröffentlicht. Die Mehrheit der LMS-Lösungen für den professionellen Einsatz ist bereits so ausgelegt, dass der Nutzer bei dem ersten Login die Kenntnisnahme von einer Datenschutzerklärung bestätigen muss. Hier müssen Sie die Lernenden transparent über die Verwendung ihrer Daten für den Zweck der Trainingsorganisation informieren, sie über Ihre Rechte und die Dauer der Speicherung aufklären und ggf. einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten benennen. Sollte sich herausstellen, dass der aktuelle Text Ihrer Datenschutzerklärung nicht DSGVO-konform ist, muss er ggf. angepasst und von den Lernern erneut bestätigt werden.

Um das Risiko zu vermeiden, dass andere gesetzlichen Erlaubnistatbestände eventuell nicht eingreifen, sollte Ihr LMS so ausgelegt sein, dass eine wirksame Einwilligung des Nutzenden in die Datenverarbeitung eingeholt wird. Dem Nutzenden muss jedoch die Möglichkeit offenstehen, diese Einwilligung so einfach zu widerrufen, wie sie erteilt wurde. Willigt ein Nutzer in die Datenverarbeitung nicht ein oder widerruft er die Einwilligung, sind die meisten LMS so eingestellt, dass dieser Nutzende Ihre Schulungsdienste über das LMS nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Das stellt Sie womöglich vor einer Herausforderung, wenn es in Ihrem LMS verpflichtende Trainings gibt, die so wichtig sind, dass sie alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme absolvieren müssen – z.B. ein Trainings zu Arbeitssicherheit oder elektronische Sicherheitsunterweisungen für bestimmte Maschinen. Hier ist noch unklar, ob die Datenverarbeitung in einem solchen Fall auch ohne die Einwilligung des Nutzers über einen der Erlaubnistatbestände aus Art. 6 oder 9 EU-DSGVO gerechtfertigt werden kann.

Altbestände anonymisieren

In der Praxis ist es auch oft der Fall, dass die Lernerdatenbank aus einem Altsystem geerbt wurde oder das System initial aus Lernerlisten im Excel-Format befüllt wurde, bevor es im Unternehmen eine Datenschutzerklärung für das Trainingsgeschäft gab. Bei solchen externen Quellen ist Vorsicht geboten. Wenn die Zielgruppe Ihrer Akademie hauptsächlich aus häufig wechselnden Externen (z.B. Anwendern, Händlern) besteht, dann ist es sicher nicht sinnvoll oder möglich, die „Karteileichen“ für die Bestätigung einer neuen Datenschutzerklärung zu kontaktieren.

Eher können Sie Altbestände (z.B. Nutzer ohne Trainingsaktivitäten in den letzten 10 Jahren) bei Bedarf anonymisieren Diese radikale Maßnahme steht jedoch eigentlich im direkten Zielkonflikt mit dem Sinn und Zweck eines LMS. Ein solches System ist nämlich darauf auslegt, Informationen über Lerner und Lernverhalten dauerhaft auszuwerten und langfristig zu dokumentieren. Hier muss man noch auf entsprechende Rechtsprechung warten, ob solche Maßnahmen tatsächlich auch gefordert werden. Eine Pseudonymisierung kann in dem Zeitraum bis zum Erreichen der Löschfrist eine gute datenschutzkonforme und dennoch auditsichere Lösung für ältere Datenbankeinträge darstellen, z.B. durch die Aufbewahrung von Lerner- und Trainingsdaten in getrennten Tabellen auf unterschiedlichen Serverbereichen mit einer möglichen Zuordnung über eine eindeutige ID.

Prozesse gehen vor Technik

In der Praxis ist nicht davon auszugehen, dass LMS-Nutzende häufig von ihrem Recht Gebrauch machen werden und willkürlich ihre Einwilligungserklärung widerrufen. Dennoch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie mit solchen Anforderungen im Fall der Fälle konkret umgehen wollen. Beantragt ein Nutzer die Löschung aller Daten, die sie über ihn gespeichert haben, haben Sie dafür in der Regel gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine bindende Frist von einem Monat. Der Antrag darf auch formlos erfolgen, z.B. telefonisch.

Weitere LMS-relevante Features in Hinblick auf die DSGVO wären auch die leichtere Möglichkeit für den Nutzer, ihn betreffende Daten einzusehen und zu berichtigen und in einem gängigen Format wie JSON oder XML exportieren zu lassen, um sie bei einem anderen Anbieter einspielen zu lassen. Dadurch könnte der Lerner viel leichter als bisher seine Bildungshistorie zu seinem nächsten Arbeitgeber „mitnehmen“. Hier könnte der Begriff „lebenslanges Lernen“ auch in Kombination mit neuen Technologien wie xAPI/TinCan eine neue Dynamik bekommen. Auch die Themen „Privacy by design“ (Datenschutz durch Technik) und „Privacy by Default“ (datenschutzfreundliche Voreinstellungen) sind nun stärker gesetzlich verankert. Diese Neuerungen sollten sich im LMS durch neue Features und eine Aktualisierung der Oberfläche wiederfinden.

Neue Anforderungen an IT-Sicherheit

Wenn Sie Ihr LMS on premise hosten, kommen mit der DSGVO auch verstärkte Anforderungen an die IT-Sicherheit auf Sie zu. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen, wie das rechtzeitige Einspielen von Updates und eine ausreichend sichere Verschlüsselung der Datenübertragung, potentiell datenschutzrelevante Critical Incidents beobachten und diese dann ggf. der Aufsichtsbehörde und den Nutzern melden.

Wird Ihr LMS als SaaS gehostet, sollte der LMS-Anbieter diese Leistungen für Sie übernehmen. Auch Anbieter mit Sitz außerhalb der EU unterfallen dem Anwendungsbereich der DSGVO, sofern sie ihre Leistungen innerhalb der EU anbieten und müssen daher ein Schutzniveau gewährleisten, das den Anforderungen der DSGVO genügt.

Unabhängig davon, ob Ihr LMS gekauft oder gemietet ist, müssen Ihre Administratoren für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten verstärkt sensibilisiert werden. Dies fängt bei der tatsächlichen Einhaltung der Passwortrichtlinien und Best Practices beim Email-Versand, wie z.B. BCC-Feld nutzen und mit personenbezogenen Daten in Reports kritisch, sorgfältig und vertraulich umgehen. Vielleicht müssen Sie auch neue Regeln schaffen, wenn Ihre Mitarbeiter LMS-Arbeiten im Homeoffice oder auf privaten Geräten erledigen dürfen.

Vorsicht bei Trends

Falls Ihr Unternehmen auch dem Trend „Learning Analytics“ folgen möchte, muss genau geprüft werden, wie Sie ihr Vorhaben datenschutzkonform gestalten können, da hier das Kriterium der Zweckbindung bei der Datenerhebung nicht immer erfüllt ist. Beim Social Learning sollten sie durch ein geeignetes Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur Nutzer sich gegenseitig sehen, die dem auch zugestimmt haben. Wenn Sie sich für die neue Technologien VR/AR und xAPI interessieren, ist je nach Anwendungsszenario eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll und kann Sie bei der Konformitätsdokumentation im Fall der Fälle vor hohen Strafen bewahren.

Fazit

Auf der sicheren Seite beim Thema DSGVO sind Sie erst, wenn Sie sich in Detail und ggf. mit der Unterstützung eines fachkundigen Datenschutzbeauftragen darüber Gedanken gemacht haben, wie Sie nicht nur Ihr LMS, sondern auch Ihre Trainingsprozesse datenschutzkonform gestalten können. Hier dürfen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, nicht nur auf die Technik Ihres LMS verlassen.

LMS ist die Abkürzung für den englischen Begriff Learning Management System. Die elektronischen Lernplattformen werden vor allem im Bereich des E-Learning genutzt und finden in Unternehmen zunehmend Einsatz. Es gibt heutzutage mehr als 700 Lernplattformen auf dem Markt und es würde Jahre dauern, jede einzelne auf Funktionen, Features, Vorteile und Nachteile zu prüfen. Um Ihrem Team zu helfen, das Feld einzugrenzen, haben wir eine Liste mit allgemeinen Anforderungen an Lernmanagementsysteme erstellt. Beantworten Sie die Fragen für Ihr Unternehmen und finden Sie die passende Lernplattform! 

Benutzer- und Kursverwaltung

Zunächst müssen Sie entscheiden, wie Sie mit Benutzern und Gruppen im LMS arbeiten wollen. Beantworten Sie dazu folgende Fragen: 

• Wer registriert die Mitarbeitenden? Tun dies die Benutzer selbst oder ein Administrator?
• Wer wird an der Verwaltung des LMS beteiligt sein? Benötigen Sie ein System, mit dem Sie verschiedene Benutzerrollen zuweisen können, z. B. Administratoren, Herausgeber, Subject Matter Experts und Benutzer? 
• Planen Sie, individuelle Schulungsprogramme für verschiedene Mitarbeiter oder Organisationen zu erstellen? 
• Wie wollen Sie neue Benutzer hinzufügen – per E-Mail, durch einen Excel-Import oder vollautomatisch durch eine Verbindung mit Ihrem HR-Tool? 

Lernmodelle

Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten geeignet ist.

Reines E-Learning

Die Mitarbeiter werden ausschließlich online in Selbstlernkursen bzw. On-Demand-Kursen geschult. Sie absolvieren Kurse und Tests vollautomatisiert online und lesen empfohlene Artikel und Dokumente. 

Ausbildergeführte Schulung

Bei dieser Art von Schulung können Lernende und Ausbilder interagieren und das Schulungsmaterial entweder einzeln oder in einer Gruppe diskutieren. Die Ausbilder können die Schulungen in Form von klassischen Präsenzschulungen oder als online Live-Schulungen, z.B. virtuell mit Hilfe von Videokonferenzen durchführen. 

Blended Learning

Blended Learning bezeichnet eine Kombination von Online-Schulungen und Präsenzschulungen. Für dieses Format können Kurse über E-Learning absolviert werden, anschließend erweitern die Teilnehmenden das erlernte Wissen in einer praktischen Schulung vor Ort. 

Format und Erstellung von Lerninhalten

In dieser Phase müssen Sie entscheiden, welche Art von Schulungsmaterialien Sie Ihren Mitarbeitern anbieten wollen und ob Sie intern Kurse erstellen wollen oder nicht. Beantworten Sie die folgenden Fragen: 

Welche Dateiformate werden Sie verwenden?  

• Videos, Audios, Bilder in den gängigen Formaten
• Dokumente wie PDF, Excel, Word und mehr
• SCORM-Dateien, AICC, Tin Can und externe Inhalte über iFrame
• Live-Sessions und Präsenzschulungen
• Quizabfragen und Abgaben 

Vergewissern Sie sich, dass das LMS alle Datei- und E-Learning-Formate sowie Datenerfassungsfunktionen unterstützt, die Sie benötigen.

Benötigen Sie einen Kurseditor?

Einige LMS verfügen über einen integrierten Editor, mit dem Sie einfach Tests und Kurse erstellen können. Möglicherweise ist auch ein leistungsfähiges Autorentool zur Erstellung von interaktiven Kursen, Quizfragen und Gesprächssimulationen enthalten. Mit diesen Tools können Sie ansprechende Lerninhalte mit eingebetteten Videos, Screencasts, Interaktionen und verzweigten Szenarien erstellen. 

Analysen und Berichte

Bei der Ausbildung geht es um Ergebnisse. Sie entscheiden, wie Sie diese messen wollen. Der Vorteil eines LMS ist, dass Sie nicht mehr mit Excel-Tabellen arbeiten und Leistungsdaten manuell verarbeiten müssen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 

• Benötigen Sie detaillierte Berichte über Materialien, Gruppen und Benutzer, oder reicht es aus, wenn Sie über die Fortschritte der Lernenden im Allgemeinen informiert sind? Denken Sie daran, dass diese Analysen auch dazu genutzt werden können, Ihre Inhalte und das Lernsystem selbst zu verbessern. 
• Möchten Sie die Berichte individuell anpassen? Einige Lernplattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, d. h. die von Ihnen benötigten Metriken automatisch in Form von Diagrammen, Grafiken, Dashboards usw. anzuzeigen. 

Zusätzliche Optionen

Lernplattformen bieten in der Regel zusätzliche Optionen an. Einige davon können für Sie hilfreich sein. Andere können ablenkend wirken. Das hängt ganz von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. 

Soziales Lernen

Mehr als 60 % der Unternehmen möchten, dass ihre Mitarbeitenden täglich lernen. Natürlich ist es nahezu unmöglich, Ihr Team zu motivieren, täglich an Kursen teilzunehmen. Mit den richtigen Mitteln können Sie die Mitarbeitenden aber ermutigen, interessante Lerninhalte online mit anderen Kollegen zu teilen und zu diskutieren. 

Wenn Sie soziale Zusammenarbeit nutzen wollen, brauchen Sie ein LMS mit Funktionen für soziales Lernen. Diese Systeme ähneln in gewisser Weise Social Media Plattformen, auf denen Mitarbeitende Artikel veröffentlichen, die Beiträge ihrer Kollegen diskutieren und Inhalte liken und teilen können. Ausbilder und Experten können zudem Schulungsmaterialien für das Team hinzufügen und bei Bedarf Fragen beantworten. 

Mobiles Lernen

Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter oder andere Mitarbeiter schulen wollen, die ständig unterwegs sind, sollten Ihre Lerninhalte auf allen mobilen Geräten funktionieren. Sie benötigen ein LMS, das vollständig responsive Kurse unterstützt, die sich an die Bildschirmgröße jedes Geräts anpassen. Die ideale Lösung ist eine Plattform mit einer mobilen App, die es den Lernenden ermöglicht, Kurse offline zu absolvieren. Das ist besonders hilfreich für diejenigen, die viel unterwegs sind und im Flugzeug oder an anderen Orten mit geringer oder gar ohne Internetverbindung auf die Schulungsunterlagen zugreifen müssen. 

e-Commerce

Wenn Sie planen, Kurse zu verkaufen, sollten Sie nach einem Learning Management System mit einer E-Commerce-Option suchen. Damit können Sie Preise für Kursmaterial festlegen, Verkäufe verfolgen und Einnahmen verwalten, ohne ein e-Commerce-Backend integrieren zu müssen. 

White-Labeling und individuelle Anpassung

Sie möchten das Lernportal in Ihrem eigenen Unternehmensstil gestalten? In den meisten LMs ist das möglich. In manchen können Sie nur das Farbschema ändern und ein Firmenlogo hochladen. Bei anderen können Sie die Oberfläche komplett neugestalten, sodass sie sich nahtlos in die Markenstandards Ihres Unternehmens und Ihre Unternehmenswebsites einfügt. Bei einigen Systemen können Sie die Plattform sogar auf Ihre eigene Domain verlagern und die Oberfläche der mobilen App ändern. Die meisten Anbieter verlangen dafür jedoch eine zusätzliche Gebühr. 

Bescheinigungen

Eine weitere Möglichkeit, Teilnehmende zum Lernen zu motivieren, ist die Belohnung mit Zertifikaten. Einige LMS stellen den Nutzern automatisch Zertifikate aus, nachdem sie einen Kurs oder einen Test abgeschlossen haben. Diese Option ist auch für Unternehmen hilfreich, die ihren Mitarbeitenden berufliche Zertifizierungen verleihen oder Zertifizierungsschulungen als Dienstleistung anbieten. 

Sicherheit

Legen Sie je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens die Sicherheitsanforderungen fest. Dazu gehören der Speicherort von Daten, wie die Benutzer Logins und Passwörter erhalten und sich im System authentifizieren und wer auf welche Daten zugreifen kann. 

Integration mit anderen Systemen

Überlegen Sie, ob Sie eine Integration der Lernplattform mit Ihrer HR-Software, BI-Systemen, CRMs oder anderen Diensten benötigen. Für viele Organisationen im Gesundheitswesen, die medizinisches Fachpersonal ausbilden, ist es beispielsweise wichtig, dass eine Lernplattform mit den ACCME-Webdiensten integriert werden kann. 

Kostenkalkulation

Auf der Suche nach einer Lernplattform kommt man um den finanziellen Aspekt nicht herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Sie haben die Wahl zwischen mehreren Preismodellen: 

• Bezahlung pro aktivem Nutzer: Sie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen. 
• Bezahlung pro Lernendem: Sie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Benutzern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht. 
• Abrechnung nach Aufwand: Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen (also z.B. für die Benutzer und die von ihnen belegten Kurse). 
• Lizenzgebühr/Abonnement: Sie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele Benutzer und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. 

Unser Fazit

Beantworten Sie die Fragen, die wir aufgelistet haben, ehrlich und sorgfältig. Denn aus der Analyse Ihrer Antworten ergeben sich letztendlich die Kriterien, auf die es bei Ihre zukünftigen LMS ankommt. Behalten Sie unbedingt im Kopf, dass die Lernplattform nicht am Stand der aktuellen Qualifizierungsmaßnahmen auszurichten ist, sondern an der Strategie für die kommenden Jahre.  

Mehr Informationen zum Thema Lernplattformen für Unternehmen und worauf es bei der Wahl ankommt, finden Sie im verlinkten Beitrag.

Die Nachfrage nach digitalen Lösungen für Weiterbildung in mittelständischen Unternehmen nimmt zu. Die Lösung, um den digitalen Wandel im Unternehmen bewerkstelligen zu können, sind LMS – Learning Management Systeme. Doch was sind eigentlich die Vorteile von LMS und welche Nachteile gibt es?   

10 Vorteile LMS

Ein LMS bündelt viele wichtige Eigenschaften und Vorteile: 

1. Kostenersparnis

Der größte Vorteil von LMS ist womöglich die Kostenersparnis. Das Unternehmen kann nach einmaliger Investition in ein Learn Management Tool seine Schulungsprozesse digitalisieren und somit Ressourcen einsparen. Im Gegensatz zu Präsenzschulungen entfallen Kosten für die Vorbereitung und Durchführung, externe Trainer und anfallende Fahrt- und Unterbringungskosten.

2. Flexibilität

Sowohl die Lernenden, als auch die Lehrenden haben einen deutlichen zeitlichen Nutzen bei der Verwendung von Learning Management Systemen. Die Lernenden können jederzeit und an jedem Ort auf die Lerninhalte zugreifen und sie sich in ihrem eigenen Lerntempo aneignen und bei Bedarf wiederholen. 

3. Zielgruppengerechte Lerninhalte 

Unternehmen können einfach und unkompliziert ihre Lehr- und Lerninhalte über ein LMS zur Verfügung stellen. Durch On-Demand-Kurse, Live-Webinare oder Screencasts wird ein abwechslungsreicher und flexibler Mix geschaffen, der alle didaktischen Komponenten abdeckt und die Mitarbeiter in ihrem individuellen Lernprozess unterstützt.

4. Selbstbestimmtes Lernen

Mitarbeiter können sich die Lerninhalte selbst einteilen und so oft wiederholen, wie sie möchten. Dies wirkt motivierend und erhöht den Lernerfolg. Sie können Weiterbildungen in den Arbeitstag integrieren, generieren dadurch mehr Flexibilität und haben weniger Zeitaufwand als bei Präsenzschulungen. Zudem erleichtert der Zugang über alle mobilen Geräte die unkomplizierte Nutzung.

5. Skalierbarkeit

Skalierbarkeit ist eine der gefragtesten Vorteile von LMS. Ein Learn Management Tool kann problemlos große Datenmengen verwalten. Es kann eine große Anzahl von Nutzern, die gleichzeitig auf das System zugreifen, händeln und ihnen die Möglichkeit geben, sich von überall auf der Welt aus ohne Verzögerungen einzuloggen. Zudem kann es die Benutzer in verschiedenen Zweigen verwalten und organisieren.

6. Einfache Organisation von Abläufen 

Dank der intuitiven Handhabung von LMS ist es schnell und einfach möglich, Mitarbeiter zu Kursen hinzuzufügen, Ziele vorzugeben, Lernunterlagen zu teilen oder Zertifikate zu versenden. 

7. Größerer Unternehmenserfolg 

Mitarbeiter profitieren von der Flexibilität eines LMS, indem sie in ihrem individuellen Lernprozess motiviert und unterstützt werden. Zufriedenes und kompetentes Personal wirkt sich wiederum auf den Unternehmenserfolg aus. Sie als Arbeitgeber profitieren, indem die Mitarbeiter Sie als attraktiv und zukunftsorientiert wahrnehmen. 

8. Vielsprachigkeit 

In der Regel sind Teams heutzutage bunt gemischt und vereinen viele verschiedene Kulturen und Sprachen. Weiterbildung kann so eine Herausforderung sein, da es kostentechnisch in der Regel nicht möglich ist, mehrere Trainer mit verschiedenen Sprachen zu engagieren. Ein Learn Management Tool schafft hier Abhilfe – denn die Kurse sind in unterschiedlichen Sprachen verfügbar und ermöglichen so einen größeren Lernerfolg für ALLE Teammitglieder. 

9. Messung der Lernerfolge 

Die Motivation im eLearning kann problematisch sein. Durch das alleine Lernen passiert es, dass Teilnehmende Schulungen anfangen und nie zu Ende bringen, oder sie sich nicht an die vorgeschriebenen Deadlines halten. Dafür sollten Sie unbedingt die Vorteile von LMS nutzen und mit Zertifikaten für abgeschlossene Kurse arbeiten. Zusätzlich können Sie Analysen und Statistiken über den Lernerfolg Ihrer Mitarbeiter auf der Lernplattform einsehen. 

10. Inhalte stets Up-to-Date

Durch die einfache Handhabung von Learn Management Tools ist es keine große Herausforderung, die Inhalte Ihrer Schulungen stets auf dem neuesten Stand zu halten. Kurse können einfach ausgetauscht oder durch neue Inhalte erweitert werden. Dank der personalisierbaren Einstellungen auf der Lernplattform können Unternehmen einfach einstellen, ob ihre Mitarbeiter informiert und zur erneuten Teilnahme an einem Kurs aufgefordert werden sollen. 

Einige Nachteile 

Neben den unzähligen Vorteilen von LMS müssen dennoch auch einige wenige Punkte kritisch betrachtet werden. 

Zum einen gibt es Inhalte, die sich nicht für das Online-Learning eignen. Zum anderen kann es als Nachteil empfunden werden, keinen persönlichen Kontakt zu Lehrenden und anderen Lernenden zu haben. Um der Gefahr zu entgehen, dass Inhalte falsch verstanden und gelernt werden, sollte es im LMS unbedingt die Möglichkeiten für die Lernenden geben, individuelle Fragen zu stellen. Auch sollte nicht unterschätzt werden, dass Bildschirmlernen möglicherweise zu einer schnelleren Ermüdung, insbesondere der Augen, führen kann und regelmäßige kurze Pausen hier umso wichtiger sind. Zudem erfordert eigenständiges, flexibles Lernen ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Und zu guter Letzt: bei Online-Prüfungen lässt sich leichter schummeln.

Unser Fazit: LMS lohnt sich!

Die zahlreichen Vorteile von LMS lassen keine Zweifel offen. Sie sind heute die Antwort auf die Frage, wie der digitale Wandel für Aus- und Weiterbildungen, Schulungen und Trainings in Unternehmen im Mittelstand bewerkstelligt werden kann. Die Vorteile sind vielfältig und überzeugend: ein Learn Management Tool spart Zeit und Kosten, erleichtert die Organisation von Schulungen, ermöglicht den Teilnehmern ein selbstbestimmtes Lernen und führt zu nachhaltigem Lernerfolg. 

Für mehr Informationen rund um das Thema eLearning im Mittelstand haben wir einen Leitfaden für Sie verfasst. Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie eLearning erfolgreich im Mittelstand etablieren, welche Anforderungen ein LMS erfüllen sollte und auf welche Stolpersteine es zu achten gilt: >> Leitfaden als PDF kostenlos downloaden. 

Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren? Nehmen Sie an unseren einstündigen HR-Webinaren zu digitalem Lernen teil – kostenlos und unverbindlich. Wertvolle Informationen zu digitaler Personalarbeit direkt aus der Praxis.   

LMS ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Learning Management System“. Doch was versteht man unter Learning Management System? Ein LMS ist eine Software, mit der Materialien für Online-Schulungen erstellt, verwaltet und organisiert werden können. Diese Lernmaterialien werden dann für eine Zielgruppe bereitgestellt, z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens. Besonders im E-Learning Bereich ist ein LMS System hilfreich. 

Welche Funktionen hat ein LMS? 

L – Learning 

Das Ziel eines Learning Management Systems ist es, Wissensinhalte auf einer zentralen Plattform zu sammeln und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Ob Sprachkurse, Weiterbildungen oder allgemeine Schulungen – jeder kann zu jedem Zeitpunkt und von überall aus auf die Lerninhalte zugreifen. LMS Learning ermöglicht es, Lernprozesse im Unternehmen einheitlich und effizient zu gestalten. 

M – Management

Mit einer LMS Plattform können Sie Online-Kurse spielend einfach erstellen und verwalten. Und nicht nur das: auch die Teilnehmer und ihre Ergebnisse werden im System erfasst. So kann nicht nur die Effektivität der Materialien analysiert werden, sondern auch das Lernverhalten und die Lernfortschritte der Teilnehmer.  

S – System

System meint hier nichts anderes als Software. Die Software besteht aus zwei Elementen: der Schnittstelle für die Administratoren und der Benutzeroberfläche. Die Admin-Schnittstelle (auch Interface genannt) ist der Bereich, in dem die Administratoren Einstellungen vornehmen, Materialen verwalten und Analysen einsehen können. Auf der Benutzeroberfläche sind die Teilnehmenden unterwegs. Dort können sie auf die Lerninhalte zugreifen und Kurse belegen. 

Welche Arten von LMS gibt es? 

Es gibt viele verschiedene Arten von Learning Management Systemen. Wir haben uns bei reteach auf folgende zwei fokussiert: das SaaS-LMS und das gehostete LMS. 

SaaS-LMS

Das SaaS-LMS ist ein cloudbasiertes Learning Management System, das auf dem „Software-as-a-Service“-Prinzip basiert. Hierbei werden sämtliche Daten auf externen Servern gespeichert. Das bedeutet, dass Sie sich nicht um die eigene Verwaltung und Infrastruktur des LMS kümmern müssen (z.B. Datenspeicherung, Backups etc.), da wir als Anbieter das für Sie übernehmen. Sie zahlen lediglich den in Anspruch genommenen Service der Lernplattform. Ein SaaS-LMS empfiehlt sich deshalb besonders, wenn man IT-Kapazitäten für die technische Wartung der LMS Plattform einsparen möchte. 

Gehostetes LMS

Bei einem gehosteten LMS handelt es sich um eine sogenannte On-Premise Lösung. Dabei hat man einen direkten, uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen und es gibt Möglichkeiten zur individuellen Personalisierung. Die Sicherheit und Servicequalität unterliegen jedoch der eigenen Kontrolle. Das gestaltet die On-Premise Lösung aufwendiger und teurer, da Unternehmen zunächst eigene Server und Hardware anschaffen müssen. Interne IT-Spezialisten müssen diese anschließend verwalten.  

Welche Vorteile bietet eine Lernplattform? 

Für Unternehmen und Organisationen

• Kostenersparnis: Kosten für Unterbringung, Anreise zu Schulungen und externe Trainer werden eingespart 
• Schnelle und einfache Erstellung von individuellen Schulungsmaterialien, Kursen & Prüfungen 
• Einfache Verwaltung: Alle Schulungsinhalte zentral auf einer Plattform verfügbar, Aktualisierung jederzeit mit nur einem Klick möglich 
• Detaillierter Überblick über Fortschritte und Leistungen der Teilnehmer*innen
• Skalierung von Schulungen in LMS ohne weitere Umstände möglich 

Für Teilnehmer*innen

• Zeit- und ortsunabhängiges Lernen durch online Zugriff auf Lernmaterialien 
• Bessere Lernergebnisse durch Flexibilität und eigenes Lerntempo  
• Weiterbildungen in den Arbeitstag integrieren dank weniger zeitaufwendigen Onlineschulungen 
• Weiterbildung lohnt sich: Zertifikat für erfolgreich abgeschlossene Kurse und Schulungen 
• Abwechslungsreiche Formate für jeden Lerntypen durch Mix aus Text, Bild, Podcast und Video 
• Unkomplizierte Nutzung von LMS: Zugang über alle mobilen Geräte möglich  

Lernplattformen bieten wertvolle Vorteile im Bereich Lernen und Mitarbeiterschulung. Nicht umsonst finden sie zunehmend Verwendung in Unternehmen, Organisationen und Bildungseinrichtungen. Sie sparen Zeit und Geld aufseiten der Institutionen und ermöglichen den Mitarbeitern, sich in ihrem eigenen Tempo flexibel weiterzubilden.  

Für mehr Informationen rund um das Thema eLearning im Mittelstand haben wir einen Leitfaden für Sie verfasst. Hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie eLearning erfolgreich im Mittelstand etablieren, welche Anforderungen ein LMS erfüllen sollte und auf welche Stolpersteine es zu achten gilt: >> Leitfaden als PDF kostenlos downloaden. 

Auch unser Blogartikel zum Thema Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand beinhaltet viele wertvolle Tipps und Informationen für Sie.

Sie möchten noch mehr über das Thema eLearning im Mittelstand erfahren und sich persönlich mit uns austauschen? Nehmen Sie an unseren einstündigen HR-Webinaren zu digitalem Lernen teil – kostenlos und unverbindlich. Wertvolle Informationen zu digitaler Personalarbeit direkt aus der Praxis.

Ansonsten finden Sie alles zu den verschiedenen Formen und Funktionen eines LMS in unserem Blogartikel „Lernplattformen für Unternehmen„.